10 Cơ Cấu Tổ Chức Trong Doanh Nghiệp (So Sánh Chi Tiết) - Fastdo

Cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp giống như một hệ thống định vị mà doanh nghiệp sẽ phải trả giá đắt nếu bỏ qua hoặc đánh giá thấp tầm quan trọng của nó. Thực tế cho thấy, thiếu một cơ cấu tổ chức rõ ràng và hiệu quả khiến các thành viên trong đội ngũ làm việc rời rạc, không có sự phối hợp chặt chẽ, doanh nghiệp dễ dàng lạc lối và mất định hướng phát triển.. Vậy, làm thế nào để xây dựng một cơ cấu tổ chức phù hợp cho doanh nghiệp? Cùng FASTDO tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây nhé!

1. 1. Cơ cấu tổ chức là gì?
2. 2. Cơ cấu tổ chức và sơ đồ cơ cấu tổ chức có gì khác biệt?
3. 3. Các loại hình cơ cấu tổ chức
   1. 3.1. Cơ cấu tổ chức phân cấp (Hierarchical Structure)
   2. 3.2. Cơ cấu tổ chức theo chức năng (Functional Structure)
   3. 3.3. Cấu trúc tổ chức phẳng (Horizontal or Flat Structure)
   4. 3.4. Cấu trúc tổ chức theo bộ phận (Divisional Structure)
   5. 3.5. Cấu trúc tổ chức theo ma trận (Matrix Structure)
   6. 3.6. Cơ cấu tổ chức phân theo nhóm (Team-based Structure)
   7. 3.7. Cơ cấu tổ chức theo quy trình (Process-based Structure)
   8. 3.8. Sơ đồ cấu trúc tổ chức vòng tròn (Circular Structure)
   9. 3.9. Cơ cấu tổ chức dạng mạng lưới phù hợp Remote Work (Network Structure)
   10. 3.10. Cơ cấu tổ chức hỗn hợp (Hybrid structure)
4. 4. Tại sao nên xây dựng cấu trúc tổ chức trong doanh nghiệp
5. 5. Những yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp
6. 6. Đánh giá cấu trúc nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn?
   1. 6.1 Phân tích các khía cạnh trong cấu trúc
   2. 6.2 Xem xét các yếu tố hoàn cảnh
7. 7. Xây dựng cơ cấu tổ chức trong môi trường đa quốc tế
   1. Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là gì và nó có vai trò như thế nào trong hoạt động của công ty?
   2. Cơ cấu tổ chức khác gì so với sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp?
   3. Có những loại cơ cấu tổ chức doanh nghiệp nào thường gặp?
   4. Những yếu tố nào ảnh hưởng đến quyết định lựa chọn cơ cấu tổ chức cho một doanh nghiệp?
   5. Fastdo Work có vai trò gì trong việc quản lý hiệu quả trong các cơ cấu tổ chức doanh nghiệp?

1. Cơ cấu tổ chức là gì?

Cơ cấu tổ chức là một mô hình (Framework) chi phối cách một công ty hoạt động hàng ngày: từ tổ chức con người, quản lý quy trình đến quản lý các nguồn lực để đạt được mục tiêu chung. Nó vạch ra ai làm gì, ai báo cáo cho ai và cách các nhiệm vụ được phân chia trong toàn công ty. Nó quy định cách các phòng ban (như marketing, kỹ thuật, tài chính) được thiết lập và cách quyền hạn và trách nhiệm ra quyết định được phân bổ trong tổ chức.

Có 5 yếu tố chính hình thành cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp:

• Thiết kế công việc: Cơ cấu tổ chức xác định và phân chia trách nhiệm, công việc và vai trò của mỗi cá nhân hoặc nhóm trong tổ chức. Điều này đảm bảo mỗi nhân viên trong tổ chức có nhiệm vụ rõ ràng, phù hợp với năng lực và không chồng chéo với các nhân viên hoặc phòng ban khác.
• Phân công bộ phận và điều phối công việc: Cơ cấu tổ chức chia tổ chức thành các bộ phận dựa trên chức năng, sản phẩm, dịch vụ hoặc địa lý để phân phối nhiệm vụ. Điều này đảm bảo các phòng ban không làm việc rời rạc mà phối hợp nhịp nhàng để đạt được các mục tiêu của tổ chức.
• Tính tập trung: Cơ cấu tổ chưcs xác định ai là người có quyền đưa ra các quyết định. Nếu tổ chức theo cơ cấu tập trung, chỉ người đứng đầu hoặc giữ vai trò quản lý mới có thể ra quyết định. Nếu tổ chức theo cơ cấu phân quyền, thẩm quyền ra quyết định sẽ do nhiều người cùng đảm nhận.
• Ủy quyền: Cơ cấu tổ chức mô tả quá trình chuyển giao quyền lực và trách nhiệm từ cấp trên xuống cấp dưới để giảm tải áp lực cho người lãnh đạo. Nó còn thúc đẩy sự tự chủ và trách nhiệm cho nhân viên và tạo điều kiện để họ phát triển các kỹ năng quản lý.
• Phạm vi kiểm soát (số lượng nhân viên hoặc nhóm dưới quyền cấp quản lý): Phạm vi kiểm soát rộng giảm số tầng lớp quản lý để tổ chức linh hoạt hơn nhưng người quản lý có thể bị quá tải. Ngược lại, phạm vi kiểm soát hẹp giúp giám sát kỹ lưỡng nhưng có thể dẫn đến tình trạng quản lý nhiều tầng phức tạp và chi phí nhân sự cao.
• Loại vị trí: Một cơ cấu tổ chức có thể gồm 2 loại vị trí: Line position và- Staff position. Trong đó, Line position là những người tham gia trực tiếp vào dự án còn Staff position chỉ những người hỗ trợ cho Line position nhưng không tham gia trực tiếp vào dự án.

>>> XEM THÊM: Bộ trắc nghiệm xác định chỉ số EQ trung bình chính xác năm 2024

2. Cơ cấu tổ chức và sơ đồ cơ cấu tổ chức có gì khác biệt?

Sơ đồ tổ chức là hình ảnh đại diện cho cơ cấu tổ chức của công ty. Nó là một sơ đồ thể hiện thứ bậc của các vị trí, từ CEO đến nhân viên cấp dưới. Sơ đồ này minh họa rõ ràng ai báo cáo cho ai và cách các phòng ban liên kết với nhau một cách trực quan.

Sơ đồ tổ chức thường được biểu diễn dưới dạng cây, với lãnh đạo ở trên cùng và các đường nối giữa quản lý với nhân viên cấp dưới. Tuy nhiên, tùy thuộc vào cấu trúc công ty, sơ đồ có thể phức tạp hơn, hiển thị các mối quan hệ báo cáo kép hoặc các bộ phận hoạt động độc lập. Sơ đồ này giúp nhân viên và các bên liên quan dễ dàng nắm bắt được thứ bậc của công ty.

Như vậy, sự khác biệt chính giữa cơ cấu tổ chức và sơ đồ cơ cấu tổ chức nằm ở chức năng và phạm vi của chúng. Cơ cấu tổ chức cung cấp một kế hoạch tổng thể chi phối cách công ty hoạt động bên trong nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức. Trong khi đó, sơ đồ cơ cấu tổ chức là công cụ đơn giản hóa cấu trúc này.

