6 Mẹo Giúp Lựa Chọn Phần Mềm Quản Lý Chuỗi Bán Lẻ Phù Hợp Nhất

Xem thêm một số bài viết liên quan:

• 6 Sai sót thường gặp khi hạch toán kết quả kinh doanh trên phần mềm
• 7 Bước công nghệ hóa quy trình mua hàng của doanh nghiệp
• Quy trình sales từ A-Z: Chuẩn hóa quy trình bán hàng từ online đến trực tiếp

1. Xem xét quy mô doanh nghiệp trước khi đầu tư phần mềm chuỗi bán lẻ

Xem xét quy mô doanh nghiệp trước khi đầu tư phần mềm chuỗi bán lẻ

Lựa chọn phần mềm quản lý chuỗi bán lẻ được xem là một vấn đề nan giải đối với doanh nghiệp. Bởi, các doanh nghiệp có chuỗi bán lẻ ở quy mô nhỏ thường không chú ý đến vấn đề đầu tư phần mềm công nghệ. Nguyên nhân có thể xuất phát từ tâm lý như: Công nghệ hiện đại sẽ tốn kém chi phí của doanh nghiệp; hay quy mô chuỗi bán lẻ nhỏ chưa cần thiết để sử dụng; hoặc công nghệ chỉ dành cho những hệ thống có quy mô lớn.

Tuy nhiên theo quan sát chung, xu hướng bán hàng hiện đại đồi hỏi các doanh nghiệp cần phải đầu tư phần mềm. Bởi, dù đang sở hữu hệ thống chuỗi cửa hàng bán lẻ quy mô nhỏ hay lớn thì đều cần phải có phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng. Vì công nghệ sẽ giúp các nhà quản lý rất nhiều trong việc tăng năng suất; giải phóng nguồn lực; tạo doanh thu cho doanh nghiệp.

Song, không phải cứ đầu tư một phần mềm "đắt tiền" "nhiều tính năng" là sẽ phù hợp với doanh nghiệp; và mang lại lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp. Mà điều cần nhất ở đây là doanh nghiệp phải tìm một phần mềm phù hợp với quy mô kinh doanh của mình; và đồng thời nó phải đáp ứng được khả năng chi trả của doanh nghiệp.

Hãy đặt ra các câu hỏi để xác định khả năng đầu tư phần mềm, như: Doanh nghiệp đang ở quy mô nào? Bao nhiêu nhân sự? Doanh thu theo tháng/ quý/ năm như thế nào? Đầu tư phần mềm ở mức độ nào sẽ phù hợp với tình hình doanh nghiệp hiện tại?

2. Phần mềm quản lý chuỗi bán lẻ phải có tích hợp API, tính năng quản lý từ xa

Tích hợp API là việc thiết lập kết nối với mạng xã hội và các sàn thương mại điện tử. API cho phép doanh nghiệp có thể quản lý đơn đặt hàng; thông tin sản phẩm; quản lý vận chuyển;... Khi doanh nghiệp đăng tải sản phẩm và bán hàng trên các sàn thương mại điện tử.

Khi phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ có tích hợp API sẽ có thể kết nối với các sàn thương mại điện tử; phần mềm có thể truy cập vào tất cả các dự liệu để cung cấp cho các chức năng cốt lõi của chúng.

Tích hợp API trong quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ là một lợi ích to lớn của các doanh nghiệp. Bởi, xu hướng mua sắm online, mua sắm tại các sàn thương mại điện tử đang là xu hướng của thời đại; và phát triển trong tương lại. Doanh nghiệp có thể ứng dụng chúng để tiềm kiếm các hàng hàng tiềm năng; đồng thời không bỏ lỡ cơ hội bán hàng nào kể cả offline hay online.

Mặt khác, phần mềm còn được trang bị hệ thống quản lý, điều khiển từ xa. Với tính năng này, các nhà quản lý cửa hàng sẽ không còn gặp khó khăn trong di chuyển; họ có thể quản lý cửa hàng, quản lý sản phẩm, quản lý nhân viên, quản lý hàng tồn kho,.. tại bất kỳ địa điểm nào.

