27 Mẫu Thư Tiếng Anh Dành Cho Những Emails Công Việc Khó ...

Giao tiếp không bao giờ là một công việc dễ dàng. Một cuộc khảo sát năm 2012 được tiến hành bởi McKinsey cho thấy rằng những nhân viên văn phòng trình độ năng lực cao thường dành 28% tuần làm việc của họ cho việc giải quyết các emails công việc – một con số chắc chắn sẽ còn tăng cao hơn nữa. Và đó còn thậm chí chưa kể đến những áp lực kèm theo khi họ phải tìm ra cách làm thế nào để có thể truyền tải một cách thành công những bức thư có tính chất đặc biệt khó, ví dụ như đề nghị một sự giúp đỡ, từ chối một yêu cầu, hay thừa nhận với sếp là công việc đang rối tung hết cả lên.

Nhằm giúp bạn tận dụng triệt để thời gian và năng lượng của mình, chúng tôi đã khoanh vùng và liệt kê ra đây những văn bản và mẫu thư chất lượng, giúp cho việc soạn email (và một số thứ khác, như viết đề xuất tài khoản LinkedIn phiền toái cho người dùng) trở nên dễ dàng và tốn ít thời gian hơn. Dù bạn có đang trong quá trình tìm việc, mở rộng mạng lưới công việc (networking), giải quyết các nhiệm vụ trong công việc hằng ngày, hoặc phấn đấu trở thành một người quản lí giỏi hơn, hãy tìm trường hợp tương ứng cho bản thân ở bên dưới, điều chỉnh mẫu thư theo hoàn cảnh và sở thích cá nhân, và gửi nó đi!

TRONG QUÁ TRÌNH TÌM VIỆC (JOB SEARCH)

1. Bạn cần sự giúp đỡ từ mạng lưới của mình để tìm được việc

Việc tiếp cận và tận dụng mạng lưới của bạn, để họ biết rằng bạn đang trong cuộc chạy đua tìm việc chắc chắn là một cách khiến cho quá trình xin việc của bạn dễ dàng hơn: Tại sao lại chỉ một mình tự lực tìm kiếm, trong khi bạn có cả một “đội quân” có thể giúp bạn để mắt đến các cơ hội tiềm năng, đúng không nào? Nhưng, để tăng phần trăm khả năng họ sẽ giúp đỡ bạn, hãy gửi cho họ một bức email như thế này:

Trường hợp 1: Gửi tới nhiều người

“Hi friends and colleagues,

I hope all is well!

As many of you know, I have been at my current position as Account Executive for Smith PR for almost 3 years. I have recently decided to look for a new challenge in the public relations field and am reaching out to you to ask for your help with any leads or contacts.

I am looking for a mid-level public relations position in San Francisco, ideally in the tech or consumer products field. I am particularly interested in joining an agency, but would also consider interesting in-house work.

If you know of any job opportunities or leads that you might be able to share with me, please send them my way. Below, I have included a list of my past experience, my target positions, and my list of dream companies. I have also attached my resume for your reference, and feel free to pass it along.

Thanks in advance for your help! I hope you all are doing well and hope to catch up with you individually soon.”

Trường hợp 2: Gửi tới một người nhất định

“Hi Susan,

I hope all is well! I saw the photos of the conference you held last month on Facebook—it looked like a fantastic event.

I’m reaching out because I’m currently seeking a new position. As you know, I have been Smith PR for almost three years, but I’m ready for a new challenge in the tech PR world.

I know that you used to do work for Ogilvy, which is on my short list of dream companies. Do you still have any contacts there, and if so, is there someone that might be willing to do an informational interview with me? Any introductions you could make would be greatly appreciated.

In addition, if you know of any job opportunities or leads that you might be able to share with me, please send them my way. I’ve attached my resume for your reference, and feel free to pass it along.

Thanks in advance for your help! Please keep me posted on how things are going and if there’s anything I can do to return the favor.”

Trước khi viết, bạn nên vạch ra bản nháp cho bức thư của bạn, và nó nên bao gồm:

• Một danh sách liệt kê 3 vị trí mà bạn đã đảm nhận gần nhất, kèm theo tên công ty và trách nhiệm, nhiệm vụ của từng vị trí tương ứng. Hãy nghĩ phần kinh nghiệm làm việc trong sơ yếu lý lịch của bạn, nhưng cô đọng thành 3 gạch đầu dòng.
• Vị trí và trách nhiệm công việc kèm theo mà bạn đang xem xét và mong muốn ứng tuyển.
• Một danh sách khoảng 4 đến 5 công ty bạn muốn làm việc cho họ, cộng với địa chỉ tương ứng.

2. Bạn cần một sự tiến cử ở công ty mà bạn mơ ước

Bạn vừa mới ứng tuyển cho một vị trí ở công ty bạn hằng mơ ước được làm việc ở đó – và sau đó, bạn phát hiện ra một người bạn của mình của quen biết ai đó ở công ty. Việc đề nghị anh/cô ấy đảm bảo sự giới thiệu bạn với người đó có vẻ khá kì quặc và không được tự nhiên, nhưng mọi chuyện không nhất thiết phải như vậy. Đây là cách bạn có thể làm trong trường hợp này qua một bức email:

“(Subject)

Introduction to [contact name] at [company name]

(Body)

Hi [contact name],

I hope you are well. I’ve recently been applying to jobs in [industry / job type] and discovered a position that would be a great fit: [position name with link to it] at [company name].