Tuy nhiên, nó không thể hiện chi tiết cách các bộ phận phối hợp công việc hay cơ chế ra quyết định vận hành của công ty mà chỉ tập trung vào mối quan hệ thứ bậc. Ngoài ra, trong khi cơ cấu tổ chức có thể thay đổi dựa trên chiến lược của doanh nghiệp, sơ đồ tổ chức thường ổn định hơn và chỉ được cập nhật khi có sự thay đổi về nhân sự hoặc vai trò.

>>> XEM THÊM: Hệ thống kiểm soát nội bộ là gì? 5 Bí quyết nâng cao chất lượng kiểm soát nội bộ

3. Các loại hình cơ cấu tổ chức

Có nhiều loại cơ cấu tổ chức khác nhau. Tùy thuộc vào quy mô, văn hóa và mục tiêu mà công ty sẽ lựa chọn cơ cấu tổ chức doanh nghiệp phù hợp. Dưới đây là 10 loại hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp thường gặp.

3.1. Cơ cấu tổ chức phân cấp (Hierarchical Structure)

Cơ cấu tổ chức phân cấp là một trong những thiết kế tổ chức truyền thống và phổ biến nhất, đặc trưng bởi cách tiếp cận từ trên xuống, trong đó quyền lực được truyền từ cấp cao nhất đến các cấp thấp hơn. Cơ cấu này thường được hình dung như một kim tự tháp, với CEO đứng đầu, sau đó là các phó chủ tịch, trưởng bộ phận và các tầng lớp quản lý khác nhau. Mỗi nhân viên trong hệ thống này có vai trò cụ thể và chịu trách nhiệm báo cáo cho người quản lý trực tiếp của mình.

Trong một hệ thống phân cấp, các bộ phận hoạt động tách biệt, tập trung vào nhiệm vụ cốt lõi của họ. Mô tả công việc cũng rất rõ ràng và nhân viên hiểu rõ vai trò của mình. Vì vậy, cấu trúc công ty này phù hợp với các tổ chức cần kiểm soát, tiêu chuẩn hóa, sự ổn định, minh bạch và hiệu quả hoặc có sự khác nhau về mục tiêu và chiến lược của các phòng ban và cần phải thống nhất mục tiêu, chính sách đó.

Một ví dụ thực tế về cơ cấu phân cấp có thể thấy ở các tập đoàn lớn như Walmart. Công ty này hoạt động với một chuỗi chỉ huy rõ ràng, bắt đầu từ CEO ở trên cùng, tiếp theo là các quản lý khu vực, quản lý cửa hàng, giám sát bộ phận và nhân viên làm việc tại cửa hàng. Mỗi cấp đều hiểu rõ trách nhiệm của mình. Luồng tổ chức rõ ràng giúp Walmart quản lý hoạt động rộng lớn của mình trên các khu vực khác nhau.

Ưu điểm:

• Cung cấp sự hiểu biết rõ ràng về quyền hạn và trách nhiệm ở tất cả các cấp trong tổ chức
• Quá trình ra quyết định và truyền thông rõ ràng vì nhân viên biết chính xác ai là người họ phải báo cáo
• Tạo ra lộ trình nghề nghiệp rõ ràng cho nhân viên, cho họ những bước đi cụ thể để thăng tiến và phát triển trong tổ chức
• Nhân viên có thể tập trung vào chuyên môn để tăng cường hiệu suất
• Tạo ra tinh thần đoàn kết giữa các thành viên trong cùng bộ phận vì họ thường làm việc cùng nhau để đạt được các mục tiêu chung

Nhược điểm:

• Quá trình đổi mới và ra quyết định chậm, cồng kềnh vì ý tưởng, đề xuất phải đi qua và được duyệt nhiều cấp độ quản lý
• Ít phù hợp với các tổ chức cần khả năng thích ứng nhanh chóng
• Nguy cơ tư duy “silo” do mỗi cấp quản lý chỉ tập trung vào nhiệm vụ của riêng mình và có ít giao tiếp với các cấp khác, các phòng ban hoặc nhóm có thể trở nên biệt lập, truyền đạt thông tin giữa các cấp trong tổ chức gặp khó khăn, đặc biệt là từ dưới lên trên
• Nhân viên ở cấp thấp có thể cảm thấy thiếu gắn kết với quá trình ra quyết định và không được trao quyền để chia sẻ ý tưởng của mình

>>> ĐỌC NGAY: 3 xu hướng xây dựng chính sách phúc lợi trong bối cảnh đại dịch

3.2. Cơ cấu tổ chức theo chức năng (Functional Structure)

Tương tự như cơ cấu tổ chức phân cấp, cơ cấu tổ chức theo chức năng cũng bắt đầu với các vị trí có trách nhiệm cao nhất ở trên cùng, chẳng hạn như CEO hoặc quản lý cấp cao. Tuy nhiên, điểm nổi bật của cơ cấu này là cách các phòng ban được tổ chức. Mỗi phòng ban tập trung vào một chức năng cụ thể, như Marketing, Bán hàng, Kỹ thuật hoặc Nhân sự, và được quản lý độc lập bởi một trưởng bộ phận có chuyên môn cao trong lĩnh vực.

Nhân viên trong các phòng ban này tập trung vào chuyên môn của mình và có hiệu quả hoạt động cao. Cấu trúc này cũng tạo ra sự tự chủ trong từng phòng ban, vì họ có quyền tập trung vào mục tiêu và chiến lược riêng của mình. Ví dụ, bộ phận kỹ thuật sẽ chịu trách nhiệm cho tất cả các công việc liên quan đến phát triển và bảo trì sản phẩm, trong khi bộ phận tiếp thị sẽ phụ trách quảng bá sản phẩm và nghiên cứu thị trường.

Mô hình này phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn và các doanh nghiệp hoạt động trong những lĩnh vực đòi hỏi sự chuyên môn hóa cao như các ngành công nghiệp sản xuất, tài chính và kỹ thuật.

Một về cơ cấu tổ chức của một công ty theo chức năng điển hình là cấu trúc doanh nghiệp của một công ty sản xuất ô tô. Công ty này có các phòng ban chuyên trách như phòng kỹ thuật, phòng sản xuất, phòng marketing và phòng tài chính. Mỗi phòng ban được quản lý độc lập bởi một trưởng phòng chuyên môn và nhân viên trong từng phòng đều tập trung vào chức năng chính của mình.

Phòng kỹ thuật sẽ chịu trách nhiệm về việc thiết kế và cải tiến sản phẩm, phòng sản xuất sẽ tập trung vào quá trình chế tạo. Phòng marketing sẽ thực hiện các chiến lược tiếp thị để quảng bá sản phẩm, và phòng tài chính sẽ lo về quản lý chi phí và lợi nhuận.

