5 Cách Đánh Số Thứ Tự Trong Excel Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao

Đánh số thứ tự trong Excel là một trong các thao tác cơ bản mà ai cũng cần biết khi dùng phần mềm Office này. Có rất nhiều cách từ cơ bản đến nâng cao hơn là dùng hàm để đánh số thứ tự. Tất cả sẽ có đầy đủ trong bài viết này, mời bạn tham khảo.

1/ Cách đánh số thứ tự trong Excel cơ bản nhất

Cách cơ bản mà trong bài viết này muốn nói đến là nhập từng số thứ tự vào tuy nhiên nếu từ 20 dòng trở lên mà nhập tay từng số thế này thì sẽ mất rất nhiều thời gian.

2/ Kéo chuột để đánh số thứ tự trong Excel

Cách này thì khá phổ biến và nhiều người áp dụng bởi vì nó đơn giản và tương đối là nhanh. Đánh số thứ tự trong Excel bằng cách kéo chuột còn được gọi là Fill Handle. Bạn thực hiện theo các bước sau đây.

Bước 1: Bạn cần nhập số thứ tự vào 2 dòng đầu tiên.

Bước 2: Dùng chuột bôi đên 2 ô vừa điền số

Bước 3: Rê chuột vào vị trí góc dưới cùng bên trái cho đến khi thấy xuất hiện hình vuông nhỏ > Kéo xuống để đánh số thứ tự.

Lưu ý: Ở cách đánh số thứ tự trong Excel này có một điều đặc biệt là bạn có thể đánh số theo số lẻ. Thay vì dòng thứ 2 bạn nhập số 2 thì bạn nhập số 3, sau đó cũng rê chuột kéo xuống các dòng dưới thì sẽ hiện ra thứ tự số lẻ.

3/ Dùng công thức đánh số thứ tự trong Excel

Khác với cách trên là bạn nhập số vào ô thứ 2 thì cách này bạn sẽ nhập công thức tính toán vào, cụ thể là phép cộng. Bạn thực hiện theo các bước sau đây.

Bước 1: Nhập số thứ tự vào ô đầu tiên.

Bước 2: Ở ô thứ 2, bạn nhập công thức đánh số thứ tự là = ô vừa nhập +1. Ví dụ ô A5 bạn nhập 1 thì ô A6 bạn nhập công thức là A6 = A5 + 1.

Bước 3: Bạn dùng chuột kéo xuống các ô dưới như cách thứ 2.

4/ Sử dụng chức năng Auto Fill trong Excel

Cách thứ 4 này hơi nâng cao một tí, Kienit.com sẽ chia ra 2 giai đoạn: thiết lâp chức năng đánh số thứ tự và cách thực hiện. Bạn hãy thực hiện theo các bước sau đây.

GIAI ĐOẠN THIẾT LẬP

Bước 1: Chọn File và bạn chon tiếp mục Options.

Bước 2: Chọn Customize Ribbon > Chọn filter All commands > Tìm đến mục Filter series or Pattern.

Bước 3: Bên mục Main Tabs, bạn chuột phải vào Home và chọn Add New Group.

Bước 4: Sau đó bạn chọn lại Filter series or Pattern và nhấn nút Add để thêm vào thư mục vừa tạo bên Main Tabs. Cuối cùng nhấn OK để hoàn tất giai đoạn thiết lập.

GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN

Bước 1: Bạn cũng nhập số thứ tự cho ô đầu tiên.

Bước 2: Chọn Fill ở tab Home và trong mục Editing. Chọn Series… Lúc này hộp thoại Series sẽ hiện lên. Trong đây có một một phần bạn cần chú ý đó chính là Type, gồm có 4 loại:

• Linear: Đánh số theo kiểu tăng dần
• Growth: Kiểu lũy tiến
• Date: Kiểu ngày tháng
• Auto Fill: Kiểu tự động điền

Bước 3: Ở mục Series in thì bạn chọn Rows, còn ở mục Type thì bạn chọn Linear để đánh số thứ tự trong Excel theo kiểu tăng dần.

Bước 4: Nhập số thứ tự tăng đến cuối cùng vào mục Stop value. Cuối cùng nhấn OK để hoàn tất.

Để phân biệt với cách Fill Handle thì cách đánh số thứ tự trong Excel này còn được nhiều người gọi là Fill Series.

5/ Sử dụng hàm đánh số thứ tự trong Excel

Cách thứ 5 sẽ nâng cao hơn, bạn phải biết dùng hàm số thứ tự trong Excel hoặc cách kết hợp một số hàm với nhau để thực hiện công việc đánh số thứ tự trong Excel tự động. Nếu như danh sách của bạn nhiều dữ liệu thì nên áp dụng cách này.

