10 Mẹo để Làm Chủ Microsoft Outlook 2013 2022 - Joe Comp

Việc theo dõi email, lịch và danh sách liên hệ có thể hút thời gian không sử dụng trong bất kỳ ngày làm việc nào. Bất kỳ thứ gì giúp tăng tốc công việc của bạn trong Outlook đều có thể tăng năng suất của bạn một cách có thể đo lường được. Hãy tưởng tượng nếu hộp thư đến của bạn chỉ hiển thị các tin nhắn bạn muốn xem. Hãy xem xét nếu bạn có thể xác định thông tin liên lạc quan trọng trong vài giây. Điều gì sẽ xảy ra nếu cuối cùng bạn biết lý do tại sao một số tính năng Outlook bị lỗi không hoạt động như quảng cáo?

10 mẹo này sẽ giúp bạn nén thông điệp và chương trình làm việc của bạn, và làm việc hiệu quả hơn.

1. Xem hộp thư đến theo cách của bạn

Khi sắp xếp màn hình theo cách bạn muốn, hãy lưu cài đặt Chế độ xem để bạn có thể quay lại bất kỳ lúc nào.

Khi bạn mở hộp thư đến lần đầu tiên, chế độ xem mặc định sẽ xuất hiện, nhưng không phải nhìn theo cách này. Để xem nhiều tùy chọn tùy chỉnh của Oulook, nhấp vào tab Xem trên thanh công cụ ribbon và chọn Thay đổi chế độ xem. Có nhiều chế độ xem được đặt trước bạn có thể chọn, giống như hiển thị các email mới nhất.

Cũng trên tab Xem, bạn có thể chọn Xem trước tin nhắn và chọn Tắt để bật xem trước tắt. Hoặc, chọn 1, 2 hoặc 3 để xem số dòng văn bản tin nhắn đó bên dưới tiêu đề của nó. Bạn có thể định cấu hình bất kỳ tùy chọn nào trong số này cho thư mục hiện tại hoặc cho tất cả các hộp thư.

Nhấp Xem cài đặt để biết các tùy chọn để tùy chỉnh chế độ xem, chẳng hạn như thêm cột hoặc sắp xếp lại thứ tự của chúng. Các tùy chọn Sắp xếp cho phép bạn sắp xếp email theo Ngày, Chủ đề, v.v. Tùy chọn Bố cục cho phép bạn tùy chỉnh ngăn thư mục và ngăn đọc.

Khi bạn đã sắp xếp hộp thư đến theo ý thích của mình, hãy nhấp vào Thay đổi chế độ xem> Lưu chế độ xem hiện tại dưới dạng chế độ xem mới. Sau đó nhập tên cho chế độ xem và chỉ định thư mục nào có thể được sử dụng trên và bởi ai. Trong tương lai, quay lại chế độ xem này bằng cách chọn Thay đổi chế độ xem và chọn chế độ xem đã lưu của bạn.

2. Xác định lại những gì đánh dấu email là "đã đọc"

Tự động đánh dấu thư là chỉ đọc nếu chúng xuất hiện trong Ngăn Đọc lâu hơn khoảng thời gian đặt trước.

Màu Outlook chưa đọc email khác với thư bạn đã đọc đọc. Tuy nhiên, quá dễ để một email được đánh dấu là đã đọc khi bạn vừa mới xem lướt qua, điều này có thể khiến bạn bỏ qua điều gì đó quan trọng.

Để ngăn chặn điều này, hãy chọn Tệp> Tùy chọn> Thư, và sau đó nhấp vào nút Ngăn đọc. Chọn hộp kiểm "Đánh dấu các mục là đã đọc khi được xem trong ngăn đọc". Điều chỉnh số giây bạn muốn thông báo xuất hiện trong Ngăn đọc trước khi Outlook đánh dấu nó là đã đọc. Mặc định là 5 giây. Giả sử bạn đặt nó trong 30 giây.