Ưu điểm

• Tính chuyên môn hóa cao, các nhóm và phòng ban tự định hướng, nhân viên được tập trung phát triển kỹ năng trong các lĩnh vực cụ thể
• Quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ công việc và giám sát hiệu suất của từng bộ phận.
• Dễ dàng mở rộng hoặc bổ sung thêm nhân sự trong từng bộ phận mà không làm thay đổi toàn bộ tổ chức

Nhược điểm 

• Thiếu sự linh hoạt và khó thay đổi khi thị trường hoặc yêu cầu từ khách hàng thay đổi nhanh chóng
• Thiếu phối hợp giữa các bộ phận, các phòng ban chỉ tập trung vào lợi ích của riêng hơn, dễ xảy ra xung đột do mục tiêu không đồng nhất
• Tạo ra các “silo” do các phòng ban khác nhau hoạt động độc lập và chỉ tập trung vào chức năng của riêng họ (phòng Marketing chỉ làm marketing, phòng Kỹ thuật chỉ làm kỹ thuật), hạn chế sự hợp tác và giao tiếp giữa các bộ phận, cản trở hiệu suất của công ty khi cần phối hợp để thực hiện các dự án đa ngành.
• Không hiệu quả với các doanh nghiệp có nhiều loại sản phẩm hoặc dịch vụ khác nhau

>>> TÌM HIỂU NGAY: Phân tích PEST là gì? Ứng dụng của PEST trong phân tích môi trường kinh doanh

3.3. Cấu trúc tổ chức phẳng (Horizontal or Flat Structure)

Ngược lại hoàn toàn với mô hình phân cấp, cơ cấu tổ chức phẳng giảm thiểu hoặc loại bỏ hoàn toàn các cấp quản lý trung gian, khuyến khích luồng giao tiếp trực tiếp hơn giữa nhân viên và ban lãnh đạo. Cách tiếp cận này đặc biệt phổ biến trong các công ty khởi nghiệp và doanh nghiệp nhỏ, nơi tốc độ và sự linh hoạt được đặt lên hàng đầu.

Trong cấu trúc phẳng, vai trò công việc thường linh hoạt và nhân viên được trao quyền để đưa ra các quyết định và chủ động trong công việc của mình. Các phòng ban không bị tách biệt rõ ràng, tạo ra một môi trường làm việc hợp tác, nơi mà ý tưởng và trách nhiệm đan xen nhau.

Ví dụ điển hình của cơ cấu tổ chức phẳng là cấu trúc tổ chức của một công ty công nghệ nhỏ, gồm 15 nhân viên làm việc cùng nhau trên tất cả các dự án. Không có sự phân chia phòng ban rõ ràng, nhân viên có quyền đóng góp vào nhiều khía cạnh của doanh nghiệp, từ phát triển đến marketing. Quyết định được thực hiện nhanh chóng vì không cần sự phê duyệt từ nhiều cấp quản lý.

Ưu điểm:

• Tạo ra một môi trường thoải mái, nhân viên cảm thấy ít bị áp lực bởi hệ thống cấp bậc (họ coi quản lý là đồng nghiệp hoặc thành viên trong nhóm thay vì cấp trên)
• Nhân viên ở mọi cấp độ đều được khuyến khích đề xuất ý tưởng mới và chịu trách nhiệm về các dự án, cải thiện sự phối hợp và tốc độ thực hiện các ý tưởng mới
• Loại bỏ các quy tắc và quy trình không cần thiết, công ty phát triển linh hoạt, ra quyết định nhanh

Nhược điểm:

• Mơ hồ về vai trò và trách nhiệm trong các tình huống có sự bất đồng
• Các nhóm gặp khó khăn trong việc giữ vững sự đồng bộ, nhân viên gặp khó khăn trong việc biết ai là người cần tham khảo để đưa ra quyết định trong những tình huống phức tạp
• Lực lượng lao động có kỹ năng tổng quát hơn thay vì chuyên môn hóa, làm cho việc mở rộng quy mô trở nên khó khăn

>>> ĐỌC NGAY: Cách xây dựng chi tiết bộ quy tắc ứng xử trong Doanh nghiệp

3.4. Cấu trúc tổ chức theo bộ phận (Divisional Structure)

Cơ cấu tổ chức theo bộ phận chia công ty thành các đơn vị nhỏ hơn, bán tự trị hoặc các đơn vị kinh doanh, chịu trách nhiệm về hoạt động riêng của mình. Không giống như cấu trúc chức năng, nơi các phòng ban được tạo ra dựa trên các đơn vị xung quanh sản phẩm, thị trường hoặc địa điểm địa lý.

Mỗi đơn vị hoạt động gần giống như một doanh nghiệp nhỏ trong tổ chức lớn, với các nguồn lực, mục tiêu và lãnh đạo riêng. Người đứng đầu mỗi đơn vị báo cáo trực tiếp cho ban quản lý cấp cao, nhưng họ có quyền tự chủ trong việc điều hành hoạt động của mình.

Cấu trúc này đặc biệt hữu ích trong các công ty lớn, đa dạng hóa sản phẩm hoặc hoạt động trên nhiều khu vực địa lý. Ví dụ, một công ty đa quốc gia lớn có thể có một đơn vị cho Bắc Mỹ, một cho Châu, và một cho Châu Á. Mỗi đơn vị địa lý này sẽ có các nhóm marketing, bán hàng và sản xuất riêng biệt, phù hợp với nhu cầu và quy định của thị trường cụ thể. Đặc điểm cụ thể của từng loại cơ cấu tổ chức theo bộ phận như sau:

3.4.1. Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm (Product – based Structure)

Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm là  loại cơ cấu tổ chức trong đó các bộ phận được tổ chức theo các dòng sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể của doanh nghiệp. Mỗi bộ phận chịu trách nhiệm cho mọi khía cạnh của một sản phẩm, từ sản xuất đến marketing và bán hàng. Điều này cho phép mỗi dòng sản phẩm được quản lý như một đơn vị kinh doanh riêng biệt để công ty tập trung hơn vào việc phát triển và bán sản phẩm.

Ví dụ công ty sử dụng cơ cấu quản lý tổ chức theo sản phẩm

• Các doanh nghiệp đa sản phẩm như Unilever, P&G,…
• Các doanh nghiệp công nghệ như Apple, Microsoft,…
• Các doanh nghiệp dịch vụ như ngân hàng, bảo hiểm,…

Ưu điểm:

• Mỗi bộ phận được tập trung hoàn toàn và phát triển chiến lược riêng cho một dòng sản phẩm cụ thể, tăng chuyên môn, tối ưu hóa quản lý và đối phó với các vấn đề cụ thể
• Dễ dàng thích nghi với thay đổi trong thị trường hoặc nhu cầu của khách hàng
• Rút ngắn chu kỳ phát triển sản phẩm, giúp doanh nghiệp nhỏ có thể tiếp cận thị trường và sản phẩm một cách nhanh chóng

Nhược điểm:

