4 Cách Nén Giảm Dung Lượng File Word Cực đơn Giản, Nhanh Chóng

Khi dung lượng của các file Word quá lớn sẽ khiến cho bạn gặp rắc rối trong việc lưu trữ, mở và kiểm soát nội dung. Việc mở và chỉnh sửa cũng tốn rất nhiều thời gian. Đừng lo lắng, hãy theo dõi bài viết này để biết cách làm giảm dung lượng file Word đơn giản, nhanh và hiệu quả nhất nhé!

Bài viết được thực hiện trên laptop hệ điều hành Windows với phiên bản Word 2016, ngoài ra bạn cũng có thể thực hiện trên các phiên bản Word 2003, 2007, 2010, 2013, 2019 và MacOS với thao tác tương tự.

I. Những nguyên nhân nào làm tăng dung lượng của file Word

• Do hình ảnh có kích thước quá lớn.
• Việc bạn chèn nhiều hình ảnh cũng sẽ làm cho dung lượng của file Word tăng lên.
• Do có quá nhiều dữ liệu chưa được tối ưu.

II. Cách giảm dung lượng file Word

Giảm dung lượng miễn phí không cần phần mềm

• Ưu điểm: dễ thực hiện, đơn giản, nhanh chóng, có thể giảm dung lượng nhiều file cùng lúc.
• Nhược điểm: cần phải có internet mới làm được, có thể mất phí.

Bước 1: Truy cập vào trang web SmallPDF.com

Bước 2: Chọn Giảm dung lượng file PDF.

Chọn Giảm dung lượng file PDF

Bước 3: Nhấp vào CHỌN CÁC TỆP > Chọn file Word từ máy > Nhấn Open > Đợi tệp được tải lên.

Đợi tệp được tải lên

Bước 4: Chọn 1 trong 2 lựa chọn Nén cơ bản (giảm được ít dung lượng) và Nén mạnh (giảm được nhiều dung lượng nhưng mất phí).

Chọn 1 trong 2 lựa chọn Nén cơ bản và Nén mạnh

Bước 5: Nhấp vào Chọn tùy chọn > Đợi 1 xíu để SmallPDF tiến hành giảm dung lượng file Word.

Đợi 1 xíu để SmallPDF tiến hành giảm dung lượng file Word

Bước 6: Dung lượng file Word đã được giảm > Nhấp Tải file xuống để tải về.

Nhấp Tải file xuống để tải về

Nén ảnh trực tiếp trong file

• Ưu điểm: không cần internet, đơn giản, nhanh chóng.
• Nhược điểm: không thể giảm dung lượng nhiều file cùng lúc.

Dung lượng ban đầu của file Word.

Dung lượng ban đầu của file Word

Bước 1: Mở file Word > Click vào hình ảnh có trong file để hiện thẻ Format.

Click vào hình ảnh có trong file để hiện thẻ Format

Bước 2: Chọn thẻ Format > Chọn Compress Pictures.

Chọn Compress Pictures

Bước 3: Hộp thoại Compress Pictures hiện lên > Bỏ tích ở chỗ Apply only to this picture.

Bỏ tích ở chỗ Apply only to this picture

Bước 4: Tích chọn vào các mục để nén ảnh tùy theo mục đích > Nhấn OK.

Trong đó:

• Print (220 ppi): excellent quality on most printers and screens, để giảm dung lượng file word tối ưu cho việc in file.
• Screen (150 ppi): để chia sẻ lên web và lưu trong project.
• E-mail (96 ppi): để chia sẻ qua email hoặc click vào Use document resolution để ở chế độ mặc định.

Tích chọn vào các mục để nén ảnh tùy theo mục đích

Bước 5: Tận hưởng thành quả.

Dung lượng của file Word đã được giảm mạnh

Tắt tính năng chỉnh sửa ảnh

• Ưu điểm: không cần internet, đơn giản, nhanh chóng.
• Nhược điểm: không thể giảm dung lượng nhiều file cùng lúc.

Bước 1: Mở file Word cần nén > Chọn Thẻ File.

Chọn Thẻ File

Bước 2: Chọn Options.

Chọn Options

Bước 3: Ở hộp thoại Word Options > Chọn mục Advanced.

Chọn mục Advanced

Bước 4: Đến phần Image Size and Quality > Bỏ tích ở ô Do not compress images file > Nhấn OK để giảm dung lượng file Word.

Nhấn OK

Xóa bớt ký tự khoảng trắng không cần thiết

Ưu điểm: Có thể giảm được lượng lớn dung lượng của file.

Nhược điểm: Các bước thực hiện phức tạp, không thể giảm dung lượng nhiều file cùng lúc.

Bước 1: Mở file Word > Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để hiện hộp thoại Find and Replace.

Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để hiện hộp thoại Find and Replace

Bước 2: Ở hộp thoại Find and Replace > Đến phần Find what nhập “.^p” (ký tự này dấu chấm "." sẽ là dấu để kết thúc câu, còn "p" sẽ là ký hiệu để xuống dòng).

Đến phần Find what nhập “.^p”

Bước 3: Đến phần Replace with bạn có thể nhập các ký tự tùy ý. Ví dụ: #### (để thay thế cho các phần bị xuống dòng) > Nhấn Replace All.

Nhấn Replace All

Bước 4: Nhấn tiếp tổ hợp phím Ctrl + H > Ở phần Find what nhập ký tự xuống dòng là “^p” > Đến mục Replace with hãy nhập khoảng trắng (nhấn vào thanh Space) > Chọn Replace All.

Replace with nhập khoảng trắng (nhấn vào thanh Space)

Bước 5: Tiếp tục nhấn tổ hợp phím Ctrl + H > Ở mục Find what, nhập vào các ký tự “####” như đã thay thế các dấu câu ở bước 3 > Ở phần Replace with hãy nhập vào “.^p” > Chọn Replace All để xóa các hàng trống và sửa lỗi xuống hàng tùy tiện trong Word.

Chọn Replace All

Trên đây chính là những cách có thể giúp bạn giảm dung lượng file Word đơn giản, nhanh chóng mà còn cực kỳ hiệu quả. Nếu có thắc mắc về cách làm bạn hãy để lại bình luận bên dưới nhé. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích với bạn. Chúc bạn thành công!