1001 điều Về Mẫu Bảng Chấm Công Theo Ca Mà Bạn Cần Biết

Để quản lý giờ làm việc của các nhân viên kinh doanh, nhân viên bán hàng tại showroom hay công nhân trong các xí nghiệp, chắc chắn bộ phận nhân sự sẽ cần sử dụng các mẫu bảng chấm công theo ca.

Trong bài viết này, HappyTime sẽ chia sẻ với bạn 6 mẫu bảng chấm công theo ca phổ biến nhất, cùng những lưu ý khi tạo bảng công cho nhân viên công ty mình!

Mục lục

• 1 Yêu cầu cần có trong bảng chấm công theo ca
• 2 6 mẫu bảng chấm công theo ca cho nhân viên
  • 2.1 Mẫu bảng chấm công theo ca trong tháng cho cá nhân
  • 2.2 Mẫu bảng chấm công theo ca trong tháng cho nhiều nhân viên
  • 2.3 Mẫu bảng chấm công theo ca hàng ngày cho cá nhân
  • 2.4 Mẫu bảng chấm công theo ca có giờ nghỉ giải lao
  • 2.5 Mẫu bảng chấm công theo ca có làm thêm giờ
  • 2.6 Mẫu bảng chấm công theo ca có tính lương
• 3 Lưu ý khi tạo mẫu bảng chấm công theo ca cho nhân viên
• 4 Những khó khăn khi sử dụng bảng chấm công trên Excel
• 5 HappyTime – Nền tảng tự động hóa quy trình chấm công và quản lý công

Yêu cầu cần có trong bảng chấm công theo ca

Hiện nay, có rất nhiều phương thức chấm công khác nhau trong doanh nghiệp. Có thể kế đến một số hình thức phổ biến như chấm công theo tuần, theo tháng, theo giờ làm việc.

Tuy nhiên, đối với các tổ chức trong lĩnh vực sản xuất, dịch vụ với số lượng nhân sự lớn, đồng thời không có thời gian làm việc cố định, thì chấm công theo ca là sự lựa chọn phù hợp nhất. Một số đặc điểm của ngành sản xuất là:

• Một ngày được chia làm 2 -3 ca, mỗi ca kéo dài 8 tiếng
• Nhân viên có thể thoải mái lựa chọn làm việc theo ca làm việc phù hợp
• Một ngày chỉ có 1 ca làm chính thức, còn lại sẽ được tính thời gian làm thêm giờ.

Do đó, bảng biểu chấm công theo ca cần có một số yêu cầu nhất định như sau:

• Thời gian làm việc: ngày, tháng làm việc
• Số ca làm việc: Một ca làm bao nhiêu tiếng, một ngày làm bao nhiêu ca
• Số giờ làm việc chính thức? Số giờ thêm? Số ngày làm thêm giờ?
• Ngoài ra, cần có thêm các yếu tố khác như: nghỉ phép, nghỉ không phép,…

Tham khảo thêm:

• Download mẫu bảng chấm công theo giờ bằng Excel đầy đủ nhất
• 3 mẫu bảng chấm công theo giờ mới nhất dành cho nhà quản lý
• 4 mẫu chấm công nhân viên doanh nghiệp nào cũng cần phải có

6 mẫu bảng chấm công theo ca cho nhân viên

Dưới đây là 6 mẫu bảng chấm công chia ca, áp dụng cho từng hình thức quản lý nhân sự khác nhau. Đính kèm mỗi mẫu bảng công là link download. Bạn có thể tải về, chỉnh sửa sao cho phù hợp với cách thức quản lý giờ làm việc của nhân viên công ty mình.

Lưu ý: Một số ký hiệu thường dùng trong bảng chấm công:

Ký hiệu	Ý nghĩa
X	Đi làm trong ca
P	Nghỉ phép
K	Nghỉ không phép
TC	Tăng ca

Mẫu bảng chấm công theo ca trong tháng cho cá nhân

Đây là bảng chấm công cá nhân có chia ca đơn giản nhất, chỉ bao gồm các thông tin về ca làm và số giờ tăng ca. Để làm bảng chấm công này, bạn cần nhập liệu thủ công theo các dữ liệu trích xuất từ máy chấm công hoặc từ file Excel tổng hợp giờ vào/giờ ra của từng nhân viên theo ngày.

