5S Là Gì? Nguồn Gốc Và ý Nghĩa, Lợi ích Của 5S đối Với Doanh Nghiệp

Có thể bạn quan tâm

092.6886.855

Kiến thức quản trị5S là gì? Hướng dẫn các bước thực hiện phương pháp 5S hiệu quả 31/07/2019 Chia sẻ Chia sẻ

Phương pháp quản lý nơi làm việc 5S được khởi nguồn ở Nhật và hiện nay được ứng dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp trên thế giới. Vậy 5S là gì? Hãy cùng ITG Technology tìm hiểu về lợi ích và các bước để triển khai 5S thành công trong doanh nghiệp.

5S là gì?

5S là một phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc. 5S là viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật gồm: Seiri (整理 Sàng lọc), Seiton (整頓 Sắp xếp), Seiso (清掃 Sạch sẽ), Seiketsu (清潔 Săn sóc), và Shitsuke (躾 Sẵn sàng).

5S là gì

5S là một mô hình quản lý toàn diện, đa năng, vận hành vô cùng hiệu quả nhưng lại khá đơn giản, dễ thực hiện ở bất kỳ doanh nghiệp hay tổ chức nào. Nó chính là một hệ thống quản lý nơi làm việc cơ bản bắt nguồn từ quan điểm: Nếu mỗi cá nhân, tổ chức làm việc trong một môi trường sạch sẽ, lành mạnh, thoáng mát, làm cho tinh thần thoải mái thì hiệu quả lao động sẽ tăng cao.

Xem thêm: 6S trong sản xuất là gì? Cách thức ứng dụng tiêu chuẩn 6S trong nhà máy

Ý nghĩa của 5S là gì?

SERI (SÀNG LỌC): Đây là bước đầu tiên và cũng là công việc đầu tiên cần làm của bất kỳ công ty, doanh nghiệp nào. Seri trong 5S là việc sàng lọc tất cả những gì không còn hữu dụng và loại bỏ chúng, chỉ giữ lại những gì cần thiết và mang lại giá trị.

SEITON (SẮP XẾP): Sắp xếp trong 5S được thực hiện sau khi sàng lọc tất cả những thứ không còn đem lại giá trị sử dụng. Sắp xếp là công việc bố trí lại những đồ dùng, công cụ tại nơi làm việc một cách khoa học, có hệ thống cũng không kém phần quan trọng.

SEISO (SẠCH SẼ): Sạch sẽ trong 5S là việc dọn dẹp nơi làm việc mỗi ngày sau khi hoàn thành xong công việc của mình, bao gồm cả việc làm sạch các trang thiết bị, máy móc. Để nơi làm việc luôn được sạch sẽ, khi môi trường làm việc sạch sẽ, tinh thần con người sẽ thoải mái do vậy năng suất thực hiện công việc luôn ở mức cao nhất và hiệu quả nhất, giúp hoàn thành những deadline một cách dễ dàng hơn.

SEIKETSU (SĂN SÓC): Chính là việc duy trì thực hiện 3 tiêu chuẩn phía trên của 5S một cách đều đặn và có hệ thống. Chỉ khi duy trì và thực hiện tốt được những tiêu chuẩn đó mới có thể hoàn thành tốt nhất tiêu chuẩn cuối cùng và vô cùng quan trọng.

SHITSUKE (SẴN SÀNG): Mỗi cá nhân trong một tổ chức, công ty luôn phải sẵn sàng cho mọi việc, luôn có ý thức cao trong việc thực hiện công việc của bản thân mình, luôn luôn tuân thủ những quy tắc tại nơi làm việc. Điều quan trọng hơn cả là phát huy cao tinh thần tự giác trong công việc. Bản thân mỗi cá nhân nói riêng và tập thể trong công ty, doanh nghiệp nói chung phải luôn nhận thức rõ ràng tầm quan trọng của quy tắc 5S, phải biết kết hợp và thực hiện một cách chủ động, nhịp nhàng các chuẩn mực chung của 5S để đem lại năng suất lao động, giá trị cao cho công ty, doanh nghiệp.

5S LÀ GÌ

>> Đọc thêm: Áp dụng Nguyên tắc LIFO, FIFO, FEFO trong sắp xếp, quản lý kho như thế nào để đạt hiệu quả nhất?

Tại sao phải thực hiện quy tắc 5S?

