10 Mẹo Vẽ Sơ đồ Tổ Chức Nhân Sự Dành Riêng Cho Nhà Quản Lý

Testcenter – Xây dựng sơ đồ tổ chức nhân sự chưa bao giờ là việc đơn giản. Tính tối ưu của và sự hoàn thiện của sơ đồ tổ chức nhân sự sẽ ảnh hưởng rất lớn, đến mọi mặt hoạt động của doanh nghiệp, từ việc xác định chủ thể, vai trò, chức năng nhiệm vụ, đầu mối thông tin đến những quy trình công việc khác. Thấu hiểu sự cần thiết của sơ đồ tổ chức nhân sự đối với doanh nghiệp, bài viết này Testcenter sẽ giới thiệu đến bạn những mẹo đơn giản để lập sơ đồ tổ chức nhân sự đơn giản và hiệu quả.

Sơ đồ tổ chức nhân sự là gì?

Một tổ chức được cấu trúc hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp đủ ổn định để thực thi chiến lược thành công và duy trì lợi thế cạnh tranh hiện tại, đồng thời cũng đủ linh hoạt để phát triển các lợi thế cạnh tranh cho chiến lược tương lai.

Cụ thể, tính ổn định của cơ cấu tổ chức giúp doanh nghiệp quản trị công việc một cách hệ thống, trật tự, nhịp nhàng. Trong khi đó, tính linh hoạt của nó sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp phân bổ nguồn lực thích hợp để khai thác các lợi thế cạnh tranh tốt hơn trong tương lai.

Sơ đồ tổ chức nhân sự hay biểu đồ tổ chức (organogram) là một sơ đồ trực quan, thể hiện cấu trúc bên trong của một công ty hay doanh nghiệp, bằng cách trình bày chi tiết vai trò, trách nhiệm và mối quan hệ giữa các cá nhân trong công ty hay doanh nghiệp đó.

Tầm quan trọng của sơ đồ tổ chức nhân sự

Đọc sơ đồ cơ cấu tổ chức, chúng ta sẽ dễ dàng có cái nhìn tổng quan về cách tổ chức của một doanh nghiệp, từ một văn phòng, dự án khởi nghiệp, nhà máy sản xuất,…

Tham khảo thêm: Quản trị nhân sự hiệu quả dành cho mọi nhà quản lý

Một sơ đồ tổ chức nhân sự tối ưu sẽ giúp doanh nghiệp, giúp nhà quản lý dễ dàng hơn trong quản trị nhân sự, nắm được quy mô của doanh nghiệp cũng như quy trình phối hợp công việc của các phòng ban, bộ phận. Ở một khía cạnh khác, sơ đồ nhân sự rõ ràng sẽ giúp nâng cao thương hiệu tuyển dụng của doanh nghiệp bạn.

Sơ đồ tổ chức nhân sự còn có vai trò quan trọng trong:

• Thể hiện cơ cấu và hệ thống cấp bậc trong nội bộ cũng như làm rõ vai trò, trách nhiệm của từng cá nhân
• Giúp nhân viên biết được mình cần báo cáo công việc cho ai hay liên hệ với ai khi cần thiết.
• Lưu giữ thông tin liên lạc của nhân viên
• Giúp bộ phận quản lý biết được số lượng nhân viên trong từng phòng ban cũng như cách phân bổ nhân viên hiệu quả nhất dựa vào đánh giá nhân viên, đánh giá nguồn lực.

Đọc thêm: Tài liệu quản trị doanh nghiệp mà doanh nghiệp cần phải có

Ngược lại, một cơ cấu tổ chức kém hiệu quả, sẽ dẫn đến những mâu thuẫn chồng chéo trong doanh nghiệp như: nhầm lẫn vai trò của nhân sự, thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận, xử lý tình huống kém, xuất hiện nhiều xung đột,…

10 mẹo vẽ sơ đồ tổ chức đơn giản

Tiếp theo, chúng ta hãy cùng nhau bỏ túi 10 gợi ý cực kỳ hữu ích từ Testcenter, để tạo được sơ đồ tổ chức đơn giản nhưng tối ưu và phù hợp cho mọi doanh nghiệp nhé.

1. Định dạng biểu đồ để vừa với một trang

Sử dụng kết hợp sắp xếp các hộp theo chiều ngang ở đầu biểu đồ và chiều dọc bên dưới để vừa với nhiều hộp, nhưng tốt nhất là vừa với một trang. Như thế sẽ thuận tiện cho người khác đọc sơ đồ, mà không cần phải lật qua lật về.

2. Nhóm những người có cùng chức danh vào một hộp

Hãy nhóm tất cả những người có cùng chức danh vào một hộp, sẽ giúp tiết kiệm được không gian đáng kể so với việc gắn nhãn từng người vào hộp riêng của chính họ.

3. Làm cho tất cả các hộp có cùng kích thước và đặt chúng bằng nhau

Biểu đồ trông sẽ cân đối và có tính thẩm mỹ hơn khi tất cả các hộp có cùng kích thước (trừ hộp chứa nhiều người) và khoảng cách giữa các hộp tương đồng nhau.

