5 Bước để Bắt đầu Sử Dụng 1Office

Giới thiệu 1Office

1Office cung cấp cho người dùng môi trường làm việc trực tuyến trên Internet bằng việc số hóa toàn bộ doanh nghiệp thành các khối thống nhất từ Nhân sự, Khách hàng, Công việc, Kinh doanh đến Truyền thông nội bộ.

Để thực hiện được công tác quản lý tất cả các khối trên, đòi hỏi mọi nhân sự trong doanh nghiệp đều phải được cung cấp tài khoản để truy cập và sử dụng các tính năng của 1Office. Từ đó, người quản lý dễ dàng theo dõi và kiểm soát được kết quả làm việc của doanh nghiệp mình. Ở 1Office, Nhân sự luôn được coi là khởi nguồn của doanh nghiệp, đây là yếu tố liên kết tới mọi đối tượng và ảnh hưởng tới toàn bộ hệ thống. Vì vậy, để bắt đầu sử dụng hệ thống, người quản lý cần khởi tạo các thông tin về Nhân sự.

5 bước để bắt đầu sử dụng 1Office

Thực hiện theo đúng 5 bước sau, bạn đã có thể cung cấp cho nhân sự của mình tài khoản trên 1Office ngay lập tức. Để hiểu hơn về các tính năng, hãy thực hiện theo các bước dưới đây:

• Hoàn thành bước 3: Bạn có thể cung cấp tài khoản cho nhân sự của mình.
• Hoàn thành bước 5: Tất cả nhân sự đã kích hoạt sẽ sử dụng được các tính năng theo phân quyền.

5 bước để bắt đầu sử dụng 1Office: 

Bước 1: Cài đặt sơ đồ tổ chức.

Bước 2: Tải hồ sơ nhân sự lên phần mềm.

Bước 3: Kích hoạt tài khoản, phân quyền cho người dùng.

Bước 4: Hướng dẫn đăng nhập.

Bước 5: Các vấn đề cần chú ý.

Bước 1. Cài đặt sơ đồ tổ chức

Khi bắt đầu triển khai cài đặt phần mềm, 1Office sẽ kích hoạt một tài khoản Admin với đầy đủ quyền thao tác trên hệ thống. Bạn sẽ sử dụng tài khoản Admin này để thực hiện các cài đặt hệ thống ban đầu.

Bước đầu tiên để sử dụng 1Office là cài đặt sơ đồ tổ chức trong công ty. Ở bước này, bạn sẽ cài đặt các chi nhánh, phòng ban cha, phòng ban con theo sơ đồ phân cấp trong doanh nghiệp của mình. 

Sau khi cài đặt xong, cây phòng ban sẽ có dạng như sau:

Bước 2. Tải hồ sơ nhân sự lên phần mềm 

Để quản lý nhân sự trên hệ thống 1Office, bạn cần lưu trữ hồ sơ nhân sự (HSNS), nơi chứa các thông tin cơ bản của 1 nhân viên, bao gồm: Thông tin cá nhân, phòng ban, vị trí, chức vụ, mức lương, phụ cấp,… Để lưu trữ HSNS trên hệ thống 1Office, bạn có thể thực hiện theo 2 cách sau:

• Cách 1: Tạo mới trực tiếp trên phần mềm. Xem hướng dẫn chi tiết tại Hướng dẫn tạo mới Hồ sơ nhân sự
• Cách 2: Import Hồ sơ nhân sự (Tải hồ sơ nhân sự từ File Excel lên phần mềm).

Nếu doanh nghiệp bạn có số lượng nhân sự lớn, 1Office khuyên bạn nên tìm hiểu chi tiết Cách 2 tại Hướng dẫn sử dụng tính năng Import.

Bước 3. Kích hoạt tài khoản, phân quyền cho người dùng

Khi đã có tên trong danh sách Hồ sơ nhân sự, làm thế nào để 1 nhân viên có thể sử dụng các tính năng của 1Office?

Để thực hiện được điều này, người quản lý cần thực hiện các thao tác: 

• Kích hoạt tài khoản cho nhân sự. Xem Hướng dẫn chi tiết cách kích hoạt tài khoản.
• Phân quyền truy cập cho nhân sự: Cho phép thiết lập các quyền tương ứng với mỗi phân hệ. Chi tiết xem tại Hướng dẫn phân quyền tài khoản người dùng.

Sau khi tài khoản của nhân sự được kích hoạt, hệ thống sẽ tự động tính tiền thuê bao hàng tháng theo phân quyền của mỗi nhân sự. Chi tiết cách tính phí,  xem Thống kê đối soát.

Bước 4. Hướng dẫn đăng nhập

Sau khi được thiết lập tài khoản và được phân quyền, mỗi nhân sự có thể đăng nhập vào 1Office bằng 2 cách:

• Cách 1: Truy cập trực tiếp qua đường link do 1Office đã khởi tạo: Với cách này, người quản lý hoặc nhân viên chỉ cần truy cập vào đường link duy nhất, đăng nhập và thực hiện tính năng của 1Office.
• Cách 2: Tải ứng dụng 1Office về điện thoại. Các bước tải App, xem chi tiết tại Hướng dẫn tải app 1Office.

Tùy vào quyền được phân vào tài khoản mà mỗi nhân viên sẽ được sử dụng các tính năng khác nhau như quản lý hay đơn giản để theo dõi, thực hiện công việc.

Bước 5. Các vấn đề cần chú ý

Ngoài các bước trên, người quản lý có thể cài đặt thêm một số tính năng như cảnh báo thông minh, duyệt đối tượng… để dễ dàng hơn trong việc quản lý. Bạn xem thêm ở mục Cài đặt nâng cao.

Như vậy, 1Office đã hướng dẫn xong 5 bước để bắt đầu sử dụng phần mềm. Mọi thắc mắc xin vui lòng liên hệ tổng đài 083 483 8888 (hỗ trợ 24/7) hoặc gửi vào hòm thư support@1office.vn để 1Office được tư vấn và giải đáp giúp bạn. 

Chúc bạn thành công!