4 Cách Tra Cứu Mã Số Bảo Hiểm Xã Hội [Có Video] - LuatVietnam

1. Mã số bảo hiểm xã hội là gì? Mã số này có phải số sổ BHXH không?

Mã số bảo hiểm xã hội là số định danh cá nhân duy nhất của người tham gia do cơ quan bảo hiểm xã hội cấp để ghi trên sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế (theo khoản 2.13 Điều 2 Quyết định 595/QĐ-BHXH).

Mỗi người tham gia bảo hiểm xã hội sẽ được cấp một mã số riêng biệt, mã số này gồm 10 chữ số, được ghi trên sổ bảo hiểm xã hội và thẻ bảo hiểm y tế.

Mã số bảo hiểm xã hội cũng chính là số sổ bảo hiểm xã hội. Bởi theo Điều 4 Quyết định 1035/QĐ-BHXH năm 2015, phần số sổ bảo hiểm xã hội ghi số định danh của người tham gia.

Mã số bảo hiểm xã hội hay còn gọi là số bảo hiểm xã hội được cấp có tác dụng định danh người lao động trên hệ thống bảo hiểm xã hội, gắn với quá trình đóng và hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội.

2. Tra cứu số bảo hiểm xã hội để làm gì?

Biết cách tra cứu mã số bảo hiểm xã hội thì khi lỡ quên, người lao động sẽ biết cách tìm lại để phục vụ cho việc thực hiện  các thủ tục sau:

- Đăng ký tài khoản VssID - Bảo hiểm xã hội số để xác lập tài khoản giao dịch điện tử với cơ quan BHXH, sau này tra cứu quá trình đóng, hưởng BHXH online.

- Tra cứu Bảo hiểm xã hội online tại Website của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

- Cung cấp thông tin để công ty làm thủ tục bao gồm:

• Đăng ký, thay đổi thông tin đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN.
• Báo tăng, báo giảm, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN.
• Truy đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN đối với người lao động vi phạm quy định của pháp luật về đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN khi đã có kết luận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc vi phạm hoặc đề nghị truy đóng khi được tăng tiền lương đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN các tháng trước...

3. Cách tra cứu mã số bảo hiểm xã hội

Video hướng dẫn tra cứu mã số bảo hiểm xã hội (Youtube LuatVietnam)

Cách 1. Tra cứu số bảo hiểm xã hội trên bìa sổ giấy

Như Quyết định 595 đã nêu ở trên, mã số bảo hiểm xã hội được thể hiện ngay trên sổ bảo hiểm xã hội. Do đó nếu đang sở hữu sổ bảo hiểm xã hội trong tay, người lao động có thể nhìn thấy mã số được in ngay trên bìa sổ của mình.

Trước đây, sổ bảo hiểm xã hội do người sử dụng lao động giữ. Tuy nhiên, từ khi Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 có hiệu lực (từ ngày 01/01/2016) thì người lao động là người có trách nhiệm giữ và bảo quản sổ của mình (theo khoản 3 Điều 19). Tuy nhiên, nhiều hợp người lao động vẫn gửi người sử dụng lao động giữ và bảo quản thay.

Trong trường hợp, người lao động vẫn chưa được người sử dụng lao động giao sổ để giữ thì có thể tra cứu mã số bảo hiểm xã hội bằng các cách sau.

Cách 2. Tra cứu số sổ BHXH trên thẻ bảo hiểm y tế

Nếu không có sổ bảo hiểm xã hội, người lao động cũng có thể tra cứu số bảo hiểm xã hội bằng cách xem các mã số được in trên thẻ bảo hiểm y tế (BHYT).

* Nếu đang dùng thẻ BHYT mẫu cũ: 

Mã số bảo hiểm xã hội chính là 10 số cuối của mã số thẻ BHYT. Mã số thẻ bảo hiểm y tế gồm 04 ô:

- Ô đầu tiên gồm 02 chữ cái, là mã đối tượng tham gia BHYT.

- Ô thứ 2 được ký hiệu bằng số (theo số thứ tự từ 1 - 5) là mức hưởng BHYT.

- Ô thứ 3 được ký hiệu bằng số (từ 01 đến 99) là mã tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, nơi phát hành thẻ BHYT.

- Ô thứ 4 gồm 10 số tự nhiên, chính là mã số bảo hiểm xã hội của người tham gia.

>> Xem thêm: “Giải mã” 15 ký tự trong mã số của Thẻ bảo hiểm y tế

* Nếu sử dụng mấu thẻ BHYT mới từ ngày 014/2021:

Mã số bảo hiểm xã hội cũng chính là mã số BHYT trên thẻ.

Cách 3. Tra cứu số sổ BHXH trực tuyến tại Website của BHXH Việt Nam

Bước 1: Truy cập: https://baohiemxahoi.gov.vn/tracuu/Pages/tra-cuu-ho-gia-dinh.aspx

Bước 2: Nhập thông tin cá nhân.

