5S Là Gì? Tổng Quan Về 5S - OOC DigiiMS

5S là gì? 5S gồm 5 yếu tố: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng. Triển khai 5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn.

Table of Contents

• Tổng quan về 5S
  • 5S là gì?
  • Lợi ích của triển khai 5S
• 5 yếu tố của triển khai 5S?
  • SÀNG LỌC
  • SẮP XẾP
  • SẠCH SẼ
  • SĂN SÓC (CHUẨN HOÁ)
  • SẴN SÀNG (DUY TRÌ)
  • SỰ AN TOÀN – Chữ S thứ 6
• Triển khai 5S
  • Ai nên tham gia triển khai 5S?
  • Đào tạo 5S
  • Triển khai 5S và hình ảnh trực quan
    • Băng đánh dấu sàn
    • Nhãn và biển hiệu
    • Bảng bóng & hộp xốp
    • 5S Sản xuất bên ngoài – Trong Y tế, Công sở và Chính phủ
    • Ví dụ minh họa
  • Chi phí của triển khai 5S so với tiết kiệm dài hạn

Tổng quan về 5S

5S là gì?

5S bắt đầu như một phần của “Hệ thống sản xuất của Toyota” (TPS), phương thức sản xuất được bắt đầu áp dụng bởi các nhà lãnh đạo tại Công ty Ô tô Toyota vào khoảng đầu và giữa thế kỷ 20. Hệ thống này, thường được gọi là sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing), nhằm mục đích tăng giá trị sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng bằng cách tìm và loại bỏ tiêu hao lãng phí từ các quy trình sản xuất.

Sản xuất tinh gọn liên quan đến việc sử dụng kết hợp nhiều phương pháp như 5S, kaizen, kanban, jidoka, heijunka và poka-yoke. Triển khai 5S được coi là một phần nền tảng của Hệ thống sản xuất của Toyota, vì ngay cả khi nơi làm việc sạch sẽ, sắp xếp có tổ chức, việc đạt được mục tiêu vẫn luôn cần nhiều sự nỗ lực, cố gắng. Chưa kể đến trong một không gian lộn xộn, bừa bộn, người lao động có thể mắc sai lầm, làm chậm quá trình sản xuất hay thậm chí xảy ra tai nạn; điều này làm gián đoạn hoạt động và gây tác động tiêu cực đến mọi công ty sản xuất. Doanh nghiệp có thể dễ dàng làm tăng năng suất sản xuất khi cơ sở sản xuất được tổ chức, sắp xếp có hệ thống.

Lợi ích của triển khai 5S

Theo thời gian, áp dụng phương pháp 5S mang lại nhiều lợi ích như:

• Tiết kiệm chi phí
• Nâng cao chất lượng
• Tăng năng suất
• Tăng sự hài lòng của nhân viên
• Môi trường làm việc an toàn hơn

5 yếu tố của triển khai 5S?

Khái niệm 5S nghe có vẻ hơi trừu tượng, nhưng thật ra, đây là một công cụ thực hành rất thực tiễn mà mọi nhân viên trong tổ chức đều có thể là một phần của nó.

5S liên quan đến việc đánh giá mọi thứ hiện diện trong không gian làm việc, loại bỏ những gì không cần thiết, sắp xếp mọi thứ một cách logic, thực hiện các nhiệm vụ vệ sinh và duy trì chu trình này: Tổ chức, dọn dẹp, lặp lại.

Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn về từng yếu tố của phương pháp 5S.

SÀNG LỌC

Bước đầu tiên của 5S – sàng lọc – bao gồm việc xác định tất cả các công cụ, đồ nội thất, vật liệu, thiết bị, v.v… trong khu vực làm việc để quyết định xem những gì cần có và những gì loại bỏ. Một số câu hỏi thường gặp:

• Mục đích của vật dụng này là gì?
• Nó được sử dụng lần cuối khi nào?
• Mức độ (thường xuyên) sử dụng?
• Người sử dụng?
• Nó có thực sự cần phải đặt ở đây?

Những câu hỏi này giúp xác định giá trị của từng vật dụng. Một không gian làm việc có thể tốt hơn nếu không có các vật dụng không cần thiết hoặc không sử dụng thường xuyên gây cản trở không gian, chiếm diện tích. Hãy để nhân viên làm việc trực tiếp tại cơ sở sản xuất tự quyết định việc loại bỏ hay giữ lại những vật dụng liên quan đến công việc của họ.

