13 Kỹ Năng Giao Tiếp Qua điện Thoại Làm Xiêu Lòng Khách Hàng

Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại là một trong những hình thức giao tiếp phổ biến nhất hiện nay bởi lẽ điều này mang lại nhiều điều tiện ích và giúp mọi người giao tiếp với nhau nhanh hơn. Khi giao tiếp bằng hình thức này chúng ta chỉ cần ngồi một chỗ vẫn có thể trao đổi công việc, hỏi thăm nhau mà không cần gặp trực tiếp. Và cũng chính là không gặp mặt nên bạn cần phải có kỹ năng giao tiếp qua điện thoại vì bạn đâu biết được thái độ của người nói chuyện ở đường dây bên kia. Trong bài viết này công ty dịch vụ việc làm Bình Dương sẽ giúp bạn có những kỹ năng giao tiếp qua điện thoại.

• Specialist là gì? Sự khác biệt giữa Specialist, Executive và Generalist
• Những điều cần biết về chuyên viên quan hệ lao động
• Top 10+ công ty cung ứng lao động tốt nhất tại HCM
• Reference là gì? Cách xin và sử dụng reference hiệu quả trong CV
• Tập đoàn cung ứng lao động Việt Nam uy tín hàng đầu

Mục lục cho bài viết

• 1 Khi bạn là người nhận cuộc gọi
  • 1.1 Đừng để người gọi độc thoại
  • 1.2 Giọng nói từ tốn vừa phải
  • 1.3 Nghe với thái độ niềm nở, tích cực
  • 1.4 Tránh ăn uống khi nói chuyện điện thoại
  • 1.5 Luôn chuẩn bị sổ và bút sẵn trước mặt
  • 1.6 Không bất ngờ gác máy
  • 1.7 Nhắc lại cuộc trò chuyện
• 2 Khi bạn là người gọi
  • 2.1 Hãy xưng danh tính và mục đích cuộc gọi
  • 2.2 Cân nhắc giờ và thời điểm gọi
  • 2.3 Giọng nói nhẹ nhàng và truyền cảm
  • 2.4 Chuẩn bị trước nội dung trao đổi
  • 2.5 Không sử dụng thuật ngữ chuyên ngành
  • 2.6 Nói lời tạm biệt khi kết thúc cuộc gọi
• 3 Kết luận

Khi bạn là người nhận cuộc gọi

Nếu là người nhận cuộc gọi thì bạn phải có một thái độ tích cực và niềm nở khi trả lời cuộc gọi thoại. Không nên để chuông điện thoại quá lâu tốt nhất là nên nghe ở tiếng chuông thứ 2 hoặc thứ 3. Bên cạnh đó cũng cần một số kỹ năng bên dưới, theo dõi tiếp nhé!

Đừng để người gọi độc thoại

Khi người gọi họ chủ động gọi đến bạn thì đã chuẩn bị sẵn nội dung cuộc trò chuyện, nên về nội dung họ sẽ nói rất nhiều và đưa ra câu hỏi nên đừng chỉ im lặng rồi lắng nghe mà hãy đáp lại những câu nói của họ bằng cách trả lời: Vâng, tôi hiểu, tôi đang nghe đây anh/ chị cứ trình bày” Dù đây chỉ là những câu trả lời ngắn nhưng thể hiện cho họ thấy rằng bạn vẫn đang lắng nghe điều họ nói.

Giọng nói từ tốn vừa phải

Khi người gọi muốn bạn tư vấn cho họ vấn đề gì đó thì hãy trả lời một cách chậm rãi, từ tốn tông giọng vừa phải như vậy sẽ khiến cho người nghe cảm thấy dễ chịu và muốn nghe bạn tư vấn. Tuy nhiên, cũng đừng nói quá nhỏ bởi họ sẽ không nghe rõ được thông tin bạn muốn truyền đạt làm cả hai đều mất thời gian.

Nghe với thái độ niềm nở, tích cực

Đừng nghĩ rằng đối phương sẽ không thể thấy bạn thì bạn có thể cau có, khó chịu. Lời nói của bạn đã tố cáo hết tất cả hành động và cử chỉ của bạn đấy. Do đó, phải nói chuyện thật niềm nở và nụ cười luôn nở trên môi như vậy họ sẽ cảm nhận được thái độ tích cực của bạn.

Tránh ăn uống khi nói chuyện điện thoại

Không nên ăn uống bất cứ thứ gì khi đang nói chuyện điện thoại bởi vì điều này làm cho giọng nói của bạn bị thay đổi hay tệ hơn là người bên kia đầu dây sẽ ngắt luôn điện thoại vì khó chịu. Đầu dây bên kia sẽ dễ dàng nhận ra bạn đang ăn uống khi đang nói chuyện với họ khiến họ nghĩ rằng bạn không tôn trọng cuộc trò chuyện này và cũng không xem họ ra gì.

