10 Quy Tắc Thiết Kế Đơn Giản Để Khiến Văn Bản Word Đẹp Và ...

1.Đơn giản mà ý nghĩa (Keep It Simple, Less Is More)

Gần như mọi mẹo vặt trong bài viết này đều ứng dụng cho nguyên tắc đầu tiên, nhưng điều này quan trọng đến mức nó mang một thông điệp đặc biệt: giữ cho văn bản đơn giản và ngắn gọn nhất có thể. Hãy biến nguyên tắc này trở thành động lực để thiết kế bất kì tài liệu nào của bạn, và nếu sau khi đọc xong bạn chỉ nhớ được một điều, thì hãy để nó là nguyên tắc tối quan trọng này!

Khi viết một tài liệu, nội dung phải là trọng tâm chính. Các định dạng có sẵn trên Word để làm cho nội dung đó dễ đọc và dễ hiểu hơn. Hãy loại bỏ sự cám dỗ của việc đưa các yếu tố bắt mắt vào bài viết, bởi chúng chỉ làm người đọc sao lãng mà thôi. Tối đa hóa khoảng trắng. Giữ cho lối hành văn của bạn chặt chẽ và rà soát lại câu cú và đoạn văn. Đơn giản và tối giản là tôn chỉ khi làm mọi việc.

2. Chọn một phông chữ phù hợp với bối cảnh

Quyết định thiết kế quan trọng đầu tiên của bạn nên là lựa chọn kiểu chữ bạn sẽ sử dụng. Quan niệm truyền thống cho rằng phông chữ serif sẽ dễ đọc hơn trong các tài liệu in trong khi phông chữ sans-serif lại dễ nhìn hơn trên màn hình kỹ thuật số.

Các ví dụ điển hình về phông chữ serif bao gồm Garamond, Georgia, Hoefler Text, và Palatino, trong khi các ví dụ về phông sans-serif lại là Arial, Gill Sans, Helvetica và Lucida Sans. Bất cứ phông chữ nào bạn sử dụng, hãy giữ nguyên cùng một kiểu chữ xuyên suốt tài liệu. (Nếu muốn, bạn có thể sử dụng một kiểu chữ khác cho tiêu đề.)

3. Sử dụng Kích thước Phông chữ và Màu sắc tiêu chuẩn

Hầu hết các bài báo về kinh doanh và học thuật đều được xuất bản với cỡ chữ 12, và điều này thường mang tới những đoạn văn dễ đọc nhất khi được kết hợp với chỉ dẫn về kích thước trang, lề và khoảng cách dòng về sau ở bài viết này. Một số báo cáo dày đặc thông tin đôi khi có thể giảm kích thước phông chữ xuống 10, nhưng không bao giờ được giảm nhỏ hơn nữa.

Nói chung, tốt nhất là bạn không nên dùng bất cứ gì liên quan đến màu sắc, đặc biệt là đối với tài liệu in. Bạn sẽ phải trả thêm tiền cho mực màu và khi sao chép tài liệu màu cũng sẽ không giữ được. Đối với tài liệu kỹ thuật số, hãy đặt trước văn bản màu cho các cảnh báo quan trọng và những điều tương tự. Khi muốn nhấn mạnh nội dung, tôi khuyên bạn nên sử dụng chữ in đậm và in nghiêng.

4. Sử dụng Kích thước trang và Lề trang tiêu chuẩn

Gần như tất cả các tài liệu văn phòng được in trên các trang 8½”x 11” tiêu chuẩn, được gọi là kích thước Thư của Hoa Kỳ (còn được gọi là A4 ở những nơi khác, có kích thước 210mm x 297mm). Đây là kích thước duy nhất được đảm bảo luôn có sẵn dù bạn sử dụng máy in nào.

Đối với lề trang, hầu hết các chỉ dẫn về kiểu dáng và định hướng về phong cách đều khuyên để 1 inch lề trên tất cả các mặt của trang, giúp phần làm cho văn bản dễ đọc và cho phép ghi chú nếu cần. Tuy nhiên, nếu tài liệu sẽ được đóng quyển, bạn có thể muốn tăng lề bên thành 1½ inch để chứa các vòng của kẹp tài liệu.

5. Căn chỉnh các đoạn sang lề trái

Bạn sẽ có khuynh hướng tùy chỉnh căn lề đều hai bên vì đó là những gì được sử dụng trên báo, tiểu thuyết và một số sách giáo khoa, nhưng đó sẽ là lựa chọn sai lầm cho tài liệu văn phòng và học thuật. Trong khi văn bản ấy sẽ có thể trông sạch sẽ và trang trọng hơn nhờ các cạnh thẳng, nó lại “giết chết” tính dễ đọc của tài liệu.

Điều bạn muốn là việc căn trái cho văn bản. Điều này tạo ra sự mất cân đối ở bên phải các đoạn văn, nhưng nó giữ khoảng cách chữ cái theo ý muốn với bất kỳ kiểu chữ nào bạn đang sử dụng, và điều đó có nghĩa là độ rõ ràng sẽ được tối ưu. Nếu không, bạn có thể gặp phải những dòng typography cực kỳ mất tập trung và (thực lòng) rất xấu xí.

