8 Bước Triển Khai OKR Hiệu Quả Cấp Doanh Nghiệp - Học Viện Agile

Để có thể triển khai OKR cấp độ cho toàn doanh nghiệp thì cần đòi hỏi sự dịch chuyển và thay đổi ở quy mô lớn không chỉ cách đặt mục tiêu mà còn là văn hóa doanh nghiệp. Chính vì vậy việc triển khai sẽ cần chia ra những bước chuyển đổi rõ ràng để có thể đảm bảo được hiệu quả của nó. Với nhiều năm kinh nghiệm huấn luyện đào tạo Agile, chúng tôi đã rút ra được 8 bước triển khai OKR hiệu quả cho các doanh nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu lần lượt nhé.

Bước 1: Chuẩn bị 

Hoạt động này là để chuẩn bị cho giai đoạn thiết lập OKRs công ty và bộ phận. Hoạt động này được diễn ra hai chiều (cả top-down và bottom-up) để đảm bảo huy động trí tuệ tập thể, đồng thời cũng đảm bảo tính cam kết được thực thi.

Lưu ý: Luôn luôn bắt đầu từ Tổng Giám đốc. Bắt đầu OKRs từ các bộ phận, phòng ban trước sẽ đánh mất tính đồng bộ (alignment) của cả tổ chức.

STT	Hoạt động	Sản phẩm	Người chịu trách nhiệm thực hiện	Thời gian bắt đầu	Thời gian thực hiện	Tài liệu hướng dẫn/ Biểu mẫu
OKRs Master gửi các trưởng bộ phận kế hoạch Năm/Quý của công ty được HĐQT thông qua	Kế hoạch Năm/Quý của công ty được gửi	OKRs Master: Tổng giám đốc	45 ngày trước khi Quý bắt đầu
Chuẩn bị logistics bao gồm gửi thư mời, add lịch calendar, book phòng, chuẩn bị văn phòng phẩm cho các phiên brainstorm OKRs công ty, phòng ban, division và team	Các phiên họp được book trên calendar, văn phòng phẩm và phòng họp được chuẩn bị	OKRs Falicilator	25 ngày trước khi Quý bắt đầu	2 tiếng
Lập kế hoạch để đạt được OKRs Năm/Quý của từng phòng ban, division, nhóm và gửi OKRs Master lấy feedback và chỉnh sửa nếu cần thiết.	Kế hoạch Năm/Quý của bộ phận được gửi	Trưởng bộ phận, Quản lí division, Trưởng nhóm	20 ngày trước khi Quý bắt đầu	16 tiếng
Gửi kế hoạch Năm/Quý của từng phòng ban, divison, nhóm cho nhân viên của phòng ban, division, và nhóm, lấy feedback và chỉnh sửa nếu cần thiết	Kế hoạch Năm/Quý của bộ phận được gửi	Trưởng bộ phận, Quản lí division và Trưởng nhóm	14 ngày  trước khi Quý bắt đầu	2 tiếng

Bước 2: Thiết lập OKRs Quý của toàn Công ty 

Hoạt động này là để thảo luận và thống nhất OKRs của toàn Công ty

STT	Hoạt động	Sản phẩm	Người chịu trách nhiệm	Thời gian bắt đầu	Thời gian thực hiện	Tài liệu hướng dẫn/ Biểu mẫu
Tổ chức Workshop thảo luận Company OKRs  Mục đích: Thiết lập O và KR công ty, đưa ra DoD cho từng KR. Thành phần tham gia: OKRs Master, BOD, OKRs Facilitator	Company OKRs Quý v1.0	OKRs Master: Tổng Giám đốc	10 ngày trước khi Quý bắt đầu	8 tiếng	01-BM/OKR/1/0
Gửi Company OKRs Quý v1.0 cho toàn thể nhân viên qua email Mục đích: Để toàn bộ nhân viên biết được OKRs công ty v1.0, từ đó có thêm thông tin đầu vào cho hoạt động xây dựng OKRs phòng ban, division, và team	Company OKRs Quý v1.0 được gửi	OKRs Falicitator	Ngay sau khi hoàn thành Company OKRs Quý v1.0
BOD meeting thảo luận OKRs Company dựa trên feedback các phòng ban, divison, và team	Company OKRs Quý v1.1	OKRs Master: TGĐ	5 ngày trước khi Quý bắt đầu	1 tiếng	01-BM/OKR/ 1/0
Workshop thảo luận Company OKRs Quý, Department OKRs Quý. Mục đích: Từng trưởng phòng ban, trình bày về OKRs của phòng ban/bộ phận/mình, các KR mà phòng ban/bộ phận/phụ trách trong Company OKRs để nhận feedback từ toàn công ty.  OKRs Master (TGĐ) ra quyết định và chỉnh sửa trực tiếp Company OKRs, Department OKRs nếu cần thiết. OKRs Facilitator chịu trách nhiệm ghi chép, lưu trữ các điều chỉnh để theo dõi. Thành phần: Toàn công ty Lưu ý: Bước 3 và Bước 4 có thể cùng tổ chức trong 1 buổi chiều	Company OKRs Quý final	OKRs Master: TGĐ	5 ngày trước khi Quý bắt đầu	3 tiếng	01-BM/OKR/ 1/0
Công bố Company OKRs Quý final, Department OKRs Quý final	– Email công bố tới toàn nhân viên – Bản cứng Company OKRs Quý, Department OKRs Quý được dán lên	OKRs Facilitator	5 ngày trước khi Quý bắt đầu	15 phút

