30.3.2014_Vận Dụng Các Hàm Excel Trong Cách Tính Lương, BHXH ...

Đối với người làm nhân sự, Excel là mảng kiến thức vô cùng quan trọng, đặc biệt trong lĩnh vực C&B. Đối với một đứa mới chập chững bước vào nghề nhân sự như tôi, để có thể nắm được các hàm cũng như sự vận dụng của các hàm excel trong các nghiệp vụ C&B quả thật là một điều vô cùng  khó khăn. Rồi nhờ sự hỗ trợ nhiệt tình, tâm huyết từ các anh/chị nhân sự đi trước, chúng tôi cũng tổ chức được một vài buổi chia sẻ về vấn đề này. Mục đích buổi chia sẻ nhằm giúp các thành viên nắm được các hàm Excel cơ bản, vận dụng các hàm đó trong cách tính lương, BHXH, thuế TNCN….

Buổi chia sẻ với sự tham gia của anh Hoàng Quốc Uy_ Phó giám đốc phụ trách mảng đào tạo, Marketing tại HỆ THỐNG ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN THÔNG MINH (đơn vị trực thuộc Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Uy Tín Phát), chị Phạm Thanh Huyền_Giám đốc nhân sự tại Nhà hàng Long Vĩ là diễn giả chính và sự tham gia của chị Phoenix Thanh Hà_Cố vấn tổ chức và phát triển chiến lược cùng các anh/chị hiện đang làm trong lĩnh vực nhân sự tại khu vực Hà Nội.

Mở đầu chương trình với những kiến thức nhẹ nhàng, anh Uy đã khéo léo dẫn dắt các thành viên bước vào thế giới Excel. Một thế giới rộng và đa chiều. Anh Hoàng Quốc Uy với phong cách khá ấn tượng cùng những câu nói dứt khoát, cách khuấy động chương trình đã cuốn hút mọi sự chú ý của các thành viên. Buổi chia sẻ tập trung vào các hàm Excel quan trọng trong công tác nhấn sự nói chung và công tác C&B nói riêng như:

• Các hàm xử lý chuỗi

–           LEFT, RIGHT, MID, FIND: ứng dụng trong việc tổng hợp công lao động, công lao động chấm theo giờ làm việc.

Ví dụ: Bài tập thực hành số 02: tính thời gian làm việc mỗi ngày cho từng nhân sự của chị Đỗ Lan Anh làm việc từ 08h30:12h30

Công thức: =MID(D10;7;2)*60+RIGHT(D10;2)-(LEFT(D10;2)*60+MID(D10;4;2)) kết quả cho 240 phút

–           Hàm toán tử văn bản (&): ứng dụng trong việc soạn thảo văn bản trên Excel, nối dữ liệu với nhau.

• Các hàm toán học

–           SUM, SUMIF, AVERAGE, MAX, MIN, ROUND: ứng dụng trong việc tính lương, so sánh mức lương giữa các nhân viên, cân đối quỹ tiền lương,…

–            COUNT, COUNTIF: ứng dụng trong việc tổng hợp ngày công lao động, báo cáo nhân sự,…

Ví dụ: bài thực hành số 03: Tính số ngày công thực tế của nhân viên Đỗ Thị Lan Anh

Công thức: =COUNTIF(D9:AH9;”+”)+COUNTIF(D9:AH9;”-“)*0,5 kết quả ra 27 ngày công/tháng

• Hàm điều khiển và hàm tìm kiếm

–           IF: ứng dụng trong việc tính lương như tính lương hiệu quả công việc, tính thuế TNCN, báo cáo sinh nhật nhân viên,…

Ví dụ: bài thực hành số 05: Xếp loại sinh viên Đỗ Thị Lan Anh

Công thức: =IF(G9>=8;”Giỏi”;IF(G9>=7,5;”Khá”;IF(G9>=5;”Đạt”;”Chưa đạt”))) kết quả cho “Giỏi”

–           VLOOKUP: ứng dụng khá nhiều trong việc soạn thảo các văn bản, quyết định, HĐLĐ trên Excel

• Hàm ngày tháng

–           TODAY: ứng dụng trong việc quản lý hồ sơ nhân viên, soạn thảo văn bản,…

–           NOW: ứng dụng trong chấm công lao động

–           DATE, MONTH, YEAR: ứng dụng trong việc quản lý hồ sơ nhân viên, tính thâm niên lao động

–           WEEKDAY:

–           AND: ứng dụng trong việc quản lý hồ sơ nhân viên, tính lương lao động

• Hàm logic

–           OR, NOT

Mỗi hàm giới thiệu đều có những ví dụ thực tế, sinh động tương ứng. Mặc dù là ngày cuối tuần nhưng tinh thần học của các thành viên đều rất hưng phấn. Mỗi ví dụ là mỗi sự trao đổi, tranh luận tích cực từ các thành viên mặc dù có sự chênh lệch về độ tuổi, trình độ… Sau mỗi ví dụ thực tế câu hỏi quen thuộc từ anh Uy cất lên vang rộng khắp căn phòng “Ai ra kết quả như tôi”, các thành viên lại hô vang “Tôi, Tôi” phá tan không gian yên tĩnh hàng ngày.