Những sản phẩm của người Nhật luôn đem lại rất nhiều giá trị và hiệu quả, được ứng dụng rộng rãi không chỉ ở Nhật mà còn ở nhiều quốc gia khác và 5S cũng như vậy. Quy tắc 5S đã và đang được áp dụng phổ biến ở môi trường công sở, là một công cụ đem lại nhiều lợi ích:

Cải thiện lợi nhuận: Giảm chi phí, hợp lý hóa chi phí lao động và nâng cao chất lượng.
Lực lượng lao động hiệu quả hơn: Làm cho công việc dễ dàng hơn với các thủ tục tiêu chuẩn.
Nơi làm việc an toàn hơn: Cải thiện sự an toàn bằng cách giữ cho nơi làm việc của bạn sạch sẽ và ngăn nắp.
Ít lỗi hơn: Giảm lỗi và khuyết điểm bằng cách giúp dễ dàng xác định và giải quyết vấn đề hơn.
Giao tiếp tốt hơn: Đảm bảo lực lượng lao động của bạn có thông tin cần thiết để hoạt động hiệu quả bằng cách tạo ra một nhà máy 5S trực quan.

>> Xem thêm: Kanban là gì? Cách áp dụng phương pháp Kanban trong hoạt động sản xuất

Hướng dẫn các bước thực hiện phương pháp 5S chi tiết

Bước 1: Đánh giá hiện trạng

Quá trình thực hiện phương pháp 5s được chia thành nhiều bước với các công việc khác nhau. Trước khi bắt đầu triển khai, bạn cần đánh giá thực trạng doanh nghiệp. Cụ thể:

Nhân viên có gặp khó khăn khi tìm kiếm các tài liệu ở định dạng vật lý hoặc định dạng kỹ thuật số không?
Các dây cáp kết nối có bị lỏng lẻo hoặc bố trí lộn xộn tại nơi làm việc không?
Không gian làm việc có bị lạm dụng cho những đồ vật không liên quan không?
Có những đồ vật hoặc giấy tờ nào ở công ty không được bảo quản và bị bám bụi không?
Nhân viên có ý thức và biết cách sắp xếp chỗ làm việc ngăn lắp hay không?

Nếu như câu trả lời là “Có” cho bất kỳ câu hỏi nào ở trên, thì bạn nên ứng dụng 5S.

Bước 2: Xây dựng kế hoạch thực hiện

Để 5S được ứng dụng và trở thành văn hoá của doanh nghiệp thì hãy xây dựng kế hoạch và lộ trình thực hiện thật cụ thể. Ở bước này, doanh nghiệp cần đưa ra các mục tiêu cụ thể khi triển khai phương pháp 5S cũng như các bước để thực hiện mục tiêu đó.

Một kế hoạch chi tiết cần phải xác định được:

Các công cụ và nguồn lực cần để thực hiện
Các công việc cụ thể và khoảng thời gian dự kiến cho từng giai đoạn
Ước tính chi phí cho mỗi bước trong lộ trình
Xác định vai trò của từng thành viên trong doanh nghiệp

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần tuyên truyền về 5S và kế hoạch triển khai quy trình 5S trong công ty, để nhân viên nắm được thông tin và sẵn sàng thực hiện.

Bước 3: Đào tạo và hướng dẫn

Đào tạo và hướng dẫn là một bước quan trọng trọng trong quy trình triển khai 5S. Công việc này giúp xây dựng nền tảng kiến thức cho nhân viên cũng như tạo được sự đồng thuận của các nhân sự đối với mô hình 5S.

Đầu tiên, nên đào tạo nhân viên về bản chất, ý nghĩa, lợi ích và cách thực hiện các bước trong quy trình 5S. Sau đó tập trung vào hướng dẫn cách áp dụng 5S trong quản lý nơi làm việc cụ thể tại các phòng ban, các công việc.

Hoạt động đào tạo và hướng dẫn có thể thực hiện qua hình thức training trực tiếp, các khoá đào tạo, video hướng dẫn, lớp học online hoặc tài liệu nội bộ,…

Bước 4: Tiến hành thực hiện

Sau khi kế hoạch được thông qua, tổ chức sẽ tiến hành thực hiện 5S. Mỗi bước cần bám sát theo kế hoạch và lộ trình hành động đã xây dựng từ trước. Bên cạnh đó, toàn bộ quá trình triển khai 5S đều cần sự đồng thành hỗ trợ của các nhà lãnh đạo, các cấp quản lý để quá trình thực hiện đạt được hiệu quả tốt nhất.