3. Phải tích hợp tính năng báo cáo, đánh giá kết quả bán hàng của nhân viên

Phải tích hợp tính năng báo cáo, đánh giá kết quả bán hàng của nhân viên

Cũng vì những lý do xa cách về vấn đề địa lý giữa của hàng và người quản lý; đồng thời không phải lúc nào người quản lý cũng có mặt trực tiếp để quản lý chuỗi cửa hàng cũng như quản lý nhân viên của mình. Vì thế, có rất nhiều cửa hàng bị thất thoát không ít doanh thu; sản phẩm; có thể bắt nguồn từ sự không trung thực của nhân viên.

Với phần mềm quản lý chuỗi bán lẻ có tích hợp chức năng theo dõi từ xa; sẽ giúp các chủ cửa hàng, nhà quản lý có thể dễ dàng quản lý công tác bán hàng của nhân viên; theo dõi, giám sát mọi hoạt động liên quan đến cửa hàng của mình. Đồng thời, phần mềm còn tích hợp tính năng báo cáo nhanh chóng, chuyên sâu; giúp các nhà quản lý, chủ cửa hàng có thể nắm bắt dễ dàng kết quả bán hàng của nhân viên; từ đó ra phương án kiểm soát hàng hóa, nâng cao được ý thức, trách nhiệm của nhân viên trong công tác bán hàng.

4. Kiểm tra khả năng chăm sóc khách hàng của phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng

Trong kinh doanh hệ thống chuỗi cửa hàng bán lẻ; rất ít các cửa hàng quan tâm đến việc quản lý dữ liệu, thông tin khách hàng; rất ít khi quan tâm đến các chương trình chăm sóc và chi ân khách hàng. Tuy nhiên, việc thu thập dữ liệu thông tin khách hàng, cũng như các ý kiến, góp ý của khách hàng về cửa hàng không thể lưu trữ bằng các cách truyền thông; hay dùng công cụ Excel; hoặc một phần mềm bán hàng mà chuỗi cửa hàng đang sử dụng không có tính năng chăm sóc khách hàng; thì đây là một thiếu sót cần được sửa chữa.

Do đó để tránh sai lầm có thể xảy ra, trước khi quyết định chi ngân sách cho một phần mềm bất kỳ; các cửa hàng phải kiểm tra các tính năng được tích hợp trong phần mềm; nhất là tính năng chăm sóc khách hàng; bởi tính năng này không phải phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng nào cũng có. Tuy nhiên, chủ cửa hàng hoặc các nhà quản lý phải ý thức được rằng: Khâu quản lý khách hàng vô cùng quan trọng đối với sự phát triển kinh doanh của mình.

Dựa trên các số liệu thu thập được, phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý thông tin khách hàng; tình trạng, nhu cầu, sở thích của khách hàng. Vậy nên, trên thực tế, nếu quản lý khách hàng tốt thì bạn đã có 90% thành công cho chuỗi cửa hàng của bạn.

5. Quản lý hàng tồn kho trong chuỗi cửa hàng bán lẻ được cập nhật theo thời gian thực

Quản lý hàng tồn kho trong chuỗi cửa hàng bán lẻ được cập nhật theo thời gian thực

Một trong những tính năng cần phải có trong phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng đó là quản lý hàng tồn kho. Bởi kho hàng là nơi chứa sản phẩm; nguyên liệu; và một số tài sản khác của cửa hàng. Quản lý tốt hàng tồn kho tại các chuỗi cửa hàng bán lẻ sẽ làm nên thành công cho doanh nghiệp. Giúp cho doanh nghiệp bảo đảm việc lưu thông hàng hóa; giảm nhanh lượng hàng tồn kho; kiểm soát kho hàng; tránh thất thoát, nhầm lẫn hàng hóa.

