6 Bước "tinh Gọn" để Viết Mọi Loại Email Tiếng Anh Thương Mại Và ...

6 bước hoàn thiện một email tiếng Anh thương mại cần biết (Nguồn: Pixabay)

Soạn thảo thư tín thương mại là một kỹ năng cần thiết cho những nhân viên ở các công ty có giao dịch thương mại với các đối tác nước ngoài. Thư tín thương mại không chỉ đơn giản chỉ mang nội dung chào hàng, hỏi hàng, đặt hàng… mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, kỹ năng nghiệp vụ, cũng như là sự hiểu biết của người viết và công ty.

Vì thế, để soạn tốt được một bức thư hay email tiếng Anh thương mại sẽ đòi hỏi ở người viết nhiều sự thực hành cũng như phải biết cách viết bài bản là như thế nào?

Hãy tham khảo bài viết sau đây của Edu2Review để có thể trau dồi thêm kỹ năng sử dụng tiếng Anh thương mại của mình nhé.

Bạn muốn học tiếng Anh nhưng chưa biết học ở đâu tốt? Xem ngay bảng xếp hạng các trung tâm ngoại ngữ dạy tốt nhất Việt Nam!

Bước 1: Xác định dạng thư tiếng Anh thương mại cần viết

Một bức thư thương mại có thể được gửi thông qua email (ở dạng đính kèm hoặc trong nội dung email) hoặc dưới dạng bản cứng qua đường bưu điện.

Trong thực tiễn của quá trình kinh doanh, có rất nhiều trường hợp cần đến thư từ liên lạc, và cũng từ đó, có rất nhiều dạng thư tiếng Anh thương mại khác nhau. Mỗi loại như thế cũng sẽ đòi hỏi ở người viết những kiến thức về cấu trúc soạn thảo và về chuyên môn nhất định.

Một số dạng thư cơ bản có thể kể đến như sau:

• Letter of complaint (Thư phàn nàn/khiếu nại)
• Letter of inquiry (Thư hỏi hàng)
• Cover letters (Thư giới thiệu)
• Adjustment letters (Thư hòa giải)
• Order letters (Thư đặt hàng)
• Các loại thư khác: Thuyết phục khách hàng mua sản phẩm hoặc dịch vụ; Giới thiệu nhân sự; Thông báo nhân sự nghỉ việc...

Mẫu thư tiếng Anh xin việc, kèm CV và resume (Nguồn: yousuggestus)

Bước 2: Chọn lọc các ý chính cho loại thư cần viết

Một khi xác định được vấn đề và loại thư cần viết, bước tiếp theo đó chính là hãy liệt kê ra những thông tin bạn cần bao hàm trong nội dung chính của bức thư, và điều này sẽ tùy thuộc vào từng loại thư nhất định cũng như tính chất ngành hàng mà công ty bạn đang hoạt động.

Ví dụ, khi viết thư phúc đáp lại thư khiếu nại của khách hàng, nội dung bức thư sẽ thể hiện cách thức mà doanh nghiệp dùng để giải quyết vấn đề đối với sản phẩm hoặc dịch vụ mà khách hàng gặp phải.

Hay khi viết thư hỏi hàng, hãy chắc chắn rằng bạn đã thu thập được đầy đủ thông tin về sản phẩm và dịch vụ đang muốn mua/trải nghiệm. Hãy tạo một danh sách các vấn đề bạn cần tìm hiểu để không bỏ sót bất kỳ thông tin nào.

Sau khi xác định được các ý chính bạn sẽ hình dung được số đoạn văn mà mình cần viết trong phần thân bài. Điều này góp phần khiến bức thư trở nên logic hơn và ý sẽ được liên kết chặt chẽ hơn.

Lưu ý: Trong quá trình viết, có thể sử dụng thêm các connectors (từ nối) cần thiết để chuyển ý mượt hơn giữa các đoạn văn.

Quan trọng là bạn cần biết mình cần những thông tin gì tùy vào loại thư hay email soạn thảo (Nguồn: pptbuilding)

Bước 3: Xây dựng bố cục hợp lý

Email hay thư tín thương mại thường có sự đòi hỏi khắt khe về cấu trúc, bố cục trình bày.

Hình thức của một thư tiếng Anh thương mại:

• Letter head (Tên, địa chỉ người gửi)
• File preference (mã số hồ sơ)
• Date line (ngày, tháng)
• Inside address (Tên, địa chỉ người nhận)
• Salutation (Gentlemen, Dear Sirs …)
• Phần nội dung chính của thư:

1. Phần Mở (Opening): Đề cập đến mục đích của thư (để hỏi thông tin, để chào giá, để khiếu nại...).
2. Phần Thân (Body): Chuyển tải nội dung thông tin chính
3. Phần Kết (Closing): Thường thể hiện mong muốn nhận được phản hồi nhanh từ phía người nhận. Đây cũng là phần người viết để lại ý mà họ cho rằng cần nhấn mạnh.