Ngoài ra, trong quá trình áp dụng nguyên tắc 5S, doanh nghiệp cũng cần có những cơ chế xử phạt đối với các cá nhân vi phạm và khen thưởng đối với các cá nhân hoặc bộ phận thực hiện tốt quy định.

Bước 5: Đánh giá và cải tiến

Quá trình thực hiện 5S sẽ được đánh giá để xác định những ưu điểm, hạn chế và các phương án cải tiến phù hợp. Quá trình đánh giá sẽ do nhân viên và quản lý các bộ phận thực hiện. Đây sẽ là cơ sở để đưa ra đề xuất cải tiến quy trình 5S phù hợp với doanh nghiệp.

Bước 6: Duy trì thực hiện liên tục

Quy trình 5S sau khi đã được đánh giá và điều chỉnh sẽ được duy trình thực hiện liên tục. Việc duy trì là các hoạt động kiểm tra, giám sát việc tuân thủ tiêu chuẩn, đồng thời xử lý các vấn đề liên quan đến việc sắp xếp, quản lý nơi làm việc.

Các phương pháp duy trì có thể bao gồm kế hoạch kiểm tra không gian làm việc định kỳ, xây dựng hệ thống thu thập thông tin phản hồi, xử lý khiếu nại từ nhân viên.

Lợi ích của mô hình 5S trong doanh nghiệp

Quy tắc 5s được nhiều doanh nghiệp ứng dụng và mang lại hiệu quả lớn trong hoạt động quản lý nơi làm việc. Dưới đây là những lợi ích khi doanh nghiệp ứng dụng phương pháp 5s:

Giữ gìn chỗ làm việc sạch sẽ và được tổ chức tốt

Bởi nhiều vấn đề sẽ rất khó phát hiện khi lưu quá nhiều các vật dụng mà không chọn lọc. Tuy nhiên, nhờ S1 (Seri) mọi thứ không/chưa liên quan, không/chưa cần thiết cho hoạt động tại một khu vực sẽ phải được tách biệt ra khỏi những thứ cần thiết sau đó loại bỏ hay đem ra khỏi nơi sản xuất. Chỉ có đồ vật cần thiết mới để tại nơi làm việc.

Lợi ích của 5s giúp tổ chức tốt chỗ làm việc

Giảm lãng phí chi phí cho doanh nghiệp

Lợi ích tiếp theo của phương pháp 5S là giảm lãng phí cho doanh nghiệp. Đó là những lãng phí phát sinh từ việc tìm kiếm, sắp đặt, vận chuyển, thay thế máy móc, trang thiết bị. Giúp giảm chi phí lưu kho, khoảng không, các vật dụng – tài liệu lỗi thời, các vật dụng đã hết giá trị.

Nâng cao năng suất doanh nghiệp

Việc duy trì áp dụng phương pháp 5S trong sản xuất là một cách để doanh nghiệp nâng cao năng suất vận hành. Các máy móc, trang thiết bị sẽ được kiểm tra lau chùi, bảo dưỡng hàng ngày theo triết lý quản lý của 5S, điều này giúp phòng ngừa việc hỏng hóc của thiết bị, nâng cao hiệu suất sử dụng của máy móc. Nhờ đó vấn đề an toàn lao động cũng được nâng cao.

Nâng cao ý thức, trách nhiệm, đạo đức của nhân viên

Việc áp dụng quy tắc 5S thường xuyên giúp tất cả nhân viên đều có thể tham gia hoạt động, nâng cao tinh thần tập thể, tạo sự hòa đồng của mọi người. Qua đó mọi người làm việc có thái độ tích cực, có trách nhiệm và ý thức trong công việc, từ đó năng suất chất lượng công việc được tăng lên đáng kể trong doanh nghiệp.

Lợi ích của 5S trong nâng cao đạo đức của nhân viên

Tăng cường tinh thần làm việc nhóm

Một nơi làm việc gọn gàng, sạch sẽ, an toàn cho sức khỏe; một không khí làm việc tập thể cởi mở; một tinh thần làm việc hăng say – đó là những gì mà tiêu chuẩn 5S đem lại. Triết lý của tiêu chuẩn 5S đơn giản, không đòi hỏi phải biết các thuật ngữ khó. Mặt khác, bản chất con người ai cũng thích sạch sẽ, thoải mái và an toàn tại nơi làm việc. Vì thế, để nâng cao năng suất chất lượng, hãy áp dụng tiêu chuẩn 5S & rèn luyện 5S hàng ngày.