• Rủi ro cạnh tranh nội bộ giữa các dòng sản phẩm hoặc đội làm việc nếu chia sẻ nguồn lực hoặc cùng một thị trường mục tiêu
• Các bộ phận làm việc làm việc độc lập, ít tương tác, hợp tác, dẫn đến khó khăn trong việc truyền thông
• Quản lý nhiều bộ phận hoặc dòng sản phẩm khác nhau có thể đòi hỏi nhiều tầng lớp quản lý và làm tăng sự phức tạp trong việc điều hành tổ chức
• Khó mở rộng quy mô và tổ chức có thể bị trùng lặp nguồn lực khi các bộ bận khác nhau đều cố gắng phát triển dịch vụ mới

>>> BỎ TÚI NGAY: 5 nguyên tắc cần lưu ý khi lên ý tưởng tổ chức và chủ đề Year End Party

3.4.2. Cơ cấu doanh nghiệp dựa trên thị trường (Market-based Structure)

Cơ cấu doanh nghiệp dựa trên thị trường là một dạng khác của cơ cấu tổ chức bộ phận. Trong tổ chức này có các bộ phận dựa trên thị trường, ngành và từng loại khách hàng. Nó thường được sử dụng bởi các công ty phục vụ các loại khách hàng khác nhau, chẳng hạn như một doanh nghiệp cung cấp dịch vụ cho cả người tiêu dùng và doanh nghiệp. Mỗi đơn vị sẽ tập trung vào nhu cầu và sở thích của thị trường mục tiêu của mình, phát triển các chiến lược phù hợp nhất cho khách hàng đó.

Ưu điểm: Là một cấu trúc phổ biến tại các tổ chức có sản phẩm/dịch vụ dành riêng cho các phân đoạn thị trường cụ thể. Các tổ chức đạt sẽ đạt được hiệu quả cao nếu có kiến thức chuyên môn sâu về đoạn thị trường đó. Cơ cấu này giúp doanh nghiệp nhận thức về sự thay đổi nhu cầu của các phân khúc đối tượng của mình.

Nhược điểm: Quá nhiều quyền làm chủ. Vì vậy có thể dẫn đến việc các bộ phận phát triển hệ thống không tương thích với nhau và dễ làm trùng lặp các hoạt động mà bộ phận khác đang xử lý.

>>> ĐỌC NGAY: Văn hóa doanh nghiệp trong chuyển đổi số: Rào cản và giải pháp

3.4.3. Cấu trúc công ty phân chia theo địa lý (Geographic Structure)

Trong cấu trúc theo khu vực địa lý, công ty được chia thành các đơn vị dựa trên các khu vực hoặc địa điểm khác nhau. Điều này hữu ích cho các công ty hoạt động tại nhiều quốc gia hoặc khu vực, vì mỗi đơn vị địa lý có thể điều chỉnh hoạt động của mình cho phù hợp với nhu cầu của thị trường đó. Ví dụ, một chuỗi bán lẻ hoạt động tại Mỹ và Châu Âu có thể có các đơn vị riêng biệt cho mỗi khu vực, mỗi đơn vị có chuỗi cung ứng, marketing và quản lý riêng.

Ưu điểm: Loại cấu trúc lý tưởng dành cho doanh nghiệp gần nguồn cung cấp hoặc khách hàng (ví dụ: Giao hàng hoặc hỗ trợ tại chỗ). Đồng thời cơ cấu này cũng tập hợp nhiều hình thức chuyên môn kinh doanh, cho phép mỗi bộ phận địa lý tự đưa ra quyết định từ các quan điểm đa dạng hơn.

Nhược điểm: Doanh nghiệp có nhiều bộ phận marketing, mỗi bộ phận cho mỗi khu vực rất dễ gặp rủi ro khi tạo các chiến dịch cạnh tranh với các bộ phận khác trên các kênh của mình.

>>> ĐỌC NGAY: Khái niệm hàng tồn kho và nguyên tắc tính hàng tồn kho chuẩn

3.5. Cấu trúc tổ chức theo ma trận (Matrix Structure)

Cấu trúc tổ chức theo ma trận không tuân theo mô hình phân cấp hay truyền thống. Thông tin sẽ được truyền đạt theo cả chiều dọc (tuyến chức năng hoạt động) và theo chiều ngang (tuyến sản phẩm). Theo biểu đồ dưới đây, các tuyến đường liền nét dùng để chỉ thị mối quan hệ mạnh mẽ, báo cáo trực tiếp, còn các tuyến đường nét đứt cho biết mối quan hệ này là thứ yếu hoặc không mạnh mẽ.

Trong cơ cấu ma trận, nhân viên thường báo cáo cho hai nhà quản lý: một người tập trung vào các nhiệm vụ chức năng và một người chịu trách nhiệm về các mục tiêu dự án cụ thể. Hệ thống báo cáo kép này thúc đẩy sự hợp tác giữa các phòng ban và sử dụng tài nguyên hiệu quả.

Các phòng ban cũng được liên kết chặt chẽ với nhau, nhân viên thường chuyển đổi giữa các dự án dựa trên chuyên môn và nhu cầu của tổ chức. Tính linh hoạt này khuyến khích sự đổi mới và khả năng phản ứng nhanh nhưng cũng có thể gây ra xung đột trong các dòng báo cáo và ưu tiên.

Một công ty phần mềm phát triển ứng dụng di động là ví dụ điển hình của cơ cấu tổ chức ma trận. Công ty có các nhóm chuyên phát triển thiết kế giao diện người dùng và kiểm thử chất lượng. Một tester có thể báo cáo cho trưởng bộ phận QC (Quality Control) nhưng cũng đồng thời làm việc trong một dự án cụ thể và báo cáo cho quản lý dự án.

Ưu điểm:

• Khuyến khích giao tiếp cởi mở giữa các phòng ban
• Cho phép nhân viên chia sẻ kiến thức giữa các bộ phận chức năng và dự án, mở rộng kỹ năng cá nhân và phát triển sự nghiệp nhanh hơn khi làm việc ở nhiều dự án khác nhau
• Tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực bằng cách điều chỉnh nhân viên vào các dự án cần thiết nhất
• Linh hoạt thích ứng với thay đổi trong môi trường kinh doanh hoặc dự án

Nhược điểm:

• Việc báo cáo cho nhiều người quản lý cùng lúc có thể gây nhầm lẫn và làm cho nhân viên khó hiểu ai là người có thẩm quyền cuối cùng trong việc ra quyết định
• Xung đột giữa các nhà quản lý chức năng và dự án khi các ưu tiên của họ không trùng khớp
• Nhân viên khó duy trì sự tập trung khi phải tham gia nhiều dự án cùng lúc
• Đòi hỏi sự lãnh đạo mạnh mẽ để quản lý các lợi ích cạnh tranh và đảm bảo dự án diễn ra suôn sẻ

>>>> THAM KHẢO NGAY: Tăng năng suất làm việc lên gấp đôi chỉ với 21 cách đơn giản

3.6. Cơ cấu tổ chức phân theo nhóm (Team-based Structure)

Cơ cấu tổ chức dựa trên đội nhóm thay thế các hệ thống phân cấp truyền thống bằng các đội nhóm linh hoạt, liên chức năng được thành lập để giải quyết các thách thức cụ thể. Các đội nhóm này được trao quyền đưa ra quyết định và hoạt động với mức độ tự chủ cao.

