16.5. Khung Nhìn In ấn Và Xuất-exporting - Phạm Văn Á

Project cung cấp các tuỳ chọn tuỳ chỉnh cho các khung nhìn in ấn ngoài những gì mà bạn đã biết trong chương 6. Bởi vì các khung nhìn, chẳng hạn như khung nhìn Gantt Chart, thường được chia sẻ tới các tài nguyên và các bên liên quan khác của dự án, nên bạn có thể thấy rằng bạn cần phải bổ sung thêm các thông tin chi tiết tới các khung nhìn khi bạn in Khi in các khung nhìn, bạn có thể chọn một loạt các tùy chọn. Ví dụ, bạn có thể tùy chỉnh tiêu đề và chân trang in, chỉ rõ cái gì sẽ được in trong phần chú giải, và cũng bao gồm các tùy chọn cụ thể như các ghi chú của nhiệm vụ hoặc tài nguyên. Các tùy chọn về việc in và bố trí trang mà bạn có thể điều chỉnh rất khác nhau, tùy thuộc vào loại khung nhìn hiện đang được hiển thị. Các khung nhìn đơn giản, giống như khung nhìn Resource Sheet, có ít tùy chọn về in ấn và bố trí trang hơn các khung nhìn phức tạp hơn, giống như khung nhìn Gantt Chart. Đôi khi, bạn có thể cần phải tạo ta một bản chụp chất lượng cao của một khung nhìn để xem trực tuyến. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn thường phải in khung nhìn Gantt Chart để gửi cho các thành viên trong đội ngũ thực hiện dự án. Ngoài ra, một số thành viên trong đội đã yêu cầu các bản chụp về khung nhìn Timeline là các tập tin mà họ có thể xem trên máy tính của họ. Trong ví dụ này, bạn điều chỉnh các thiết lập trang và chú giải của khung nhìn Gantt Chart, và bạn chỉ rõ những cột nào thuộc bảng được đưa khung nhìn được in. Sau đó, bạn tạo ra một tập tin PDF hoặc XPS cho khung nhìn Timeline. Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task Views, kích vào biểu tượng đầu mũi tên bên dưới nút bấm Gantt Chart và sau đó chọn Gantt Chart. Khung nhìn Gantt Chart xuất hiện. Bước 2: Trên tab View, trong nhóm lệnh Zoom, kích chọn Weeks trong hộp chọn có nhãn Timescale. Project sẽ điều chỉnh thiết lập zoom. Trong chương 6, bạn đã nhìn thấy khung nhìn Gantt Chart trong khung nhìn trước khi in Print Preview trong của sổ Backstage. Ở đó, bạn đã điều chỉnh một số tùy chọn về in, đó là in trong một phạm vi ngày cụ thể. Còn ở đây, bạn sẽ khám phá thêm một số tùy chọn in ấn khác. Bước 3: Trên tab File, kích Print. Giao diện Print xuất hiện trong cửa sổ Backstage với khung nhìn Gantt Chart đang trong khung nhìn xem trước. Với thiết lập hiện tại, khung nhìn Gantt Chart này sẽ cần đến hai trang giấy để in nó ra, chú ý tới nhãn 1 of 2 ở phía cùng nằm bên trái khung nhìn xem trước khi in. Lưu ý: Tùy thuộc vào loại máy in được mặc định trong hệ điều hành của bạn hoặc bạn chọn khổ giấy in khác ( có thể là A4 hoặc A3 hoặc Letter…) thì những gì bạn bạn thấy trong khung nhìn xem trước khi in có thể khác với những hình ảnh minh họa được trình bày trong phần này. Bước 4: Bên dưới khu vực có nhãn Settings, kích Page Setup. Hộp thoại Page Setup xuất hiện. Tiếp theo bạn sẽ điều chỉnh các thiết lập để toàn bộ khung nhìn Gantt Chart sẽ được in trong một trang giấy. Bước 5: Chắc chắn rằng tab Page đang hiển thị ( đang được chọn), và bên dưới nhãn Scaling, kích Fit to và gõ hoặc chọn 1 trong hộp chọn đằng trước nhãn Page wide by và hộp chọn trước nhãn tall. Giá trị trong hộp chọn có nhãn Page wide by xác định khung nhìn đang hiển thị sẽ được in trải rộng theo phương ngang bao nhiêu trang, còn giá trị trong hộp chọn có nhãn tall xác định khung nhìn đó sẽ được in tải dài theo phương dọc bao nhiêu trang. Tiếp theo, bạn sẽ tùy chỉnh để những cái gì sẽ xuất hiện trong chú thích của khung nhìn biểu đồ Gantt. Bước 6: Trong hộp thoại Page Setup, kích tab Legend.