Sau đó, trong khi bạn xem trước các tin nhắn trong Ngăn Đọc, chỉ những email xuất hiện ở đó dài hơn 30 giây sẽ được đánh dấu tự động là đã đọc.

3. Viết các quy tắc của riêng bạn về cách thông báo xuất hiện

Các tin nhắn chưa đọc được đánh dấu màu xanh theo mặc định, nhưng bạn có thể thay đổi điều này.

Outlook 2013 có cách mới để chỉ ra các tin nhắn chưa đọc. Có một thanh màu xanh ở bên trái thư trong hộp thư đến của bạn và tiêu đề thư cũng có màu xanh lam.

Màu xanh này được áp dụng bằng định dạng có điều kiện. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi cả màu sắc và phông chữ. Vẫn còn tốt hơn, bạn có thể viết các quy tắc của riêng mình và định dạng email của mình bằng màu sắc bạn chọn.

Bạn có thể gán một màu nhất định cho email dựa trên người gửi cho họ hoặc từ nào xuất hiện trong dòng chủ đề. Để thực hiện việc này, chọn Xem> Xem cài đặt> Định dạng có điều kiện. Bạn sẽ thấy quy tắc Tin nhắn chưa đọc và màu xanh lam. Ở đây bạn có thể thay đổi phông chữ hoặc màu sắc theo ý muốn.

Bạn cũng có thể nhấp Thêm để thêm quy tắc mới. Bắt đầu bằng cách nhập tên cho quy tắc trong hộp Tên. Sau đó bấm Phông và chọn phông chữ và màu phông chữ để áp dụng cho tiêu đề email. Cuối cùng, nhấp vào Điều kiện nút. Khi hộp thoại Bộ lọc mở ra, hãy chọn các tùy chọn mô tả loại email nào sẽ được định dạng với cài đặt mới của bạn. Nhấp OK ba lần để lưu cài đặt của bạn.

4. Khôi phục thanh việc cần làm

Bạn có thể hiển thị thanh việc cần làm trong Outlook 2013, nhưng nó không hoạt động hiệu quả như trước đây.

Outlook 2013 sẽ tắt thanh việc cần làm theo mặc định, nhưng dễ mang lại. Nhấp vào tab Xem, chọn Thanh việc cần làm, và từ danh sách thả xuống, hãy chọn mục nào sẽ xuất hiện trên thanh Việc cần làm. Các tùy chọn là bật Thanh Việc Cần Tắt (mặc định) hoặc để hiển thị kết hợp Công việc, Mọi người và Lịch. Thứ tự mà bạn chọn các tùy chọn này xác định thứ tự chúng xuất hiện trong Thanh việc cần làm. Ví dụ: Tác vụ, được chọn trước tiên, ở trên cùng. Mặt hàng thứ hai, Người, xuất hiện bên dưới và thứ ba, Lịch, xuất hiện ở cuối thanh.

Tuy nhiên, thanh Việc cần làm không còn hoạt động như nó đã làm trong các phiên bản trước của Outlook. Bất kể thanh rộng như thế nào, bạn chỉ thấy một tháng theo lịch. Ngoài ra, nếu bạn không có các cuộc hẹn được lên lịch cho ngày hôm nay, thì không có cuộc hẹn nào hiển thị ngay cả khi bạn có một số ngày dự kiến ​​vào ngày mai.

5. Kết nối với các tài khoản truyền thông xã hội của bạn

Sử dụng hộp thoại Tài khoản mạng xã hội để liên kết Outlook với LinkedIn và Facebook để các chi tiết liên lạc của bạn có thể truy cập được từ bên trong Outlook.