=> Xem thêm: Biểu mẫu OKRs Quý – Bộ Template OKRs cho doanh nghiệp

Bước 3: Thiết lập Department OKRs Quý

Hoạt động này là để thiết lập và thống nhất Department OKRs Quý của từng bộ phận. Department OKRs Quý được lập dựa trên Company OKRs Quý v1.0.

Lưu ý: Hoạt động thiết lập Department OKRs bắt buộc phải có sự tham gia của thành viên cấp công ty (Tổng Giám đốc hoặc các thành viên khác trong BOD) để đảm bảo các bộ phận không hiểu sai, đặt OKRs không hỗ trợ cho sự tăng trưởng, thay đổi trong Company OKRs.

STT	Hoạt động	Sản phẩm	Người chịu trách nhiệm	Thời gian bắt đầu	Thời gian thực hiện	Tài liệu hướng dẫn/ Biểu mẫu
Tổ chức Workshop để thảo luận và thống nhất về Department OKRs Quý của từng phòng ban. Thành phần: OKRs Master, OKRs Facilitator, toàn bộ thành viên của bộ phận Lưu ý: OKRs Facilitator đảm bảo lịch workshop của các bộ phận diễn ra trước phiên BOD meeting tại bước 3.	Department OKRs Quý	OKR Master: Trưởng bộ phận	Ít nhất 7 ngày trước khi Quý mới bắt đầu	4 tiếng	01-BM/OKR/ 1/0

Bước 4: Thiết lập Division OKRs

Hoạt động này là để thiết lập và thống nhất Division OKRs Quý của từng division. Division OKRs Quý được lập dựa trên Department OKRs Quý final.

Lưu ý: Hoạt động thiết lập Division OKRs bắt buộc phải có sự tham gia của thành viên cấp phòng ban/bộ phận (thành viên trong Dev phụ trách quản lí division) để đảm bảo các division không hiểu sai, đặt OKRs không hỗ trợ cho sự tăng trưởng, thay đổi trong Department OKRs.

STT	Hoạt động	Sản phẩm	Người chịu trách nhiệm	Thời gian bắt đầu	Thời gian thực hiện	Tài liệu hướng dẫn/ Biểu mẫu
Tổ chức Workshop để thảo luận và thống nhất về Division OKRs Quý của từng divison. Thành phần: OKRs Master, toàn bộ thành viên của bộ phận Lưu ý: OKRs Facilitator không bắt buộc phải tham gia bước này. Sau khi thống nhất Division OKRs Quý, OKRs Master có trách nhiệm gửi lại văn bản cho OKRs Facilitator để theo dõi.	Division OKRs Quý	OKRs Master: Quản lí division	4 ngày trước khi Quý mới bắt đầu	4 tiếng	01-BM/OKR/ 1/0

=> Xem thêm: Biểu mẫu Biên bản OKRs check-in đầy đủ cho doanh nghiệp

Bước 5: Thiết lập Team OKRs (tuỳ chọn)

Tuỳ thuộc đặc thù của divison, Tổng Giám đốc và Quản lí division trao đổi, thống nhất và quyết định có xây dựng Team OKRs hay không. Hoạt động này là để thiết lập và thống nhất Team OKRs Quý của từng team trực thuộc các division. Team OKRs Quý được lập dựa trên Division OKRs Quý final.

Lưu ý: Hoạt động thiết lập Team OKRs bắt buộc phải có sự tham gia của thành viên cấp division (thành viên trong Dev phụ trách quản lí division) để đảm bảo các team trong division không hiểu sai, đặt OKRs không hỗ trợ cho sự tăng trưởng, thay đổi trong Division OKRs.

STT	Hoạt động	Sản phẩm	Người chịu trách nhiệm	Thời gian bắt đầu	Thời gian thực hiện	Tài liệu hướng dẫn/ Biểu mẫu
Tổ chức Workshop để thảo luận và thống nhất về Team OKRs Quý của từng team. Thành phần: OKRs Master, toàn bộ thành viên của nhóm Lưu ý: OKRs Facilitator không bắt buộc phải tham gia bước này. Sau khi thống nhất Team OKRs Quý, OKRs Master có trách nhiệm gửi lại văn bản cho OKRs Facilitator để theo dõi.	Team OKRs Quý	OKRs Master: Trưởng nhóm	2 ngày trước khi Quý mới bắt đầu	4 tiếng	01-BM/OKR/ 1/0

Bước 6: Thiết lập Individual OKRs Quý (tuỳ chọn)

Hoạt động này là để từng cá nhân xác định Individual OKRs Quý, xây dựng dựa trên Team OKRs Quý.