Bước 7: Trong tab Legend, kích vào tab Left nằm bên dưới khu vực có nhãn Preview. Ở đây, bạn có thể nhìn thấy mã của các văn bản và các trường dữ liệu xuất hiện trong phần chú thích. Project sẽ in tiêu đề của dự án và ngày tháng hiện tại ( là ngày tháng hiện tại trên máy tính của bạn tại thời điểm bạn thực hiện những thao tác này) ở phía bên trái của phần chú thích. Ngoài những thứ này này ra, bạn cũng muốn in thêm giá trị chi phí ước tính của dự án này trong phần chú thích. Bước 8: Trong tab Left, kích chuột vào vị trí cuối cùng của dòng văn bản thứ hai và sau đó nhấn phím Enter. Bước 9: Gõ Type Cost: và nhấn phím Space. Bước 10: Trong hộp chọn có nhãn Project fields, chọn mục Cost từ danh sách thả xuống và sau đó bấm phím Add ở kế bên hộp chọn. Project sẽ thêm mã của trường dữ liệu chi phí Cost tới phần bên trái của chú thích và giá giá trị chi phí sẽ xuất hiện trong khung nhìn xem trước có nhãn Preview ở bên trên. Để kết thúc việc tùy chỉnh trong Page Setup, bạn sẽ chỉ rõ những cột nào thuộc bảng trong khung nhìn Gantt Chart sẽ được in. Bước 11: Kích tab View. Tích chọn vào hộp kiểm có nhãn Print all sheet columns và sau đó bấm nút OK để đóng hộp thoại Page Setup.

Project áp dụng các thay đổi mà bạn đã chỉ định trong hôp thoại Page Setup. Để có cái nhìn rõ hơn, bạn hãy phóng to phần chú thích lên. Bước 13: Trong khung nhìn xem trước khi in, kích vào góc dưới bên trái của khung nhìn. Project phóng to vị trí này lên.

Tiếp theo, bạn sẽ chuyển sự tập trung từ các tùy chọn định dạng đầu ra sang các loại tập tin đầu ra. Hai định dạng tập tin phổ biến của đầu ra việc in là Portable Document Format (*.pdf) và XML Paper Specification (*.XPS). PDF được sáng tạo ra bởi Adobe Acrobat. XPS là một định dạng được hỗ trợ bởi Microsoft. Cả hai định dạng đều cung cấp một sự trình bày những cái gì sẽ xuất hiện trong một trang in ở trên máy tính ở độ phân giải cao. Để kết thúc ví dụ này, bạn sẽ tạo ra một tập tin xuất ra PDF hoặc XPS của khung nhìn Timeline. Bước 14: Kích vào nút Back để thoát khỏi cửa sổ Backstage. Bước 15: Trên tab View, trong nhóm lệnh Split View, tích chọn vào hộp kiểm có nhãn Timeline. Project hiển thị lại khung nhìn Timeline mà bạn đã tùy chỉnh trước đó trong chương này. Bước 16: Kích vào bất cứ nơi nào thuộc khung nhìn Timeline để chuyển sự tập trung vào đó.

Bước 17: Trên tab File, kích Export. Giao diện Export trong của sổ Backstage chứa đựng các tùy chọn để chia sẻ kế hoạch dự án. Lưu ý tới những lời giải thích về tài liệu dạng tập tin PDF và XPS xuất hiện ở bên phải của giao diện.

Bước 18: Trong phần bên phải của giao diện, bấm vào nút Create PDF/XPS. Hộp thoại Browse xuất hiện. Sử dụng hộp thoại này để đặt tên cho tập tin và xác định thư mục chứa đựng tập tin được tạo ra. Bước 19: Trong hộp chọn có nhãn Save as type, chọn PDF files hoặc XPS files ( tùy thuộc vào định dạng mà bạn cần xem) và sau đó nhấn nút OK. Hộp thoại Document Export Options xuất hiện. Bước 20: Bấm vào nút OK để sử dụng các thiết lập mặc định. Proejct tạo ra tập tin PDF hoặc XPS.

Chia sẻ:

• Facebook
• X

Có liên quan