Khi bạn kết nối Outlook với tài khoản truyền thông xã hội của mình, mô-đun Mọi người có thể

Để liên kết tài khoản mạng xã hội với Outlook 2013, chọn Tệp> Thông tin> Cài đặt tài khoản > Tài khoản mạng xã hội. Kết nối với LinkedIn và Facebook bằng cách chọn dịch vụ mong muốn, nhập chi tiết tài khoản của bạn và cho phép Outlook truy cập vào tài khoản của bạn. Bây giờ chi tiết từ những người trong danh sách liên lạc của bạn, người sử dụng trang web xã hội bạn đã thêm sẽ xuất hiện trong khu vực Mọi người trong Outlook.

6. Dọn dẹp thông tin liên lạc

Sử dụng tính năng Liên hệ Liên kết để liên kết nhiều mục liên lạc cho một người với nhau để thông tin dễ truy cập hơn.

Các tính năng mới trong mô-đun People của Outlook cho phép bạn truy cập thông tin về các địa chỉ liên hệ từ các địa điểm bao gồm Facebook và LinkedIn.Trong một số trường hợp, bạn sẽ có nhiều mục liên lạc trong danh sách liên lạc cho một người, với các chi tiết khác nhau ở mỗi nơi.

Bạn có thể liên kết nhiều mục nhập này cho một liên hệ duy nhất để thống nhất dữ liệu ở một nơi. Nhấp vào liên hệ bạn quan tâm và xem thông tin của họ bằng cách chọn Trang chủ> Mọi người.

Ở bên phải màn hình, nhấp Liên kết liên hệ, và hộp thoại sẽ mở ra mục nhập liên hệ hoặc mục nhập cho người đó. Trong hộp Tìm kiếm người, hãy nhập một số thông tin nhận dạng cho người đó và Outlook sẽ trả về bất kỳ mục nhập liên hệ nào khác có thể phù hợp với người đó. Nếu họ là cùng một người, hãy nhấp vào mục đó để liên kết chi tiết.

7. Kiểm soát nơi Outlook tìm kiếm theo mặc định

Bạn có thể cấu hình Outlook 2013 để nó mặc định tìm kiếm trong các thư mục bạn chọn.

Khi bạn tìm kiếm email trong Outlook, vị trí mặc định là Hộp thư Hiện tại của bạn. Tuy nhiên, điều này thường quá hạn chế. Ví dụ: nếu bạn muốn tìm kiếm trả lại tất cả các mục phù hợp trong tất cả các hộp thư, bạn sẽ cần phải chọn tùy chọn này từ danh sách trong hộp Tìm kiếm cho mọi tìm kiếm bạn thực hiện. Outlook sử dụng để tìm kiếm. Để thực hiện việc này, chọn

Tệp> Tùy chọn> Tìm kiếm. Trong vùng Kết quả bạn có thể chọn để bao gồm kết quả, chọn một trong bốn tùy chọn sau: Thư mục hiện tại; Thư mục hiện tại, Hộp thư hiện tại khi tìm kiếm từ hộp thư đến; Mailbox hiện tại; hoặc Tất cả hộp thư. Chọn tùy chọn bạn muốn sử dụng và bấm OK. Điều này sau đó sẽ trở thành mặc định cho các tìm kiếm Outlook mặc dù tất nhiên bạn có thể thay đổi nó trên một tìm kiếm theo cơ sở tìm kiếm khi cần. 8. Quyết định xem có sử dụng các bước nhanh hay quy tắc

Các bước và quy tắc nhanh thực hiện các tác vụ tương tự hay không nhưng có một lựa chọn rõ ràng để được sử dụng cho mục đích gì.

Các bước nhanh được giới thiệu trong Outlook 2010 để cung cấp cho bạn một phương thức thực hiện nhanh các tác vụ trong Outlook. Tuy nhiên, bạn có thể tự hỏi tại sao bạn sẽ sử dụng một bước nhanh hơn là một quy tắc? Các bước nhanh chóng linh hoạt để bạn có thể chọn áp dụng chúng khi bạn muốn sử dụng chúng - Quy tắc ít linh hoạt hơn và khi chúng được thiết lập chúng sẽ tự động được áp dụng.