I noticed that you're connected to [target name], who is a [job title] at [company name], and was hoping that you could introduce us. If you feel comfortable doing so, your referral would mean a lot to me.

I’ve included a few lines on me below, as well as my resume, to provide context. Please let me know if there’s anything else I can provide that might be helpful.

Thank you so much in advance for your help,

[Your name]”

Một số tips cho bạn:

• Bạn sẽ trở nên chuyên nghiệp hơn nếu bức thư của bạn có chứa một vài dòng thông tin quan trọng có thể copy và paste, cũng như bao gồm link dẫn đến hồ sơ cá nhân trên LinkedIn và sơ yếu lý lịch phù hợp của bạn. Nó sẽ khiến cho việc giới thiệu bạn dễ dàng hơn rất nhiều!
• Để mọi thứ trôi chảy hơn, người bạn đó của bạn cũng nên được biết rằng bạn đang trong trạng thái tìm việc trước khi bạn tìm đến anh/cô ấy. Vậy hãy nhớ thử 2 templates trong mục 1 nhé!

3. Bạn muốn viết một bức thư xin việc (cover letter) hoàn hảo để thể hiện kĩ năng của mình

Cover letter của bạn không nên chỉ đi qua quá trình làm việc của bạn (bởi vì đó là “nhiệm vụ” của sơ yếu lý lịch mà). Highlight những kĩ năng mà bạn có là một cách tuyệt vời để đảo lộn trật tự sẵn có trong sơ yếu lý lịch và cho nhà tuyển dụng thấy bạn là một ứng cử viên sáng giá, nếu bạn chọn đi theo một con đường ít phổ biến. Hãy thử điền vào mẫu thư dưới đây và xem xem bạn đã gây được ấn tượng như thế nào nhé:

“Dear [name],

With the utmost enthusiasm, I would like to express my interest in the [position title] position at [company]. My interest in [field] has taken me from [experience] to [experience]. I believe that my passion for [aspect of your field or background], strong commitment to [aspect of your field or background], and interest in [aspect of your field or background] make me an ideal candidate to join the [department] staff at [company].

As a candidate, here’s what I could immediately bring to the table:

An effective [descriptor that reflects transferable skill #1]: In my role at [previous job], I [action or accomplishment]. I was also able to showcase my [skill] abilities as a [role] in [project name] project by [what you did].

A disciplined [descriptor that reflects transferable skill #2]: I have always displayed my careful approach to [job duty] by [action]. At [previous company], I frequently [action]. In addition, I had the opportunity to [action or accomplishment], which further shows my dedication to [aspect of your field].

A passionate [descriptor that reflects transferable skill #3]: Everything I have engaged in so far has all been driven by my keen interest in [aspect of your field]. Even as a [previous role], I made sure to dedicate some part of my day to [action]. It is this passion that has driven every one of my career decisions thus far.

I look forward to contributing my skills and experiences to the [position title] position at [company] and hope to have the opportunity to speak with you further about how I can be an asset to your team.

Sincerely,

[Your name]”

Tất nhiên, bạn có thể (và nên) thêm vào lá thư tính cách đặc biệt của mình, tính sáng tạo và sự hiểu biết về công ty mà bạn ứng tuyển – nhưng mẫu khung trên đây là một cách hữu ích giúp bạn thể hiện được tối đa những kĩ năng liên quan với nhà tuyển dụng (giúp cho công việc của họ dễ dàng hơn rất nhiều).

4. Bạn cần viết một note cảm ơn về buổi phỏng vấn

Đặc biệt trong trường hợp đã đi phỏng vấn xin việc rất nhiều lần, bạn không nên quá lo lắng về việc phải viết từng note cảm ơn một. Để soạn được một note cảm ơn đơn giản mà hiệu quả, hãy bắt đầu với mẫu dưới đây, rồi điều chỉnh một chút cho phù hợp với mỗi công ty và vị trí tương ứng, sau đó hãy gửi nó đi vào cuối ngày sau khi buổi phỏng vấn đã kết thúc.

“(Subject)

Thank You

(Body)

Hi [interviewer name],

Thank you so much for meeting with me today. It was such a pleasure to learn more about the team and position, and I’m very excited about the opportunity to join [company name] and help [bring in new clients / develop world-class content / anything else awesome you would be doing] with your team.

I look forward to hearing from you about the next steps in the hiring process, and please do not hesitate to contact me if I can provide additional information.

