5 Cách Quản Lý Hóa đơn điện Tử đầu Vào Kế Toán Sử Dụng Nhiều Nhất

Quản lý hóa đơn đầu vào hiệu quả giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, tuân thủ thuế và tối ưu tài chính. Dưới đây là 5 cách giúp kế toán kiểm tra, lưu trữ, xử lý hóa đơn chính xác, giảm sai sót và tiết kiệm thời gian.

Mục Lục Ẩn 1. Lý do cần quản lý hóa đơn đầu vào 2. Quy định về quản lý hóa đơn đầu vào hiện nay Đảm bảo hóa đơn đầu vào hợp lệ Về bảo quản, lưu trữ hóa đơn đầu vào 3. Quy trình quản lý hóa đơn đầu vào 4. 5 cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào hiện nay Cách 1: Tạo một Email mới để quản lý hóa đơn điện tử Cách 2: Nhận Email hóa đơn điện tử sau đó in giấy để lưu trữ Cách 3: Chụp ảnh hóa đơn điện tử và quản lý folder trên máy tính Cách 4: Nhận Email hóa đơn – làm bảng kê trên bảng tính Excel Cách 5: Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử MISA meInvoice – Tiết kiệm 80% thời gian xử lý của Kế toán 1. Phần mềm cung cấp hòm mail tiếp nhận hóa đơn điện tử tập trung – hóa đơn đầu vào được lưu trữ nhất quán 2. Tự động kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn điện tử đầu vào 3. Phần mềm tự động cập nhật số liệu lên phần mềm kế toán

1. Lý do cần quản lý hóa đơn đầu vào

Việc quản lý tốt hóa đơn điện tử sẽ đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:

• Kiểm soát tốt dòng tiền ra – vào giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa thất thoát
• Tiết kiệm chi phí, thời gian và nguồn nhân lực
• Giúp quá trình tra cứu, tìm kiếm dữ liệu, đối soát hóa đơn diễn ra nhanh chóng, dễ dàng hơn.
• Đảm bảo tính minh bạch
• Lường trước các rủi ro về mặt lưu trữ (mất, hỏng) và về mặt pháp lý liên quan đến các giao dịch tài chính.

2. Quy định về quản lý hóa đơn đầu vào hiện nay

Đảm bảo hóa đơn đầu vào hợp lệ

Một hóa đơn hợp lệ theo quy định pháp luật Việt Nam (cụ thể là Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP) phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Về nội dung hóa đơn: Hóa đơn phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc, bao gồm:
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có)
  • Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền
  • Thuế suất, tiền thuế GTGT (nếu có thuế)
  • Tổng tiền thanh toán
  • Ngày lập hóa đơn
  • Chữ ký điện tử hoặc chữ ký người bán, người mua (nếu là hóa đơn giấy)
• Về hình thức:
  • Hóa đơn điện tử phải đúng định dạng chuẩn (XML theo Thông tư 78), có mã cơ quan thuế hoặc mã của tổ chức cung cấp dịch vụ (nếu là hóa đơn có mã).
  • Nếu là hóa đơn giấy, phải đúng mẫu hóa đơn đã đăng ký/thông báo phát hành.
• Về thời điểm lập hóa đơn
  • Phải lập hóa đơn đúng thời điểm phát sinh nghĩa vụ thuế, cụ thể:
  • Ngay khi cung cấp dịch vụ xong hoặc
  • Khi giao hàng hóa, trừ một số trường hợp được lập định kỳ.
• Về tính trung thực và chính xác
  • Hóa đơn phải phản ánh giao dịch thực tế: có mua bán, cung ứng dịch vụ thật.
  • Không được lập khống, không được sửa chữa tùy tiện.
• Về việc đăng ký sử dụng
  • Đơn vị phát hành hóa đơn phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế hoặc qua nhà cung cấp dịch vụ được cấp phép.

Về bảo quản, lưu trữ hóa đơn đầu vào

Việc quản lý hóa đơn điện tử cần tuân thủ đúng các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, thuế, kế toán tại Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể:

• Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ bằng các phương tiện điện tử
• Hóa đơn điện tử phải được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:
  • Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ
  • Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.

