10 Cách Sắp Xếp Văn Bản Giúp Bạn ''tạm Biệt'' Bullet Points

Slide Factory » Blog » 10 cách sắp xếp văn bản giúp bạn ”tạm biệt” Bullet Points

Khi phải liệt kê các ý có vai trò ngang hàng, dường như bạn không thể cưỡng lại sự hấp dẫn của Bullet Points. Chúng gọn gàng, rành mạch và nhanh chóng nhưng cũng khiến khán giả chán rất nhanh.

Hôm nay SLIDE FACTORY sẽ chia sẻ với bạn 10 cách thay thế Bullet Points vô cùng đơn giản và tạm biệt luôn những slide tẻ nhạt. 

Hãy lấy ví dụ rằng bạn đang phải làm một slide thuyết trình về lợi ích sử dụng thời gian biểu làm việc. Đây là mẫu slide bạn thường thấy, với tiêu đề và các Bullet Points.

(Nguồn: Presentitude)

Giờ thì hãy xem chúng ta có thể “nâng cấp” slide này như thế nào nhé!

Nội dung bài viết

• 1. Highlight
• 2. Phân tách
• 3. Nhấn mạnh
• 4. Sử dụng icon
• 5. Sử dụng slidument
• 6. Chia đoạn
•  7. Sử dụng bảng
• 8. Sử dụng trích dẫn
• 9. Sử dụng handout
• 10. Sử dụng SmartArt

1. Highlight

(Nguồn: Presentitude)

Cách đơn giản nhất để cải thiện tình trạng nhàm chán này là bạn hãy thử nhấn mạnh những điểm quan trọng nhất trong mỗi ý. Bạn có thể in đậm, viết hoa những key word trong từng ý, hoặc dùng chế độ highlight bằng màu sắc. Hãy đảm bảo rằng bạn không highlight quá nhiều từ – nếu không khán giả sẽ rất “nhức mắt” khi nhìn vào slide của bạn. Đồng thời hãy tăng khoảng cách đoạn giữa các ý để phân tách chúng rõ rệt hơn.

2. Phân tách

(Nguồn: Presentitude)

Một cách khác bạn có thể cân nhắc là chia nhỏ mỗi ý ra thành một slide riêng biệt. Do mỗi slide bây giờ có ít phần văn bản hơn nên bạn cũng có thể dùng font chữ to hơn. Tuy nhiên, lời khuyên là bạn vẫn nên sử dụng highlight để nói rõ cho khán giả bạn đang nhấn mạnh điều gì.

Lúc này bạn đang sử dụng khoảng trống khôn ngoan hơn và cũng không còn nhồi nhét cho khán giả quá nhiều chữ cùng một lúc nữa.

3. Nhấn mạnh

(Nguồn: Presentitude)

Nếu bạn vẫn thực sự phải giữ hết toàn bộ văn bản trên một slide thì hãy cố gắng tạo điểm nhấn cho nó. Tận dụng các bullet points, biến chúng thành một yếu tố hình ảnh; đồng thời sử dụng các đường thẳng, hình khối và khoảng cách dòng để phân tách các bullet points.  Tuy rằng lượng văn bản trên một slide vẫn còn nhiều những ít nhất thì chúng cũng được phân tách một cách trực quan hơn, giúp khán giả dễ dàng theo dõi.

4. Sử dụng icon

(Nguồn: Presentitude)

Icon là một yếu tố hình ảnh rất hữu ích để kích thích sự hứng thú của khán giả, nhưng bạn vẫn cần lưu ý trước khi sử dụng. Icon nếu không có bối cảnh thì sẽ trở nên vô nghĩa, bởi vậy quan trọng là bạn cần phải tìm được icon phù hợp nhất với phần văn bản bạn muốn truyền đạt. Nếu đảm bảo được điều đó, icon sẽ là một công cụ tuyệt vời – chúng đơn giản, dễ hiểu, không chiếm quá nhiều diện tích, và bạn có thể tận dụng được nhiều lần để tạo sự xuyên suốt trong bài thuyết trình.

Bạn có thể tìm hiểu thêm về cách sử dụng icon trong PowerPoint trong một bài viết khác của SLIDE FACTORY tại ĐÂY.