Best regards,

[Your name]”

Một số tips cho bạn:

• Nếu thực sự muốn gây ấn tượng với nhà tuyển dụng, thì trước dòng “I look forward to...” bạn nên thêm một vài dòng có thể gia tăng giá trị cho bản thân. Hãy thử viết một bản copy ngắn gọn về một vấn đề bạn đã thảo luận trong buổi phỏng vấn nếu bạn ứng tuyển cho một vị trí sáng tạo, một khẩu hiệu nếu bạn đang giới thiệu thương hiệu cá nhân, hay đính kèm một số slides thuyết trình, hoặc tên của đối tác tiềm năng nếu bạn đang phát triển kinh doanh hoặc làm về sales. Bạn có thể tham khảo mẫu ở mục 5 bên dưới.
• Trong trường hợp người phỏng vấn bạn thích phong cách truyền thống hoặc bạn cảm thấy anh/cô ấy là kiểu người sẽ đánh giá cao một note viết tay, hãy gửi một bức thư cảm ơn qua đường bưu điện.

5. Bạn muốn gửi một lá thư cảm ơn thực sự nổi bật và toả sáng

Nếu bạn vừa mới bước ra khỏi buổi phỏng vấn cho công việc trong mơ bạn hằng ao ước, bạn có thể sẽ rất muốn note cảm ơn của mình đặc biệt hơn bình thường. Hãy thử mẫu thư dưới đây để biết cách làm gia tăng giá trị cá nhân ngay cả trước khi bạn được nhận vào vị trí đó. Với cách tiếp cận này, người quản lý sẽ khó lòng không đưa bạn vào danh sách trúng tuyển.

“Hey [name],

Fantastic to connect with you today. Here’s a link to my [resume / portfolio / writing samples], as requested.

And hey—during our chat, you mentioned that [name of company] has been struggling with [describe a problem the company is having].

I had an idea-flash on my drive home, and I wanted to share a couple potential solutions with you.

Check out the attached document for [a list of new vendors to consider / taglines that might work with your new brand / social media guidelines that have worked really well for my current team / insert brilliant and helpful solution here].

Hope that helps. Please consider me a resource—I’d love to be of service.

All the best,

[Your name here]

PS I dropped a hand-written thank you note into the mail for you a few moments ago. I know it’s old school, but I think everybody secretly loves snail mail. I know I do.”

Khiến cho lá thư của mình thật súc tích, đơn giản và tinh tế. Và quan trọng nhất: hãy luôn tỏ ra thân thiện.

Và bạn sẽ không chỉ tiến thẳng đến danh sách xem xét của nhà tuyển dụng – mà còn tạo ra được một ấn tượng lâu dài. Một sự gắn kết thực sự.

6. Bạn đã ứng tuyển cho một vị trí từ một đến hai tuần trước và muốn kiểm tra lại

Vẫn chưa nhận được thông tin nào từ công việc mình đã ứng tuyển? Nếu bạn đã nín thở và kiên nhẫn chờ đợi trong vài tuần rồi, hãy tự tin gửi một lá thư ngắn gọn và chuyên nghiệp, như mẫu dưới đây.

“(Subject)

Following up on [position title] application

(Body)

Hi [hiring manager name],

I hope all is well. I know how busy you probably are, but I recently applied to the [position title] position, and wanted to check in on your decision timeline. I am excited about the opportunity to join [company name] and help [bring in new clients / develop world-class content / anything else awesome you would be doing] with your team.

Please let me know if it would be helpful for me to provide any additional information as you move on to the next stage in the hiring process.

I look forward to hearing from you,

[Your name]”

Thậm chí nếu sau khi bạn đã gửi thư kiểm tra này rồi mà vẫn không nhận được hồi âm, bạn hoàn toàn có thể gửi lại một lá thư khác.

7. Bạn muốn từ chối một lời đề nghị công việc

Sau khi phỏng vấn, bạn đã nhận được vào – nhưng bạn quyết định rằng mình cần phải từ chối vị trí đó. Khi đó, hãy thể hiện sự cảm kích với nhà tuyển dụng, tóm tắt lý do chính đáng cho sự từ chối này, và chắc chắn rằng bạn luôn cởi mở với những cơ hội khác. Các ý tưởng dưới đây sẽ giúp bạn soạn một bức thư như thế.

Bước 1: Thể hiện sự biết ơn và cảm kích

• “Thank you so much for the offer for the Marketing Manager position. I so appreciate you taking the time to consider me and for answering so many of my questions about the company and role.”
• “Thank you again for the interview last week—it was great to meet the team and see the offices. I enjoyed learning about the Operations Director position, and I appreciate this generous offer.”

Bước 2: Đưa ra một lý do ngắn gọn và hợp lý

• “After careful consideration, I’ve decided to accept a position at another company.”
• “After much thought, I’ve decided that now is not the best time to leave my current position.”
• “While this position seems like a great opportunity, I have decided to pursue another role that will offer me more opportunities to pursue my interests in marketing and social media.”

Bước 3: Hãy giữ liên lạc

• “I hope to see you next month at the conference we’re both attending.”
• “It’s been a pleasure getting to know you, and I hope that we cross paths in the future.”
• “Again, thank you for your time and support, and I wish you all the best.”

TRONG CÔNG VIỆC HẰNG NGÀY (IN THE OFFICE)

8. Bạn không chắc về yêu cầu mà người gửi muốn truyền đạt

Có rất nhiều emails được soạn rất nhiều chữ, nhưng nội dung không có gì rõ ràng, và bạn cảm thấy khó hiểu và mơ hồ về thứ người gửi yêu cầu. Nó có vẻ giống như một trường hợp thử thách trong công việc, nhưng cách giải quyết vấn đề như thế này khá đơn giản: Hãy lịch sự gửi một bức thư đính chính lại vấn đề.