3. Quy trình quản lý hóa đơn đầu vào

Dưới đây là quy trình quản lý hóa đơn đầu vào chuẩn và phổ biến tại doanh nghiệp:

• Bước 1. Tiếp nhận hóa đơn từ nhà cung cấp
  • Nhận hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp.
  • Kiểm tra thông tin ban đầu: mã số thuế, tên công ty, ngày xuất hóa đơn, giá trị…
• Bước 2. Kiểm tra tính hợp lệ – hợp pháp – hợp lý
  • Đối chiếu với hợp đồng, đơn đặt hàng, phiếu giao hàng, biên bản nghiệm thu.
  • Xác minh:
    • Hóa đơn có đủ nội dung theo quy định không?
    • Nhà cung cấp có đang hoạt động và không bị ngưng mã số thuế?
• Bước 3. Ghi nhận vào hệ thống kế toán
  • Nhập liệu hoặc đồng bộ hóa đơn vào phần mềm kế toán/doanh nghiệp (ERP).
  • Phân loại theo nhóm chi phí hoặc tài khoản kế toán phù hợp.
• Bước 4. Lưu trữ hóa đơn
  • Hóa đơn giấy: lưu bản cứng tại phòng kế toán.
  • Hóa đơn điện tử: lưu trên hệ thống quản lý hóa đơn điện tử, tuân thủ thời gian lưu trữ theo quy định (10 năm).
• Bước 5. Kê khai thuế GTGT đầu vào
  • Đưa vào tờ khai thuế GTGT hàng tháng/quý đúng kỳ.
  • Theo dõi hóa đơn kê khai, tránh kê khai trùng hoặc bỏ sót.
• Bước 6. Đối chiếu – Rà soát – Báo cáo
  • Định kỳ đối chiếu với báo cáo công nợ và hệ thống nhà cung cấp.
  • Tổng hợp báo cáo hóa đơn đầu vào để phục vụ thanh tra, quyết toán thuế.

4. 5 cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào hiện nay

Cách 1: Tạo một Email mới để quản lý hóa đơn điện tử

Thay vì dùng email chính của công ty để bên bán gửi hóa đơn đầu vào thì nhiều Kế toán chọn cách tạo một email mới chỉ dùng để nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào phục vụ cho công việc mua hàng hóa, dịch vụ.

Ưu điểm:

• Email hóa đơn đầu vào từ nhà cung cấp được quản lý riêng, không bị nhầm lẫn với các email nội dung khác của công ty
• Kế toán mới có thể theo dõi dữ liệu

Hạn chế:

• Tạo email cá nhân gây sự không chuyên nghiệp, thiếu tin tưởng từ doanh nghiệp cung cấp. Nhà cung cấp có thể yêu cầu xác nhận email nhiều lần để chứng thực.
• Nguy cơ mất dữ liệu khi tài khoản email bị khóa. Kế toán không làm việc tại đơn vị nữa sẽ phải sao lưu dữ liệu sang một tài khoản email mới.
• Kế toán vẫn phải hạch toán thủ công lên phần mềm kế toán có thể xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu

>>> Xem thêm bài viết: Dễ dàng chuyển hóa và quản lý hóa đơn điện tử đầu vào trên phần mềm MISA meInvoice

Cách 2: Nhận Email hóa đơn điện tử sau đó in giấy để lưu trữ

Quản lý hóa đơn điện tử qua email gặp khá nhiều rủi ro về nguy cơ mất dữ liệu. Bên cạnh đó, việc kiểm tra và tra cứu hóa đơn đầu vào gây mất thời gian. Do đó, hầu hết kế toán vẫn lựa chọn cách in giấy hóa đơn điện tử đầu vào ngay sau khi nhận được email và kẹp cùng với hợp đồng mua hàng. Với cách này, dữ liệu được lưu trữ ở hai đầu mối: email và chứng từ giấy.