Tùy thuộc vào các cơ chế và quy định về giờ làm, nghỉ làm và tăng ca của công ty mà bạn có thể bổ sung các trường nội dung khác và tự tạo các ký hiệu bằng chữ cái sao cho phù hợp. Ở cuối bảng chấm công theo ca, bạn nhớ ghi chú giải nghĩa các ký hiệu.

Hàm Excel cần áp dụng: Ở mẫu bảng chấm công này, bạn chỉ cần áp dụng công thức COUNTIF(dải ô cần đếm,giá trị cần đếm) để đếm số lượng ô chứa dữ liệu X (tượng trưng cho số ngày nhân viên đi làm).

Tải mẫu bảng chấm công chia ca cho một nhân viên

>>Xem thêm: [Download] 13 mẫu bảng chấm công cá nhân trên Excel

Mẫu bảng chấm công theo ca trong tháng cho nhiều nhân viên

Nếu bảng chấm công cá nhân dùng để xác nhận với từng nhân viên về giờ làm trong tháng của họ, bảng chấm công của nhiều nhân viên (hay của toàn công ty) thường được dùng để báo cáo lại cho quản lý cấp trên.

Thông qua loại bảng chấm công theo ca này, quản lý có thể nắm được tình trạng đi làm và tăng ca của nhân viên để có sự điều chỉnh cho phù hợp hơn vào các tháng tiếp theo; hoặc đơn giản là dựa vào bảng chấm công này để đánh giá năng suất lao động của nhân viên.

Hàm Excel cần áp dụng: Ở mẫu bảng chấm công này, bạn cũng áp dụng công thức COUNTIF để đếm số ngày nhân viên đi làm. Kèm theo đó là hàm SUM(tổng giá trị trong dải ô cần tính) để tính tổng giờ làm thêm của nhân viên.

Tải mẫu bảng chấm công chia ca nhiều nhân viên

Mẫu bảng chấm công theo ca hàng ngày cho cá nhân

Ít mang tính thủ công hơn hai mẫu bảng chấm công bên trên, mẫu bảng chấm công hàng ngày thể hiện rõ giờ vào làm và giờ tan làm, bạn chỉ cần áp dụng hàm Excel là có thể tính được số giờ làm việc mỗi ngày của nhân viên. Vì thế, bảng chấm công này mang tính chính xác cao hơn.

Bạn có thể kết hợp thêm một số thông tin vào trong bảng chấm công này như ngày nghỉ phép, nghỉ không phép, số giờ tăng ca, v.vv.. Để gia tăng giá trị nội dung và có nhiều cơ sở hơn để tính lương cho nhân viên một cách chính xác nhất.

Hàm Excel cần áp dụng: Bạn cần áp dụng công thức lấy giờ tan làm trừ đi giờ vào làm để tính tổng số giờ làm việc trong ngày của nhân viên.

Tải mẫu bảng chấm công cá nhân hàng ngày có chia ca

Mẫu bảng chấm công theo ca có giờ nghỉ giải lao

Có rất nhiều công ty yêu cầu nhân viên chấm công thêm hai lần (trước và sau giờ nghỉ giải lao) để kiểm soát giờ làm việc của nhân viên, tránh tình trạng đi muộn, về sớm hay ăn gian giờ nghỉ vào giờ làm việc. Nếu công ty của bạn cũng đang quản lý giờ làm nhân viên theo hình thức này thì hãy chọn mẫu bảng chấm công theo ca dưới đây:

Hàm Excel cần áp dụng: Vì phải trừ số giờ nghỉ giải lao khỏi tổng số giờ làm việc trong ngày, bạn sẽ phải làm 2 phép trừ trong cùng một công thức, đó là lấy giờ tan làm – giờ vào làm – (giờ kết thúc giải lao – giờ bắt đầu giải lao).