Luôn chuẩn bị sổ và bút sẵn trước mặt

Khi nhận được điện thoại hãy chuẩn bị sẵn bút, sổ để khi có những thông tin cần thiết từ đối tác khách hàng thì ghi chép lại. Điều này cho thấy bạn là người cẩn thận và tránh không để sót bất cứ thông tin nào của cuộc trò chuyện.

Không bất ngờ gác máy

Nếu như không muốn nói chuyện tiếp thì hãy khéo léo từ chối không được gác máy ngang một cách bất ngờ. Điều này làm đối phương thấy khó chịu và khi làm việc cho công ty thì chắc chắn bạn sẽ bị cấp trên khiển trách vì thái độ không lịch sự của mình.

Nhắc lại cuộc trò chuyện

Khi nghe điện thoại bạn cần phải có kỹ năng nhắc lại cuộc trò chuyện để chắc chắn rằng bạn đã nắm được hết nội dung đây cũng là cách lấy lòng tin từ người gọi. Họ sẽ cảm thấy bạn quan tâm đến cuộc trò chuyện và sẽ khiến họ tôn trọng bạn nhiều hơn.

Khi bạn là người gọi

Hãy chuẩn bị nội dung sẵn sàng trước khi gọi điện việc này việc này chẳng những giúp bạn tiết kiệm được thời gian mà ngay cả đối tác cũng vậy. Hãy rèn luyện những kỹ năng dưới đây để có được cuộc giao tiếp qua điện thoại thành công.

Hãy xưng danh tính và mục đích cuộc gọi

Việc đầu tiên khi gọi điện cho đối tác, khách hàng là xưng danh tính rõ ràng như tên, địa chỉ hoặc tên công ty,… như vậy người nghe sẽ dễ dàng nắm bắt thông tin của bạn. Hãy nhắc lại thông tin cá nhân và địa chỉ của họ để chắc chắn rằng bạn đã gọi đúng người.

Cân nhắc giờ và thời điểm gọi

Hãy cân nhắc thời điểm gọi điện thoại, tránh gọi vào những giờ ngoài giờ làm việc ví dụ như vào sáng sớm hoặc buổi tối hay giờ nghỉ trưa. Họ sẽ cảm thấy khó chịu khi bị quấy rầy bởi vì có thể họ đang bận việc riêng, tránh gọi vào đầu làm việc không có nhiều thời gian để tiêp chuyện. Do đó, cuộc gọi sẽ mang lại kết quả như mong muốn nếu bạn gọi đúng người đúng thời điểm.

>>>Xem ngay: Nâng cao trách nhiệm bản thân làm việc tại nhà

Giọng nói nhẹ nhàng và truyền cảm

Giọng nói của bạn thể hiện thái qua điện thoại vì thế khi bạn gọi điện cho người khác thì nên điều chỉnh lại giọng nói sao cho nhẹ nhàng. Khi bắt điện thoại đầu dây bên kia là một giọng nói dịu dàng thử hỏi ai mà không thấy thiện cảm đúng không nào?

Chuẩn bị trước nội dung trao đổi

Bạn là người chủ động gọi điện với khách hàng thì không thể chỉ ậm ờ không biết nói gì hoặc tốn rất nhiều thời gian để suy nghĩ ra câu hỏi điều này làm mất thời gian của bạn rất nhiều và cũng làm người nghe cảm thấy không thoải mái.

Không sử dụng thuật ngữ chuyên ngành

Khi gọi cho khách hàng để tư vấn hoặc thương lượng với đối tác thì hãy dùng từ ngữ dễ hiểu nhất hạn chế hoặc tránh dùng những từ thuật ngữ chuyên ngành. Bởi vì khách hàng sẽ cho rằng bạn là người thích thể hiện.

Nói lời tạm biệt khi kết thúc cuộc gọi

Hãy kết thúc cuộc gọi bằng một lời chào tạm biệt nếu như cứ như vậy mà ngắt máy thì trong mắt đối phương bạn sẽ bị mất điểm. Một câu chào tạm biệt kèm với một câu chúc tốt lành sẽ giúp bạn ăn điểm trong mắt đối phương.

Kết luận

Hy vọng những thông tin mà công ty Tuyển Dụng 365 cung cấp sẽ giúp bạn có thêm kỹ năng để giao tiếp. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp thắc mắc. Chúc các bạn thành công.

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH CUNG ỨNG NHÂN LỰC VÀ GIẢI PHÁP NHÂN SỰ 36

• Địa chỉ: B15, Đường Phạm Văn Đồng, Khu Phố UNITOWN, Phường Hòa  Phú, Thủ Dầu Một, Bình Dương
• Điện thoại: 035 2171 444
• Website: https://jobs365.vn/
• Email: jobs365.vn@gmail.com