06 Quy Tắc Khi Viết Email Trong Công Việc - Skype English

Mục lục

Toggle

• Quy tắc 1: Xác định rõ mục đích email
• Quy tắc 2: Viết câu ngắn gọn, lịch sự
• Quy tắc 3: Mở đầu và kết thúc phù hợp
• Quy tắc 4: Kiểm tra kỹ trước khi gửi
• Quy tắc 5: Tiêu đề email thông minh
• Quy tắc 6: Tôn trọng văn hóa giao tiếp
• Làm sao chọn đúng khóa học tiếng Anh cho người đi làm?
  • Gợi ý cách lựa chọn khóa học tiếng Anh phù hợp

Hãy nghĩ về tình huống bạn gửi một email tiếng Anh cho đồng nghiệp quốc tế, nhưng vì dùng từ không đúng, bạn bị sếp góp ý hoặc đối tác hiểu lầm. Trong môi trường làm việc toàn cầu, email không chỉ là cách trao đổi thông tin mà còn thể hiện bạn là ai. Với người Việt, viết email tiếng Anh chuyên nghiệp không chỉ cần đúng ngữ pháp mà còn phải rõ ràng, lịch sự và phù hợp văn hóa công sở.

Bài viết này chia sẻ sáu quy tắc đơn giản, dễ hiểu để giúp bạn viết email tiếng Anh chuẩn mực. Từ cách trình bày ý chính, giữ câu ngắn gọn, đến hiểu sự khác biệt văn hóa, bạn sẽ tự tin hơn khi giao tiếp trong công việc quốc tế.

Quy tắc 1: Xác định rõ mục đích email

Mỗi email cần có mục đích rõ ràng: báo tin, yêu cầu, xác nhận hay nhắc nhở. Hãy nêu mục đích ngay ở tiêu đề (subject) và câu đầu tiên để người đọc hiểu ngay bạn muốn gì.

Ví dụ minh họa:

• Không rõ ràng: Subject: Xin chào “Hi Mark, I hope you are fine. I want to talk about the project we mentioned last week…” (Dịch: Chào Mark, hy vọng anh khỏe. Tôi muốn nói về dự án tuần trước…) → Người đọc không biết bạn cần gì cụ thể.

• Rõ ràng: Subject: Request for Project Update – Marketing Plan Q3 “Dear Mark, I am writing to request an update on the Q3 Marketing Plan we discussed on July 7.” (Dịch: Kính gửi Mark, tôi viết email này để xin cập nhật về kế hoạch Marketing quý 3 đã thảo luận ngày 7/7.)

Mẹo viết chuẩn: Trước khi viết, tự hỏi: “Mình muốn người đọc làm gì sau email này?” Ví dụ: trả lời, gửi tài liệu, hay xác nhận họp. Điều này giúp bạn đi thẳng vào vấn đề, tránh lan man.

Quy tắc 2: Viết câu ngắn gọn, lịch sự

Người Việt hay dịch trực tiếp từ tiếng Việt sang tiếng Anh, dẫn đến câu dài hoặc dùng từ quá thân mật. Trong công việc, hãy dùng câu ngắn, rõ ràng và tránh tiếng lóng như “gimme” (cho tôi) hay “kinda” (kiểu như).

Ví dụ minh họa:

• Không chuyên nghiệp: “Hey Lisa, just wanna say the report is almost done, hope it’s okay…” (Dịch: Chào Lisa, chỉ muốn báo là báo cáo gần xong rồi, hy vọng ổn…)

• Chuyên nghiệp: “Dear Lisa, The report is nearly completed. Please let me know if you need any specific details.” (Dịch: Kính gửi Lisa, báo cáo đã gần hoàn thành. Vui lòng cho tôi biết nếu bạn cần thêm chi tiết.)

Mẫu câu hữu ích:

• “Please review the attached file.” (Vui lòng xem tệp đính kèm.)

• “Could you confirm the meeting time?” (Bạn có thể xác nhận thời gian họp không?)