Một số cách xử lý các vật dụng sau khi loại bỏ khỏi không gian làm việc:

• Chuyển sang bộ phận khác
• Tái chế / vứt bỏ / bán
• Để vào kho lưu trữ

Đối với các trường hợp không chắc chắn về giá trị của một vật dụng, ví dụ một công cụ đã không được sử dụng gần đây, nhưng lại được cho rằng thể cần thiết trong tương lai, chúng ta có thể sử dụng phương pháp thẻ màu đỏ. Thẻ màu đỏ thường là thẻ các tông hoặc nhãn dán có thể được gắn vào các vật dụng. Người dùng điền thông tin về các mục, chẳng hạn như:

• Vị trí
• Mô tả
• Tên người dùng thẻ
• Ngày làm thẻ

Sau đó, vật dụng sẽ được đặt riêng trong “khu thẻ đỏ”. Nếu sau một khoảng thời gian được chỉ định (có thể là một hoặc hai tháng) vật dụng vẫn không được sử dụng, nó sẽ bị loại bỏ. Không đáng để treo lên những thứ không bao giờ được sử dụng, vì chúng sẽ chỉ chiếm không gian.

Lời khuyên: Đặt một lời nhắc nhở trên điện thoại, máy tính hoặc dán ở đâu đó trong không gian làm việc nhắc kiểm tra lại “khu thẻ đỏ” sau một thời gian để tránh bị quên.

SẮP XẾP

Một khi những đồ vật gây lộn xộn đã biến mất, việc sắp xếp mọi thứ đã trở nên dễ dàng hơn. Bây giờ các nhóm làm việc có thể đưa ra các chiến lược riêng để phân loại các mục còn lại. Những điều cần cân nhắc:

• Những vật dụng nào nhân viên (hoặc máy trạm) sử dụng?
• Khi nào các vật dụng được sử dụng?
• Vật dụng được sử dụng thường xuyên nhất?
• Các vật dụng nên được nhóm theo loại?
• Nơi hợp lý nhất để đặt các vật dụng?
• Một số vị trí thuận tiện cho công nhân hơn những vị trí khác?
• Một số vị trí sẽ cắt giảm những cử động không cần thiết?
• Nhiều container lưu trữ hơn có giúp cho cho việc sắp xếp có tổ chức hơn?

Trong bưới này, các thành việc cần bàn bạc để xác định cách sắp xếp nào là hợp lý nhất. Điều này đòi hỏi sự bao quát chung của các đầu việc, tần suất của các công việc đó, không gian mọi người tiếp xúc, v..v…

Các doanh nghiệp có thể muốn dừng lại và suy nghĩ về mối quan hệ giữa doanh nghiệp và phương pháp sản xuất tinh gọn để không gây lãng phí trong quá trình làm việc.

Trong quá trình sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing), sự lãng phí cần cắt giảm bao gồm:

• Hàng lỗi
• Thời gian chờ
• Vận hành thừa
• Hàng tồn kho quá mức
• Sản xuất thừa
• Quá trình xử lý rối rắm
• Vận chuyển không cần thiết
• Chưa tận dụng được tài năng nguồn nhân lực

Lời khuyên: Đối với mục đích của 5S, hãy xem xét cụ thể cách bố trí và tổ chức của một khu vực có thể tăng / giảm thời gian chờ đợi, cử động và vận chuyển không cần thiết hay không.

SẠCH SẼ

Giai đoạn Sạch sẽ của 5S tập trung vào việc làm sạch khu vực làm việc: quét, lau, lau bụi, lau bề mặt, đặt dụng cụ và vật liệu, v.v…

Ngoài việc làm sạch cơ bản, Sạch sẽ còn liên quan đến việc thực hiện bảo trì thường xuyên trên thiết bị và máy móc. Lập kế hoạch bảo trì trước thời hạn, doanh nghiệp có thể giảm thiểu được các sự cố không đáng có, vừa tiết kiệm thời gian vừa không để công việc bị gián đoạn, về lâu dài sẽ mang lại lợi nhuận nhiều hơn. 

Việc giữ nơi làm việc luôn sạch sẽ có vẻ không thú vị nhưng điều này thực sự quan trọng. Mọi cá nhân trong công ty đều phải có trách nhiệm dọn dẹp không gian làm việc của chính họ, chứ không chỉ là trách nhiệm dành riêng cho lao công. Điều này giúp mọi nhân viên cảm thấy gắn bó hơn với không gian làm việc của họ, về lâu dài sẽ tăng độ cam kết với công việc và công ty.