Ưu điểm:

• Không cần tạo email mới để nhận hóa đơn đầu vào
• Không bị mất dữ liệu khi quản lý bằng email

Nhược điểm:

• Tốn kém chi phí giấy, in ấn, lưu trữ
• Quản lý nhiều mối khó tra cứu, kiểm tra hóa đơn
• Không có giải pháp kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn
• Kế toán vẫn phải hạch toán thủ công lên phần mềm kế toán

Cách 3: Chụp ảnh hóa đơn điện tử và quản lý folder trên máy tính

Theo thói quen của nhiều kế toán mỗi khi nhận hóa đơn đầu vào qua email là kiểm tra hóa đơn các nội dung ngày lập, ngày ký, đơn giá, hóa đơn có dấu hiệu chỉnh sửa không sau đó tải về lưu vào một Folder đặt tên cho hóa đơn theo ngày, tháng, năm hóa đơn, tên nhà cung cấp, số hóa đơn. Ví dụ: Hóa đơn 22/6/2021-Công ty TNHH Hương Lan- TK00125

Ưu điểm:

Dễ thao tác phù hợp với các doanh nghiệp nghiệp quy mô siêu nhỏ ít phát sinh mua hàng hóa, dịch vụ sản xuất

Hạn chế:

• Không thể thao tác với nhiều hóa đơn cùng một lúc
• Không lọc được tất cả hóa đơn theo cùng nhà cung cấp khi cần tra cứu
• Kiểm tra hóa đơn đầu vào bằng mắt thường dễ sai sót
• Nguy cơ mất dữ liệu khi máy tính lưu trữ gặp sự cố
• Kế toán phải nhập liệu thủ công lên phần mềm kế toán
• Quy trình rườm rà mất nhiều thời gian của kế toán

>>> Đón đọc nội dung: Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử đầu vào hiệu quả nhất dành cho Kế toán

Cách 4: Nhận Email hóa đơn – làm bảng kê trên bảng tính Excel

Một cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào kế toán thường dùng nữa đó là quản lý bằng bảng tính excel. Sau khi nhận hóa đơn đầu vào qua email kế toán thực hiện nhập liệu thủ công lên bảng tính excel để theo dõi và gắn đường link mã tra cứu đến hòm thư.

Sau đó nhập khẩu dữ liệu excel lên phần mềm kế toán và thực hiện kiểm tra, đối chiếu với hóa đơn gốc.

Ưu điểm:

• Phù hợp với thói quen dùng bảng tính excel của kế toán
• Phù hợp với doanh nghiệp quy mô nhỏ

Hạn chế:

• Nhập tay dữ liệu từ email vào bảng tính dễ sai sót, nhập thừa, thiếu hóa đơn
• Khó tra cứu hóa đơn gốc trên email và số liệu trên bảng tính
• Không có phương pháp kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn
• Nguy cơ mất dữ liệu hoặc sai số khi nhập khẩu bảng tính lên phần mềm kế toán
• Tốn thời gian để kiểm tra, đối chiếu thông tin với hóa đơn gốc
• Dữ liệu lưu trữ nhiều nguồn, không đồng nhất

Cách 5: Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử

Theo quy định của Tổng cục Thuế: toàn bộ doanh nghiệp phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử để việc quản lý – kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh chính xác hơn cũng như tiết kiệm chi phí giấy, in ấn cho doanh nghiệp. 

Do đó việc quản lý hóa đơn điện tử đầu vào bằng các phương pháp thủ công đã không còn phù hợp.

Giải pháp sử dụng phần mềm xử lý hóa đơn điện tử đầu vào sẽ giúp kế toán giảm tối đa thời gian nhập liệu, đối chiếu, so sánh và kiểm tra hóa đơn bằng mắt thường. Kế toán nhận email hóa đơn đầu vào qua phần mềm sau đó phần mềm tự động kiểm tra lỗi hóa đơn, tình trạng hoạt động của nhà cung cấp và báo sai khi có lỗi. Sau đó thông tin, số liệu trên hóa đơn sẽ tự động được nhập khẩu, hạch toán lên phần mềm kế toán mà kế toán không cần nhập tay hay nhập file excel như trước.