6. Đánh giá khả năng báo cáo tổng thể chuyên sâu của phần mềm quản lý chuỗi bán lẻ

Tính năng báo cáo chuyên sâu là một tính năng không thể thiếu trong phần mềm quản lý chuỗi bán lẻ. Tuy nhiên, trên thị trường hiện nay có rất ít các phần mềm được trang bị tính năng báo cáo chuyên sâu, trực quan, dễ nhìn cho người quản lý. Báo cáo theo thời gian thực sẽ giúp các nhà quản lý cửa hàng kiểm soát được nghiệp vụ bán hàng của nhân viên; hàng hóa tồn kho; doanh thu; quản lý tài chính,....

Trong đó, báo cáo tài chính, dòng tiền của các cửa hàng là điều đáng lưu tâm nhất. Trong báo cáo này, phần mềm có tính năng báo cáo chuyên sâu sẽ liệt kê rõ dòng tiền của từng chi nhánh cửa hàng; chi phí phát sinh; chi phí thất thoát,... Việc này sẽ giúp các nhà quản lý kiểm soát được dòng tiền, nguồn vốn, doanh thu hiệu quả hơn.

Doanh nghiệp sẽ gặp rắc rối gì khi sử dụng phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ không phù hợp?

Doanh nghiệp sẽ gặp rắc rối gì khi sử dụng phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ không phù hợp

Thất thoát doanh thu do tính năng quản lý tài chính không chặt chẽ

Như đã đề cập phía trên, hiện nay không phải phần mềm nào cũng có tính năng quản lý tài chính, báo cáo chuyên sâu; để các nhà quản lý nắm bắt tình hình tài chính của chuỗi của hàng. Để đánh giá một phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng có thực sự quản lý tài chính tốt; bạn cần đánh giá tính năng kiểm soát của chúng trên ba chỉ tiêu tài chính, bao gồm: Quản lý lãi lỗ cửa hàng; quản lý dòng tiền; quản lý tài sản. Nếu một phần mềm không bảo đảm quản lý ba chỉ tiêu trên thì sẽ không thể mang lại lợi ích cho cửa hàng; ngược lại sẽ làm cho chuỗi cửa hàng bị thất thoát tài chính; gây ra sự trì trệ trong phát triển kinh doanh của bạn.

Bảo mật kém, thất thoát dữ liệu khách hàng khi sử dụng phần mềm

Trong thời đại công nghệ số, vấn đề bảo mật là vấn đề cần quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp. Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sẽ có vai trò lưu trữ các thông tin dữ liệu của doanh nghiệp; bao gồm: Các báo cáo liên quan đến tài chính, doanh thu; đặc biệt là dữ liệu thông tin cá nhân của khách hàng.

Nếu một phần mềm không bảo mật tốt, sẽ rất dễ bị xâm nhập, tấn công, đánh cắp dữ liệu. Vậy điều gì sẽ xảy ra với chuỗi cửa hàng bạn nếu như những dữ liệu thông tin bị đánh cắp? Hoạt động bán hàng của bạn sẽ bị ngừng lại vì mất đơn đặt hàng; mất thông tin cá nhân khách hàng làm cho khách hàng mất niềm tin,....Và còn hàng trăm rủi ro khác sẽ đem đến cho bạn nếu bảo mật dữ liệu không tốt. Vì vậy, doanh nghiệp phải thật sự nghiêm túc trong việc chọn lựa phần mềm, phải bảo đảm phần mềm có hệ thống bảo mật cực cao.

Rời rạc trong việc liên kết các cửa hàng, không thể quản lý hàng tồn kho

Tính năng quan trọng nhất của phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng là tính năng liên lết giữa các cửa hàng với nhau. Việc liên kết này sẽ giúp cho các nhà quản lý dễ dàng kiểm soát lượng hàng tồn kho; để kịp thời luân chuyển hàng hóa giữa các cửa hàng. Nếu phần mềm quản lý không có tính năng liên kết thì xem như phần mềm này không thể đem lại lợi ích cho chuỗi cửa hàng của bạn. Phần mềm không thể kiểm soát lượng hàng tồn kho làm cho quá trình quản lý; luân chuyển hàng hóa khó khăn; thất thoát hàng hàng hóa của cửa hàng.