Bắt buộc phải nhập họ tên, tỉnh thành phố theo hộ khẩu thường trú và nhập thêm ít nhất một trong các trường:

+ Mã số BHXH.

+ Ngày sinh.

+ Số CMND.

Bước 3: Bấm tra cứu.Hệ thống sẽ tự động trả kết quả là mã số bảo hiểm xã hội như sau:

Cách 4. Tra cứu số bảo hiểm xã hội trên ứng dụng VssID

Người lao động có thể sử dụng cách tra cứu mã số bảo hiểm xã hội của mình thông qua tài khoản VssID của bạn bè hoặc người thân với các thao tác đơn giản.

Bước 1: Đăng nhập tài khoản VssID.

Bước 2: Chọn Tra cứu.

Bước 3: Chọn Tra cứu mã số BHXH.

Bước 4: Nhập thông tin.

Bước 5:Xem mã số bảo hiểm xã hội. Sau khi đã biết được số bảo hiểm xã hội, người lao động có thể dễ dàng tra cứu quá trình tham gia bảo hiểm của mình.

>> Nếu không tra cứu được mã số bảo hiểm xã hội, gọi ngay tổng đài 19006192 để được hỗ trợ sớm nhất.

4. Mã số bảo hiểm xã hội trùng với người khác thì làm thế nào?

Theo Quyết định 595/QĐ-BHXH, mã số bảo hiểm xã hội là số định danh cá nhân duy nhất của người tham gia bảo hiểm xã hội. Tức mỗi người sẽ có mã số bảo hiểm xã hội  riêng mà không lẫn với ai.

Mã số bảo hiểm xã hội định danh người lao động trên hệ thống quản lý thông tin của Bảo hiểm xã hội Việt Nam với các thông tin mã hóa đi kèm bao gồm: Họ và tên; ngày, tháng, năm sinh; số Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu,… của người lao động.

Trên thực tế, do có những hạn chế và lỗi nhất định đến từ hệ thống quản lý thông tin nên vẫn xảy ra một vài trường hợp bị trùng mã số bảo hiểm xã hội giữa các cá nhân với  nhau.

Việc trùng mã số BHXH với người khác có thể khiến cho các thông tin đóng và hưởng BHXH của người lao động bị ảnh hưởng.

Do đó, nếu không may rơi vào trường hợp này, người lao động cần mang theo giấy tờ cá nhân như Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu,… cùng sổ bảo hiểm xã hội đã cấp đến cơ quan BHXH nơi cư trú (nếu đã nghỉ việc) hoặc đến cơ quan BHXH nơi công ty đặt trụ sở để yêu cầu điều chỉnh thông tin về số sổ bảo hiểm xã hội.

5. Nhờ người khác tra cứu số bảo hiểm xã hội được không?

Việc tra cứu mã số bảo hiểm xã hội có thể thực hiện trực tiếp hoặc online đều được. Do đó, người lao động hoàn toàn có thể tự mình tra cứu hoặc nhờ người khác tra cứu giúp mình.

Nếu không thạo các thao tác tra cứu online, người lao động có thể nhờ bạn bè, người thân tra cứu giúp mình bằng một trong 02 cách sau:

Cách 1. Tra cứu trực tuyến trên Website của BHXH Việt Nam: https://baohiemxahoi.gov.vn/tracuu/Pages/tra-cuu-ho-gia-dinh.aspx

Cách 2. Tra cứu thông qua tính năng tra cứu mã số BHXH bên trong tài khoản VssID của bạn bè hoặc người thân.

6. Giải đáp thắc mắc về tra cứu số bảo hiểm xã hội

6.1. Tra cứu số BHXH thấy có 2 số khác nhau thì lấy số nào?

Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 đã quy định rõ mã số bảo hiểm xã hội là số định danh cá nhân duy nhất của người tham gia bảo hiểm xã hội. Theo đó, mỗi người lao động sẽ chỉ có 01 mã số bảo hiểm xã hội duy nhất.

Tuy nhiên, do di chuyển nhiều nơi làm việc cũng như thay đổi về chỗ ở khiến địa chỉ đăng ký thường trú bị thay đổi nên người lao động phải đổi chứng minh dân khác, sau này thì đổi từ Chứng minh nhân dân sang Căn cước công dân. Mỗi lần đổi Chứng minh nhân dân, con số trên đó sẽ bị thay đổi.

Trong khi trước đó, hệ thống công nghệ thông tin quản lý của BHXH Việt Nam lại chưa liên kết được với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư nên đã để xảy ra tình trạng một người có 02 hay nhiều mã số bảo hiểm xã hội khác nhau.

Việc này dẫn tới một người sẽ có 02 hay nhiều sổ bảo hiểm xã hội khác nhau. Lúc này, người lao động không thể tùy chọn một mã số bảo hiểm xã hội mà phải làm thủ tục gộp sổ BHXH để được ghi nhận toàn bộ thời gian đóng cho một mã số bảo hiểm xã hội duy nhất.