Thay vì bị ràng buộc bởi các bộ phận riêng lẻ, các thành viên trong cơ cấu tổ chức đội nhóm tập hợp đa dạng các thành viên có kỹ năng chuyên môn khác nhau. Cách tiếp cận này thúc đẩy sự thích ứng và phản ứng nhanh với thay đổi của thị trường, vì các đội nhóm có thể nhanh chóng điều chỉnh trọng tâm của họ dựa trên các ưu tiên hoặc cơ hội mới.

Trong cơ cấu dựa trên đội nhóm, nhân viên làm việc cùng nhau trong các nhóm dự án, thường không có giám sát viên cố định. Mô hình này yêu cầu tất cả các thành viên đều phải chịu trách nhiệm trong việc quản lý công việc và đưa ra quyết định quan trọng.

Cơ cấu này vẫn có quản lý trong tổ chức rộng hơn nhưng vai trò của họ chủ yếu là thiết lập các mục tiêu tổng thể, các cột mốc quan trọng và các chỉ số thành công. Các đội nhóm sẽ tự mình tìm cách đáp ứng những yêu cầu này, mang lại cho họ cảm giác sở hữu công việc của mình.

Một ví dụ về cơ cấu tổ chức dựa trên đội nhóm có thể thấy ở Spotify, nổi tiếng với mô hình làm việc “Squad”. Mỗi đội nhóm hoạt động như một nhóm tự chủ, chịu trách nhiệm về một khía cạnh cụ thể của nền tảng, chẳng hạn như thuật toán gợi ý hoặc giao diện người dùng. Những đội nhóm này tự đặt mục tiêu, hợp tác liên chức năng và được trao quyền để đưa ra quyết định về cách đạt được mục tiêu.

Trong khi tổ chức cung cấp hướng dẫn chiến lược rộng hơn, các đội nhóm được tin tưởng để thực thi nhiệm vụ một cách độc lập. Cơ cấu này cho phép Spotify đổi mới nhanh chóng và phản ứng kịp thời với phản hồi từ người dùng.

Ưu điểm:

• Tăng đáng kể năng suất, hiệu suất và tính minh bạch.
• Quy trình làm việc trở nên tinh gọn vì quyết định được thực hiện trong đội nhóm và nhân viên có động lực để chủ động
• Khuyến khích tư duy phát triển cho các thành viên, giúp họ liên tục phát triển các kỹ năng mới và cách tiếp cận mới.
• Đánh giá cao kinh nghiệm và năng lực hơn là thâm niên, giúp tổ chức luôn nhanh nhẹn và sẵn sàng phản ứng với các thay đổi của thị trường

Nhược điểm:

• Không có các tuyến chỉ huy rõ ràng, nhân viên không biết phải tìm ai để được chỉ đạo
• Có sự chồng chéo trong mục tiêu hoặc nguồn lực đòi hỏi sự điều chỉnh với các mục tiêu của tổ chức rộng hơn.
• Sự thiếu vắng con đường thăng tiến sự nghiệp rõ ràng có thể khiến nhân viên khó nhìn thấy cách công việc của họ đóng góp vào sự phát triển lâu dài.
• Giảm sự rõ ràng trong giao tiếp và quy trình ra quyết định với những nhân viên quen với làm việc trong các hệ thống phân cấp cứng nhắc

>>>> XEM NGAY: HR Business Partner là gì? Vai trò trong Doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức theo đội nhóm nhấn mạnh sự linh hoạt và tính tự chủ trong việc quản lý công việc, nơi các đội nhóm được trao quyền để đưa ra quyết định và chịu trách nhiệm hoàn toàn cho dự án của mình. Tuy nhiên, để đảm bảo mọi thành viên trong nhóm luôn phối hợp nhịp nhàng, tránh chồng chéo nhiệm vụ hoặc bỏ sót công việc, doanh nghiệp cần có một nền tảng quản lý công việc hiệu quả. Đó chính là lúc Fastdo Work phát huy vai trò quan trọng của mình.

Fastdo Work giúp đội nhóm tổ chức, quản lý và theo dõi tiến độ công việc một cách toàn diện. Với fPlan, các nhóm có thể lập kế hoạch dự án một cách linh hoạt, sử dụng bảng Kanban, sơ đồ Gantt hoặc danh sách công việc, tùy thuộc vào nhu cầu quản lý của từng đội. fWorkflow giúp tạo ra các quy trình rõ ràng, kết nối từng bước trong dự án giữa các thành viên, đảm bảo mọi công việc đều được thực hiện đúng thời hạn và đúng vai trò.

Không chỉ dừng lại ở đó, fMeeting hỗ trợ các nhóm lập lịch họp và tự động thông báo cho tất cả thành viên về thời gian, địa điểm và nội dung cuộc họp. Sau cuộc họp, những quyết định đã thống nhất sẽ được chuyển ngay thành nhiệm vụ trong fTodolist, giúp các thành viên dễ dàng theo dõi và thực thi công việc. Tất cả đều được quản lý trên cùng một nền tảng, giúp đội nhóm duy trì hiệu suất cao và tránh được tình trạng thiếu sự đồng bộ.

Với mức giá chỉ từ 30.000 VND/user/tháng, Fastdo Work là lựa chọn tối ưu cho các doanh nghiệp muốn tối đa hóa sự hợp tác và hiệu quả trong cơ cấu đội nhóm, đảm bảo tất cả các thành viên đều thực hiện đúng vai trò của mình để “Làm nhanh hơn, tiền nhiều hơn”.

LIÊN HỆ TƯ VẤN NGAY

3.7. Cơ cấu tổ chức theo quy trình (Process-based Structure)

Cơ cấu tổ chức dựa trên quy trình tập trung vào việc tổ chức công ty xung quanh các luồng công việc, nhấn mạnh vào hiệu quả và tính liên tục, với mỗi quy trình làm việc được quản lý toàn diện từ đầu đến cuối. Các quy trình có thể bao gồm nghiên cứu và phát triển, quản lý chuỗi cung ứng hoặc dịch vụ khách hàng, tùy thuộc vào các chức năng cốt lõi của tổ chức.

Trong một cơ cấu này, nhân viên được nhóm lại dựa trên các bước của quy trình, Mỗi quy trình có một người giám sát chuyên trách theo dõi hoạt động từ một giai đoạn đến giai đoạn tiếp theo, đảm bảo các hoạt động diễn ra tuần tự và chặt chẽ.

Đặc điểm chính của cơ cấu này là nó tập trung vào việc tối ưu hóa các quy trình cụ thể hơn là các nhiệm vụ cá nhân hoặc bộ phận riêng lẻ. Việc này giúp loại bỏ sự dư thừa và tập trung tài nguyên vào việc cải thiện kết quả chung.

Ví dụ về cơ cấu tổ chức của một công ty theo cơ cấu tổ chức theo quy trình là một công ty sản xuất điện tử. Công ty có các quy trình riêng biệt cho thiết kế sản phẩm, sản xuất, kiểm soát chất lượng và phân phối. Mỗi quy trình sẽ có đội ngũ và quản lý riêng và sản phẩm cuối cùng chỉ chuyển sang quy trình tiếp theo khi quy trình trước đó đã hoàn thành. Điều này đảm bảo rằng mỗi giai đoạn sản xuất được tối ưu hóa để đạt hiệu quả cao nhất.

