7 Nguyên Tắc Vàng để Xếp Lịch Làm Việc Theo Ca Cho Nhân Sự

Xếp lịch làm việc theo ca là hình thức quản lý không còn xa lạ đối với các doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất. Vậy làm thế nào để phân bổ lịch hợp lý và quản trị nhân sự theo ca hiệu quả?

Mục lục

• 1 Tầm quan trọng của xếp lịch làm việc theo ca
• 2 7 nguyên tắc trong xếp lịch làm việc theo ca
  • 2.1 1. Lên lịch làm việc ít nhất 3 tuần
  • 2.2 2. Xem xét kinh nghiệm và kỹ năng của nhân viên
  • 2.3 3. Lập danh sách nhân viên dự phòng
  • 2.4 4. Liệt kê và phân bổ nhiệm vụ
  • 2.5 5. Tôn trọng yêu cầu của nhân viên
  • 2.6 6. Quan tâm đến việc lựa chọn của nhân viên
  • 2.7 7. Sử dụng công cụ hỗ trợ
• 3 Kết luận

Tầm quan trọng của xếp lịch làm việc theo ca

Trong các doanh nghiệp sản xuất, nhân viên thường không làm việc cố định từ 8 giờ sáng đến 5 giờ chiều. Thay vào đó, họ lựa chọn làm việc theo ca sáng, chiều hoặc tối. Mỗi ca có thời gian làm việc từ 6 – 8 tiếng.

Có thể thấy, công tác phân bổ lịch làm việc giúp điều phối nhân sự nhanh chóng và hiệu quả. Bên cạnh đó, nhân viên cũng chủ động nắm được thời gian làm việc của mình.

Tham khảo thêm:

>> 7 “bí kíp” quản lý nhân viên hiệu quả dành cho doanh nghiệp

>> Mách bạn công cụ quản lý nhân viên bán hàng hiệu quả nhất

>> Cần trang bị gì để quản lý nhân sự online một cách hiệu quả

Một số lợi ích dễ thấy của xếp lịch làm việc theo ca hợp lý như:

• Có cái nhìn tổng quan về số lượng người làm và chất lượng công việc của ngày hôm đó ra sao.
• Tra cứu và khai thác lịch làm việc của từng người một cách dễ dàng.
• Khắc phục và xử lý các tình huống không mong muốn xảy ra.

7 nguyên tắc trong xếp lịch làm việc theo ca

Để có thể tối ưu hiệu quả làm việc của nhân viên trong doanh nghiệp thì đây là 7 gợi ý dành cho bạn.

1. Lên lịch làm việc ít nhất 3 tuần

Khoảng cách 3 tuần là thời gian hợp lý để bạn bắt đầu lên kế hoạch cho một tuần làm việc mới. Nếu như bạn bắt đầu lên lịch làm vào phút cuối thì không chỉ tạo áp lực cho chính mình mà còn khiến nhân viên cảm thấy hoang mang.

Bởi vì, nhân viên nên được biết trước lịch làm việc của mình để sắp xếp kế hoạch riêng như xin nghỉ phép hoặc đổi ca. Do đó, hãy lên trước lịch làm việc trong một khoảng thời gian cố định để đem lại hiệu quả cho cả hai bên.

2. Xem xét kinh nghiệm và kỹ năng của nhân viên

Xem xét các yếu tố về kinh nghiệm và kỹ năng của nhân viên là yếu tố cần thiết trong thời gian xếp lịch làm. Trong một ca làm, bạn cần cân bằng giữa người có kỹ năng tốt và người chưa có đủ kỹ năng làm việc. Điều này giúp cho hiệu suất của ca làm đạt được hiệu quả tốt nhất.

Trong trường hợp xảy ra bất cứ vấn đề gì, thì bạn cũng không cần quá lo lắng cho nhân sự của mình.

3. Lập danh sách nhân viên dự phòng

Lên danh sách số lượng nhân viên dự phòng từ 5 – 10% tổng số người trong ca làm. Điều này nhằm phòng trừ các trường hợp như nhân viên có việc đột xuất không thể xin nghỉ, đổi ca không thành công hay bất kỳ một vấn đề gì.

Trường hợp này rất ít khi xảy ra, nhưng chúng ta dường như không lường trước được bất kỳ tình huống nào. Do đó, xây dựng một phương án dự phòng giúp bạn linh hoạt xử lý hơn để đảm bảo hiệu quả làm việc.

4. Liệt kê và phân bổ nhiệm vụ

Phân bổ nhiệm vụ rõ ràng khi lên lịch làm việc giúp nhân viên nhận thức rõ vai trò của mình trong ca làm hôm đó. Bên cạnh đó, nếu như họ cảm thấy không đảm nhận được vị trí thì nhân viên sẽ chủ động đổi ca làm cho người phù hợp hơn.

Không chỉ vậy, liệt kê nhiệm vụ từng người còn giúp bạn có cái nhìn bao quát về tình hình làm việc trong một ca.

5. Tôn trọng yêu cầu của nhân viên

Với số lượng nhân sự lớn, việc nhân sự có những yêu cầu thay đổi ca làm, đổi người hoặc xin nghỉ là điều dễ thấy. Việc xem xét một cách cẩn thận các yêu cầu này có tác động tích cực đến mối quan hệ giữa cấp trên và nhân viên cấp dưới.

Tìm hiểu thêm:

>> Ưu và nhược điểm của phần mềm quản lý nhân sự trực tuyến

>> Phần mềm chấm công trên điện thoại tốt nhất cho doanh nghiệp

>> Nắm bắt thông tin mới nhất về xu hướng quản trị nhân sự thời đại số

6. Quan tâm đến việc lựa chọn của nhân viên

Nhân viên sẽ cảm thấy thoải mái, có tinh thần làm việc hơn khi được chủ động lựa chọn vị trí và thời gian làm việc. Do đó, hãy quan tâm đến yêu cầu trong đội ngũ nhân viên của mình.

Tuy nhiên, bạn cũng phải thông báo với nhân sự rằng không phải 100% ca làm sẽ được sắp xếp phù hợp với lựa chọn của họ. Nhưng hãy cố gắng để sắp xếp lịch làm việc tương xứng với năng lực của nhân viên.

7. Sử dụng công cụ hỗ trợ

Có thể thấy, đặc thù ca làm việc tính theo tiếng thường gây khó khăn cho quá trình quản lý thời gian đi làm, số giờ đi muộn hay về sớm của nhân sự.

Bên cạnh đó, sử dụng các thiết bị chấm công truyền thống không còn phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn. Bởi lẽ, các máy chấm công thường xuất hiện lỗi như không nhận vân tay, đầy dữ liệu hoặc đồng bộ dữ liệu lâu.

Do đó, phần mềm quản lý chấm công online đang được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Trong đó, không thể không nhắc tới hệ thống quản lý chấm công trực tuyến Happy Time với nhiều ưu điểm nổi trội như:

• Quản lý chấm công thông minh ngay trên thiết bị di động bằng hệ thống wifi nội bộ
• Tạo lập và quản lý đơn từ online
• Cho phép đồng bộ dữ liệu từ máy chấm công nhanh chóng lên hệ thống
• Dễ dàng tổng hợp và xuất file excel

Kết luận

Trên đây là 7 nguyên tắc giúp nhà quản lý xếp lịch làm việc theo ca cho nhân viên một cách hiệu quả. Hy vọng bạn đọc đã tìm được thông tin bổ ích và thú vị với thông tin chia sẻ trên đây!

HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.