Kết thúc phần lý thuyết các hàm Excel cơ bản đã giúp tôi cùng các thành viên khác hiểu rõ được mục đích và cách thức vận dụng của các hàm trong lĩnh vực C&B.

Sau khi các thành viên đã hiểu rõ các hàm, anh Uy lại tiếp tục đưa vào những bài thực hành nhằm giúp các thành viên vận dụng ngay những kiến thức vừa tìm hiểu vào cách tính thực tế, biến kiến thức của diễn giả thành kiến thức của mình. Các thành viên lần lượt di chuyển thành các nhóm nhỏ nhằm trao đổi, hỗ trợ nhau để tìm lời giải cho bài tập.

Bài thực hành 01 Phân loại theo chức vụ chị Đỗ Thị Lan Anh

Bài thực hành nàykhông làm khó dễ được các thành viên trong nhóm. Tất cả đều vượt qua một cách nhanh chóng.

Công thức: =LEFT(D9;2) kết quả cho “GĐ”

Bài thực hành 02 về cách tính thời gian làm việc mỗi ngày cho nhân viên.

Các thành viên có vẻ vướng mắc ở bài này. Sau 5 phút thảo luận giữa các thành viên, vẫn chưa có lời giải chính xác.

Sự gợi ý khéo léo từ anh Uy, phân tích theo hướng

+ Thời gian làm việc của nhân viên = Thời gian kết thúc – Thời gian bắt đầu

+ Các hàm sử dụng: LEFT, MID, RIGHT

Các thành viên bắt đầu tìm được câu trả lời cho bài tập. Tôi học được một mẹo trong cách vận dụng công thức: Phân tích bằng chữ → Vận dụng hàm Excel

Nhưng một vấn đề gặp phải: đối với những ô chứa dữ liệu thì cho ta kết quả chính xác. Tuy nhiên đối với những ô không chứa dữ liệu, cho ra kết quả “VALUE”. Giải quyết vấn đề này như thế nào đây?

Câu hỏi từ diễn giả dành cho các thành viên. Bằng kiến thức thực tế của mình trong cách tính lương, bạn Thùy Trang đã giúp nhóm đưa ra giải pháp:

Công thức :=IF(D10=””;””; MID(D10;7;2)*60 + RIGHT(D10;2) -(LEFT(D10;2)*60+MID(D10;4;2)))

Bài thực hành 03 về tổng hợp ngày công.

Bài thực hành này đã tạo sự tranh luận giữa các thành viên sôi nổi nhất, đúng các vấn đề gặp phải trong thực tế. Làm thế nào để tổng hợp ngày công chính xác và thuận tiện nhật?

Chỉ với một bài thực hành nhưng có tới 3 lời giải khác nhau từ diễn giả, chị Tuyết Anh và bạn Thùy Trang.

Anh Uy: =IF(E9<>””;IF(E9=”+”;COUNTIF(E9:E9;”+”); 0,5*COUNTIF(E9:E9;”-“));0)

Chị Tuyết Anh: =COUNTIF(E9:E9;”+”)*1+COUNTIF(E9:E9;”-“)*0,5

Thùy Trang: =IF(E9=”+”;1;IF(E9=”-“;0,5;0))

Mọi con đường đều có thể tới đích, quan trọng là con đường đó đi như thế nào. Qua bài thực hành này giúp các thành viên có nhiều cách tư duy hơn trong cách thiết lập công thức Excel của mình.

Các thành viên dần quen với các hàm, các bài thực hành 04, 05 không thể làm khó dễ được mọi người.

Bài thực hành 06_tính thuế TNCN

Biểu thức tính thuế với 7 mức khác nhau đã gây chút khó khăn tới nhóm. Làm thế nào để vận dụng công thức một các chính xác trong trường hợp này?