5. Sử dụng slidument

(Nguồn: Presentitude)

Slidument là thuật ngữ kết hợp giữa slide và document – là slide với chức năng giống với văn bản thuần túy hơn; được sử dụng khi slide phục vụ cho mục đích đưa cho khán giả đọc chứ không dành để thuyết trình. Trong trường hợp này thì mọi thứ đơn giản hơn – bạn có thể giảm kích cỡ font chữ và dùng những khoảng trống còn lại cho việc nhấn mạnh.

Bạn có thể học tập cách trình bày trong các văn bản báo chí – chia cột và sử dụng tít nhỏ (là dòng chữ khái quát ý thể hiện trong đoạn). Bạn thậm chí có thể thêm một đoạn văn bản diễn giải để đảm bảo thông tin vẫn được truyền đạt đủ kể cả khi bạn không ở đó để giải thích.

6. Chia đoạn

(Nguồn: Presentitude)

Cũng giống như khi nhấn mạnh một đoạn văn trên slide, bạn cũng có thể chia các bullet points vào các hình khối, giúp khán giả đỡ nhàm chán hơn là chỉ đọc các dòng chữ xuôi. Bạn có thể sắp xếp các đoạn văn bản dọc hoặc ngang  tùy theo lượng văn bản bạn có.

Sử dụng hình khối để phân tác các văn bản, đánh dấu chúng bằng số (nếu như bạn muốn diễn đạt các bước trong một quy trình), bằng headline hoặc icon (nếu như bạn muốn diễn đạt các ý ngang hàng).

 7. Sử dụng bảng

(Nguồn: Presentitude)

Một cách đơn giản và dễ dàng khác để phân chia văn bản thành các phần rõ rệt là sử dụng bảng với các dòng và cột. Bạn có thể đổ màu khác nhau cho các ô để tạo điểm nhấn cho văn bản của mình. Và cũng đừng quên thêm khoảng cách giữa các ô để giúp mắt của khán giả có thể “thư giãn” khi nhìn vào slide của bạn.

8. Sử dụng trích dẫn

(Nguồn: Presentitude)

Nếu như phải đưa nhiều văn bản vào trong một slide, bạn có thể thử biến chúng thành những lời quote – đặc biệt nếu như đó là lời trích dẫn từ nguồn/người nào đó. Bởi lẽ nếu như đó là một quote, việc có nhiều văn bản sẽ dễ dàng được chấp nhận hơn. Hãy chèn một hình ảnh người nào đó phù hợp, hoặc icon chỉ người, sau đó đưa văn bản vào trong các ô thoại. Cũng đừng quên nhấn mạnh các yếu tố quan trọng trong câu nhé!

Bằng cách này, font chữ thường sẽ nhỏ đi, nên sẽ phù hợp hơn với quy mô thuyết trình trong phòng họp nhỏ hoặc cho slideument.

9. Sử dụng handout

(Nguồn: Presentitude)

Nếu như quy mô thuyết trình không quá lớn, bạn có thể suy nghĩ đến phương án sử dụng handout – tức là chỉ đưa những nội dung quan trọng nhất lên slide (headline, keyword), còn những nội dung diễn giải còn lại đưa vào note page trên PowerPoint và phân phát cho khán giả. Bằng cách này, bạn vẫn có thể đưa cho khán giả đầy đủ các thông tin cần thiết mà vẫn đảm bảo được tính thẩm mỹ trên slide.

10. Sử dụng SmartArt

(Nguồn: Presentitude)

SmartArt có lẽ không còn xa lạ với những người sử dụng PowerPoint. Đó là một công cụ giúp bạn nhanh chóng tạo được một yếu tố thị giác (visual) trong PowerPoint để thể hiện được các mối quan hệ như quy trình, chu kỳ, danh sách hay phân cấp. Dù SmartArt rất tiện dụng nhưng bạn cũng cần cẩn thận trong quá trình dùng, bởi nhiều khi bạn không thể tùy chỉnh theo ý muốn và sẽ tạo ra một sản phẩm lộn xộn.

Bạn có thể học tập các mô hình trong SmartArt để tự thiết kế theo ý mình, và đây cũng là một cách tốt để xóa sổ bullet points khỏi slide của bạn.

Như bạn thấy đấy, có rất nhiều cách giúp bạn “tạm biệt” với bullet points. Trong lần tới khi bạn làm slide, hãy chọn ra 1 hay 10 cách đơn giản trên đây và “hóa phép” cho sản phẩm thêm ấn tượng hơn nhé!

Nguồn: Presentitude