• “Thanks so much for your email, [name]. There’s a lot to think about here. In the interest of getting back to you promptly, could you help me understand exactly what you’d like me to assist with?”
• “Thanks so much for your email, [name]. Can you please give me a little more context on the situation here, and send over [the information about or data necessary to answer]? Once you send that over, I’ll be able to respond.”

9. Bạn cần nói “Không” với một vài thứ

Thậm chí khi bạn cần (hoặc rất muốn) thực hiện nhiệm vụ đó, tất cả chúng ta đều cảm thấy khó khăn khi phải nói ra từ “Không”. Trong bất cứ trường hợp nào tương tự, những mẫu thư ngắn gọn và dễ chịu dưới đây sẽ khiến vấn đề trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

• “Thanks for reaching out, Sarah! Yes, our CMO is a fantastic person and great role model. Unfortunately, she’s also ridiculously overcommitted right now, so I don’t feel comfortable adding to her already-full plate. Are there any questions I can answer for you?”
• “Tom, thanks so much for thinking of me. Unfortunately, I'm don't think I'm the best person to write your recommendation because I haven’t seen you manage major projects, which seems like it's a key aspect of this role. If you have another colleague who could better share your abilities, I'm sure that would better your chances for this role. Best of luck!”
• “This is an honor—thank you so much for thinking of me! Unfortunately, with my current schedule, I wouldn’t be able to take on such an important role and give it 100%, and I would feel just terrible letting the rest of the organization down.”
• “Hey Todd, good to hear from you. It was great working with you at Company A. I’m still getting a feel for how things work at Company B, but it seems like we’re all set with our vendor contracts. Best of luck to you!”
• “What a wonderful cause! It’s such a shame I’ve already spent my charitable giving budget for the year on [insert favorite cause here]. Give my best wishes to your daughter!”
• “I have a rule: If I don’t have time to see my mother, I don’t have time to meet new people for coffee. And right now, I owe my mama a visit. But seriously, I’m sure we’d have a blast and I hope you’re not insulted, but my work schedule is packed and I’ve gotta pass.”
• “I’m so sad I’m going to miss this, but it’s my brother-in-law’s birthday, too, and I’ll be blacklisted from the family if I don’t show up. Have fun!”

10. Bạn phải nói “Không” với một người mà bạn thực sự muốn giúp đỡ

Nói ra từ “Không” với một người bạn vô cùng muốn giúp đỡ quả thật rất khó khăn, chỉ là bạn không thể giúp gì được cho họ: một người bạn, một đồng nghiệp thân thiết, hoặc ai đó đã từng giúp đỡ bạn. Hãy thử mẫu thư này để khiến tình hình trở nên dễ hiểu hơn và giảm thiểu tối đa sự thất vọng của người đó.

“Hey Angela,

Thanks for your note.

I’m so proud of you for deciding to apply for that small business owner award—and I’m flattered that you’d like to bring my brain into the mix.

I need to say “no,” because my week is already quite full—and I know it wouldn’t be sane (or humane) for me to add anything new to my plate.

But I would love to support you in a different way.

I’ve attached a couple of worksheets that I created for a recent writing workshop—including a couple of templates that will help you to craft a bio, a manifesto, and a few other pieces for your application.

Thank you for being such a wonderful friend and colleague. I am honored to be part of your world.

Good luck with the contest! I know you’re going to do a terrific job.

Alex”

11. Bạn nhận được một danh sách dài phức tạp về các ý kiến, ý tưởng và nhiệm vụ

Loại email này chứa một loạt các dự án, câu hỏi, ý kiến, phê bình, nhiệm vụ - và danh sách cứ thế tiếp tục dài ra. Sẽ phải còn rất rất lâu nữa bạn mới đọc hết được bức thư và hoàn thành tất cả các công việc được giao. Trong trường hợp này, thư phản hồi của bạn có thể khác đi một chút, tuỳ thuộc vào người gửi là sếp hay đồng nghiệp của bạn, nhưng nhìn chung, bạn nên hỏi sự giúp đỡ để sắp xếp ưu tiên công việc.

• “Thanks so much for your email, [name]. I’ll get started on this [this week / as soon as the new product launches / after the conference]. In the interest of getting back to you promptly, could you help me prioritize the list below? Are any of the items nice-to-have? I expect it will take me [X days/hours] to pull this together, which may delay [other project]. Let me know if you’d like me to get started sooner.”
• “Thanks so much for your email, [name]. I’ll need to get approval from [your boss or another relevant senior person’s name] to get started on this. Let me know if any of the items are nice-to-have and how you would prioritize the list below so that I can present [boss/senior person’s name] with an overview of how much time this will take to complete.”

12. Bạn cần nhiều thông tin hơn để trả lời câu hỏi

Ai đó bất chợt thắc mắc một vấn đề và cần nhờ bạn giải đáp, nhưng bạn không thể hiểu được anh/cô ấy đang nói về việc gì. Có thể bạn tự mường tượng ra được vấn đề, nhưng bạn cần thêm một chút thông tin khác nữa để trả lời tốt hơn. Hãy nhanh chóng gửi thư hỏi lại chắc chắn người kia về nội dung hoặc chi tiết mà bạn cần đính chính.

