7 Bước Để Quyết Định Hiệu Quả & Cách Thức Ra Quyết Định Của ...

Theo APA Dictionary of Psychology : “Quyết định là quá trình nhận thức của việc lựa chọn giữa hai hay nhiều lựa chọn thay thế hơn, từ việc lựa chọn đơn giản (vd, đặt một bữa ăn tại nhà hàng nào đó) cho đến lựa chọn phức tạp (vd, chọn bạn đời). Các nhà Tâm lý học đã dựa vào hai cách thức trọng điểm sau để tìm hiểu về quyết định: a) Phân tích thống kê nhiều quyết định liên quan đến các nhiệm vụ phức tạp; Và b) việc vận dụng kinh nghiệm vào các quyết định đơn giản, xem xét các yếu tố tái diễn trong các quyết định này”.

Để đưa ra quyết định hẳn là một việc không phải dễ dàng, điều này cần phải có một quá trình tư duy có phương pháp. Sử dụng quy trình ra quyết định từng bước một có thể giúp bạn đưa ra quyết định thận trọng, chu đáo hơn bằng cách tổ chức thông tin và xác định các lựa chọn thay thế. Cách tiếp cận này giúp bạn có thể tăng cơ hội chọn lựa phương án khả thi nhất. Sau đây là 7 bước hữu ích để giúp bạn có thể đưa ra quyết định hiệu quả:

• Bước 1 – Xác định quyết định đưa ra: Bạn nhận ra là mình cần phải đưa ra một quyết định. Cố gắng xác định một cách rõ ràng bản chất của quyết định bạn cần đưa ra. Bước 1 rất quan trọng.

• Bước 2 – Thu thập thông tin liên quan đến quyết định: Thu thập một số thông tin thích hợp trước khi bạn đưa ra quyết định: những thông tin nào là cần thiết, những nguồn thông tin tốt nhất và làm sao để có nó. Bước này liên quan đến cả hai “công việc” bên trong và bên ngoài. Một số thông tin bên trong: bạn sẽ tìm thấy nó trong quá trình tự đánh giá bản thân. Một số thông tin khác bên ngoài: bạn sẽ tìm thấy nó trên mạng, trong sách, từ người khác và những nguồn khác nữa.

• Bước 3 – Xác định các lựa chọn: Khi thu thập thông tin, bạn sẽ xác định được một số hành động khả thi, hay các phương án thay thế. Bạn cũng có thể sử dụng trí tưởng tượng của mình và bổ sung thông tin vào việc xây dựng phương án mới. Ở bước này, bạn sẽ liệt kê danh sách tất cả những khả thi và mong muốn.

• Bước 4 – Cân nhắc các dấu hiệu: Vẽ ra dựa trên những thông tin và cảm xúc của bạn để tưởng tượng nó sẽ như thế nào đối với mỗi lựa chọn thay thế để kết thúc vấn đề. Đánh giá xem liệu việc xác định ở bước 1 có được đáp ứng hay giải quyết thông qua các phương án hay không. Khi bạn trải qua quá trình xử lý nội bộ khó khăn này, bạn sẽ thích một số lựa chọn: những lựa chọn đó dường như có tiềm năng để đạt được mục tiêu của bạn. Cuối cùng, đặt các phương án theo một thứ tự ưu tiên, dựa trên hệ thống giá trị của riêng bạn.

• Bước 5 – Lựa chọn một trong số các phương án: Một khi bạn đã cân nhắc hết các dấu hiệu, bạn đã sẵn sàng lựa chọn phương án tốt nhất cho bạn. Bạn thậm chí có thể chọn sự kết hợp của các phương án. Phương án bạn lựa chọn ở bước 5 có thể rất giống hoặc giống phương án bạn chọn đặt ở đầu danh sách ở cuối bước 4.