Lời khuyên: Việc vệ sinh có vẻ dễ dàng, nhưng cần đảm bảo mọi người biết cách làm Sạch sẽ không gian của họ đúng cách. Hướng dẫn cho nhân viên, đặc biệt là nhân viên mới, nên sử dụng chất tẩy rửa nào, nơi để và cách vệ sinh thiết bị, đặc biệt là các thiết bị dễ bị hư hỏng.

SĂN SÓC (CHUẨN HOÁ)

Khi ba bước đầu tiên của 5S được hoàn thành, nhìn chung không gian làm việc đã lý tưởng hơn rất nhiều. Tất cả các công cụ thừa thãi đã bị loại bỏ, mọi vật dụng được sắp xếp logic, không gian được làm sạch và thiết bị hoạt động trơn tru.

Một vấn đề thường xảy ra khi một công ty mới áp dụng phương pháp 5S, mọi thứ đều dễ dàng sắp xếp nhưng theo thời gian có thể 5S sẽ bị rơi vào quên lãng và khó có thể duy trì lâu dài.

Vậy nên doanh nghiệp cần áp dụng triệt để, săn sóc (chuẩn hóa) hệ thống sắp xếp không gian theo 3 bước trên và nỗ lực biến hành động này thành thói quen. Chuẩn hóa phân công các công việc thông thường, tạo lịch trình và truyền thông nội bộ các hướng dẫn để các hoạt động này trở thành thói quen. Điều này giúp duy trì quy trình vận hành 5S theo tiêu chuẩn.

Ban đầu, mọi người có thể sẽ cần nhắc nhở để tuân thủ 5S hàng ngày. Nhưng theo thời gian, các nhiệm vụ sẽ trở thành thói quen và tổ chức và dọn dẹp 5S sẽ trở thành một phần của công việc hàng ngày.

Lời khuyên: Các công cụ trực quan như bảng hiệu, nhãn dán, áp phích, băng đánh dấu sàn và người sử dụng các công cụ này cũng đóng một vai trò quan trọng trong 5S. Họ có thể cung cấp hướng dẫn và giữ cho các vật dụng ở đúng chỗ mà không cần hướng dẫn nhiều bằng lời nói.

SẴN SÀNG (DUY TRÌ)

Khi các quy trình chuẩn cho 5S được áp dụng, doanh nghiệp phải thực hiện công việc liên tục là sẵn sàng (duy trì) các quy trình đó và cập nhật chúng khi cần thiết. Điều giúp doanh nghiệp áp dụng phương pháp 5S bền vững là quá trình vận hành trơn tru và sự cam kết tham gia của tất cả mọi người từ nhân viên đến cấp quản lý. Nhà lãnh đạo cần duy trì phương pháp 5S này trong dài hạn và dần biến 5S trở thành một phần của văn hoá doanh nghiệp và sẽ nhận được kết quả tích cực lâu dài.

Lời khuyên số 1: Để giúp duy trì thực hành 5S, hãy đảm bảo tất cả nhân viên mới (hoặc nhân viên chuyển phòng ban) được đào tạo về các quy trình 5S trong phạm vi việc làm của họ.

Lời khuyên số 2: Giữ mọi việc luôn thú vị. Hãy tham khảo cách các công ty khác đang làm với 5S. Những ý tưởng mới giúp cho tổ chức được hoàn thiện liên tục với sự tham gia tích cực của nhân viên.

SỰ AN TOÀN – Chữ S thứ 6

Sự an toàn – một số công ty muốn bổ sung chữ S thứ 6 này vào phương pháp 5S.  Khi bao gồm an toàn, hệ thống thường được gọi là 6S. Với Sự an toàn – doanh nghiệp tập trung vào việc loại bỏ rủi ro trong quy trình làm việc bằng cách sắp xếp mọi thứ theo một trình tự nhất định.

Ví dụ, để triển khai chữ S thứ 6 này – doanh nghiệp có thể thiết lập các biển báo tại các giao lộ, nơi công trường làm việc hoặc các nơi có còn dư lại hoá chất để có thể được tẩy rửa sạch sẽ. Từ đó giảm thiểu nguy cơ gặp sự cố tại không gian làm việc

Một số người coi Sự an toàn là kết quả của việc thực hiện phương pháp 5S  và cho rằng chữ S thứ sáu là không cần thiết. Họ nghĩ rằng nếu không gian làm việc được doanh nghiệp triển khai và thực hiện một cách triển để thì Sự an toàn tại nơi làm việc là điều hiển nhiên và không cần thiết phải tách hẳn ra thành 1 bước.