• Bạn hãy xem lại hai mẫu thư ở mục 8.
• “Hi [name], it’s nice to meet you. I’m quite busy with work at the moment, but do want to help and would be able to answer your most pressing question over email. What’s the #1 question that my background and experience can help you with?”

13. Đồng nghiệp của bạn khiến cho dự án trở nên quá khó khăn

Bạn có đang phải làm việc với một người mà có xu hướng phóng đại độ khó của vấn đế lên gấp nhiều lần? Không mấy dễ dàng để đưa ra một lời góp ý mà không làm phật lòng người khác, nhưng bạn phải làm điều đó để giúp cho cuộc sống của mọi người dễ thở hơn. Hãy chọn lựa ngôn từ một cách đơn giản nhưng khôn ngoan, và sử dụng những cụm từ tế nhị nhắc nhở đồng nghiệp của bạn rằng đây là công việc cần sự phối hợp trơn tru của rất nhiều người.

“Hey [name],

I was thinking about [name of project] on my [ride / drive / walk] into work today.

I had a few thoughts on how we could simplify the [process / project / plan / protocol]—and achieve the exact same result, or possibly an even better result, a bit more efficiently.

Could I share my thoughts with you, over coffee?

I mapped out a simple plan and I’m excited to share it.

Today at [time] would be ideal for me, but if that doesn’t work, let me know a time that does.

Thanks!

[Your name]”

“Hey, I was thinking about [name of project] and I was wondering about [describe a particular step that is super complicated].

Is there a reason why we’ve always done it that way?

If I came up with a simpler approach that could save us time and money, would you be open to hearing about it?”

“Hey, I’ve been on a major simplicity kick recently, looking for ways to streamline processes and get more done in less time.

I’ve got a plan that could help make [name of project] flow a lot more smoothly.

I’d love to share it with you and get your input.”

14. Bạn tranh cãi và xung đột với đồng nghiệp – và bạn cần nói điều đó với sếp

Hiển nhiên là chạy đi thông báo với sếp không phải việc đầu tiên bạn nên làm khi có vấn đề phát sinh giữa bạn và đồng nghiệp; hãy cố gắng tự mình giải quyết, trước khi báo cáo với cấp trên. Tuy nhiên, nếu tình trạng này còn tiếp tục tái diễn, bạn nên nói chuyện với quản lý của mình – miễn là bạn làm theo một cách không khiến bạn trông giống như đang than thở và khó chịu.

“Hey [manager’s name],

Thanks for agreeing to meet with me today.

I know you’ve got a lot going on, and I don’t want to add anything more to your plate, but there’s something I’d like to discuss. I’m hoping it won’t take more than a few minutes.

Before I begin, I want you to know that I’m not here to vent or complain. There’s a situation that’s come up—that I’m a part of—and I’m here to find a solution, with your help.

So here’s what’s happening:

Whenever [other person’s name] does [describe the thing that’s causing the conflict], I feel [describe how you feel].

This situation has come up several times: [describe a couple of specific incidents].

I respect [other person’s name] and I love being part of this team, but these feelings are making it harder for me to do my work, effectively. And while I can’t know for sure, I’d have to guess that this situation is affecting [other person’s name] as well.

I want to resolve this before it turns into a bigger problem, for both of us.

I’ve tried to resolve it on my own by [describe something you’ve tried], but that didn’t have the effect I was hoping for.

I know there’s a good solution, but I’m not seeing it clearly, which is why I’m here seeking some help.

I’m hoping that you might be willing to offer some guidance, hold a conversation with the two of us, or perhaps bring in an outside mediator or conflict resolution specialist.

Again: I’m not here to vent or blame. I’m aware that I’m just as much a part of this conflict as the other person. I’d really like to find a solution that makes both of us happy and strengthens the team.

Thanks for listening.”

15. Bạn cần từ chối tham gia một dự án

Bạn được yêu cầu thực hiện một dự án mà bạn thực sự không muốn tham gia, và bạn rất muốn viết một bức thư từ chối thẳng việc đảm nhận nhiệm vụ này. Bất kể dự án này không thuộc nhiệm vụ của bạn hoặc bạn cảm thấy nó sẽ làm phí thời gian của mình, hãy bắt đầu với những mẫu thư dưới đây để từ chối một cách lịch sự.

“Hey [person’s name],

Thanks for the details and clear instructions. Much appreciated.

Here’s what’s on my to-do list right now:

[Briefly list the top 3-5 projects you’re currently working on, to reiterate your value—and busyness.]

Based on our last conversation, it feels like the projects I just listed are top priority.

Shall I keep moving forward with those, and shelve [new project] for later? That would be my preference, because I’d love to ride the momentum and get those done first.

Or is [new project] my new top priority?

Thanks for clarifying.

Happy Tuesday!

[Your name here]”

“Hey [person’s name],

Just got your note.

At our last meeting, we decided that our goals for the next few months are to [describe a few goals here], with an overall focus on [big focus here].

