12 Quy Tắc Giúp Bạn Thành Thạo Kỹ Năng Viết Email

Email sẽ là bạn đồng hành của bạn trong quá trình học tập, tìm kiếm việc làm và đặc biệt là phát triển sự nghiệp. “Giắt túi” những quy tắc dưới đây sẽ giúp bạn viết email thuần thục và chuyên nghiệp.

>> 10 lỗi thường gặp trong resume các nhà tuyển dụng ghét nhất

1. Đặt tiêu đề rõ ràng, dễ hiểu

Tiêu đề có nhiệm vụ tóm tắt nội dung chính của email nên có vai trò quyết định việc mọi người có mở ra đọc ngay hay không. Một lá thư gửi đi cần tươm tất từ tiêu đề đến nội dung. Đặc biệt, trong các trường hợp gửi email xin việc, ứng viên cần đọc kỹ thông tin tuyển dụng và chú ý yêu cầu ghi tiêu đề theo cú pháp cụ thể nếu có. Nếu không yêu cầu thì bạn hãy trình bày tiêu đề đầy đủ 3 yếu tố: Họ tên _Vị trí ứng tuyển_Ngày tháng.

2. Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp

Nếu bạn đang làm việc cho một cơ quan nào đó thì nên sử dụng đuôi email của tổ chức đó để tạo cảm giác tin cậy và chuyên nghiệp (ví dụ: @hotcourses.vn). Tuy nhiên, nếu làm việc một cách độc lập (freelancer), bạn nên cân nhắc nhiều hơn trong việc đặt riêng cho mình một tên email. Tuyệt đối tránh những email với những biệt danh quá “teen” như “babyboy@...” hay “co_gai_mong_mo@...”.

3. Nghĩ kỹ trước khi quyết định "Reply All" (Trả lời tất cả)

Trong công việc, bạn có thể sẽ nhận được những lá mail được gửi cho nhiều người một lúc. Nhưng nhớ rằng không phải ai cũng cần nhận một lúc 20 lá thư phản hồi xếp lớp với nhau. Để tránh gây phiền hà cho người nhận, hãy cân nhắc kỹ trước khi lựa chọn “Reply All”, trừ khi bạn thực sự nghĩ rằng tất cả mọi người trong danh sách cần phải nhận được email đó.

4. Tận dụng mục chữ ký email (email signature)

Trên thực tế, sự tin tưởng của người nhận sẽ tăng lên khi đọc một email kết thúc bằng phần chữ ký rõ ràng cụ thể. Một nội dung chữ ký hoàn hảo sẽ cung cấp những thông tin cơ bản như họ tên, thông tin liên hệ, tên cơ quan công tác… để giúp người đọc dễ dàng “định vị” bạn là ai và từ đâu đến. Khi tạo chữ ký email chuyên nghiệp, bạn có thể phông chữ, màu sắc, kích cỡ, hình ảnh đính kèm… khiến chữ ký email chỉn chu và chuyên nghiệp hơn.

5. Tránh những lời chào quá thân mật

Đừng sử dụng những câu biểu cảm thường ngày hay những lời chào quá thân mật theo “văn nói” tại nơi làm việc (chẳng hạn như "Hey" hay "Chào anh bạn") hay rút gọn tên gọi của họ (hãy nói "Hi Michael" thay vì nói "Mike"). Việc này phần nào sẽ tạo cảm giác thiếu sự tôn trọng nếu người nhận không có mối quan hệ quá thân thiết với bạn. Trong trường hợp bạn đang gửi email cho một tổ chức, cho một đối tác mà bạn nghĩ là hơn tuổi bạn, hãy dùng kính ngữ để thể hiện sự tôn trọng nhân vật đó. Tóm lại, bạn nên hiểu rõ vai vế và nội dung cần truyền tải để sử dụng lời chào linh hoạt theo từng nhóm đối tượng và mục đích khác nhau.

6. Hạn chế dùng dấu chấm than, thán từ

Nhiều người có thói quen đặt rất nhiều dấu chấm than sau mỗi câu viết của họ, dẫn đến đoạn email trở nên quá "cảm xúc" và đôi khi tạo cảm giác như người viết đang ra lệnh cho người đọc. Bạn chỉ nên sử dụng dấu chấm than khi thật cần thiết. Nếu muốn sử dụng, bạn chỉ nên dùng một dấu chấm than một lần duy nhất để thể hiện sự phấn khích và hạn chế thể hiện việc mất kiểm soát cảm xúc của bản thân.