Mẹo viết chuẩn: Thay vì dịch từ tiếng Việt, hãy học các mẫu câu tiếng Anh công sở. Điều này giúp bạn viết tự nhiên và tránh lỗi dịch “word-by-word”.

Xem thêm:

Học 1 Kèm 1 Tiếng Anh: Giải Pháp Cá Nhân Hóa So Với Tiếng Anh Học Nhóm

Cấu trúc và cách trình bày Essay cho người mới bắt đầu

Bí Quyết Học Tiếng Anh Hiệu Quả: Chia Sẻ Từ Trải Nghiệm Thực Tế

Tổng Hợp Các Câu Tiếng Anh Thường Dùng Trong Môi Trường Công Sở Dành Cho Người Đi Làm

Quy tắc 3: Mở đầu và kết thúc phù hợp

Cách chào hỏi phụ thuộc vào người nhận. Với đồng nghiệp thân, dùng “Hi [Tên]”; với sếp hoặc khách hàng, dùng “Dear [Tên]”. Phần kết thúc nên nói rõ bước tiếp theo, như chờ phản hồi hoặc cảm ơn.

Ví dụ email: “Dear Ms. Smith, I am writing to confirm our meeting on July 18 at 10 AM. Please let me know if this time works for you. Best regards, Nguyen Van A Marketing Manager | ABC Corp | +84 123 456 789” (Dịch: Kính gửi cô Smith, tôi viết để xác nhận cuộc họp ngày 18/7 lúc 10 giờ sáng. Vui lòng cho tôi biết nếu thời gian này phù hợp. Trân trọng, Nguyễn Văn A.)

Mẫu câu kết thúc:

• “I look forward to your reply.” (Tôi mong nhận phản hồi của bạn.)

• “Thank you for your support.” (Cảm ơn sự hỗ trợ của bạn.)

Mẹo viết chuẩn: Luôn thêm chữ ký email với tên, chức vụ, số điện thoại. Điều này giúp bạn trông chuyên nghiệp hơn.

Quy tắc 4: Kiểm tra kỹ trước khi gửi

Lỗi chính tả hoặc ngữ pháp, dù nhỏ, cũng khiến bạn mất điểm trong mắt người nhận. Người Việt dễ mắc lỗi như thiếu “s” ở động từ (he go → he goes) hoặc dùng sai thì (I will sent → I will send).

Ví dụ lỗi: “I send you the file yesterday.” (Sai: thiếu “ed” → Đúng: “I sent you the file yesterday.”)

Công cụ hỗ trợ:

• Grammarly: Kiểm tra lỗi và gợi ý cách viết lịch sự hơn.

• Microsoft Word: Phát hiện lỗi chính tả cơ bản.

Mẹo viết chuẩn: Đọc lại email hai lần trước khi gửi. Nếu không chắc, nhờ đồng nghiệp giỏi tiếng Anh kiểm tra hoặc dùng công cụ như Grammarly để đảm bảo email “sạch” lỗi.

Quy tắc 5: Tiêu đề email thông minh

Tiêu đề là thứ người nhận thấy đầu tiên. Một tiêu đề rõ ràng, ngắn gọn giúp email được chú ý ngay, đặc biệt khi họ nhận hàng chục email mỗi ngày.

Ví dụ tiêu đề:

• Tốt: “Meeting Request – Q3 Budget Plan (July 18)” (Dịch: Yêu cầu họp – Kế hoạch ngân sách quý 3 (18/7))

• Kém: “Hi” hoặc “Question” (Dịch: Xin chào hoặc Câu hỏi) → Không rõ mục đích.

Mẹo viết chuẩn: Dùng từ hành động như “Request” (yêu cầu), “Follow-up” (theo dõi), “Confirmation” (xác nhận) và thêm chi tiết cụ thể (ngày, tên dự án). Điều này giúp người nhận biết ngay họ cần làm gì.