This project seems like a great way to [describe possible benefit here], but I’m wondering if it aligns with our bigger goals right now.

Just playing devil’s advocate here. Your thoughts?

I want to make sure I’m investing my time where it’s most needed, in the best possible order.

Let me know.

Thanks!

[Your name here]”

“Hey [person’s name],

Thanks for your note.

This project looks like a fun challenge, but—unless I’m misunderstanding your instructions—it definitely falls outside of my skill set.

It sounds like an ideal assignment for [name of other person, position, role, or team]. They generally handle projects like the one you described.

Shall I forward your instructions onto them, or would you like to take it from here?

Thanks again.

[Your name here]”

16. Bạn muốn bỏ việc

Soạn một lá thư xin từ chức, nếu nói một cách tối giản nhất, nghe có vẻ đáng sợ, nhưng với mẫu thư đơn giản này bạn sẽ có được một lá thư chất lượng và có thể chào tạm biệt công việc này ngay lập tức.

“Dear [your boss’ name],

Please accept this letter as formal notification that I am resigning from my position as [position title] with [company name]. My last day will be [your last day—usually two weeks from the date you give notice].

Thank you so much for the opportunity to work in this position for the past [amount of time you’ve been in the role]. I’ve greatly enjoyed and appreciated the opportunities I’ve had to [a few of your favorite job responsibilities], and I’ve learned [a few specific things you’ve learned on the job], all of which I will take with me throughout my career.

During my last two weeks, I’ll do everything possible to wrap up my duties and train other team members. Please let me know if there’s anything else I can do to aid during the transition.

I wish the company continued success, and I hope to stay in touch in the future.

Sincerely,

[Your name]”

TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ (MANAGEMENT)

17. Bạn mời một ứng viên tham gia vào buổi phỏng vấn

Dù đây là lần đầu tiên bạn phỏng vấn một ứng viên hay bạn quá mệt mỏi với việc soạn email, chúng tôi đã có ở đây mẫu văn bản hoàn hảo cho một lời mời phỏng vấn – với đầy đủ tất cả các thông tin mà ứng viên cần phải biết.

“Hi [name],

Thanks for your application to [company name]. We were impressed by your background and would like to invite you to interview [at our office / via Skype / via phone] to tell you a little more about the position and get to know you better. [Details about the interview, including anything specific you would like candidates to know about.]

Please let me know which of the following times work for you, and I can send over a confirmation and details:

[Day, Time 1]

[Day, Time 2]

[Day, Time 3]

Looking forward to meeting you,

[Your name]”

18. Bạn đưa ra lời đề nghị công việc với một ứng viên

Bạn đã phỏng vấn được một người mà hoàn toàn phù hợp với tiêu chí công việc, và bạn rất nóng lòng muốn mời anh/cô ấy gia nhập đội ngũ nhân viên của mình. Hãy sử dụng mẫu thư này để có thể nhận được sự đồng ý càng sớm càng tốt.

“(Subject)

Offer from [company name]

(Body)

Hi [name],

We have all really enjoyed speaking with you and getting to know you over the course of the last few weeks. The team and I have been impressed with your background and approach and would love to formally offer you a position as a [job title] at [company name].

We can offer you a [$X] annual base salary [bonus and equity information, if equitable]. We offer [benefits details] and [number of days] of vacation per year. We can discuss start dates based on what is possible on your end, but we’d be excited to have you start [as soon as possible / on XYZ date].

Please let me know if you have any questions or would like to discuss the offer in more detail. We would be thrilled to welcome you to the team!

[Your name]”

19. Bạn từ chối một ứng viên

Trường hợp này có lẽ sẽ khó khăn hơn, nhưng mấu chốt ở đây là hãy giữ cho thông điệp ngắn gọn và vào luôn vấn đề chính.

“(Subject)

[Job title] application at [company name]

(Body)

Hi [name],

Thank you so much for your application to [company name]. Unfortunately, we are not able to [offer you an interview / pass you onto the next round] at this time, as we are looking for someone with more experience in [skill or job requirement] for this role.

Please do not hesitate to keep in touch and reach out if we have another role you think could be a fit for in the future.

Best,

[Your name]”

Một số tips cho nhà quản lý:

• Nếu ứng viên này đã vượt qua một vài vòng phỏng vấn trước đó, hãy viết thêm một vài dòng về việc bạn rất vui được gặp anh/cô ấy, và cho họ biết rằng đây là một quyết định khó khăn. Hãy từ chối một cách thật lịch sự và tế nhị.
• Nếu bạn cho rằng ứng viên này có thể phù hợp với một vị trí khác trong tương lai, hãy gửi cho anh/cô ấy yêu cầu kết nối trên LinkedIn và thông báo cho họ biết khi nào công ty có vị trí trống. Nếu bạn xây dựng được mối quan hệ như thế này, quá trình tuyển dụng sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.

20. Tình trạng công việc đang rối tung hết lên – và bạn cần nói điều đó với khách hàng

Gửi thông báo về một vấn đề hay rắc rối phát sinh tới khách hàng là rất khó khăn, nhưng đây là biểu hiện cho việc bạn có thể quản lý và giải quyết được khủng hoảng đó. Mẫu thư này sẽ khiến cho thông điệp được tiếp nhận nhanh hơn – do đó thời gian để sửa chữa các trục trặc trong công việc sẽ nhiều hơn.