Câu trả lời bạn nên sử dụng tùy thuộc vào tác vụ của bạn. Sử dụng Quy tắc, ví dụ: khi bạn có thể xác định thư luôn phải được xử lý theo cách cụ thể mỗi lần. Vì vậy, bạn sẽ sử dụng một quy tắc nếu bạn muốn di chuyển tất cả các tin nhắn đến từ sếp của bạn đến một thư mục cụ thể. Quy tắc sẽ hoạt động tốt ở đây vì email của sếp của bạn sẽ dễ dàng xác định bằng địa chỉ email duy nhất.

Mặt khác, nếu bạn lưu trữ các thông cáo báo chí đến trong một thư mục đặc biệt, đây có thể là nhiệm vụ cho Bước Nhanh nếu bạn không biết trước thời gian những email này sẽ đến từ đâu. Không có cách nào để nhận dạng duy nhất một email có chứa thông cáo báo chí, bạn không thể viết quy tắc để tự động xử lý thư. Tuy nhiên, bạn có thể tạo Bước Nhanh mà bạn có thể bấm để di chuyển bất kỳ thư đã chọn nào vào một thư mục cụ thể. Bước Nhanh không thể xác định rằng một email có chứa thông cáo báo chí - bạn phải làm điều đó - nhưng nó sẽ đẩy nhanh quá trình di chuyển email nếu bạn quyết định cần phải di chuyển. Bạn có thể tạo các bước nhanh và quy tắc trong khu vực thư của Outlook bằng cách sử dụng các công cụ trên tab Trang chủ.

9. Sử dụng Favorites

Tạo một thư mục yêu thích để nó xuất hiện ở phía trên cùng của Folder Folder và dễ tìm và sử dụng.

Nếu bạn có một vài tài khoản email, folder folder của bạn có thể trở nên đông đúc với các thư mục nó mất nhiều thời gian để điều hướng để tìm những thư mục mà bạn sử dụng hầu hết thời gian. Bạn có thể đơn giản hóa việc tìm kiếm các thư mục này nếu bạn thêm chúng dưới dạng Mục ưa thích. Các mục yêu thích xuất hiện ở đầu danh sách Thư mục khi bạn ở trong mô-đun Thư.

Nếu vùng Ưa thích không xuất hiện chuyển sang Thư và chọn

Xem> Ngăn Thư mục và nhấp để bật Mục ưa thích. Bây giờ bạn có thể thêm bất kỳ thư mục nào vào Favorites bằng cách kích chuột phải vào thư mục trong Folder folder và chọn Show in Favorites. Bạn thậm chí có thể thiết lập một thư mục tìm kiếm là một yêu thích vì vậy nó rất dễ dàng để tìm và sử dụng. 10. Hiểu hậu quả của việc sử dụng IMAP

Nếu dịch vụ email của bạn sử dụng giao thức IMAP, một số tính năng của Outlook sẽ không có sẵn, bao gồm cả gắn cờ tin nhắn chi tiết.

Nếu tài khoản email của bạn sử dụng giao thức IMAP, một số chức năng phổ biến sẽ không hoạt động trong Outlook 2013. Đây sẽ là vấn đề đối với số người dùng ngày càng tăng, vì IMAP cho phép bạn truy cập email từ bất kỳ thiết bị nào. Các dịch vụ như Hotmail và Gmail chẳng hạn, sử dụng IMAP cho email.

Khi bạn đang sử dụng email IMAP, trong Outlook bạn không còn có thể tải xuống chỉ tiêu đề thư và quyết định thư nào cần tải xuống. Thay vào đó, bây giờ tất cả các email tải xuống tự động. Ngoài ra, với IMAP bạn không thể thêm cờ chi tiết vào thư. Cờ hoặc là bật hoặc tắt, và không thể được thiết lập để có nghĩa là những thứ khác nhau. Bạn sẽ không thể phân bổ thư đến các Danh mục, ngoại trừ các thông điệp tài khoản Hotmail.