Việc sở hữu nhiều số sổ bảo hiểm xã hội không phải điều tốt mà nó đem khá nhiều phiền toái cho người lao động.

Khi đến làm thủ tục hưởng chế độ, nếu cơ quan BHXH phát hiện ra người lao động đang có nhiều sổ bảo hiểm họ sẽ từ chối giải quyết hồ sơ và yêu cầu người lao động làm thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội trước, sau đó mới giải quyết chế độ mà người lao động yêu cầu.

Thậm chí nếu trước đó, người lao động có tình trạng nghỉ ngang ở công ty cũ thì còn phải quay lại công ty cũ để làm thủ tục chốt sổ rồi mới có thể gộp với sổ mới.

Đối với thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội, người lao động cần thực hiện như sau:

- Nếu đang làm việc tại doanh nghiệp: Người lao động có thể nhờ doanh nghiệp thực hiện thủ tục gộp sổ

- Trường hợp đã nghỉ việc: Người lao động phải tự mình thực hiện thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội.

Căn cứ Quyết định 896/QĐ-BHXH năm 2021, hồ sơ, thủ tục gộp sổ BHXH được thực hiện như sau:

* Hồ sơ bao gồm:

- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (theo Mẫu TK1-TS).

- Các sổ BHXH đề nghị gộp.

* Thủ tục gộp sổ thực hiện như sau:

Bước 1: Lập, nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH.

Người nộp hồ sơ: Người lao động tự nộp hoặc thông qua người sử dụng lao động.

Hình thức nộp:

- Nộp online qua Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam hoặc qua tổ chức I-VAN hoặc qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia.

- Qua bưu điện.

- Nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH.

Bước 2: Cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ.

Thời gian giải quyết: Không quá 10 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận được đủ hồ sơ hợp lệ.

Bước 3: Người lao động nhận kết quả giải quyết thủ tục gộp sổ.

Nhận lại:

- Sổ BHXH đã gộp toàn bộ thời gian đóng bảo hiểm.

- Quyết định hoàn trả mẫu C16-TS (nếu có), tiền hoàn trả thời gian đóng trùng BHXH, BHTN (nhận theo các hình thức đã đăng ký: nhận tại cơ quan BHXH, tại công ty hoặc thông qua tài khoản ngân hàng, hệ thống tiện ích thông minh).

6.2. Đóng bảo hiểm nhưng không tra được số sổ BHXH, phải làm sao?

Nếu tham gia bảo hiểm xã hội, người lao động buộc phải được cấp mã số bảo hiểm xã hội. Nếu không tra được số sổ BHXH, khả năng cao là do công ty nơi bạn làm việc không đăng ký đóng bảo hiểm xã hội cho bạn.

Tuy nhiên, cũng có thể là do lỗi hệ thống tra cứu trong một thời điểm nhất định. Nếu không quá vội, người lao động có thể chờ đợi để tra cứu thêm vài lần khác xem có thể tra được mã số bảo hiểm xã hội của mình hay không.

Nếu thực sự không tra được số sổ bảo hiểm xã hội, người lao động có thể liên hệ đến Tổng đài chăm sóc khách hàng của BHXH Việt Nam số 1900 9068 hoặc số 02437899999 để được hỗ trợ. Hoặc người lao động cũng có thể đem theo giấy tờ tùy thân đến cơ quan BHXH để nhờ xem trên hệ thống có tồn tại mã số bảo hiểm xã hội của mình hay không.

Trường hợp xấu nhất xảy ra là không có số bảo hiểm xã hội trên thực tế, tức không được công ty đóng bảo hiểm, người lao động cần trở về công ty để yêu cầu người sử dụng lao động đóng bảo hiểm xã hội cho mình.

Bởi theo Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội, người lao động làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên đã đủ điều kiện để đóng bảo hiểm xã hội rồi.

Với hành vi không đóng bảo hiểm cho người lao động, người sử dụng lao động có thể bị xử phạt về lỗi trốn đóng bảo hiểm xã hội.

Tùy vào mức độ, tính chất vi phạm mà người sử dụng lao động có thể bị phạt hành chính hoặc xử lý hình sự:

- Phạt hành chính: Phạt tiền từ 50 đến 75 triệu đồng (theo điểm a khoản 7 Điều 39 Nghị định 12/2022/NĐ-CP).

- Xử lý hình sự: Tội trốn đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động theo Điều 216 Bộ luật Hình sự 2015, sửa đổi 2017.

Trên đây là thông tin hướng dẫn cách tra cứu số bảo hiểm xã hội và giải đáp một số thắc mắc liên quan. Nếu còn vấn đề vướng mắc, bạn đọc vui lòng liên hệ tổng đài 19006192 để được hỗ trợ tư vấn, giải đáp chi tiết. Để biết thêm nhiều thông tin khác, bạn đọc có thể tham khảo cách tra cứu bảo hiểm xã hội tại đây.