Tải mẫu bảng chấm công theo bao gồm giờ nghỉ giải lao

Mẫu bảng chấm công theo ca có làm thêm giờ

Các công ty chia ca kíp thường là công ty sản xuất, nhà máy, xí nghiệp hoặc các công ty có bộ phận sales, chăm sóc khách hàng làm việc từ sáng đến tối. Đặc thù công việc trong các lĩnh vực này cũng thường xuyên phải làm thêm giờ mỗi khi số lượng hàng hóa cần sản xuất hay lượng khách hàng đổ về lớn hơn bình thường.

Bảng chấm công cho nhân viên trong trường hợp này cần bổ sung thêm trường thông tin giờ làm thêm như sau:

Hàm Excel cần áp dụng: Bạn vẫn sử dụng công thức giờ tan làm – giờ vào làm – (giờ kết thúc giải lao – giờ bắt đầu giải lao) để tính giờ làm việc trong ngày của nhân viên. Sau đó, bạn nhập liệu thêm số giờ làm thêm của nhân viên. Cuối cùng, bạn sử dụng công thức giờ làm bình thường + giờ làm thêm để tính tổng giờ làm trong ngày của nhân viên.

Tải mẫu bảng chấm công theo ca có làm thêm giờ

Mẫu bảng chấm công theo ca có tính lương

Để nhân viên đối chiếu lại thông tin chính xác nhất, bạn có thể bổ sung thêm cột tính lương kèm trong bảng chấm công. Với bảng chấm công này, nhân viên không những kiểm tra lại dễ dàng giờ làm việc của mình mà còn nắm bắt được ngay mức lương sẽ được nhận. Trong trường hợp có sai lệch về mức lương do nhập sai giờ làm thì cũng dễ tìm ra lỗi và sửa được nhanh chóng.

Ở mẫu bảng chấm công theo ca này, bạn có thể áp dụng cho từng tuần, tháng hoặc theo dự án, tùy theo yêu cầu của công ty.

Hàm Excel cần áp dụng: Tương tự như mẫu bảng chấm công trên, bạn cũng dùng công thức tính số giờ làm việc bình thường và số giờ làm thêm của nhân viên. Sau đó, bạn sử dụng hàm tính lương cơ bản và lương tăng ca dựa trên mức lương/1 giờ làm việc đã nhập sẵn trên tiêu đề file. Hàm tính lương ở đây sẽ có dạng: [mức lương/giờ làm]*HOUR(TIMEVALUE(Giờ làm)). Ví dụ, mức lương tăng ca/giờ được cố định là 90.000VND/giờ tại ô A1, tổng số giờ làm tăng ca của một ngày được nhập là 2:00:00 (2 giờ) tại ô A2, thì công thức tính lương tăng ca của ngày hôm đó là =$A$1*HOUR(TIMEVALUE(A2)).

Tải mẫu bảng chấm công chia ca có tính lương

>>> Xem thêm: Tổng hợp các loại bảng chấm công trực quan và thông dụng hiện nay

Lưu ý khi tạo mẫu bảng chấm công theo ca cho nhân viên

Để tạo bảng chấm công theo ca cho nhân viên chi tiết và đầy đủ nhất, bạn nên trình bày đầy đủ các thông tin sau trong văn bản:

• Thông tin nhân viên (Tên, mã nhân viên, phòng ban/bộ phận, người giám sát).
• Ngày chấm công.
• Giờ vào làm và giờ tan làm.
• Số giờ nhân viên làm việc trong một ca.
• Tổng số giờ làm việc chính thức.
• Tổng số giờ làm thêm sẽ được tính lương tăng ca.
• Các yếu tố khác như nghỉ phép, nghỉ không phép, nghỉ theo chế độ của công ty, v.vv..

