3 Bước Xây Dựng Phiếu Phỏng Vấn ứng Viên Chuyên Nghiệp - HrOnline

Phỏng vấn là một phần quan trọng của quy trình tuyển dụng. Việc tương tác trực tiếp với ứng viên có thể giúp doanh nghiệp xác định những ứng viên tiềm năng phù hợp với mục tiêu và văn hóa của công ty. Để có thể đánh giá một cuộc phỏng vấn một cách toàn diện và đầy đủ, doanh nghiệp được khuyến khích sử dụng phiếu phỏng vấn ứng viên. Một phiếu phỏng vấn tốt giúp quá trình phỏng vấn của doanh nghiệp đi đúng hướng và nhất quán, đồng thời đảm bảo tính khách quan và minh bạch của quá trình tuyển dụng.

 

3 bước xây dựng phiếu phỏng vấn ứng viên chuyên nghiệp

Thế nhưng, không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách xây dựng một phiếu phỏng vấn ứng viên hiệu quả. Phiếu phỏng vấn rườm rà, bố cục không rõ ràng, câu hỏi không gợi mở... là những sai lầm thường thấy của các doanh nghiệp. Hôm nay, hãy cùng HrOnline tìm hiểu về 3 bước để thiết kế một phiếu phỏng vấn chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp tránh gặp phải các lỗi sai phổ biến nhé.

1. Xác định tiêu chí đánh giá rõ ràng và nhất quán

Một phiếu phỏng vấn ứng viên hiệu quả cần có những tiêu chí đánh giá bám sát với nhu cầu của doanh nghiệp và yêu cầu của vị trí tuyển dụng. Những tiêu chí này là nền tảng để doanh nghiệp sở hữu được một tiêu đề tuyển dụng hấp dẫn. Thiết kế câu hỏi phỏng vấn nhân sự được đánh giá là “kim chỉ nam” trong quá trình tuyển dụng của doanh nghiệp. 

Tiêu chí đánh giá được chia làm 2 loại chính: nhóm tiêu chí đánh giá năng lực và nhóm tiêu chí đánh giá thái độ. 

• Nhóm tiêu chí đánh giá năng lực tập trung vào kinh nghiệm làm việc, khả năng thích nghi, kiến thức chuyên môn và kỹ năng cơ bản của ứng viên. Các tiêu chí này giúp đội ngũ tuyển dụng xác định được việc ứng viên đó có phù hợp với yêu cầu về nghiệp vụ mà doanh nghiệp đang tìm kiếm hay không. Tuy nhiên, cần trao đổi thêm với trưởng bộ phận, phòng ban của vị trí cần tuyển để tìm hiểu kỹ hơn về nghiệp vụ chuyên môn nhằm đưa ra tiêu chí đánh giá thực tế và hiệu quả.
• Nhóm tiêu chí đánh giá thái độ sẽ xem xét sự lắng nghe, ngôn ngữ cơ thể, và tính cách của ứng viên. Những tiêu chí này sẽ giúp đội ngũ tuyển dụng đánh giá được độ phù hợp của ứng viên đối với văn hóa của doanh nghiệp. Sự không phù hợp giữa tính cách của ứng viên và công ty là một trong những lý do phổ biến nhất khiến ứng viên xin nghỉ sau khoảng thời gian từ 1 – 2 tháng thử việc. Điều này sẽ làm hao tổn thời gian, công sức và tiền bạc của cả doanh nghiệp lẫn ứng viên.

2. Xây dựng bộ câu hỏi thú vị

Có các tiêu chí đánh giá rành mạch rồi, vậy làm sao để tạo nên bộ câu hỏi phỏng vấn nhân sự hiệu quả? Câu trả lời rất đơn giản: 

• Thứ nhất, các câu hỏi phải cung cấp cho bạn thông tin mà bạn đang tìm kiếm ở ứng viên
• Thứ hai, phải giúp bạn hiểu rõ hơn insights của ứng viên liên quan đến cảm xúc và khả năng làm việc.

Bạn nên xây dựng các câu hỏi phỏng vấn nhân sự dựa trên từng nhiệm vụ và trách nhiệm chính của vị trí đang cần tuyển dụng. Bên cạnh đó, một vài câu hỏi giải quyết vấn đề sẽ thể hiện được kinh nghiệm trong quá khứ của ứng viên và cách họ sẽ ứng biến trong các tình huống cụ thể.

Phiếu phỏng vấn ứng viên hay sẽ bao gồm những câu hỏi đi sâu vào những kinh nghiệm và thành tích mà ứng viên liệt kê trong CV. Hãy tập trung “xoáy sâu” những câu hỏi về những động từ "chính" được sử dụng, chẳng hạn như: phát triển, tạo ra, tổ chức, phân tích, thực hiện, thiết kế.... Nếu ứng viên ghi trong CV rằng “đã phát triển và tổ chức một chương trình đào tạo tên X”, hãy đặt những câu hỏi cụ thể để xác định mức độ tham gia và trách nhiệm của ứng viên, ví dụ:

• Bạn là người chịu trách nghiệm chính cho chương trình? 
• Bạn xác định nhu cầu của thị trường về chương trình này như thế nào? 
• Ngân sách của chương trình là bao nhiêu? 
• Bạn đã sử dụng những nguồn nào để phát triển chương trình?

