2 Cách Xóa Dữ Liệu Trùng Lặp Trên Excel Mà Kế Toán Nên Biết

Nội dung bài viết được cố vấn chuyên môn bởi giảng viên Trần Thị Hồng Huệ - Giảng viên khóa học kế toán tổng hợp thực hành tại Kế Toán Lê Ánh.

Dữ liệu trùng lặp trên Excel là lỗi thường gặp khi bạn sử dụng các hàm kế toán, cách xóa dữ liệu trùng lặp trên Excel như thế nào. Các bạn tham khảo bài viết hướng dẫn cách xóa dữ liệu trùng lặp trên Excel do kế toán trưởng tại trung tâm kế toán Lê Ánh trình bày chi tiết tại đây nhé.

Khi dữ liệu bị trùng lặp trên Excel một vài lỗi nhỏ bạn có thể xử lý thủ công nhưng nếu trường hợp dữ liệu trùng lặp nhiều lần xảy giữa một lượng giữ liệu lớn thì bạn sẽ phải làm thế nào để xóa đươc nhanh nhất mà chắc chắn rằng sẽ không bị xót hoặc nhầm lẫn. Đây chính là lý do bạn cần biết những cách xóa dữ liệu trùng nhau trên Excel nhanh nhất .

Trong bài viết này, giảng viên khóa học kế toán tổng hợp trên phần mềm Excel tại Kế toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng 2 tính năng Remove Duplicate để đánh dấu nội dung trùng lặp Hightlight Duplicate từ đó bạn có thể xóa nhanh chóng dữ liệu trùng lặp dễ dàng và cực kỳ đơn giản.  

Nội dung bài viết:

• 1. Cách xóa dữ liệu trùng lặp trên Excel
  • Cách 1: Sử dụng chức năng Remove Duplicate để xóa dữ liệu trùng lặp Excel
  • Cách 2: Đánh chọn dữ liệu trùng lặp Excel để xóa thủ công
  • Cách 3: Sử dụng hàm UNIQUE (Áp dụng cho Excel 365 và Excel 2019 trở lên)
  • Cách 4: Sử dụng Power Query
  • Cách 5: Sử dụng Advanced Filter
• 2. Những LƯU Ý khi loại bỏ dữ liệu trùng lặp trên Excel

1. Cách xóa dữ liệu trùng lặp trên Excel

Để bạn đọc hiểu rõ hơn về cách xóa dữ liệu trùng lặp trên Excel kế toán Lê Ánh sẽ có ví dụ cơ bản về trường hợp trùng lặp dữ liệu dưới đây:

Bảng thống kê Excel xóa dữ liệu trùng lặp trong bảng

Để loại bỏ dữ liệu trùng lặp trong bảng Excel được hướng dẫn cụ thể như sau:

Cách 1: Sử dụng chức năng Remove Duplicate để xóa dữ liệu trùng lặp Excel

Trên Excel bạn có thể sử dụng tính năng đã được cài đặt sẵn có chức năng phát hiện phát hiện và xóa nhanh chóng những trường hợp bị Remove Duplicate trùng lặp dữ liệu. 

Bước 1: Sau đó bạn cần bôi đen vùng cần xóa nội dung trùng lặp, vào tab Data chọn chức năng Remove Duplicates.

Cách xóa dữ liệu, nội dung trùng lặp trong Excel

Bước 2: Sau khi hoàn thành bước 1 trên thanh công cụ xuất hiện hộp thoại mới, trên giao diện của hộp thoại mới thực hiện chọn tính năng thanh lọc để tìm những cột trùng nhau lựa chọn tính năng lọc và phát hiện những nội dung trùng nhau.

Sau đó chọn tích cột STT vì các dòng đều có số khác nhau, sau đó thực hiện chọn tiêu đề họ tên vào cột địa chỉ chọn mục Họ và tên cột hoặc địa chỉ bạn muốn thay đổi xóa trùng lặp  tên và cột Địa chỉ. Sau khi hoàn thành các nghiệp vụ này bạn nhấn chọn OK.