Dù doanh nghiệp áp dụng 5S hay 6S thì không thể phủ nhận Sự an toàn là yếu tố quan trọng và nhà quản lý luôn phải đặt vấn đề này lên hàng đầu.

Lời khuyên: Nếu xảy ra rủi ro tai nạn, hãy dừng lại để xem liệu cải tiến 5S có thể ngăn chặn được sự việc đó không. Có thể việc ít bừa bãi hơn, bề mặt đi bộ sạch hơn, hoặc các bảng hiệu và nhãn dán rõ ràng hơn sẽ tạo ra sự khác biệt.

Triển khai 5S

Thoạt đầu, có vẻ 5S là một phương pháp khá đơn giản, nhưng không dễ dàng để doanh nghiệp bắt đầu áp dụng một chương trình mới. 5S giống như thực hiện một dự án làm sạch lớn trong nhà kho hay tầng hầm của mỗi ngôi nhà; có rất nhiều thứ để giải quyết và bước đầu thực hiện sẽ gặp nhiều khó khăn.

Để bắt đầu triển khai 5S tại doanh nghiệp, nhà quản lý cần quyết định đối tượng tham gia; chương trình đào tạo, truyền thông nội bộ như thế nào và công cụ nào sẽ giúp nhà quản lý triển khai dễ dàng nhất. Trả lời những câu hỏi trên giúp nhà doanh nghiệp bước đầu tiếp cận với phương pháp 5S dễ dàng hơn.

Ai nên tham gia triển khai 5S?

Câu trả lời ngắn ngọn: Tất cả. Nếu một bộ phận bắt đầu triển khai 5S thì tất cả nhahan sự đều cần phải tham gia. Dù chỉ một cá nhân không tham gia, cũng có thể dẫn đến sựu nhầm lẫn hoặc sai sót trong quy trình thực hiện. Trong một nhóm, có thể trách nhiệm và nghĩa vụ của mọi cá nhân không nhất thiết phải giống nhau, sẽ có các điều phối viên chịu trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi các công việc nhiều hơn so với các nhân viên khác. Những điều phối viên này cũng giúp việc triển khai tại doanh nghiệp dễ dàng hơn và dần biến 5S không còn là một chương trình riêng biệt mà gắn liền với những hoạt động hàng ngày của tất cả nhân viên trong công ty.

Một trong những yếu tố quan trọng khác: Các lãnh đạo công ty cũng cần phải tham gia vào 5S, đặc biệt nếu 5S được áp dụng trên phạm vi toàn công ty. Với sự gương mẫu, đi đầu của lãnh đạo trong việc tuân thủ các quy tắc của 5S, mọi nhân viên sẽ thực sự nghiêm túc với mọi hoạt động trong quy trình.

Đào tạo 5S

Mọi cá nhân tham gia vào quá trình này đều cần được đào tạo. Có thể triển khai việc đào tạo thông qua nhiều hình thức: tổ chức lớp học, giảng dạy lý thuyết: 5S là gì, tại sao công ty lại có quyết định sử dụng 5S, tầm quan trọng của việc triển khai 5S và ích lợi khi mọi cá nhân tuân thủ quy trình triển khai. Kết hợp với lý thuyết cần có ví dụ minh hoạ thực tế bằng các hoạt động thực hành.

Trong một công ty, có thể những bộ phận khác nhau sẽ triển khai 5S theo những cách khác nhau tuỳ thuộc vào thời gian, cơ cấu và mục đích. Vì vậy đối với những phòng ban tiên phong, cần triển khai hiệu quả nhất để có thể đi đầu và là bước đệm giúp 5S trở thành văn hoá công ty.

Ngoài ra, nhà quản lý cũng cần xây dựng một lộ trình triển khai cho nhân viên mới, để những cá nhân này tiết kiệm được thời gian, công sức và có thể tuân thủ theo quy trình mộ cách nhanh nhất, bắt kịp với mọi thành viên khác trong công ty để tạo nên một tập thể thống nhất.

Triển khai 5S và hình ảnh trực quan

Triển khai 5S giúp không gian sạch sẽ, gọn gàng từ đó mọi quy trình công việc đều dễ dàng hơn. Một số công cụ trực quan như nhãn dán, đánh dấu sàn, biển tên, v..v… giúp việc đánh dấu không gian tiện lợi hơn.

Một số công cụ trực quan phổ biến được sử dụng:

Băng đánh dấu sàn

Các băng này có thể được sử dụng để chỉ dấu các ô làm việc, đánh dấu các vị trí đặt thiết bị hoặc vật liệu hoặc cảnh báo nguy hiểm. Các bằng đánh dấu này sử dụng nhiều màu sắc và hoa văn khác nhau, có thể được sử dụng được trên kệ, bàn làm việc, tủ và các bề mặt khác nhau.