Ưu điểm:

• Khuyến khích sự hợp tác và làm việc nhóm giữa các giai đoạn quy trình khác nhau, cải thiện quy trình làm việc tổng thể và giảm thiểu sự thiếu hiệu quả
• Đảm bảo công ty hoạt động trơn tru, tinh gọn và không lãng phí tài nguyên
• Mỗi quy trình có thể được điều chỉnh độc lập để đáp ứng với các thách thức hoặc cơ hội mới

Nhược điểm:

• Tạo ra rào cản giữa các nhóm quy trình khác nhau, khiến việc giao tiếp và phối hợp trở nên khó khăn
• Việc bàn giao nhầm lẫn hoặc chậm trễ giữa các nhóm có thể làm ảnh hưởng đến hiệu quả chung của tổ chức
• Tập trung quá nhiều vào việc tối ưu hóa các quy trình hiện tại có thể khiến công ty khó thích ứng nhanh chóng với các cơ hội mới hoặc những thay đổi bất ngờ

>>> ĐỌC NGAY: Tháp nhu cầu Maslow là gì? Cách vận dụng trong quản trị

3.8. Sơ đồ cấu trúc tổ chức vòng tròn (Circular Structure)

Cơ cấu tổ chức vòng tròn được thiết kế với ban lãnh đạo ở trung tâm của tổ chức, lan tỏa ra bên ngoài qua các cấp độ hoặc đội nhóm nhân viên khác nhau. Cấu trúc này thúc đẩy sự giao tiếp mở và bình đẳng, với thông tin được truyền đi tự do giữa tất cả các cấp của tổ chức.

Nó nhấn mạnh rằng lãnh đạo không phải là ở đỉnh mà là ở trung tâm, truyền bá tầm nhìn và hướng dẫn ra bên ngoài cho tất cả nhân viên. Mỗi vòng trong vòng tròn đại diện cho các đội nhóm hoặc chức năng khác nhau, lãnh đạo cấp cao chiếm các vòng trong nhất, nhân viên ở các bộ phận khác nhau tạo thành các vòng ngoài.

Đặc điểm chính của cấu trúc vòng tròn là tính linh hoạt của vai trò và cách tiếp cận tập thể trong quá trình ra quyết định. Vì không có hệ thống phân cấp cứng nhắc, quá trình ra quyết định trở thành một nỗ lực tập thể, cho phép nhân viên từ các cấp độ khác nhau đóng góp ý tưởng. Điều này khuyến khích sự đổi mới và gắn kết của nhân viên, vì họ cảm thấy có liên quan hơn đến định hướng và mục tiêu của tổ chức.

Một công ty khởi nghiệp công nghệ có thể sử dụng cơ cấu tổ chức vòng tròn, trong đó CEO và nhóm lãnh đạo ở trung tâm của vòng tròn, lan tỏa tầm nhìn của họ ra các đội nhóm dự án khác nhau. Mỗi đội, dù tập trung vào phát triển sản phẩm, marketing hay hỗ trợ khách hàng, đều hoạt động như một phần của tổng thể lớn hơn và hợp tác tự do với các đội khác. Thay vì các đường lối báo cáo cứng nhắc, các thành viên trong nhóm liên lạc trực tiếp với lãnh đạo và các đội khác để chia sẻ ý tưởng và phản hồi.

Ưu điểm:

• Thúc đẩy luồng thông tin, giao tiếp và hợp tác mở trong toàn tổ chức
• Đảm bảo rằng nhân viên cảm thấy mình là một phần của tổng thể lớn thay vì bị cô lập trong các phòng ban
• Lãnh đạo là người hướng dẫn và hỗ trợ thay vì chỉ chỉ huy, tạo ra một môi trường làm việc có động lực hơn

Nhược điểm:

• Có thể gây nhầm lẫn về đường lối báo cáo và trách nhiệm
• Không có hệ thống phân cấp truyền thống, nhân viên không biết ai là người họ cần báo cáo
• Nhân viên mới có thể gặp khó khăn trong việc hiểu vai trò của mình trong cấu trúc
• Khi tổ chức phát triển, việc duy trì quá trình ra quyết định linh hoạt, tập thể này có thể trở nên khó khăn, kém hiệu quả ví thiếu sự rõ ràng về quyền hạn và trách nhiệm

>>> KHÁM PHÁ NGAY: Lãnh đạo và quản lý khác nhau như thế nào? Những điều cần biết về nhà lãnh đạo và nhà quản lý

3.9. Cơ cấu tổ chức dạng mạng lưới phù hợp Remote Work (Network Structure)

Cơ cấu tổ chức mạng lưới được thiết kế để tối ưu hóa tính linh hoạt của tổ chức bằng cách thiết lập quan hệ đối tác với các thực thể bên ngoài cho các chức năng như sản xuất, IT hoặc logistics. Cấu trúc này cho phép công ty cốt lõi tập trung vào các sáng kiến chiến lược trong khi tận dụng chuyên môn và khả năng của các đối tác bên ngoài.

Trong cơ cấu mạng lưới, công ty hoạt động như một trung tâm chính, điều phối một mạng lưới các đối tác, nhà cung cấp, nhà thầu phụ và nhà cung cấp dịch vụ để quản lý các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp. Cơ cấu này giúp các công ty mở rộng hiệu quả hơn và giảm chi phí bằng cách thuê ngoài các chức năng không cốt lõi cho các đối tác chuyên môn hóa.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức dạng mạng lưới cho phép công ty duy trì sự tinh gọn và nhanh nhẹn trong khi vẫn có thể tiếp cận các nguồn lực bên ngoài khi cần thiết. Nó phù hợp với các công ty làm việc với một số tổ chức khác để chia sẻ tài nguyên hoặc công ty có nhiều địa điểm với chức năng lãnh đạo khác nhau. Cấu trúc này được sử dụng khi có phần lớn nhân sự và dịch vụ được thuê ngoài. Ngoài ra, cơ cấu dạng mạng lưới có thể giúp liệt kê các dịch vụ thuê ngoài hoặc các địa điểm khác bên ngoài văn phòng chính.

Chẳng hạn, một thương hiệu thời trang toàn cầu có thể sử dụng cơ cấu mạng lưới để quản lý hoạt động của mình. Thương hiệu có thể tự thiết kế quần áo nhưng thuê ngoài sản xuất cho các nhà máy ở nhiều quốc gia. Logistics và phân phối có thể do các công ty vận chuyển thứ ba đảm nhiệm, trong khi dịch vụ khách hàng được thuê ngoài cho các trung tâm hỗ trợ ở các khu vực khác. Mỗi đối tác bên ngoài chịu trách nhiệm cho một chức năng cụ thể. Công ty chỉ tập trung vào chiến lược thương hiệu, thiết kế sản phẩm và điều phối mạng lưới đối tác.