Ngoài ra, những "thán từ" nhằm biểu diễn cảm xúc có thể làm người nhận hiểu sai ý nghĩa của email bạn gửi. Một ví dụ đơn giản như “Tôi muốn có bản báo cáo này ngay liền và lập tức” sẽ khiến người đọc hiểu rằng bạn đang vô cùng giận dữ.

7. Hài hước đúng chỗ

Những điều dễ khiến ta thấy buồn cười khi nói nhưng lại có thể trở nên cợt nhả và không còn hài hước khi được viết ra và dễ gây hiểu lầm. Vì thế, với những trao đổi đòi hỏi tính chuyên nghiệp, tốt hơn là hãy để sự hài hước, những câu bông đùa khỏi email trừ khi bạn biết rõ về người nhận.

8. Để ý đến khác biệt văn hóa

Khi viết email, hãy điều chỉnh thông điệp của bạn dựa trên nền văn hóa của người nhận và mức độ bạn hiểu rõ về họ để tránh những bất đồng trong giao tiếp. Một quy tắc cốt lõi cần ghi nhớ là, đối với những nền văn hóa phụ thuộc nhiều vào ngữ cảnh (high-context culture), chẳng hạn như Nhật, Ả Rập hay Trung Quốc thì mọi người luôn muốn hiểu rõ về bạn trước khi quyết định hợp tác làm ăn. Khi trao đổi qua email với các đối tác đến từ những quốc gia này, hãy cố gắng cung cấp nhiều thông tin chính xác liên quan đến bạn, đi kèm việc giới thiệu về bản thân và hỏi thăm sức khỏe. Ngược lại, đối với các nền văn hóa ít phụ thuộc vào ngữ cảnh (low-context culture) như Đức, Mỹ hay Scandinavian, bạn có thể đi thẳng vào vấn đề ngay lập tức, với lối diễn giải càng súc tích càng tốt.

>> Phân biệt CV và Resume

9. Đọc lại email trước khi gửi

Lỗi chính tả là một trong những điều nên hạn chế khi viết email, bởi vì chỉ với vài lỗi chính tả nhỏ thì người nhận có thể đánh giá bạn là cẩu thả và thiếu chuyên nghiệp, gây bất lợi cho công việc. Đừng phụ thuộc quá nhiều vào trình kiểm tra sửa lỗi chính tả tự động của máy tính mà hãy dành thời gian đọc lại một vài lần email trước khi nhấn nút “Send”.

10. Chỉ nhập địa chỉ sau khi đã soạn xong email

Không hiếm lần email bị vô tình gửi đi trong khi bạn vẫn chưa viết xong và chưa kiểm tra lại chính tả. Do vậy, hãy để dành thao tác nhập địa chỉ email người nhận cho đến khi bạn đã thực sự chắc chắn với nội dung vừa soạn thảo. Ngoài ra, bạn cũng nên rèn luyện thói quen xóa địa chỉ gửi đến khi đang trả lời một email và chỉ khi nào chắc chắn là email đã sẵn sàng thì mới thêm vào địa chỉ người nhận.

11. Lưu ý cách trình bày email

Cách trình bày một email là điều bạn nên thành thạo trong lòng bàn tay để thể hiện sự chuyên nghiệp của mình. Với những email có nội dung quan trọng và nhiều thông tin, hãy bôi đậm phần lời chào (kính gửi) để xác nhận rõ đối tượng cần đọc email này, bôi đậm những phần thông tin trọng tâm và đừng quên dãn cách các dòng trình bày trong email, giúp người đọc dễ dàng nắm bắt các ý chính. Ngoài ra, bạn nên tránh viết dài và chi chít chữ mà không có các đoạn cách dòng, khiến người đọc không có cảm tình ngay từ “cái nhìn đầu tiên”.

12. Giữ đầu óc thoải mái và tinh thần điềm tĩnh khi viết email

Để tránh những sự cố đáng tiếc xảy ra, lời khuyên mà Hotcourses Vietnam dành cho bạn đó là hãy giữ tinh thần thoải mái vài giờ hay qua hôm sau mới duyệt gửi đối với những email quan trọng. Đặc biệt, bạn không nên phản hồi email khi giận dữ vì có thể sẽ gây ra những hậu quả khó lường. Có thể đọc thành tiếng nội dung của thư, nếu bạn cảm thấy giọng điệu của bạn khi đọc có phần quá "chua chát, dữ dội" thì có nghĩa người nhận cũng sẽ cảm thấy điều tương tự và bạn nên chỉnh sửa lại cho phù hợp.

*Bài viết được điều chỉnh bởi Quynh Huong Vo vào ngày 23 tháng 07 năm 2021.