6. Thụt lề các dòng đầu tiên của đoạn văn

Các đoạn văn không nên có khoảng trống thừa giữa chúng và các dòng đầu tiên của đoạn văn phải được thụt vào để làm cho mỗi đoạn được nổi bật lên. Ngoại lệ duy nhất là các đoạn trực tiếp bên dưới một tiêu đề mỗi phần, vì rõ ràng rằng đó là đoạn riêng của phần đó.

Nguyên tắc chung là làm cho kích thước thụt lề giống như kích thước phông chữ. Hãy đảm bảo rằng bạn sử dụng các tính năng styling cho đoạn văn của Word để xử lý thụt lề thay vì sử dụng phím Tab!

7. Chèn hình ảnh giữa các đoạn văn

Sẽ tốt nhất nếu ta đặt hình ảnh bên trong một đoạn văn và cho phép văn bản chạy xung quanh nó, và nếu công ty bạn thích kiểu này, thì hãy tiếp tục làm điều đó. Nhưng nói chung, nó có thể phá hỏng tính dễ đọc, đặc biệt là trong các báo cáo thiên về số liệu.

Phương án an toàn nhất, đặc biệt là đối với các biểu đồ và bảng, là đặt hình ảnh ở giữa các đoạn văn và giữ cho chúng được căn giữa. Bằng cách đó hình ảnh của bạn không bao giờ phải tranh giành sự chú ý với phần văn bản xung quanh, và đồng thời cũng giúp đầu đề nổi bật.

8. Chọn khoảng cách dòng thích hợp theo ngữ cảnh

Lựa chọn khoảng cách dòng (khoảng trắng phân tách các dòng văn bản) phù hợp thực sự phụ thuộc vào loại tài liệu bạn đang viết.

Đầu tiên, các nghiên cứu học thuật nên dựa theo bất kỳ mẫu chuẩn nào theo phong cách học thuật, và tăng khoảng cách dòng gấp đôi được khuyến khích sử dụng nếu như không có mẫu nào. Các tài liệu kinh doanh và văn phòng có xu hướng cách dòng đơn lẻ để giảm thiểu số lượng trang cần thiết khi in, nhưng các tài liệu kỹ thuật số sẽ dễ đọc hơn nếu khoảng cách giữa các dòng ở tầm 120-150%.

9. Chia nhỏ văn bản với Headings và Lists

Các tài liệu càng dài thì các tiêu đề càng trở nên quan trọng hơn. Liệu bạn có thích đọc một bản báo cáo 20 trang và không có gì ngoài một “bức tường văn bản” từ đầu đến cuối? Hoặc bản báo cáo 30 trang được sắp xếp thành các phần, tiểu mục và tiêu đề phù hợp? Lần nào tôi cũng ưu tiên lựa chọn thứ hai hơn.

Việc tạo một danh sách cũng là một cách tốt để phá vỡ “bức tường văn bản” này và thu hút chú ý của người đọc tới các điểm quan trọng. Hãy sử dụng danh sách được đánh số khi đếm một tập hợp các mục (ví dụ: "năm thuộc tính của một doanh nhân thành công") hoặc khi cung cấp hướng dẫn từng bước. Nếu không, danh sách được đánh dấu không cũng khá ổn. Chỉ cần đảm bảo tác giả tránh sử dụng quá nhiều danh sách, vì điều này có thể làm giảm tính dễ đọc của bài viết.

10. Tách phần riêng biệt với công cụ ngắt đoạn

Trong Microsoft Word, phần ngắt cho phép bạn phân biệt các trang nhất định với các thay đổi về hướng, cột, đầu trang, cuối trang, số trang và hơn thế nữa. Phần ngắt có bốn dạng:

• Trang tiếp theo: Bắt đầu phần tiếp theo trên trang sau.
• Tiếp tục: Bắt đầu phần tiếp theo trên trang hiện tại.
• Trang chẵn: Bắt đầu phần tiếp theo trên trang chẵn tiếp theo.
• Trang lẻ: Bắt đầu phần tiếp theo trên trang chẵn tiếp theo.

Nếu tài liệu của bạn đủ lớn để cần các chương, đây là cách tốt nhất để định dạng chúng một cách rõ ràng. Mỗi chương nên được sử dụng với phần ngắt “Trang tiếp theo”, hoặc phần ngắt “Even Page” hoặc “Odd Page” nếu bạn định đóng thành một cuốn sách.

Khi không biết phải làm gì, hãy sử dụng mẫu tài liệu được tạo trước

Trừ khi công ty hoặc trường học của bạn yêu cầu bố cục và định dạng cụ thể, bạn có thể bỏ qua công việc khó khăn thiết lập mẫu của riêng bạn; trong khi bạn chỉ cần tải xuống một mẫu có sẵn trên mạng. Chúng tôi đã tổng hợp một loạt các tiện ích này để thuận tiện cho bạn, bao gồm mẫu thư kinh doanh, mẫu trang bìa, mục lục và quản lý dự án.