Cách xóa dữ liệu trùng lặp trong Excel

Bước 3: Hoàn thành các bước trên sẽ nhận được thông báo số nội dung trùng lặp trên Excel Ngay sau đó bạn sẽ nhận được thông báo tìm được bao nhiêu giá trị nội dung trùng lặp trên Excel, có bao nhiêu nội dung trùng lặp sẽ đều bị xóa khỏi bảng Excel

Cách xóa nội dung trùng lặp trong Excel

Sau khi phát hiện thấy 2 dòng trùng lặp trên Excel được báo đã được được xóa khỏi bảng và để lại 2 dòng trống ở cuối bảng. Nếu bạn muốn xóa chỉ cần click chuột phải chọn Delete là xong.

Xem thêm: Sửa lỗi sai định dạng ngày, tháng trên Excel

Cách 2: Đánh chọn dữ liệu trùng lặp Excel để xóa thủ công

Nếu bạn muốn kiểm tra lại nội dung trùng lặp kỹ hơn, có thể dùng thao tác đánh dấu đầu dòng Hightlight. Như vậy trên Excel sẽ hiện những dòng thay đổi nội dung sẽ có cùng màu khác biệt, giúp bạn kiểm tra lại được toàn bộ những dòng trùng lặp kỹ hơn trước khi quyết định xóa hoặc sửa lại.

Bước 1: Bôi đen nội dung trong bảng xóa nội dung trùng lặp ⇒ chọn tab Home rồi ⇒ chọn Conditional Formatting ⇒ vào Hightlight Cell Rules ⇒ Duplicate values…

Cách xóa ô trùng lặp trong excel

Nhấn chọn Hightlight Cell Rules ⇒ Duplicate values…

Bước 2: Trên thanh công cụ xuất hiện hộp thoại. Nội dung trùng lặp được đánh dấu bằng màu sắc khác nhau để để xóa. Tiếp theo chon mục màu Hightlight phân biệt các màu khác nhau trong bảng sau khi nhấn chọn OK.

Chọn màu cho dữ liệu trùng lặp

Bước 3: Sau khi chỉnh sửa độ trùng lặp trên Excel bạn sẽ thấy kết quả cuối cùng hiển thị tách riêng. Những nội dung từ bảng trùng nhau sẽ được bôi đậm bằng màu đã chọn, sau đó kiểm tra lại các nội dung tùy chỉnh trong mục nếu muốn. Hoặc những trường hợp khác sẽ tiến hành xóa những dòng trùng lặp trong đó.

Đánh dấu dữ liệu trùng lặp trong bảng Excel

Khi thực hành 2 cách xóa dữ liệu trùng lặp trên Excel sau đó sẽ phát hiện được những dòng có nội dung trùng lặp để quyết định xóa đi hay để lại.

Trên đây Kế Toán Lê Ánh đã hướng dẫn hai cách xóa dữ liệu trùng lặp trong Excel: sử dụng chức năng Remove Duplicates và đánh dấu dữ liệu trùng lặp để xóa thủ công. Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo các phương pháp chúng tôi cập nhật thêm sau đây

Cách 3: Sử dụng hàm UNIQUE (Áp dụng cho Excel 365 và Excel 2019 trở lên)

Hàm UNIQUE cho phép lọc ra các giá trị duy nhất từ một mảng dữ liệu, giúp loại bỏ các mục trùng lặp một cách hiệu quả.

Cú pháp: =UNIQUE(dải ô; [theo_cột]; [chỉ_một_lần])

Trong đó:

• Dải ô: Vùng dữ liệu cần lọc.
• [theo_cột] (tùy chọn): FALSE để lọc theo hàng, TRUE để lọc theo cột.
• [chỉ_một_lần] (tùy chọn): FALSE để lấy tất cả giá trị duy nhất, TRUE để chỉ lấy những giá trị xuất hiện một lần.

Ví dụ: Nếu bạn có danh sách nhân viên trong phạm vi A3:A13 và muốn lấy các giá trị duy nhất, nhập công thức =UNIQUE(A3:A13) vào ô mong muốn (B3)

Hình ảnh sau khi sử dụng hàm UNIQUE »»

Cách 4: Sử dụng Power Query

Power Query là công cụ mạnh mẽ trong Excel giúp xử lý và chuyển đổi dữ liệu, bao gồm khả năng loại bỏ các hàng trùng lặp.