Mối quan hệ giữa 5S và Kaizen

Phương pháp Kaizen là một thuật ngữ kinh tế của người Nhật. Kaizen được ghép bởi từ 改 (“kai”) có nghĩa là thay đổi và từ 善 (“zen”) có nghĩa là tốt hơn. Có thể hiểu là “thay đổi để tốt hơn” hoặc “cải tiến liên tục”. Trong tiếng Anh thuật ngữ được gọi là “ongoing improvement” hoặc “continuous improvement”.

Cũng giống với kaizen, mục tiêu mà 5s hướng tới cũng là cải tiến quy trình làm việc. Nhưng phương thức thực hiện của 5s là tăng cường tính tổ chức và hiệu quả. Nói đúng hơi thì 5S tạo nền tảng cho cơ sở doanh nghiệp áp dụng quy trình kaizen. Một khi hình thành hệ thống tổ chức công việc, các doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm các cơ hội để cải tiến hơn.

>> Đọc thêm: 6 bước thực hiện Kaizen để cải tiến chất lượng sản phẩm

4 yếu tố quyết định thành công khi triển khai 5S trong doanh nghiệp

Có sự cam kết và ủng hộ liên tục của lãnh đạo cấp cao

Điều kiện tiên quyết cho sự thành công của 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo cấp cao. Nhiệm vụ của lãnh đạo cấp cao là hình thành các cơ chế để thực hiện chương trình và chỉ định những người hỗ trợ thực hiện.

5S bắt đầu bằng giáo dục và đào tạo

Trước hết, người hỗ trợ chương trình nên tham gia vào chương trình đào tạo dành cho lãnh đạo và nên tổ chức chương trình đào tạo toàn công ty. Sau đó cần phác thảo kế hoạch dài hạn thực hiện 5S (ví dụ kế hoạch hai năm trong Phụ lục 1) và thực hiện kế hoạch đó.

Không có ai là quan sát viên trong 5S mà mọi người đều tham gia

Để áp dụng hiệu quả chương trình 5S và đạt được kết quả thực sự thì không chỉ phải hiểu mà phải áp dụng được trong thực tiễn. Do vậy chính những cán bộ điều hành và hướng dẫn 5S phải thực hiện 5S và làm gương cho mọi người tham gia. Chỉ nói miệng và chỉ tay năm ngón thì không bao giờ thành công.

Bí quyết thành công là tạo ra một môi trường thích hợp giúp mọi người có thể tham gia. Sau đó, nhân viên cần được khuyến khích đưa ra sáng kiến thực hiện chương trình. Nói cách khác, để đảm bảo cho sự thành công của chương trình, tổ chức nên lập kế hoạch và thực hiện với tất cả mọi người.

Lặp lại chu trình 5S để dạt được chuẩn mực cao hơn

Chương trình 5S là sự lặp lại liên tục chu trình 5S ở mức cao hơn và được thiết kế cải tiến việc quản lý. Sự nhận thức đúng đắn và phương pháp thực hiện chương trình có tính hệ thống (như vòng tròn cải tiến P-D-C-A).

Kết luận

ITG hy vọng rằng những kiến thức chúng tôi cung cấp sẽ giúp bạn hiểu về quy tắc 5S là gì và cách để triển khai 5S hiệu quả. Từ đó doanh nghiệp có thể có một công cụ giúp hoạt động tổ chức, doanh nghiệp trở nên hiệu quả và năng suất hơn. Nếu bạn đang muốn tìm kiếm một giải pháp hỗ trợ quản lý doanh nghiệp toàn diện, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua số hotline: 092.6886.855.

Xem thêm thông tin tại:

Facebook: https://www.facebook.com/itgtechnology.vn
Youtube: https://www.youtube.com/c/ITGTechnology

Bạn muốn chuyên gia tư vấn nhanh?Bạn đang tìm hiểu về các giải pháp chuyển đổi số và muốn chuyên gia tư vấn trực tiếp tức thì? Đừng ngại ngần kết nối với chúng tôi để được hỗ trợ giải pháp nhanh chóng