Sử dụng hàm SEQUENCE trong Excel

Hàm Excel này bạn sẽ dùng được trên Excel 2019 hoặc Excel 365, còn các phiên bạn 2016 trở về đây không dùng được.

Ví dụ: Bạn nhập công thức =SEQUENCE(7) vào ô bắt đầu của dãy số.

Sử dụng hàm ROW trong Excel

Hàm ROW thì dùng được ở nhiều các phiên bản Excel nên được nhiều người biết hơn hàm SEQUENCE. Bạn nhập công thức =ROW() vào ô đầu tiên sau đó dùng chuột kéo xuống các ô tiếp theo để đánh số thứ tự.

Như ví dụ sau đây mình muốn số thứ tự bắt đầu là số 0 nên mình nhập công thức là =ROW()-5. Mình -5 là bởi vì đang ở dòng thứ 5 trong Excel, còn bạn muốn bắt đầu là 1 thì nhập là =ROW()-4.

Điều tuyệt vời khi sử dụng hàm ROW để đánh số thứ tự trong Excel đó chính là khi bạn xóa bất cứ dòng nào thì số thứ tự cũng sẽ tự điều chỉnh.

Sử dụng hàm COUNTA kết hợp với IF

Ý nghĩa khi sử dụng hàm COUNTA là để đếm các ô có chưa giá trị. Bạn nhập vào ô đầu tiên với công thức như sau:

A5 =IF(ISBLANK(B5)=””,””,COUNTA($B$5:B5))

Trong đó:

ISBLANK(B5) sẽ kiểm tra ô B2 có chưa giá trị hay bị rỗng

Nếu rỗng thì hàm IF sẽ trả về rỗng (” “).

Còn nếu không thì hàm COUNTA sẽ đếm là 1. $B$5:B5 có nghĩa là bắt đầu là ô $B$5 (ô này sẽ được khóa để cố định) và chạy dài xuống các ô tiếp theo.

Sử dụng hàm SUBTOTAL kết hợp với IF

Nếu bạn không muốn dùng hàm COUTA thì có một hàm tương tự khác đó chính là hàm SUBTOTAL.

Lưu ý:

Bạn có thể dùng cách này khi sử dụng chức năng Filter.

Số thứ tự của giá trị được chọn sẽ được đánh lại từ đầu khi sử dụng hàm SUBTOTAL.

Cách này chỉ áp dụng được khi đánh thứ tự theo cột.

Ở phần này mình sẽ chuẩn bị một bảng ví dụ để so sánh sự khác nhau khi sử dụng 2 hàm SUBTOAL và COUNTA.

Đối với ở cột hàm SUBTOTAL, mình nhập công thức như sau:

=IF(C5=””,””,SUBTOTAL(3,$C$5:C5))

Đối với ở cột hàm COUNTA, mình nhập công thức như sau:

=IF(C5=””,””,COUNTA($C$5:C5))

Như bạn thấy trong hình, kết quả đánh số thứ tự trong Excel của hai hàm giống nhau. Tuy nhiên tùy theo mục đích mà bạn nên cân nhắc chọn hàm phù hợp.

Đối với hàm COUNTA, sau khi bạn lọc dữ liệu thì số thứ tự vẫn giữ nguyên ban đầu. Còn hàm SUBTOTAL sẽ thay đổi số thứ tự tùy thuộc vào số lượng dữ liệu bạn lọc.

Cũng lấy bảng ví dụ trên, mình sẽ bôi toàn bảng và chọn Sort and Filter > Filter tại tab Home. Tiếp theo, mình sẽ lọc dữ liệu lấy đội C trong cột đội.

Lúc này bạn thấy số thứ tự ở hàm COUNTA vẫn giữ nguyên giá trị ban đầu là 5 và 6, còn bên hàm SUBTOTAL thì đã nhảy sang số thứ tự 1 và 2.

Bài viết này đã chia sẻ đầy đủ tất cả các cách đánh số thứ tự trong Excel từ cách dùng công thức đến dùng hàm Excel. Xem qua bài viết này, các bạn thấy cách nào phù hợp hay quen dùng thì chọn lấy hoặc là học thêm một mẹo mới khi dùng Excel.

Hãy theo dõi website thường xuyên để cập nhật các kiến thức Excel mới. Chúc các bạn sẽ thành công

Bài viết xem thêm:

Cách sửa lỗi không Insert được cột trong Excel cực nhanh

4 cách xóa các dữ liệu trùng nhau trong Excel nhanh và đơn giản

Cách viết chữ dọc trong Excel, Xoay chữ dọc, ngang, chéo, thẳng

Consolidate trong Excel là gì? Cách cộng gộp dữ liệu trong Excel

Phím tắt hiện công thức trong Excel và những điều bạn cần biết