13 + Rủi Ro Khi Tổ Chức Sự Kiện

Sự kiện là một chương trình lớn với rất nhiều công đoạn và quy trình được lập kế hoạch sẵn. Tuy nhiên rủi ro khi tổ chức sự kiện rất dễ xảy ra và có thể xảy ra với bất cứ công đoạn nào. Quan trọng không phải là rủi ro nào mà là cách chúng ta kiểm soát và xử lý rủi ro ra sao để chương trình vẫn diễn ra một cách trơn tru, thành công.

Với kinh nghiệm lâu năm trong ngành sự kiện, sau đây Công ty tổ chức sự kiện Ngàn Thông sẽ chia sẻ cho bạn những rủi ro thường gặp trong các chương trình sự kiện.

Thời tiết

Thời tiết là một trong những loại rủi ro khó kiểm soát nhất vì nắng mưa trời định. Vì vậy cách để chúng ta giảm thiểu những ảnh hưởng do vấn đề thời tiết là sử dụng khung rạp, nhà bạt, dù che.

Trong trường hợp thời tiết nắng, mưa nhỏ thì dù che, nhà bạt không gian hoàn toàn là phương án khả thi. Nhưng nếu mưa rào hay giông bão ập đến thì bạn nên cân nhắc các phương án khác.

Nơi gửi xe

Sự kiện ngoài trời thường hay gặp phải sự cố này. Để phòng tránh rủi ro phát sinh tại bãi gửi xe, người tổ chức sự kiện nên làm việc kỹ với đơn vị cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện để có phương án quy hoạch giúp khách mời có nơi để gửi xe an toàn.

Thiết bị kỹ thuật

Các thiết bị kỹ thuật trong sự kiện bao gồm loa đài, âm thanh, ánh sáng, mic, nguồn điện, sân khấu… hãy đảm bảo là chúng hoạt trơn tru. Trước khi diễn ra sự kiện bạn nên kiểm tra lại tất cả các thiết bị để chắc chắn rằng không có thiết bị nào bị lỗi.

Tiến độ thi công các hạng mục sự kiện

Tiến độ thi công các hạng mục là rủi ro khi tổ chức sự kiện thường hay gặp phải. Lý do là bởi các người tổ chức sự kiện muốn thuê dịch vụ giá rẻ dẫn đến lựa chọn các đơn vị làm dịch vụ không uy tín. Để rủi ro này không xảy ra bạn nên cân nhắc kỹ lưỡng việc lựa chọn nhà thầu. Đồng thời luôn theo sát tiến độ thi công.

Rủi ro về thời gian

Loại rủi ro này có liên quan đến việc phân bổ thời gian. Do người làm sự kiện không tính toán, đo lường được thời lượng của mỗi hạng mục diễn ra dẫn đến rủi ro về thời lượng của chương trình quá ngắn hoặc quá dài. Hãy chạy thử chương trình một vài lần trước khi tổ chức sự kiện. Nhưng đơn vị làm sự kiện không chuyên thường rất hay xảy ra tình trạng này khiến sự kiện diễn ra rất loãng và người tham dự cảm thấy hụt hẫng.

Rủi ro về an toàn con người

Khách mời bị ngã khi lên xuống sân khấu. Sân khấu thi công không tốt dẫn đến sập sân khấu trong quá trình di chuyển, biểu diễn. Bạn nên nghiên cứu lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện tphcm uy tín để đảm bảo không xảy ra những sự cố không đáng có.

Quản lý đám đông

Nơi có đám đông rất hay xảy ra sự cố vì vậy người tổ chức sự kiện phải kiểm soát được số lượng người đến tham dự.

Chẳng hạn bạn cần bố trí nhân sự hướng dẫn khách mời đi vào khu vực sự kiện tổ chức.

Nếu sự kiện xảy ra chen lấn hoặc quấy rối thì bạn cần có đội ngũ ngăn chặn trường hợp đó xảy ra.

Sự kiện tiệc tùng thì không thể tránh khỏi bia rượu vì vậy có thể sẽ có va chạm xảy ra. Do đó cần phải có đội ngũ an ninh túc trực để có thể xử lý nhanh chóng những tình huống như thế này.

Trong các tình huống khẩn cấp thì phương án thoát hiểm là gì. Đây là câu hỏi rất quan trọng mà người làm sự kiện cần phải kiểm soát.

Sự kiện có trẻ nhỏ tham gia

Người tổ chức sự kiện cần tính toán được hết các rủi ro của sự kiện có trẻ nhỏ tham gia chẳng hạn như trẻ bị lạc, hoặc các sự cố trong quá trình vui chơi. Những sự cố này sẽ được xử lý như thế nào?

· Sử dụng loa phát thay tìm trẻ lạc.

· Nhắc nhở phụ huynh trông con cẩn thận.

· Khu vực có điện cần có người trông coi.

· Các thiết bị nguy hiểm cần được để tránh xa tầm với của trẻ.

· Đảm bảo nơi vui chơi của trẻ không có đồ vật có thể gây sát thương hay nguy hiểm cho trẻ nhỏ.

Sự cố cháy nổ

Sự cố này rất ít khi xảy ra nhưng nó không phải là hi hữu nên bạn vẫn cần đưa ra phương án phòng tránh rủi ro trước, đặc biệt là những sự kiện lớn.

Đồ ăn thức uống

Các sự kiện có liên quan đến tiệc tùng ăn uống phải đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm. Khi lựa chọn đơn vị cung cấp thực phẩm, bạn cần tìm hiểu kỹ lưỡng xem đơn vị đó có giấy phép hoạt động hay không. Trong quá trình khách dùng bữa hoặc sau khi xong phải có đội ngũ nhân sự hỗ trợ dọn dẹp không gian.

An ninh giám sát

Những sự kiện có số lượng người tham dự khoảng từ 50 người trở lên thì nên phân bổ nhân lực an ninh giám sát để tránh được những vấn đề gây gổ cũng như nhanh chóng xử lý nếu có tình huống xảy ra.

Đảm bảo an toàn cho nhân sự

Rủi ro đối với nhân sự sự kiện có thể xảy ra trong quá trình bê vác, phục vụ…Vì vậy bạn cần chuẩn bị trước phương án xử lý.

Hỗ trợ y tế

Sự kiện lớn có đông người tham gia thì nên chuẩn bị trước về những sự cố cần hỗ trợ về y tế. Luôn đảm bảo có nhân viên và thiết bị y tế quan trọng để có thể xử lý những tình huống cấp bách.

Trên đây là những rủi ro khi tổ chức sự kiện. Không phải lúc nào sự kiện cũng được diễn ra theo ý muốn do đó việc nắm được các tình huống sự cố trong sự kiện sẽ giúp bạn phòng tránh và biết cách xử lý khi có sự cố xảy ra.

Nếu bạn đang tìm đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì hãy đến với Công ty Ngàn Thông. Chuyên gia tổ chức sự kiện uy tín được nhiều đối tác lớn tin tưởng. Với thế mạnh hoạt động lâu năm trong ngành, Ngàn Thông tin rằng khách hàng sẽ không bao giờ phải thất vọng khi lựa chọn chúng tôi. 

Xem thêm: Văn cúng động thổ công trình và các bước thực hiện