Quy tắc 6: Tôn trọng văn hóa giao tiếp

Người Việt thường dịch câu trực tiếp, dẫn đến giọng văn quá thẳng thắn hoặc không lịch sự trong mắt người nước ngoài. Ví dụ, người Mỹ thích rõ ràng, nhưng người Nhật hoặc Hàn Quốc lại chuộng cách nói gián tiếp, nhẹ nhàng.

Ví dụ minh họa:

• Quá thẳng: “You must finish the task today.” (Dịch: Bạn phải hoàn thành nhiệm vụ hôm nay.)

• Lịch sự: “It would be great if you could complete the task by today.” (Dịch: Sẽ rất tốt nếu bạn có thể hoàn thành nhiệm vụ trong hôm nay.)

Mẹo viết chuẩn: Khi viết cho đối tác quốc tế, hãy dùng từ “would,” “could,” hoặc “please” để làm mềm câu. Ví dụ: thay vì “Send me the file” (Gửi tôi tệp), hãy viết “Could you please send me the file?” (Bạn vui lòng gửi tôi tệp được không?)

Sáu quy tắc trên làm rõ mục đích, viết ngắn gọn, mở đầu và kết thúc đúng cách, kiểm tra lỗi, dùng tiêu đề thông minh, và tôn trọng văn hóa sẽ giúp bạn viết email tiếng Anh tự tin hơn. Đối với người Việt, điều quan trọng là luyện tập để sử dụng ngôn ngữ tự nhiên, đúng ngữ cảnh công việc.

Hãy bắt đầu từ những email ngắn, áp dụng các quy tắc này và kiểm tra trước khi gửi. Bạn có thể tìm mẫu email trên các trang như EF English hoặc tham gia khóa học tiếng Anh dành cho người đi làm, lớp học tiếng anh online 1 kèm 1 cùng giao viên nươc ngoài để cải thiện nhanh hơn. Mỗi email là cơ hội để bạn khẳng định sự chuyên nghiệp trong môi trường quốc tế.

Làm sao chọn đúng khóa học tiếng Anh cho người đi làm?

Gợi ý cách lựa chọn khóa học tiếng Anh phù hợp

Tự tin giao tiếp nơi công sở với các bài học cá nhân hóa

Để chọn được khóa học tiếng Anh dành cho người đi làm phù hợp, bạn nên ưu tiên:

• Nội dung chuyên biệt theo ngành: Chọn khóa học tập trung vào lĩnh vực của bạn (marketing, nhân sự, sales…) để học từ vựng và mẫu câu sát với công việc.

• Có giáo viên theo dõi sát sao: Các khóa học có giáo viên phản hồi chi tiết sẽ giúp bạn cải thiện nhanh hơn.

• Học mọi lúc mọi nơi: Ưu tiên khóa học online hoặc ứng dụng học tiếng Anh để phù hợp với lịch trình bận rộn.

• Học phí hợp lý: Đầu tư vào khóa học có chi phí phù hợp, mang lại giá trị lâu dài.

Bạn đang tìm kiếm một khóa học tiếng Anh online phù hợp? Hãy thử trải nghiệm khóa học Tiếng Anh giao tiếp 1 kèm 1 dành riêng cho người đi làm với lộ trình chuyên biệt cho người đi làm. Đăng ký ngay hôm nay để nhận buổi học thử miễn phí.

Học tiếng Anh dành cho người đi làm không yêu cầu bạn phải giỏi toàn diện. Hãy bắt đầu từ những mẫu câu tiếng Anh công sở đơn giản như xin lỗi, cảm ơn, đề nghị, và áp dụng chúng vào công việc hàng ngày.

Học tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm không chỉ giúp bạn giao tiếp hiệu quả mà còn mở ra cơ hội thăng tiến, làm việc với đối tác quốc tế, và tự tin hơn trong môi trường công sở.

Hãy hành động ngay hôm nay! Bắt đầu với những mẫu câu nhỏ nhất và kết hợp với một khóa học tiếng Anh online đúng phương pháp. Chỉ cần 15-30 phút mỗi ngày, bạn sẽ thấy sự thay đổi rõ rệt trong cách giao tiếp và vị trí nghề nghiệp của mình.