Với nhiều năm kinh nghiệm trong việc sử dụng công thức Excel, anh Uy đã bật mí một bí quyết giúp anh luôn thành công trong việc vận dụng hàm Excel: “Trước khi vận dụng hàm Excel ta cần diễn tả nó bằng miệng trước. Chúng ta cùng phân tích từ từ, từ từ, từng bước một bằng miệng trước. Sau đó mới diễn tả bằng công thức. và cuối cùng là lồng ghép các công thức này với nhau”.

Nếu TNTT>80 trđ thì số thuế phải nộp là: 35%TNTT – 9.85trđ

IF(AND(TNTT>80.000.000);TNTT*35%-9.850.000)

Và ngược lại

Nếu TNTT từ trên 52trđ đến 80 trđ thì số thuế phải nộp là: 30%TNTT-5.85trđ

IF(AND(TNTT>52.000.000);TNTT*30%-5.850.000)

Và ngược lại

Nếu TNTT từ trên 32 trđ đến 52 trđ thì số thuế phải nộp là: 25%TNTT-3.25trđ

IF(AND(TNTT>32.000.000);TNTT*25%-3.250.000)

Và ngược lại

Nếu TNTT từ trên 18 trđ đến 32 trđ thì số thuế phải nộp là: 20%TNTT-1.65trđ

IF(AND(TNTT>18.000.000);TNTT*20%-1.650.000)

Và ngược lại

Nếu TNTT từ trên 10 trđ đến 18 trđ thì số thuế phải nộp là: 15%TNTT-0.75trđ

IF(AND(TNTT>10.000.000);TNTT*15%-750.000)

Và ngược lại

Nếu TNTT từ trên 5 trđ đến 10 trđ thì số thuế phải nộp là: 10%TNTT-0.25trđ

IF(AND(TNTT>5.000.000);TNTT*10%-250.000)

Và ngược lại

Nếu TNTT từ trên 0 trđ đến 5 trđ thì số thuế phải nộp là: 5%TNTT

IF(AND(TNTT>0);TNTT*5%)

Cuối cùng ta gộp các công thức này với nhau, được công thức tính thu nhập chịu thuế

= IF(AND(TNTT>80.000.000);TNTT*35%-9.850.000;IF(AND(TNTT>52.000.000);TNTT*30%-5.850.000;IF(AND

(TNTT>32.000.000);TNTT*25%-3.250.000;IF(AND(TNTT>18.000.000);TNTT*20%-1.650.000;IF(AND(TNTT>

10.000.000);TNTT*15%-750.000;IF(AND(TNTT>5.000.000);TNTT*10%-250.000;TNTT*5%)))))))

Còn một cách nữa mà chúng ta có thể sử dụng để tính thuế TNCN đấy là sử dụng hàm VLOOKUP cũng giúp ra kết quả chính xác.

Dù đã hơn 12h trưa, các thành viên đã mệt sau một quãng thời gian trao đổi sôi nổi, nhưng với sự xuất hiện của chị Phạm Thanh Huyền trong cách hướng dẫn quản lý dữ liệu thông tin nhân viên đã lấy lại tinh thần của các thành viên. Một sự gợi mở từ chị Huyền để các thành viên trong nhóm hình dung và có sự tìm hiểu trước về chủ đề tiếp theo. Làm thế nào để có thể quản lý file dữ liệu nhân viên một cách khoa học nhất? Cách soạn thảo HĐLĐ, quyết định… nhanh nhất? Làm sao để xuất dữ liệu báo cáo nhân sự nhanh nhất khi Giám đốc yêu cầu?.. Tất cả các câu hỏi đó sẽ được sự trợ giúp từ chị Huyền trong buổi chia sẻ tiếp theo.

Bằng nhiều năm kinh nghiệm của mình, anh Hoàng Quốc Uy đã giúp tôi cùng các thành viên trong buổi chia sẻ có những kiến thức vô cùng quý giá và hữu ích trong công việc của mình.  Buổi học khép lại với nhiều cảm xúc dạt dào. Sự thú vị từ phong cách chia sẻ dí dỏm, hài hước của diễn giả đã giúp các thành viên xóa tan mọi mệt mỏi. Với những nội dung khá rộng và sâu về mảng Excel, dường như thời gian 4 tiếng đồng hồ không đủ để thỏa mãn nhu cầu của mọi người. Một sự nối tiếc trên khuôn mặt của các thành viên.

Hẹn gặp lại tất cả các anh/chị trong buổi chia sẻ tiếp theo với nhiều điều bổ ích và thú vị.

Chia sẻ:

• X
• Facebook

Thích Đang tải...