• Signature (ký tên)
• Stenographic Reference (ký hiệu riêng)
• Enclosure (phần đính kèm)
• Carbon copy notation (nơi gửi bản sao)

Bước 4: Soạn thảo nội dung chính

1/ Hãy bắt đầu bức thư với lời chào hợp lý (Salutation) :

Trường hợp bạn không biết tên của đối tác:

• Dear Sir: dùng để gửi cho đối tác nam
• Dear Madam: dùng để gửi cho đối tác nữ
• Dear Sir or Madam hoặc Dear Sir/Madam: khi bạn không biết cả giới tính của họ.
• To Whom It May Concern: (Nếu bạn không biết người nhận cụ thể. Cụm từ này thông dụng hơn “Dear Sir or Madam”.)

Trường hợp bạn đã biết tên của đối tác

• Dear + tên gọi : khi hai bên đã quen thân với nhau và giao dịch lâu dài
• Dear + Mr./Ms. + họ: trong lần đầu viết thư và mối quan hệ chưa thân thiết.

Lưu ý: Tốt hơn hết là nên có người liên hệ cụ thể khi viết và gửi thư tín thương mại.

Letterhead nên được chăm chút kỹ về hình thức trình bày khi viết email/thư tiếng Anh thương mại (Nguồn: Pixabay)

2/ Viết phần mở đầu, thân và kết áp dụng một số cấu trúc phù hợp:

Để giúp bạn hình dung được bố cục thư nhanh hơn, một vài mẫu câu bạn có thể tham khảo qua bảng sau :

Letters of inquiry (Thư hỏi hàng)	Letters of complaint (Thư khiếu nại)	Adjustment letters (Thư hòa giải)
Open- ing	- I am writing to inquire about…	- I am writing to complain about… - I am writing to draw your attention to…	- Please accept our apologies for… - We sincerely apologize for…
Body	- We are very interested in your … advertised in the Times issued last month. - We were given your name by the Vietnam International Chamber of Commercial. - Would you be kind enough to provide me with some information about… - I would be appreciative if you could help me find out… - Could you tell me whether…	- I recently purchased … from your company. - Not only…(did the product arrive late), but…(it was faulty as well) - As you can imagine, I was quite disappointed/upset when… - I would be grateful if you could give me a refund/ replace the product.	- To prevent this from happening again,… - We understand how upset you must have been when…, but unfortunately… - The mistake was apparently due to… - We are currently working on…
Closing	- If the price quoted are competitive and the quality up to standard, we will order on a regular basic. - Please reply once you have the chance to…	- I look forward to receiving a prompt reply.	- I trust the above detail resolves your queries. - Please feel free to contact us if we can be of further assistance.

Bước 5: Kiểm tra lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp, lỗi dấu câu

Khi viết một bức thư thương mại thì chính tả, ngữ pháp và dấu câu là điều vô cùng quan trọng. Bạn có thể check lại bằng một số công cụ duyệt chính tả online hoặc phần mềm soạn thảo bình thường cũng có chức năng này. Về phần ngữ pháp, bạn nên luyện tập và trau dồi thêm để đảm bảo mức độ chính xác khi soạn thảo nhé.

Các website giúp kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp online (Nguồn: onlinespellcheck)

Bước 6: Căn chỉnh thư

Hầu hết thư tín thương mại sử dụng một cấu trúc cố định, được căn lề trái (left justified) và cách dòng đơn (single spaced). Bạn nên sử dụng cách dòng đôi giữa hai đoạn văn để dễ nhìn hơn. Phông chữ thông dụng nhất là Times New Roman 12, hoặc Arial.

Lưu ý: Áp dụng nguyên tắc ABC

Ngoài ra, bạn cũng cần kiểm tra bức thư của mình xem đã thỏa nguyên tắc ABC chưa?

A – Accuracy: Tính chuẩn xác – Chỉ nói những điều cần nói, kèm theo minh chứng rõ (Ví dụ: "With reference to our invoice number 12312 dated 20 Nov. 2015...")

B – Brief: Tính tinh gọn – Bức thư ngắn gọn, không viết dài dòng, đề cập trực tiếp vấn đề.

C – Clear: Tính rõ ràng – Bố cục bức thư được chia rõ ràng, và có thể chia thành nhiều đoạn nếu các ý cần đề cập nhiều.

Chẳng hạn, khi viết thư Chào hàng (offer), do phải đề cập đến các điều khoản như trong hợp đồng (Contract), người viết nên chia thành các gạch đầu dòng cho mỗi điều khoản: Tên hàng (Commodity), Quy cách (Specification), Giá cả (Price), Giao hàng (Delivery), Thanh toán (Payment)...

Với những chia sẻ trên đây về cách viết thư hoặc email tiếng Anh thương mại, Edu2Review hy vọng bạn sẽ thành công khi tự mình soạn thảo một bức thư thương mại theo đúng nhu cầu của mình.

Trần Tuyền (Tổng hợp)