• Bước 6 – Hành động: Bây giờ bạn đã sẵn sàng để có một số động thái tích cực bằng cách bắt đầu thực hiện giải pháp đã chọn ở bước 5.

• Bước 7 – Đánh giá quyết định của bạn và kết quả của nó: Ở bước cuối cùng này, xem xét kết quả của quyết định của bạn và đánh giá xem nó có hay không giải quyết được điều bạn xác định trong bước 1. Nếu quyết định đó không đáp ứng được yêu cầu đã xác định, bạn có thể cần lặp lại các bước của quá trình để tạo nên quyết định mới. Ví dụ, bạn có thể thu thập thông tin chi tiết hoặc khác hơn hoặc khám phá các lựa chọn bổ sung.

Việc ra quyết định không phải lúc nào cũng hoàn hảo, ngay cả những nhà doanh nghiệp giàu kinh nghiệm cũng có khi đưa ra những quyết định sai lầm, nhưng chúng cũng là kinh nghiệm quý báu để học hỏi, hãy sẵn sàng thích ứng với kế hoạch, hoặc chuyển sang giải pháp tiềm năng khác.

Mặc dù, các bước ở trên có thể hữu ích cho bạn khi đưa ra quyết định, nhưng sẽ có một số “bẫy” mà bạn có thể sa vào trong quá trình này. Dưới đây là một số thách thức mà bạn có thể gặp phải và giải pháp cho những tình huống nan giải này:

• Có quá nhiều hoặc quá ít thông tin: Thu thập các thông tin có liên quan là chìa khóa khi tiếp cận quá trình ra quyết định, nhưng điều quan trọng là xác định cần có bao nhiêu thông tin cơ bản. Theo Tạp chí Corporate Wellness: “quá nhiêu thông tin sẽ khiến bạn bối rối và sai lầm và chúng ngăn chặn bạn dựa theo trục giác của mình”. Ngoài ra, chỉ dựa vào thông tin duy nhất có thể dẫn đến thiên vị và sai lệch thông tin.
• Không xác định được vấn đề: Trong nhiều trường hợp, những vấn đề xung quanh quyết định của bạn sẽ rõ ràng. Tuy nhiên, sẽ có những lúc khi quyết định phức tạp và bạn không chắc chắn vấn đề chính nằm ở đâu. Tiến hành nghiên cứu kỹ lưỡng và nói chuyện với các chuyên gia nội bộ, những người trực tiếp gặp phải vấn đề này để giảm nhẹ tác động. Việc này sẽ tiết kiệm nguồn lực và thời gian.
• Quá tự tin vào kết quả: Ngay cả khi bạn làm theo các bước của quá trình ra quyết định, vẫn tồn tại một khả năng rằng kết quả sẽ không được chính xác những gì bạn mường tượng. Đó là lý do tại sao nó rất quan trọng để xác định một lựa chọn hợp lệ là hợp lý và có thể đạt được. Đang quá tự tin với kết quả không chắc chắn có thể dẫn đến kết quả bất lợi.

Quyết định trong nhóm sẽ có cách thức như thế nào?

Khi ứng dụng vào trong hoạt động tổ chức, việc ra quyết định không chỉ còn là việc riêng đối với cá nhân nữa. Các hoạt động nhóm, tập thể cũng cần phải có những quyết định chính xác và hợp lý. Việc đưa ra các quyết định nhóm phù hợp giúp quá trình làm việc trở nên hiệu quả và hạn chế những rủi ro phát sinh. Việc đưa ra quyết định trong nhóm, bao gồm việc thiết lập các mục tiêu nhóm, lựa chọn các hoạt động khác nhau, lựa chọn thành viên mới và xác định tiêu chuẩn về hành vi thích hợp. Quy trình để các nhóm đưa ra quyết định đã được các nhà Tâm lý học I/O (Industrial and Organizational)  quan tâm trong nhiều năm. Theo đó, các nhóm có thể đưa ra quyết định theo nhiều cách thức khác nhau:

• Quyết định độc đoán: Khi người lãnh đạo đưa ra quyết định một mình, chỉ sử dụng những thông tin mà họ có. Cách thức này mang ưu điểm là nhanh. Quyết định được người lãnh đạo đưa ra một cách nhanh chóng và sau đó được dự kiến thực hiện bởi các thành viên nhóm. Tuy nhiên, vì quyết định được đưa ra chỉ dựa trên thông tin của người lạnh đạo nên có thể ảnh hưởng đến chất lượng của quyết định đưa ra. Ví dụ, trưởng một nhóm kế toán viên phải đưa ra quyết định lựa chọn phần mềm kế toán để đặt hàng. Nếu người này biết đâu là chương trình tốt nhất cho nhóm thì đối với quyết định độc đoán không có vấn đề gì. Tuy nhiên, nếu người trưởng nhóm này không đưa ra được lựa chọn mang tính thông tin chính xác, quyết định này có thể sai lầm. Trong trường hợp này, ý kiến từ các thành viên có thể giúp ích.
• Quyết định dân chủ: Trong cách thức này thì tất cả các thành viên đều được phép thảo luận về quyết định đưa ra và sau đó bỏ phiếu một quyết định cụ thể nào đó. Thông thường, quyết định dân chủ được dựa trên nguyên tắc đa số. Ưu điểm của cách thức này là tổng hợp được kiến thức và kinh nghiệm của tất cả thành viên trong nhóm. Hơn nữa việc mỗi thành viên được thể hiện ý kiến và đề xuất thì sẽ có nhiều lựa chọn thay thế hơn trong quá trình quyết định. Ngoài ra, vì các thành viên là người đưa ra quyết định, họ sẽ có nhiều khả năng theo phương hướng đã chọn. Hạn chế của quyết định dân chủ là mất nhiều thời gian. Bởi nó khiến việc xung đột dễ xảy ra nên cũng không toàn hoàn hiệu quả. Mặc dù theo cách thức này, kết quả thực hiện dựa trên đa số những người ủng hộ, nhưng có thể có một vài thiểu số không đồng tình sẽ chống lại quyết định.

Các tổ chức thường dựa trên chiến lược của nhóm để đưa ra các quyết định liên quan đến công việc. Một phần điều này được thúc đẩy bởi niềm tin vào lợi ích vốn có của nhóm hơn là việc quyết định mang tính cá nhân. Tuy nhiên, mặc dù quyết định nhóm mang một số điểm tích cực (dựa trên kiến thức rộng lớn, được chấp nhận bởi nhiều người…) nhưng nó cũng mang một số nhược điểm (chậm, tăng mâu thuẫn nội bộ, tư duy nhóm…). Điều quan trọng là phải biết quyết định nhóm không những có thể hiệu quả hơn quyết định cá nhân, mà quyết định nhóm còn mang lại những hiệu quả vượt trội.

Tóm lại, không có phương pháp quyết định nhóm nào là hoàn hảo nhất. Là một người lãnh đạo, để ứng dụng tốt quy trình quyết định nhóm vào trong tổ chức thì cần phải khéo léo kết hợp sử dụng các kiểu quyết định nhóm khác nhau để đưa ra cách giải quyết tối ưu nhất vì mục tiêu chung của nhóm hay tập thể.

Minh Trí

Nguồn bài viết:

• VandenBos, G. R. (2015). APA Dictionary of Psychology (2nd edition). Washington, DC: American Psychological Association, pp 286
• Riggio, R. E. (2012). Introduction to industrial and organizational psychology (6th edition). NJ: Pearson Education, pp 329-330
• https://online.csp.edu/blog/business/decision-making-process
• http://www.umassd.edu/fycm/decisionmaking/process/
• Ảnh: Umassd.edu & ardenehotel.tk

Chia sẻ:

• X
• Facebook

Thích Đang tải...

Liên quan