Nhãn và biển hiệu

Các nhãn và biển hiệu sử dụng chữ viết, màu sắc và biểu tượng để truyền đạt thông tin. Chúng hiển thị thông tin của các ô tủ, cảnh báo nguy hiểm hoặc chỉ dẫn nơi lưu trữ thiết bị. Có rất nhiều kiểu dáng và kích cỡ của các nhãn và biển hiệu, thậm chí một số doanh nghiệp còn sản xuất riêng các nhãn nội bộ mang màu sắc của doang nghiệp.

Bảng bóng & hộp xốp

Những chỉ dẫn này rất hữu ích trong không gian làm việc với rất nhiều công cụ kèm theo. Bảng treo có sẵn những hình ảnh theo hình dáng dụng cụ giúp người dùng dễ hình dung về chúng. Hộp xốp cũng có công dụng tương tự, khác biệt là thay vì chỉ có hình ảnh, phần xốp sẽ cắt đúng hình dáng của công cụ để có thể đặt vừa những nơi cần thiết. Cả hai phương pháp này đều chỉ rõ dụng cụ nào còn thiếu và chính xác vị trí các dụng cụ nên được đặt sau khi sử dụng xong.

Các doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng một số hoặc tất cả các công cụ kể trên. Chúng giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu: “Một nơi cho mọi thứ, và mọi thứ ở tại chỗ”. Những công cụ này làm cho mọi thứ trở nên ngăn nắp rõ ràng và giảm thiểu sai, lẫn ở mức tối đa.

Lời khuyên: Nếu bạn sử dụng các băng, dấu sàn được mã hóa bằng màu hoặc hình ảnh, cần đảm bảo tất cả nhân viên đều hiểu chúng. Công bố một bản chỉ dẫn nếu thấy cần thiết.

5S Sản xuất bên ngoài – Trong Y tế, Công sở và Chính phủ

5S có xuất phát từ ngành sản xuất tại Toyota và nó đã được chứng minh là hữu ích cho các nhà sản xuất trong nhiều ngành công nghiệp, không chỉ ngành công nghiệp ô tô. Trong những thập kỷ gần đây, 5S đã vượt ra ngoài sản xuất sang các ngành công nghiệp khác như chăm sóc sức khỏe. Nhiều tổ chức làm việc văn phòng cũng sử dụng phương pháp này, cũng như một số trường học và các tổ chức chính phủ khác.

Các bước cơ bản của 5S có thể được áp dụng cho mọi nơi làm việc. Một văn phòng có thể sử dụng 5S để sắp xếp nguồn cung, ví dụ như tại các bệnh viện và phòng khám y tế. 5S thậm chí có thể được sử dụng trong nhà bếp chung để giữ cho tủ lạnh không còn lưu trữ những đồ ăn đã hết hạn. Ứng dụng phương pháp này vào quy trình làm việc giúp cho mọi cá nhân trong doanh nghiệp hưởng lợi, hiệu suất doanh nghiệp tăng cao.

Ví dụ minh họa

Hình ảnh dưới đây minh họa cách 5S hoạt động.

• Trước 5S, không gian lộn xộn và khó hiểu.
• Sau 5S, mọi thứ đều có một vị trí được chỉ định, được đánh dấu bằng băng đánh dấu sàn, nhãn dá và các chỉ dấu khác.

Khi 5S được sử dụng tại nơi làm việc, nhà quản lý sẽ dễ dàng phát hiện những bất thường và các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng biến thành các vấn đề nghiêm trọng.

Chi phí của triển khai 5S so với tiết kiệm dài hạn

Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp xem xét sử dụng có thể tự hỏi liệu 5S có đắt không khi thực hiện. Nói chung là không. Có thể có một khoản đầu tư trực tiếp vào các công cụ như băng đánh dấu sàn và nhãn dán, và cũng cần thời gian dành cho đào tạo các hoạt động 5S, làm mất thời gian của nhân viên. Tuy nhiên, về lâu dài, nếu áp dụng hiệu quả, 5S sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí do rủi ro, tiết kiệm thời gian sửa chữa cho sự cố, từ đó tăng năng suất và tiết kiệm tiền cho doanh nghiệp.

Nguồn: https://www.5stoday.com/what-is-5s/

OOC lược dịch

Đọc thêm: Tổng quan về hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)

Tham khảo: Dịch vụ tư vấn 5S