Ưu điểm:

• Trực quan mạng lưới phức tạp của các mối quan hệ trong và ngoài công ty, giúp nhân viên và các bên liên quan hiểu quy trình và luồng công việc
• Cho phép các công ty tiết kiệm chi phí, linh hoạt mở rộng hoạt động mà không cần phải phát triển nội bộ
• Trao quyền cho nhân viên để hợp tác, chủ động và đưa ra quyết định
• Đòi hỏi sự giám sát chặt chẽ để đảm bảo kiểm soát chất lượng và sự liên kết giữa tất cả các đối tác

Nhược điểm:

• Có thể trở nên quá phức tạp với quá nhiều quy trình và đối tác bên ngoài
• Khó khăn trong việc xác định ai có thẩm quyền quyết định cuối cùng
• Có thể dẫn đến sự nhầm lẫn hoặc nỗ lực trùng lặp nếu vai trò và trách nhiệm không được xác định rõ ràng
• Đòi hỏi sự quản lý mạnh mẽ để đảm bảo sự liên kết và kiểm soát chất lượng giữa các đối tác

3.10. Cơ cấu tổ chức hỗn hợp (Hybrid structure)

Cơ cấu tổ chức hỗn hợp kết hợp nhiều mô hình tổ chức khác nhau, thường là tích hợp giữa cơ cấu chức năng, bộ phận hoặc ma trận để tạo ra một hệ thống linh hoạt và thích ứng theo nhu cầu cụ thể của công ty. Cấu trúc này cho phép tổ chức tận dụng được các điểm mạnh của các cơ cấu tổ chức đồng thời khắc phục được những nhược điểm của chúng.

Ví dụ, một công ty có thể sử dụng cơ cấu chức năng cho các hoạt động cốt lõi của mình nhưng áp dụng cơ cấu phân chia cho việc phát triển sản phẩm hoặc mở rộng địa lý. Bằng cách đó, công ty có thể duy trì hiệu quả và chuyên môn hóa trong khi vẫn linh hoạt và phản ứng nhanh với nhu cầu thị trường.

Trong một cấu trúc hỗn hợp, các phòng ban hoặc đơn vị khác nhau trong công ty có thể hoạt động theo các mô hình tổ chức khác nhau, tùy thuộc vào vai trò và mục tiêu của họ. Ví dụ, một phòng bán hàng có thể tuân theo cấu trúc chức năng để tập trung vào chuyên môn hóa và hoạt động hiệu quả, trong khi đội phát triển sản phẩm có thể áp dụng cấu trúc ma trận để khuyến khích sự hợp tác liên chức năng và đổi mới.

Sự linh hoạt này làm cho cấu trúc hỗn hợp trở nên lý tưởng cho các tổ chức lớn có hoạt động đa dạng hoặc cho các công ty cần cân bằng giữa tiêu chuẩn hóa và đổi mới.

Ưu điểm:

• Mang lại tính linh hoạt bằng cách kết hợp các mô hình tổ chức khác nhau
• Tận dụng các điểm mạnh của các cấu trúc
• Khuyến khích sự hợp tác và đổi mới trong khi vẫn duy trì hiệu quả hoạt động
• Giúp công ty thích ứng nhanh chóng với những thay đổi của thị trường, nhu cầu của khách hàng hoặc tiến bộ công nghệ mà không làm gián đoạn các hoạt động cốt lõi
• Khuyến khích sự hợp tác và giao tiếp giữa các phòng ban, đảm bảo rằng tài nguyên được sử dụng hiệu quả

Nhược điểm:

• Có thể phức tạp để quản lý do có nhiều mô hình tổ chức
• Có thể gây nhầm lẫn về các đường lối báo cáo và trách nhiệm
• Yêu cầu sự lãnh đạo mạnh mẽ và giao tiếp rõ ràng để đảm bảo sự đồng nhất

4. Tại sao nên xây dựng cấu trúc tổ chức trong doanh nghiệp

Xây dựng cơ cấu tổ chức cho doanh nghiệp là một bước đi cực kỳ quan trọng vì nó tạo ra nền tảng vận hành chuyên nghiệp, bền vững cho doanh nghiệp. Dưới đây là những lợi ích chính của việc xây dựng cơ cấu tổ chức công ty hợp lý:

• Quản lý dễ dàng xác định trách nhiệm, quyền hạn và luồng báo cáo của từng bộ phận, thành viên để đưa ra các quyết định hợp lý, kịp thời
• Mọi người trong tổ chức biết rõ vai trò và nhiệm vụ của mình, từ đó biết cách phối hợp, giao tiếp, cộng tác hiệu quả
• Công việc được sắp xếp một cách có hệ thống, đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng, quy trình làm việc được tối ưu
• Phân công lao động hợp lý, nhân viên thực hiện các nhiệm vụ phù hợp với năng lực và chuyên môn, giảm thiểu sự chồng chéo trong công việc
• Phân bổ nguồn lực hợp lý cho từng công việc, tối ưu chi phí nhân sự
• Tạo nên sự kỷ luật và trật tự, các thành viên sẽ biết rõ ai là người đưa ra quyết định cuối cùng và cần tuân theo ai
• Phân định rõ ràng trách nhiệm của mỗi cá nhân để mọi người có động lực nỗ lực và hoàn thành tốt công việc
• Giúp các bộ phận và nhân viên đồng nhất hướng đến các mục tiêu chiến lược chung mà tổ chức đã đề ra

5. Những yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp

• Quy mô của công ty: Các công ty nhỏ có thể phù hợp với cơ cấu phẳng, trong khi các doanh nghiệp lớn thường chọn cấu trúc phân cấp hoặc ma trận để quản lý hoạt động phức tạp.
• Mục tiêu và chiến lược kinh doanh: Chiến lược của công ty sẽ quyết định cấu trúc tổ chức. Công ty tập trung vào đổi mới nhanh chóng có thể chọn cấu trúc ma trận hoặc bộ phận để thúc đẩy sự hợp tác. Ngược lại, doanh nghiệp hướng tới hiệu quả chi phí có thể chọn cấu trúc chức năng.
• Ngành và động lực thị trường: Các công ty trong ngành công nghệ với tốc độ phát triển nhanh thường chọn cấu trúc linh hoạt như ma trận hoặc phẳng. Trong khi đó, các ngành ổn định hơn có thể thích hợp với mô hình phân cấp truyền thống.
• Văn hóa và giá trị công ty: Văn hóa công ty ảnh hưởng lớn đến cơ cấu tổ chức. Công ty đề cao sự tự chủ và đổi mới thường chọn cấu trúc phẳng hoặc phân chia, trong khi công ty chú trọng kỷ luật và chuỗi chỉ huy có thể chọn cấu trúc phân cấp.
• Yêu cầu tuân thủ và quy định: Những ngành bị ràng buộc bởi các quy định nghiêm ngặt như tài chính hoặc chăm sóc sức khỏe thường ưu tiên cơ cấu phân cấp hoặc chức năng để đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn.
• Tiến bộ công nghệ: Công ty áp dụng công nghệ tiên tiến có thể chọn các cấu trúc linh hoạt như ma trận hoặc phân chia để tận dụng sự hợp tác và tính nhanh nhạy cần thiết trong thời đại số.

6. Đánh giá cấu trúc nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn?