“Dear Customer,

Yesterday, we learned that several shipments of our holiday gift baskets contain damaged goods due to an exceptionally turbulent flight they experienced on their way to you.

We are working around-the-clock with our transportation providers and internal teams to ensure your orders are fulfilled prior to the holidays.

At XYZ, we are always looking for ways to better service our customers. We sincerely apologize for any inconvenience this may have caused you, and are working tirelessly to ensure this issue doesn’t happen again.

Should you have any questions, feel free to contact me at [email protected].”

21. Bạn được yêu cầu viết nhanh một lời gợi ý trên LinkedIn

Không cần thiết phải dành thời gian quá nhiều cho nhiệm vụ như thế này. Hãy điền vào chỗ trống trong mẫu thư dưới đây, và bạn sẽ có một lời đề xuất nổi bật trong vòng chưa đầy năm phút.

“[Descriptive phrase] is the phrase that comes to mind when I think about [name]. I’ve had the pleasure of knowing [name] for [length of time], during which [description of your working relationship]. Above all, I was impressed with [name]’s ability to [description of what makes person really stand out]. And, of course, his/her [personality trait]. [Name] would be a true asset for any positions requiring [1-2 skills needed for position] and comes with my heartfelt recommendation.”

TRONG VIỆC TẠO MẠNG LƯỚI CÔNG VIỆC (NETWORKING)

22. Bạn cần một sự giới thiệu

Bạn phát hiện ra rằng một người bạn hoặc một đồng nghiệp của bạn quen một ai đó có thể giúp đỡ bạn trong quá trình phát triển sự nghiệp, tìm việc, hoặc đảm nhận công tác sales. Vậy làm thế nào có thể hỏi sự giúp đỡ để bạn được giới thiệu với người đó – mà không đem lại cảm giác cầu xin và khó chịu?

“Hi [name],

I hope all is well with you. As you know, I’ve been [context: looking for a new job, raising capital, working in sales at XYZ company]. I noticed that you’re connected to [target name] and was hoping that you could introduce us for [reason] if you feel comfortable doing so.

I’ve included an easy-to-copy blurb below, to provide context, but let me know if there’s any other information I can provide. I appreciate your help!

[Your name]”

Một số tips cho bạn:

• Hãy nhớ thêm một đoạn giới thiệu về bản thân súc tích và thu hút (chỉ cần 1-2 dòng giới thiệu bạn là ai và tại sao bạn lại muốn được giới thiệu tới người đó), việc này khiến cho người quen của bạn sẽ dễ dàng hơn rất nhiều trong việc truyền đạt lại thông tin của bạn. (Và vì vậy, khả năng anh/cô ấy giới thiệu bạn sẽ cao hơn!)
• Hãy chắc chắn rằng bạn tôn trọng thời gian của người quen và chỉ đề nghị những sự giới thiệu thật sự cần thiết. Hỏi giúp đỡ quá nhiều, bạn sẽ có nguy cơ tự ngăn mình tiếp cận với những cơ hội quý giá.

23. Bạn được người quen đề nghị giới thiệu họ

Bạn được một đồng nghiệp hỏi sự giúp đỡ để giới thiệu anh/cô ấy tới một người bạn quen biết, nhưng bạn chưa muốn giới thiệu họ ngay lập tức – vì bạn muốn chắc chắn rằng người đó cảm thấy ổn với buổi gặp mặt, không để xảy ra một sự khó chịu hay bất tiện nào. Hãy gửi một email như thế này.

“(Subject)

OK to Intro You to a Contact?

(Body)

Hi [name],

I was asked by [referral name], a [context: e.g., smart student in my seminar / former colleague from XYZ company, good friend] for an introduction to you. I know you’re busy, but thought it could be a useful connection because [upside: e.g., you share a passion for analytics / he could be a good asset to your team / she has experience in something you want to know about].

I wanted to run it by you first, however, out of respect for your time, and I’m happy to suggest a short call instead of coffee or a meeting, depending on what you prefer. Let me know if that’s OK!

Thanks,

[Your name]”

Nhớ rằng bạn không bao giờ muốn yêu cầu người quen đó quá nhiều so với phạm vi cho phép. Vậy trong trường hợp anh/chị/em họ của bạn, hay bạn của bạn muốn bạn giới thiệu họ với CEO của một công ty, bạn hoàn toàn có thể trả lời như sau, “I know Mark is very busy right now, so I don’t quite feel comfortable making the introduction. Is there anything else I can help you with?”

24. Bạn đang thực hiện một sự giới thiệu

Coi như người quen của bạn đã chấp nhận lời mời cho cuộc gặp mặt với bạn của bạn. Tuyệt vời! Hãy thử sử dụng mẫu thư này, thông báo tóm tắt cho mỗi người tại sao bạn lại giới thiệu họ với nhau, và gửi nó đi!