Ưu điểm:

• Tiết kiệm thời gian nhận, phân loại email thủ công
• Hạn chế sai sót trong quá trình nhập liệu
• Tự động kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử đầu vào: thông tin doanh nghiệp, thông tin hóa đơn, chữ ký số,…
• Đồng bộ dữ liệu trên phần mềm kế toán. Quản lý tập trung tại một đầu mối duy nhất
• Dễ dàng tìm kiếm, tra cứu hóa đơn khi cần

Lưu ý:

• Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm uy tín có nền tảng tài chính – kế toán và đội ngũ chuyên môn hỗ trợ khi cần 

>>> Quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu và dùng thử miễn phí hóa đơn đầu vào MISA meInvoice CLICK tại đây:

Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử MISA meInvoice – Tiết kiệm 80% thời gian xử lý của Kế toán

Với nền tảng tài chính – kế toán dày dặn kinh nghiệp, MISA meInvoice đã giúp hàng ngàn doanh nghiệp giải quyết những vấn đề về chuyển đổi hóa đơn điện tử và quản lý hóa đơn điện tử đầu vào khoa học, tiết kiệm thời gian. Theo dõi ngay 4 tính năng vượt trội của phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào MISA meInvoice dưới đây:

1. Phần mềm cung cấp hòm mail tiếp nhận hóa đơn điện tử tập trung – hóa đơn đầu vào được lưu trữ nhất quán

• Quản lý danh sách nhà cung cấp khoa học – trực quan

• Phân quyền cho từng vị trí phụ trách – quản lý hóa đơn điện tử đầu vào

>>> CLICK vào đây để xem Hướng dẫn cách sử dụng hóa đơn đầu vào điện tử MISA Meinvoice

2. Tự động kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn điện tử đầu vào

Phần mềm tự động rà soát tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn như sau:

• Kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn dựa trên thông tin từ hệ thống của cơ quan thuế:
  • Tình trạng hoạt động của người bán.
  • Người bán có thuộc đối tượng rủi ro về thuế hay không.
  • Hóa đơn đã được thông báo phát hành hay chưa…
• Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn: thông tin người bán, người mua (mã số thuế, địa chỉ, tên người mua, tên người bán…)

* Lưu ý: Trường hợp hóa đơn không hợp lệ, hợp pháp chương trình sẽ cảnh báo chi tiết thông tin chưa hợp lệ, hợp pháp.

Kế toán có thể tìm kiếm nhanh hóa đơn cần xem kết quả kiểm tra bằng cách nhập Số hóa đơn, Tên người bán, Mã số thuế người bán… hoặc thiết lập điều kiện tìm kiếm.

>>> Xem thêm bài viết: Vai trò phần mềm hóa đơn điện tử đầu vào trong công tác quản lý doanh nghiệp

3. Phần mềm tự động cập nhật số liệu lên phần mềm kế toán 

• Nếu đơn vị sử dụng phần mềm kế toán MISA SME.NET, chương trình tự đồng bộ hóa đơn từ InvoiceBots vào phần mềm.
• Nếu đơn vị sử dụng phần mềm Amis kế toán, chương trình tự đồng bộ hóa đơn từ InvoiceBots vào phần mềm.
• Nếu đơn vị đang sử dụng phần mềm kế toán khác thì Xuất khẩu danh sách hóa đơn trên phần mềm InvoiceBots sau đó nhập khẩu vào phần mềm kế toán đang sử dụng.
  • Tích chọn danh sách hóa đơn cần xuất khẩu.
  • Nhấn Thực hiện hàng loạt.
  • Chọn Xuất khẩu.

4. Quản lý tập trung trên một hệ thống duy nhất

Dữ liệu được quản lý tập trung tại phần mềm, người dùng có thể dễ dàng tra cứu trên công cụ tìm kiếm, lọc theo thời gian, nhà cung cấp, mã đơn hàng muốn theo dõi.

Doanh nghiệp nhận ưu đãi & dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn đầu vào MISA Meinvoice trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:

>>> Xem thêm nội dung hữu ích:

1. Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử đầu vào hiệu quả nhất dành cho Kế toán
2. Phần mềm hóa đơn điện tử đầu vào MISA meInvoice – quản lý dễ dàng nâng cao năng suất
3. Hướng dẫn phân quyền sử dụng trên phần mềm hóa đơn đầu vào MISA Meinvoice
4. Vai trò phần mềm hóa đơn đầu vào trong công tác quản lý doanh nghiệp
5. Quản lý hóa đơn đầu vào điện tử trên phần mềm MISA meInvoice