Trong một tổ chức hay doanh nghiệp của bạn, người lãnh đạo cần phải hiểu biết rộng để xem xét đánh giá môi trường xung quanh và nghiên cứu tất cả các cơ cấu trong tổ chức. Từ đó đưa ra quyết định về một loại cấu trúc phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

6.1 Phân tích các khía cạnh trong cấu trúc

Nhà lãnh đạo có thể xem xét đánh giá môi trường nội bộ của doanh nghiệp thông qua đo lường và phân tích các khía cạnh của tổ chức đó.

• Nghiên cứu về chuyên môn hóa: Mức độ phân bổ các hoạt động của tổ chức doanh nghiệp đóng vai trò chuyên biệt
• Tiêu chuẩn hóa: Mức độ hoạt động của tổ chức dựa theo quy tắc và thủ tục tiêu chuẩn
• Chính thức hóa: Những bước hướng dẫn và quy trình được chuyển thành như thế nào
• Sự tập quyền: Là mức độ người đứng đầu hệ thống quản lý phân cấp có quyền đưa ra quyết định
• Cấu hình: Là vai trò cấu trúc của doanh nghiệp bao gồm số lượng cấp bậc theo hàng dọc cũng giống các nhân viên báo cáo trực tiếp cho mỗi quản lý

6.2 Xem xét các yếu tố hoàn cảnh

Khi người lãnh đạo xem xét các yếu tố hoàn cảnh giúp doanh nghiệp có cái nhìn sâu hơn về môi trường bên ngoài và các mối quan hệ giữa môi trường bên trong và bên ngoài của mỗi tổ chức.

• Nguồn gốc và lịch sử: Doanh nghiệp có phải do tư nhân thành lập không? Có xảy ra sự thay đổi nào trong quyền sở hữu hay vị trí của doanh nghiệp?
• Quyền sở hữu và kiểm soát: Doanh nghiệp là một tổ chức công hay tư nhân? Quyền kiểm soát được phân bổ một người hay nhiều người?
• Vị thế: Doanh nghiệp có bao nhiêu nhân viên? Tài sản ròng bao nhiêu và vị trí tổ chức trên thị trường như thế nào?
• Địa điểm: Doanh nghiệp đang hoạt động ở bao nhiêu địa điểm?
• Sản phẩm và dịch vụ: Doanh nghiệp sản xuất và cung cấp những dịch vụ/sản phẩm nào?
• Quy trình: Trong quá trình thực hiện các quy trình có hiệu quả không?
• Mối quan hệ với các bên có liên quan: Mức độ của doanh nghiệp phụ thuộc vào khách hàng, nhà cung cấp, tổ chức công đoàn hay các thực thể liên quan khác như thế nào?

7. Xây dựng cơ cấu tổ chức trong môi trường đa quốc tế

Sẽ có những khó khăn khi doanh nghiệp muốn mở rộng thị trường hoạt động sang nước ngoài. Đó là những vấn đề phát sinh như thuê công nhân và xây dựng chiến lược toàn cầu hóa. Trước khi thực hiện điều đó, doanh nghiệp cần phải xem xét những vấn đề sau:

• Những vấn đề và thông lệ pháp lý về nguồn lực nhân sự giữa thị trường quốc tế?
• Bộ phận nhân sự tại trụ sở chính có phải đảm nhận luôn công việc quản lý không? Công ty có nên mở văn phòng nhân sự riêng ở nước ngoài?
• Doanh nghiệp có nên thuê bên tư vấn để giải quyết các công việc tuyển dụng và nhân sự tại quốc gia khác sắp có cơ sở mới?

Trên đây là những thông tin về cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp mà Fastdo muốn chia sẻ. Hy vọng những kiến thức bổ ích này có thể giúp các bạn giải đáp được những thắc mắc và áp dụng đúng loại cấu trúc phù hợp với doanh nghiệp quả mình một cách hiệu quả.

>>>> KHÔNG NÊN BỎ LỠ:

• Quản lý dự án công nghệ thông tin là gì? Phương pháp quản lý
• Quản lý dự án xây dựng là gì? Vai trò và phương pháp quản lý
• 11 cách quản lý công việc hiệu quả nhất mà bạn cần ghi nhớ
• Chi phí quản lý dự án là gì? 5 cách tiết kiệm chi phí
• BSC là gì? Cách ứng dụng Balanced scorecard hiệu quả

Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là gì và nó có vai trò như thế nào trong hoạt động của công ty?

Cơ cấu tổ chức là một mô hình giúp doanh nghiệp xác định rõ ràng ai chịu trách nhiệm làm gì, cách thức tổ chức con người, quy trình quản lý, và phân bổ nguồn lực để đạt được mục tiêu chung. Nó là nền tảng cho sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban và giúp doanh nghiệp tránh rơi vào tình trạng mất phương hướng.

Cơ cấu tổ chức khác gì so với sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp?

Cơ cấu tổ chức là một kế hoạch tổng thể về cách doanh nghiệp vận hành, bao gồm phân công nhiệm vụ, quyền hạn, và quy trình ra quyết định. Trong khi đó, sơ đồ tổ chức chỉ đơn thuần là một biểu đồ trực quan thể hiện thứ bậc và mối quan hệ giữa các vị trí trong công ty, không thể hiện chi tiết cách các bộ phận phối hợp công việc.

Có những loại cơ cấu tổ chức doanh nghiệp nào thường gặp?

Các loại cơ cấu tổ chức phổ biến bao gồm: cơ cấu phân cấp (hierarchical), cơ cấu theo chức năng (functional), cơ cấu tổ chức phẳng (flat), cơ cấu theo bộ phận (divisional), cơ cấu ma trận (matrix), cơ cấu theo quy trình (process-based), cơ cấu vòng tròn (circular), cơ cấu mạng lưới (network), và cơ cấu tổ chức hỗn hợp (hybrid). Mỗi loại cơ cấu phù hợp với các doanh nghiệp khác nhau tùy thuộc vào quy mô, mục tiêu và ngành nghề.

Những yếu tố nào ảnh hưởng đến quyết định lựa chọn cơ cấu tổ chức cho một doanh nghiệp?

Các yếu tố ảnh hưởng bao gồm quy mô công ty, mục tiêu và chiến lược kinh doanh, ngành và động lực thị trường, văn hóa và giá trị doanh nghiệp, yêu cầu tuân thủ và quy định, cùng với tiến bộ công nghệ. Những yếu tố này giúp xác định mô hình cơ cấu tổ chức phù hợp để doanh nghiệp phát triển bền vững.

Fastdo Work có vai trò gì trong việc quản lý hiệu quả trong các cơ cấu tổ chức doanh nghiệp?

Fastdo Work là bộ giải pháp quản lý công việc giúp các doanh nghiệp vận hành hiệu quả trong mọi loại cơ cấu tổ chức. Với các công cụ như fPlan (lập kế hoạch), fWorkflow (quản lý quy trình), fMeeting (họp trực tuyến) và fTodolist (theo dõi công việc), Fastdo Work giúp đồng bộ hóa công việc giữa các phòng ban, tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu chi phí quản lý trong doanh nghiệp.

5/5 - (22 bình chọn)