>>> Xem thêm: Quy định về nội quy chấm công tính lương cho nhân viên

Những khó khăn khi sử dụng bảng chấm công trên Excel

Mặc dù doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng những mẫu bảng chấm công theo ca bằng Excel để kiểm soát giờ làm việc của nhân viên, song phương pháp chấm công truyền thống này đang ngày càng bộc lộ nhiều khuyết điểm – nhất là khi quy mô nhân sự của các doanh nghiệp ngày càng mở rộng, đội ngũ nhân sự lên đến hàng trăm, hàng nghìn người.

• Để tạo mẫu bảng chấm công theo ca hay bất cứ hình thức bảng công nào, bộ phận nhân sự phải tiêu tốn rất nhiều thời gian để tổng hợp và xử lý dữ liệu một cách thủ công. Điều này cũng dễ gây ra sai sót dữ liệu trong bảng công của nhân viên.
• Khó khăn trong theo dõi quỹ nghỉ phép của nhân viên.
• Bản thân nhân viên không thể theo dõi bảng công cá nhân thường xuyên, dễ bị quên ca làm việc hoặc làm nhầm ca.
• Càng gần cuối tháng, việc khiếu nại về sai sót ngày công, ngày phép càng dồn dập, gây thêm nhiều áp lực cho bộ phận nhân sự.
• Dễ tồn tại tình trạng gian lận trong chấm công.

HappyTime – Nền tảng tự động hóa quy trình chấm công và quản lý công

Thay vì tạo bảng chấm công cho nhân viên một cách thủ công, đã đến lúc các doanh nghiệp cần tự động hóa quy trình quản lý công với Nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân sự HappyTime.

Với tính năng chủ đạo là chấm công online, quản lý công khoa học và trích xuất bảng công tính lương hàng tháng, HappyTime sẽ giúp doanh nghiệp bạn xây dựng lại quy trình chấm công, tính lương theo hướng khoa học, chính xác và hiện đại hơn.

Được áp dụng công nghệ 4.0 mới nhất, HappyTime đã vượt qua giới hạn của các phần mềm chấm công khác trên thị trường, trở thành giải pháp quản lý công trọn vẹn:

• Kết nối được với mọi loại máy chấm công và thiết bị chấm công hiện có trên thị trường để thu thập dữ liệu chấm công của nhân viên.
• Cho phép nhân viên chấm công qua ứng dụng di động với đa dạng hình thức (FaceID, WiFi, GPS), đáp ứng được nhu cầu quản lý công đa dạng của mọi loại hình và lĩnh vực hoạt động của tổ chức.
• Có hệ thống gamification thúc đẩy tinh thần nhân viên đi làm và chấm công đúng giờ mỗi ngày.
• Quản lý công riêng biệt theo từng chi nhánh công ty, bộ phận, phòng ban, dù mỗi nhóm có giờ làm việc riêng.
• Tự động lên lịch, phân chia ca làm việc và quản lý công của nhân viên linh hoạt dù nhân viên thay đổi ca làm và chấm công vào các khung giờ khác nhau mỗi ngày.
• Cho phép gửi và duyệt đơn từ online, giảm thiểu thủ tục hành chính, rút gọn quy trình xin nghỉ phép, nghỉ không phép, nghỉ theo chế độ, v.vv..
• Mỗi nhân viên có thể tự theo dõi tình hình công và lương của mình trên ứng dụng di động, biết được luôn mức lương sẽ được nhận trong tháng đó.
• Cho phép xuất bảng chấm công nhân viên ra file Excel, tùy chọn được các trường thông tin hiển thị trong bảng chấm công theo bộ lọc được cung cấp.

TRẢI NGHIỆM MIỄN PHÍ NGAY

Với những chức năng hữu ích và thiết thực này, quy trình quản lý nhân sự sẽ được tự động hóa. HappyTime giảm thiểu gánh nặng công việc cho bộ phận nhân sự, giúp các tổ chức theo dõi giờ làm việc của nhân viên sát sao hơn. Trên hết, phần mềm HappyTime giúp gia tăng trải nghiệm cho nhân viên, tạo động lực để nhân viên đi làm và cống hiến mỗi ngày.

HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.