Bạn cũng có thể đặt câu hỏi follow-up cho ứng viên để khơi gợi những câu trả lời sâu sắc hơn, chẳng hạn như:

• Bạn có thể kể thêm chi tiết về chương trình bạn đã làm được không? 
• Những yếu tố nào đã ảnh hưởng đến quyết định đó của bạn không?

Bên cạnh đó, ngoài các câu hỏi phỏng vấn nhân sự, nhà tuyển dụng có thể xây dựng các bài kiểm tra năng lực, nghiệp vụ, kỹ năng,... tùy theo vị trí tuyển dụng để xác định độ khó của bài test. Ví dụ một số vị trí đơn giản, nhà tuyển dụng có thể đưa ra các bài test IQ, EQ, kỹ năng, tình huống,... 

Phiếu đánh giá phải đánh giá được nhiều khía cạnh của ứng viên

3. Phát triển hệ thống đánh giá hợp lý

Hệ thống đánh giá trong phiếu phỏng vấn thường dựa trên điểm số với những chỉ số và hướng dẫn rõ ràng sẽ đảm bảo sự chính xác và công bằng trong quá trình tuyển dụng. Một bảng tính điểm cho phép doanh nghiệp ghi rõ ràng từng câu trả lời của ứng viên và tính toán các điểm số dựa trên các tiêu chí đã định sẵn. 

Để hệ thống đánh giá được nhất quát trong quá trình tuyển dụng, doanh nghiệp cần xây dựng mô tả từng nấc điểm trong phiếu phỏng vấn ứng viên. Hãy tham khảo bảng điểm từ 1-4 như sau:

1. Câu trả lời kém, chưa chạm tới ý chính của câu hỏi

2. Câu trả lời không đầy đủ, mặc dù có vài điểm tốt nhưng không có gì ấn tượng

3. Câu trả lời thuyết phục nhưng còn thiếu chiều sâu của vấn đề

4. Câu trả lời đưa ra đầy đủ các ý câu hỏi đồng thời thể hiện năng lực xuất sắc

Một hệ thống chấm điểm cụ thể và rõ ràng sẽ giúp công việc phân loại, chọn lọc trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn. Dựa vào điểm số và các thông tin tổng hợp được trên bảng đánh giá, doanh nghiệp có thể dễ dàng nắm được nhiều thông tin cần thiết về tính cách, học vấn, năng lực, kinh nghiệm… của ứng viên.

4. Ứng dụng phần mềm HrOnline

Phiếu phỏng vấn ứng viên là công cụ thiết yếu trong quá trình tuyển dụng của mỗi công ty. Để có thể giảm thiểu tối đa nguy cơ tuyển sai người, doanh nghiệp cần chú trọng, ưu tiên đầu tư cho phỏng vấn, đưa ra các câu hỏi phỏng vấn phù hợp và có biểu mẫu chi tiết để đánh giá, sàng lọc ứng viên. Nhưng để tạo được một phiếu phỏng vấn rõ ràng và nhất quán, đòi hỏi doanh nghiệp phải bỏ ra rất nhiều quỹ thời gian và công sức, đặc biệt với những kế hoạch tuyển dụng gấp và số lượng lớn. Đó là lý do mà hơn 5000 doanh nghiệp hiện nay đã lựa chọn sử dụng HrOnline - giải pháp chuyển đổi số trong quản lý nhân sự toàn diện làm cơ sở để phát triển phiếu phỏng vấn ứng viên một cách đầy đủ, tiện lợi và dễ dàng. Bên cạnh đó, với phần mềm quản lý tuyển dụng HrOnline, quá trình tuyển dụng sẽ được thực hiện trên hệ thống trực tuyến, qua đó, các doanh nghiệp có thể giảm bớt được những áp lực trong công tác quản lý. 

HrOnline - Giải pháp giúp bạn thiết kế phiếu đánh giá chuyên nghiệp

Với những tính năng ưu việt, HrOnline đã trở thành giải pháp hiệu quả, hỗ trợ các doanh nghiệp số hóa tất cả hoạt động của phòng nhân sự một cách toàn diện, thúc đẩy tốc độ chuyển đổi số hiệu quả, bứt phá thành công trên thị trường. Thông qua tất cả tính năng vượt trội của phần mềm HrOnline, doanh nghiệp sẽ dễ dàng cài đặt vận hành và thực hiện thao tác quản lý nhân sự trên đa dạng các loại thiết bị công nghệ thông minh như: Máy tính bảng; Laptop, SmartPhone… Hãy liên lạc với HrOnline ngay, để được trải nghiệm một quy trình tuyển dụng đơn giản và hiệu quả nhé!