Các bước thực hiện:

• Chọn vùng dữ liệu cần xử lý và nhấn Ctrl + T để tạo bảng (Table).

 

• Vào tab Data trên thanh công cụ, chọn From Table/Range trong nhóm Get & Transform Data để mở Power Query Editor.

 

• Trong Power Query Editor, chọn các cột cần kiểm tra trùng lặp.
• Vào tab Home, chọn Remove Rows ⇒ Remove Duplicates.

• Sau khi hoàn tất, chọn Close & Load để tải dữ liệu đã xử lý trở lại Excel.

Phương pháp này đặc biệt hữu ích khi xử lý dữ liệu lớn và phức tạp.

Cách 5: Sử dụng Advanced Filter

Advanced Filter cho phép lọc và sao chép các giá trị duy nhất sang vị trí khác trong bảng tính.

Các bước thực hiện:

• Chọn vùng dữ liệu cần lọc.
• Vào tab Data, chọn Advanced trong nhóm Sort & Filter.
• Trong hộp thoại Advanced Filter, chọn Copy to another location.
• Xác định phạm vi dữ liệu tại List range và ô đích tại Copy to.
• Đánh dấu chọn Unique records only.
• Nhấn OK để hoàn tất.

Xem kết quả nhận được »»

Phương pháp này giúp sao chép các giá trị duy nhất sang vị trí mới mà không ảnh hưởng đến dữ liệu gốc.

2. Những LƯU Ý khi loại bỏ dữ liệu trùng lặp trên Excel

Khi xóa dữ liệu trùng nhau trên Excel, bạn cần lưu ý những điều sau:

- Sao lưu dữ liệu trước khi xóa: Trước khi xóa dữ liệu trùng lặp, bạn cần sao lưu bản gốc của tập tin Excel để tránh mất dữ liệu quan trọng nếu xảy ra sự cố (Có thể là do bạn thao tác sai dẫn đến mất dữ liệu)

- Xác định cột chứa dữ liệu trùng lặp: Bạn cần xác định cột cần xóa dữ liệu trùng lặp trên excel, trường hợp chọn sai, mà không để ý có thể dẫn đến mất dữ liệu

- Kiểm tra kỹ trước khi xóa: Trước khi thực hiện xóa dữ liệu trùng lặp, hãy kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo rằng bạn không xóa nhầm dữ liệu quan trọng.

- Kiểm tra kết quả sau khi xóa: Sau khi đã loại bỏ dữ liệu bị trùng lặp trong excel, hãy kiểm tra kết quả để đảm bảo rằng quá trình xóa diễn ra đúng như mong đợi.

Những lưu ý trên sẽ giúp bạn xóa dữ liệu trùng lặp trên Excel một cách hiệu quả và an toàn.

»» Xem thêm:

• Cách chuyển cột thành dòng trên Excel đơn giản nhất
• Cách Làm Bảng Chấm Công Excel Mới Nhất
• Cách đổi số thành chữ trong excel kế toán cần biết
• Tổng hợp các phím tắt trong Excel sử dụng trong làm kế toán
• Sửa lỗi sai định dạng ngày, tháng trên Excel
• Các hàm excel chuyên dùng trong kế toán kho

Như vậy, kế toán Lê Ánh đã hướng dẫn 5 cách xóa dữ liệu trùng lặp trên Excel và một số lưu ý. Các bạn có thể tham khảo 2 cách trên để giúp công việc của mình hiệu quả hơn nhé!

Kế Toán Lê Ánh - Nơi đào tạo kế toán thực hành uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học nguyên lý kế toán, khóa học kế toán tổng hợp online/ offline, khóa học kế toán thuế cho người mới bắt đầu, khóa học kế toán thuế chuyên sâu, khóa học phân tích báo cáo tài chính... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.

Nếu như bạn muốn tham gia các khóa học kế toán của trung tâm Lê Ánh thì có thể liên hệ hotline tư vấn: 0904.84.8855/ Mrs Lê Ánh 

Ngoài các khóa học kế toán thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học xuất nhập khẩu online - offline, khóa học hành chính nhân sự online - offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: KẾ TOÁN LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO KẾ TOÁN SỐ 1 VIỆT NAM