4 Cách Chèn Chữ Ký Vào Word Trên Máy Tính Nhanh Và đơn Giản Nhất

Microsoft Word đang là phần mềm soạn thảo văn bản được nhiều người sử dụng. Bạn đang tìm cách chèn chữ ký vào Word sao cho chuyên nghiệp và nhanh chóng thì hãy tham khảo qua 4 cách sau đây.

1/ Cách chèn chữ ký vào file Word đơn giản

Đây là cách đơn giản mà ai cũng dễ dàng thực hiện được. Để thêm dòng chữ kỹ vào cuối nội dung thì bạn làm theo các bước sau:

Bước 1: Tại Insert, bạn chọn Signature Line

Bước 2: Hộp Signature Setup hiện ra gồm có các mục:

• Suggested signer: Tên người ký
• Suggested signer’s title: Chức danh của người ký
• Suggested signer’s e-mail address: Địa chỉ email của người ký
• Introduce to the signer: Giới thiệu về người ký tên

Bước 3: Sau khi bạn đã điền đầy đủ các thông tin thì chọn OK. Một ký hiệu dấu chéo kèm theo tên hiện ra. Bây giờ bạn có thể kéo chữ ký đã được tạo này tới bất kỳ vị trí nào. Chữ ký sẽ xuất hiện ra sau khi file Word được in.

2/ Cách chèn chữ ký điện tử vào file Word

Chữ ký điện tử (hay còn gọi là chữ ký Digital) khác gì với chữ ký bình thường chèn vào Word? Chữ ký Digital có công dụng như một chữ ký thực, tức là sau khi ký sẽ không thể chỉnh sửa bất cứ nội dung nào trong văn bản, cũng có nghĩa trước khi thực hiện đóng dấu chữ ký Digital thì người dùng phải xác nhận rằng đã đọc và thông qua nội dung.

Để thêm chữ ký Digital thì bạn vẫn sẽ phải thực hiện dòng chữ ký như hướng dẫn ở cách thứ nhất. Bên cạnh đó phải cài chứng thư bảo mật cho chữ ký để đảm bảo không bị “bốc” đi làm những việc không chính đáng. Nếu bạn chưa cài thì Word sẽ đưa ra thông báo tải lên chứng thư để xác nhận với hệ thống và sẽ đưa ra gợi ý (ví dụ như: GlobalSign).

Ngoài ra, bạn có thể tạo chứng thư cho chữ ký digital bằng công cụ Selfcert có sẵn trong thư mục cài đặt Microsoft Office. Các bước làm cụ thể như sau:

Bước 1: Tìm Selfcert.exe trong thư mục cài đặt Office của bạn. Bạn tham khảo đường dẫn sau Đường dẫn bạn có thể dựa vào đó để tìm là: C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16\SELFCERT.EXE

Bước 2: Trong công cụ Selfcert, hãy nhập tên cho chứng chỉ bảo mật của bạn trong hộp Your certificate’s name và sau đó nhấp vào OK để tạo.

Bước 3: Trở lại Word và click đúp vào nội dung chữ ký đã được tạo ở cách thứ nhất. Sau đó hộp thoại Sign xuất hiện, bạn gõ tên cho chữ ký điện tử và chọn Sign để hoàn tất.

Sau khi hoàn thành các bước nói trên, chữ ký số mới sẽ được thêm vào văn bản Word, lúc này nội dung văn bản nếu chỉnh sửa sẽ làm vô hiệu hóa chữ ký và bạn phải ký lại sau này.

3/ Cách chèn chữ ký viết tay vào Word

Một cách chèn chữ ký vào Word trên máy tính trên máy tính khác nữa là scan chữ ký vào Word.

Scan chữ ký là một giải pháp hữu hiệu dành cho các hợp đồng trong trường hợp các bên không ở cùng một địa điểm.

Chữ ký scan là chữ ký bằng tay trên hợp đồng giấy sau đó hai bên chuyển hợp đồng cùng chữ ký thành dạng điện tử bằng cách scan rồi được gửi đi bằng thư điện tử.

Tuy nhiên cách chèn chữ ký tay vào Word này là cách thủ công nếu có quá nhiều văn bản thì khá mất thời gian và do chữ ký scan nên cũng dễ bị làm giả. Vì vậy, đây là loại chữ ký tiềm ẩn nhiều rủi ro gian lận.

Hướng dẫn cách scan chữ ký tay vào Word nhanh và đơn giản.

Bước 1: Bạn viết chữ ký của bạn ra giấy

Bước 2: Bạn dùng điện thoại scan chữ ký và lưu lại trong máy tính

Bước 3: Dùng công cụ chỉnh sửa hình ảnh để cắt hình theo ý muốn

Bước 4: Tại Insert, bạn chọn Picture để thêm hình ảnh chữ ký tay vào Word

Cách scan chữ ký tay vào Word này là cách thủ công tuy nhiên nó cũng tạo nên sự uy tín cho nội dung.

4/ Cách chèn chữ ký vào Word sử dụng nhiều lần

Một cách chèn chữ ký vào Word trên máy tính khác là dùng Quick Parts. Cách này khá đơn giản, vừa thêm được cả chữ ký và hình ảnh của logo công ty của bạn.

Bước 1: Nhập nội dung chữ ký và hình ảnh logo muốn chèn sau đó chọn toàn bộ hình ảnh và chữ ký

Bước 2: Tại tab Insert, bạn chọn Quick Parts. Ở menu xổ xuống, bạn chọn tiếp Save Selection to Quick Part Gallery…

Bước 3: Hộp thoại Create New Building Block. Lúc này tại ô Name thì bạn nhập tên cho khối chữ ký bạn vừa chọn. Sau đó bấm OK để hoàn tất. Khi bạn cần thêm chữ ký ở đây thì bạn chỉ cần vào Quick Parts sẽ thấy khối chữ ký bạn vừa tạo đã được lưu lại.

Cách chèn chữ ký vào Word rất cần thiết. Những văn bản cần có chữ ký để đánh dấu chủ quyền tác giả, các văn bản cần có sự xác nhận để tạo nên sự uy tín, tin tưởng. Vì vậy bạn hãy áp dụng cách chèn chữ ký tay hay chữ ký điện tử vào file Word.

Hy vọng qua bài viết này sẽ giúp cho các bạn đang sử dụng phần mềm Microsoft Word. Chúc các bạn sẽ thành công và hãy luôn ủng hộ website Kienit.com.

Bài viết xem thêm:

Chi tiết cách gộp 2 trang thành 1 trang trong Word để in ấn tài liệu

4 cách xóa định dạng trong Word 2016, 2013, 2010, 2007, 2003

4 cách chèn Excel vào Word 2010, 2013, 2016 nhanh và đơn giản

Cách xóa comment trong Word – Sửa, thêm, xóa, tạo ghi chú nhanh

Cách đếm ký tự trong Word 2010, 2007, 2003 chuẩn nhất