“(Subject)

Intro: [name 1] from [company 1] // [name 2] from [company 2]

(Body)

Hi [name 1],

Thanks so much for agreeing to talk to [name 2] about [context: e.g., her job search, what it’s like to be in your field]. I’ve copied him/her on this email so you can connect directly for [a short call / coffee meeting / drinks].

[Name 2], as I mentioned, [name 1] is [most flattering one-line description of your contact you can think of while still being truthful: e.g., “is the best sales person I know” or “is a true expert in the industry, and should be very useful”].

I’ll let you two take it from here.

Best,

[Your name]”

25. Bạn cần giải thích cho việc bạn đang làm

Dù bạn có gặp mặt trực tiếp hay qua email để trao đổi liên lạc với các đối tác, bạn có thể giải thích cho việc xin địa chỉ liên lạc theo một cách khác mà không gây cảm giác nhàm chán và thực dụng. Gợi ý là bạn đừng nên chỉ giới thiệu mỗi chức vụ của mình.

“I’m a [insert your job title].

Officially, my job is to [insert your clear-cut job description, e.g., seek out publicity opportunities for my company / write grant proposals / coordinate our annual healthcare conference for 5,000 people].

But really? I [insert your emotional job description, e.g., make A-list celebrities fall in love with our mission / help create miracles for underprivileged kids who still believe in magic / create the party of the year, where hardworking nurses get to kick up their heels and go buck-wild!].”

Mấu chốt là bạn phải miêu tả được công việc mình theo một cách khiến cho người khác thực sự muốn đọc, và nghe bạn giới thiệu. Hãy nhớ sử dụng những cụm như:

• “But really...”
• “Which really means...”
• “Basically? It’s all about...”
• “Which is a fancy way of saying...”

để đi thẳng vào việc bạn đang làm và lý do tại sao.

26. Bạn muốn khách hàng của bạn giới thiệu bạn đến với những người khác

Bạn sở hữu những khách hàng yêu mến bạn – và bạn mong muốn họ sẽ truyền tay nhau mở rộng thông tin về những sản phẩm và dịch vụ tuyệt vời mà bạn cung cấp? Mẫu email này sẽ khiến cho việc đó trở nên khả thi hơn bao giờ hết.

“Hey [name of client],

I’m so glad you enjoyed working with me, and I really appreciate the kind words in your last email. (With your permission, I’d love to quote you in the “testimonials” section of my website. Let me know if that’s OK. No pressure, and no rush.)

And while we’re on the subject of good work and nice words, I wanted to mention that I’m currently booking clients for [month], and I have room for about [number] more people on my schedule.

I love working with people who care about [subject] and are excited to [insert action here]—you know, people like you!

If there’s somebody in your orbit who might benefit from the work that I do, feel free to send them my way.

You can give them my email address, or point them to my website.

My services are listed here: [webpage]

My story is right over here: [webpage]

My client testimonial page is here: [webpage]

And that’s about it!

With appreciation,

[Your name]

PS I’m old-school when it comes to gratitude, so keep your eyes peeled for a hand-written “thank you” note (and a small gift) coming your way, via snail mail. Thanks again!”

27. Bạn phải trả lời quá nhiều câu hỏi từ rất nhiều người

Bạn không có thời gian để trả lời hết tất cả các emails thắc mắc về thông tin phỏng vấn, huống chi là đọc từng email một? Dưới đây là một số chiến lược giúp bạn giải quyết vấn đề này – hoặc từ chối trả lời chúng một cách dễ dàng hơn.

• “Thanks so much for reaching out—I love meeting with people and sharing my advice for breaking into finance. Unfortunately, my schedule limits me to only doing one of these meetings per week, and I’m all booked for July. Can you send me some 15-minute slots on Tuesday afternoons that might work for you in August?”
• “Hi there, thanks for your offer for coffee. Unfortunately, my schedule doesn’t allow any coffee meetings in the coming weeks, but I’d be happy to spend 10-15 minutes on the phone with you. Would Friday afternoon at 4:30 PM work for you?”
• “Thanks for reaching out. I’d love to answer your questions. I actually have a brown-bag session every other month at my office, where I answer lots of questions about starting a business—I’d love to have you join next month.”
• “Thanks for reaching out. As you can imagine, I get many requests for advice on breaking into the consulting world, so I’ve compiled all of my best tips into a blog post (see the link below). If there’s more information you’d like after reading this, feel free to send over two or three questions, and I’ll do my best to answer them in a timely matter. Best of luck on your job search!”

---------------------------

Tác giả: The Daily Muse Editor

Link bài gốc: 27 Pre-Written Templates for Your Toughest Work Emails

Dịch giả: Màu 54AAAA - YBOX.VN Translator

(*) Bản quyền bài viết thuộc về YBOX.VN. Khi chia sẻ, cần phải trích dẫn nguồn đầy đủ tên tác giả và nguồn là "Dịch Giả: Màu 54AAAA - Nguồn: YBOX.VN". Các bài viết trích nguồn không đầy đủ, ví dụ: "Theo YBOX" hoặc khác đều không được chấp nhận và phải gỡ bỏ.

(**) Trở thành dịch giả trên YBOX.VN, xem chi tiết tại đây: http://bit.ly/yboxtranslateteam