Quản lý toàn diện với bộ giải pháp dành riêng cho đặc thù ngành thương mại phân phối của 1BOSS

Bộ giải pháp quản trị dành riêng cho ngành thương mại phân phối

Để đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của người tiêu dùng trong thị trường cạnh tranh đầy khó khăn này. Doanh nghiệp ngành Thương mại Phân phối phải cải tiến tối ưu chất lượng phục vụ khách hàng; quản lý chặt chẽ chuỗi hệ thống cửa hàng, chi nhánh. Đặc biệt, trong thời đại công nghệ số; doanh nghiệp phải ứng dụng công nghệ để tự động quá quy trình vận hàng - 1BOSS mang đến phần mềm quản trị tốt nhất dành cho đặc thù ngành.

Đối với quản lý chuỗi bán lẻ giải pháp này sẽ đem đến cho cửa hàng những lợi ích thiết thực sau:

• Nâng cao 80% việc sử dụng hiểu quả mọi nguồn lực; bao gồm: nhân sự, tài chính, vật lực,... trong chuỗi cửa hàng
• Quản lý hàng tồn kho, bảo lý triệt để quy trình xuất-nhập hàng tồn kho
• Quản lý triệt để nhân sự của chuỗi cửa hàng; quản lý dữ liệu hồ sơ cá nhân của nhân viên; tính lương, thưởng, bảo hiểm, thuế cho nhân sự
• Quản lý, kiểm kê sát sao hoạt động bán hàng của tất cả các chi nhánh cửa hàng, bao gồm: bán kẻ trực tiếp; đơn hàng online; tình trạng giao hàng.

Xem chi tiết: Giải pháp quản trị dành riêng cho ngành thương mại phân phối của 1BOSS

Tạm kết

Qua bài viết này, 1BOSS đã chia sẻ 6 mẹo cơ bản để các doanh nghiệp lựa chọn phần mềm quản lý chuỗi bán lẻ phù hợp nhất; mang lại hiệu quả tối đa cho doanh nghiệp. Hy vọng bài viết này sẽ cung cấp thông tin hữu ích cho doanh nghiệp.

Gợi ý các nhà quản lý chuỗi cửa hàng tiềm hiểu về Giải pháp quản trị dành riêng cho đặc thù ngành Thương mại - Phân phối do Công ty TNHH MTV 1BOSS cung cấp. Trang bị tất cả các tính năng hiện đại; phù hợp với các ngành thương đặc thù; mang lại lợi ích thiết thực cho mỗi doanh nghiệp.

Ngoài ra, nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý chuỗi bán lẻ, có thể liên hệ với 1BOSS để trải nghiệm miễn phí:

Bấm vào ảnh để đăng ký trải nghiệm

Ban biên tập 1BOSS

1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại.

Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:

• 1BOSS SUPERAPPS Siêu ứng dụng quản lý doanh nghiệp​
  • Văn phòng điện tử
  • ​Quản lý quan hệ khách hàng
  • Quản lý đơn hàng
  • Quản lý kho
  • Quản trị nhân sự
• 1BOSS OFFICE+ Văn phòng điện tử
  • ​Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp
  • Văn phòng thông minh
  • Tài nguyên chia sẻ
  • Quản lý công việc
  • Quản lý dự án
  • Siêu ứng dụng văn phòng điện tử
• 1BOSS CRM+ Quan hệ khách hàng
  • ​Marketing tự động
  • Quan hệ khách hàng
  • Chăm sóc khách hàng
  • Siêu ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng
• 1BOSS OP+ Quản lý đơn hàng
  • Quản lý đơn hàng bán
  • Quản lý đơn hàng mua
  • Siêu ứng dụng quản lý đơn hàng
• 1BOSS WH+ Quản lý kho
  • Quản lý kho thông minh
  • Siêu ứng dụng quản lý kho