Ngành/Lĩnh VựcĐiện tửCơ khíBao bìHóa chấtĐúc nhựaNội thấtVLXDDược phẩmKhác

Giải pháp quan tâmGiải pháp nhà máy thông minhGiải pháp quản lý doanh nghiệp – ERPGiải pháp quản lý sản xuất – MESGiải pháp quản lý kho thông minhTrục kế hoạch sản xuất thông minh 3S SPSTrực quan hóa nhà máyKhác

Có thể bạn quan tâm AI oT FnB Phân phối - Bán lẻ Vật liệu xây dựng Bao bì - In ấn Bao bì Điện tử Nhựa Dược phẩm Cơ khí chế tạo BÀI VIẾT LIÊN QUAN

Kiến thức quản trị Hướng dẫn cách nâng cao kỹ năng số cho nhân sự trong kỷ nguyên AI Trong bối cảnh chuyển đổi số và trí tuệ nhân tạo (AI) đang tái định hình toàn bộ cách doanh...

xemthem

Kiến thức quản trị MBO là gì? 5 Bước để áp dụng quản trị theo mục tiêu hiệu quả MBO là phương pháp đánh giá hiệu quả công việc được nhiều doanh nghiệp áp dụng để đồng bộ mục...

xemthem

Kiến thức quản trị Các tiêu chí đánh giá nhân viên cuối năm hiệu quả cho doanh nghiệp [Kèm mẫu] Đánh giá nhân viên cuối năm là một trong những nhiệm vụ thường niên mà doanh nghiệp cần thực hiện...

xemthem

Kiến thức quản trị Cách viết báo cáo tổng kết cuối năm chuyên nghiệp [Kèm mẫu cho ALL phòng ban] Báo cáo tổng kết cuối năm là cơ sở để ban lãnh đạo đánh giá hiệu quả hoạt động của...

xemthem

Kiến thức quản trị Sơ đồ Gantt là gì? Hướng dẫn cách vẽ sơ đồ Gantt chuyên nghiệp Sơ đồ Gantt là công cụ trực quan hóa kế hoạch công việc được nhiều doanh nghiệp sử dụng để...

xemthem

XEM THÊM

Đăng ký lịch tư vấn với chuyên gia của chúng tôi

Đăng ký tải ebook

Họ tên

Số điện thoại

Email doanh nghiệp

Tên doanh nghiệp tổ chức

Chức vụ

Ngành/Lĩnh Vực Ngành/Lĩnh VựcĐiện tửCơ khíBao bìHóa chấtĐúc nhựaNội thấtVLXDDược phẩmKhác

Close this module

Đặt lịch đăng ký tư vấn với chuyên gia của chúng tôi

Ngành/Lĩnh VựcĐiện tửCơ khíBao bìHóa chấtĐúc nhựaNội thấtVLXDDược phẩmKhác

Đăng ký Close this module

TẶNG BẠN CUỐN EBOOK

QUẢN LÝ SẢN XUẤT 4.0

Hướng dẫn từng bước áp dụng phương pháp QLSX chuẩn quốc tế
Nguyên nhân và cách giải quyết các vấn đề lãng phí sản xuất “nổi cộm”
Công nghệ giải quyết 04 bài toán lớn trong sản xuất
Giải pháp nhà máy thông minh được nhiều doanh nghiệp triển khai
Kinh nghiệm QLSX 4.0 thực tiễn qua các Case Study điển hình

Họ tên

Số điện thoại

Email doanh nghiệp

Tên doanh nghiệp tổ chức

Chức vụ

Ngành/Lĩnh Vực Ngành/Lĩnh VựcĐiện tửCơ khíBao bìHóa chấtĐúc nhựaNội thấtVLXDDược phẩmKhác

EmailCông tyHOÀN TẤT ĐĂNG KÝ NHẬN EBOOK

Về ITG
Sản phẩm
- 3S iFACTORY
- 3S ERP
- 3S MES
- 3S SPS
- 3S WMS
- 3S SystemX
Dịch vụ
Chuyên ngành
- Điện tử
- Cơ khí chế tạo
- Bao bì
- Nhựa
- Vật liệu xây dựng
- Dược phẩm
- Phân phối – Bán lẻ
Tin tức
- Tin tức & sự kiện
- Báo chí nói về chúng tôi
- Chuyên trang nội bộ
Khách hàng
- Câu chuyện thành công
- Dự án điển hình
- Khách hàng tiêu biểu
Tuyển dụng ITG
Chuyên đề
- Chuyển đổi số
- Kiến thức sản xuất
- Kiến thức quản trị
- Tài liệu & Ebooks
Liên hệ