4. Hiển thị vị trí trợ lý bằng thanh bên dưới trình quản lý

Vị trí trợ lý nên được hiển thị với một hộp nằm ngoài đường kết nối người quản lý với cấp dưới của họ. Điều này giúp phân biệt vai trò của trợ lý với những người khác báo cáo công việc cho cấp quản lý.

5. Đặt tên chức vụ trước, sau đó đến tên người nắm giữ vị trí

Tên chức vụ nên được thể hiện phía trên tên của người đang đảm nhiệm vị trí đó. Vì chức vụ sẽ xác định cơ cấu tổ chức chứ không phải con người hiện đang đảm nhận. Và người đảm nhận có thể thay đổi nhưng sẽ không thay đổi cách sắp xếp cấu trúc của sơ đồ.

6. Hiển thị người quản lý có hai chức danh dưới dạng hai hộp khác nhau trong biểu đồ

Trong công ty, một người có thể đảm nhận cùng lúc hai chức vụ. Cách tốt nhất để hiển thị điều này là bao gồm cả hai vị trí trong biểu đồ và cho thấy họ đang nắm giữ cả hai vị trí đó. Hãy nhớ rằng, cơ cấu tổ chức dựa trên các vị trí; không phải những người nắm giữ chúng.

7. Sử dụng các đường chấm một cách tiết kiệm

Đôi lúc việc hiển thị các mối quan hệ bằng một đường chấm nối các ô của hai vị trí, sẽ rất hữu ích. Nhưng quá nhiều các đường chấm, sẽ khiến biểu đồ trở thành một mớ hỗn độn. Để hiển thị các đội, tốt hơn nên sử dụng các biểu đồ riêng biệt.

8. Vẽ biểu đồ của bạn tự động bằng cách nhập dữ liệu nhân viên

Các chương trình phần mềm sơ đồ tổ chức tốt nhất sẽ tự động tạo biểu đồ cho bạn. Điều này được thực hiện bằng cách nhập một tệp dữ liệu liệt kê chức danh của từng vị trí, tên của người được chỉ định và chức danh của người quản lý của họ trong mỗi hàng. Bạn có thể tạo một trong những thứ này trong chương trình bảng tính, chẳng hạn như Excel.

9. Tạo phiên bản trực tuyến của biểu đồ của bạn với các siêu liên kết để biết thêm thông tin

Hầu hết mọi người đều quen thuộc với việc in sơ đồ tổ chức ra giấy, nhưng việc phân phối chúng trực tuyến có thể hữu ích hơn nhiều. Cả hai đều cho phép bạn xem cấu trúc của một tổ chức và đọc tên và chức danh của những người làm việc trong đó, nhưng chỉ có một biểu đồ trực tuyến mới cho phép bạn tương tác với nó.

10. Chia nhỏ các biểu đồ lớn thành nhiều biểu đồ liên kết nhỏ hơn

Ở bất kỳ định dạng nào, một biểu đồ rất lớn rất khó xem. Một cách tiếp cận dễ quản lý hơn là chia tổ chức thành các nhóm nhỏ hơn, mỗi nhóm có một biểu đồ tổ chức có kích thước hợp lý và sau đó liên kết chúng lại với nhau.

Kết luận

Trong thời kỳ chuyển đổi số doanh nghiệp diễn ra mạnh mẽ như ngày nay, xây dựng sơ đồ tổ chức nhân sự là một hoạt động cần thực hiện liên tục và đồng thời cũng là một thách thức đối với bất kỳ nhà quản lý nào. Hy vọng những mẹo hay mà Testcenter gợi ý trên đây, sẽ giúp bạn có những đóng góp tuyệt vời vào việc xây dựng sơ đồ tổ chức nhân sự thật sự hiệu quả cho doanh nghiệp của mình. 

Testcenter.vn – Nền tảng công nghệ cung cấp giải pháp test online dành riêng cho doanh nghiệp Việt Nam. Tự hào đồng hành cùng +100 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như HONDA, Đại học FPT, TopCV, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB)…

Nếu bạn quan tâm đến giải pháp giúp nâng cao chất lượng tuyển dụng, đào tạo và đánh giá năng lực nhân sự giúp tối ưu chi phí lên tới 30%. Vui lòng đăng ký ngay tại đây để được tư vấn trực tiếp về Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter.

TestCenter.vn – Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự cung cấp giải pháp test online dành cho doanh nghiệp Việt Nam. TestCenter.vn với ngân hàng 300+ đề thi tuyển dụng nhân sự mẫu hỗ trợ quy trình đánh giá năng lực nhân sự. Tự hào đồng hành cùng +500 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như Honda, Sailun, Petrolimex, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB),…

Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được 30% chi phí so với cách tuyển dụng truyền thống khi sử dụng Testcenter. Vui lòng ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để nhận tư vấn 1-1 về các tính năng của Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter