3 Cách Tách Cột Họ Và Tên Trong Excel Nhanh Và đơn Giản Nhất

Excel giúp người dùng tiết kiệm được nhiều thời gian với tính năng tách họ và tên. Bài viết sau đây Điện máy XANH sẽ hướng dẫn chi tiết đến bạn cách tách cột họ và tên trong Excel nhanh và đơn giản nhất nhé!

• Bài hướng dẫn được thực hiện trên laptop HP hệ điều hành Windows, phiên bản Excel 2010, bạn có thể áp dụng tương tự trên các phiên bản Excel khác như: 2007, 2013, 2016 và 2017.
• Bạn có thể tải bài tập thực hành tách cột họ và tên trong Excel để làm quen nhé!

1 Sử dụng Find and Replace

Bước 1: Đầu tiên, bạn copy Họ và tên vào cột Tên.

Đầu tiên, bạn copy Họ và tên vào cột Tên.

Bước 2: Để tách tên, bạn chọn dữ liệu từ C2 đến C11 và nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để hiển thị bảng Find and Replace.

Để tách tên, bạn chọn dữ liệu từ C2 đến C11 và nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để hiển thị bảng Find and Replace.

Bước 3: Tại Find what, bạn nhập * (Shift + 8) và Space (khoảng trắng) để tách tên. Sau đó chọn Replace All.

Nhấn vào find what, space và replace all

Bước 4: Bạn đã hoàn tất tách tên ra khỏi họ và tên đơn giản nhất.

Bạn đã hoàn tất tách tên ra khỏi họ và tên

• Tách họ

Bước 1: Để tách lấy dữ liệu cho cột họ, bạn có thể thực hiện tương tự copy dữ liệu học và tên bỏ vào cột họ. Sau đó, nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để hiển thị bảng Find and Replace.

Tại Find what, bạn nhập Space (khoảng trắng) và * (Shift + 8) > Replace All.

Tại ô C2, bạn nhập hàm =RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(

Bước 2: Tại cột B, bạn sẽ nhận được kết quả họ được tách từ họ và tên của cột A.

Sau đó, bạn kéo chuột đến góc bên phải dưới cùng của ô được chọn (hình vuông nhỏ này được gọi là Fill handle). Giữ và kéo Fill handle xuống cột dọc đến hết ô A11.

Lưu ý: Cách làm này chỉ giúp bạn lấy được họ trong họ và tên chứ không lấy được cả họ và tên đệm.

2 Kết hợp nhiều hàm

Bước 1: Tại ô C2, bạn nhập hàm =RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND("@",SUBSTITUTE(A2," ","@",LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2," ","")))))

• Hàm RIGHT dùng để cắt chuỗi từ phải qua.
• Hàm LEN dùng để lấy độ dài của chuỗi.
• Hàm SUBSTITUTE dùng để thay thế văn bản cụ thể trong chuỗi văn bản.

Tại ô C2, bạn nhập hàm Right, Len và Substitue

Bước 2: Sau đó, bạn kéo chuột đến góc bên phải dưới cùng của ô được chọn (hình vuông nhỏ này được gọi là Fill handle). Giữ và kéo Fill handle xuống cột dọc đến hết ô A11.

Sau đó, bạn kéo chuột đến góc bên phải dưới cùng của ô được chọn

Xem thêm: Cách dùng hàm FIND, FINDB trong Excel để tìm kiếm dữ liệu

Bước 3: Để lấy họ tên đệm, tại ô B2, bạn nhập hàm =LEFT(A2,LEN(A2)-LEN(C2))

• Hàm LEFT dùng để cắt chuỗi từ trái qua.
• Hàm LEN dùng để lấy độ dài của chuỗi.

Để lấy họ tên đệm, tại ô B2, bạn nhập hàm Left kết hợp Len

Bước 4: Sau đó, bạn cũng dùng Fill handle để sao chép công thức xuống các ô phía dưới.

Sau đó, bạn cũng dùng Fill handle để sao chép công thức xuống các ô phía dưới.

3 Sử dụng lệnh Text to Columns

Bước 1: Với tách cột họ và tên bằng chức năng Text to Columns, đầu tiên bạn tô đen các ô chứa họ và tên. Sau đó chọn tab Data > Text to Columns.

Bạn chọn tab Data > Text to Columns

Bước 2: Sau đó, hộp thoại Convert Text to Columns Wizard sẽ hiện ra. Bạn chọn Delimited > Next.

Bạn chọn Delimited > Next trong hộp thoại Convert Text to Columns Wizard

Bước 3: Tiếp theo, trong phần Delimiters, bạn chọn Space và nhấn Next.

Tiếp theo, trong phần Delimiters, bạn chọn Space và nhấn Next

Bước 4: Tại hộp thoại tiếp theo, bạn chọn Text và tại phần Destination, bạn chọn ô sẽ chứa dữ liệu sau khi tách. Tại ví dụ này mình chọn ô B2 và cuối cùng nhấn Finish.

Tiến hành chọn ô sẽ chứa dữ liệu sau khi tách và nhấn Finish

Bước 5: Họ và tên của cột A sẽ được tách ra như hình.

Họ và tên của cột A sẽ được tách ra

4 Sử dụng Flash Fill

Bước 1: Tại ô B2, điền tên họ tương ứng với tên ở ô A2 là "Ngô".

Điền tên họ tương ứng với tên ở ô A2

Bước 2: Tại ô B3, nhập tên họ tương ứng với tên ở ô A3 là "Đào". Lúc này, Excel hiện lên một dải màu xám phía dưới vị trí ô tính đang nhập. Lúc này, bạn hãy kiểm tra các giá trị đã trùng với yêu cầu chưa và nhấn Excel để hoàn thành.

Tại ô B3, nhập tên họ tương ứng với tên ở ô A3 là "Đào"

Trong ví dụ của chúng ta, khi bạn nhập tên họ vào dòng đầu tiên (ô B2), Flash Fill chưa nhận dạng được quy luật.

Lưu ý: Cách tách bằng chức năng Text to Columns này sẽ phù hợp với những tên bao gồm 2 chữ hoặc bạn có nhu cầu lấy từng thông tin về họ, tên đệm, tên riêng ra như trên hình.

Xem thêm:

• 2 cách xóa ô trống trong Excel cực đơn giản
• Cách cố định cột, dòng trong Excel chi tiết từng bước
• 5 cách làm tròn số trong Excel đơn giản và chi tiết nhất

Trên đây là hướng dẫn tách cột họ và tên trong Excel nhanh và đơn giản nhất mà Điện máy XANH chia sẻ đến bạn. Hy vọng bài viết sẽ giúp ích cho bạn nhé!