STT	Hoạt động	Sản phẩm	Người chịu trách nhiệm	Thời gian bắt đầu	Thời gian thực hiện	Tài liệu hướng dẫn/ Biểu mẫu
Tự xác định Individual OKRs Quý dựa trên Team OKRs Quý	Individual OKRs Quý v1.0	Thành viên từng bộ phận	1 ngày sau khi có Team OKRs Quý	Trong vòng 1 ngày	01-BM/OKR/ 1/0
Thảo luận với trưởng bộ phận/team leader để chốt Individual OKRs Quý	Individual OKRs Quý final	Thành viên từng bộ phận	1 ngày sau khi có Team OKRs Quý	Trong tuần đầu của Quý	01-BM/OKR/1/0

Bước 5. Check-in OKRs hàng tuần

Hoạt động check-in của bộ phận/công ty được thực hiện hàng tuần để cập nhật tình trạng hiện tại của bộ phận/công ty, giúp cả bộ phận/công ty hiểu được những hoạt động mà các thành viên đang thực hiện, những khó khăn có thể gặp phải, những kết quả ban đầu đạt được để từ đó có những thảo luận cụ thể nhằm giải quyết vấn đề.

Lưu ý: Timebox của hoạt động check-in hàng tuần cho từng phòng ban/bộ phận, division, team không quá 1 giờ.

Trong quá trình triển khai hoạt động check-in, nếu phát hiện vấn đề có thể giải quyết được ngay (bằng cách giao việc, hoặc phân bổ nguồn lực,…) thì giải quyết ngay trong phiên check-in. Nếu vấn đề cần nhiều bên liên quan cùng tham gia giải quyết, cần thảo luận làm rõ vấn đề, tìm cách cùng giải quyết, cần phải bàn bạc và thống nhất thì lập kế hoạch để làm, hoặc đặt một phiên khác, không làm kéo dài phiên check-in.

Nội dung phiên check-in bao gồm:

1. Review hoạt động của tuần trước đó 
2. Cập nhật tình trạng/tiến độ các KR trên file
3. Thảo luận các vấn đề gây cản trở nhóm, mức độ tự tin hoàn thành KR
4. Cập nhật issue của bộ phận/công ty (nếu có)
5. Các hoạt động ưu tiên trong tuần tiếp theo để đạt được Mục tiêu

STT	Hoạt động	Sản phẩm	Người chịu trách nhiệm	Thời gian bắt đầu	Thời gian thực hiện	Tài liệu hướng dẫn/ Biểu mẫu
KR Owner của từng bộ phận/phòng ban, division, team viết báo cáo tuần về KR chịu trách nhiệm	Báo cáo check-in	KR Owner   của từng KRs bộ phận	Trong tuần do trưởng bộ phận/phòng ban/quản lí divison/trưởng nhóm quyết định, trước phiên check-in	30 phút	02-BM/OKR/1/0
Tổ chức check-in OKRs hàng tuần của từng bộ phận/phòng ban/division/team – Review hoạt động của tuần trước đó – Cập nhật tình trạng OKRs trên file Team OKRs/Division OKRs/Department OKRs và Company OKRs đối với KRs thuộc bộ phận – Thảo luận các vấn đề gây cản trở, cập nhật issue của bộ phận nếu có – Các hoạt động ưu tiên sẽ thực hiện trong tuần tiếp theo để đạt được mục tiêu	Biên bản Check-in OKRs	Trưởng bộ phận	Trong tuần do trưởng bộ phận quyết định	1 tiếng	02-BM/OKR/1/0
Tổ chức check-in OKRs công ty hàng tuần – Review hoạt động của tuần trước đó – Thảo luận các vấn đề gây cản trở, cập nhật issue của công ty nếu có – Các hoạt động ưu tiên sẽ thực hiện trong tuần tiếp theo để đạt được mục tiêu Lưu ý: Hoạt động check-in của từng bộ phận/phòng ban/division/team phải được đảm bảo thực hiện trước, cập nhật đầy đủ con số trước khi diễn ra check-in công ty OKRs Master có trách nhiệm điều hành phiên check-in của bộ phận/phòng ban/division/team và cập nhật tình trạng OKRs lên file của bộ phận. OKRs Falicitator không bắt buộc phải tham gia tất cả các phiên check-in nhưng phải đảm bảo việc các bộ phận/phòng ban/division/team cập nhật đầy đủ các con số đúng hạn.	Biên bản Check-in OKRs	OKRs Master	Trong tuần theo lịch họp của BOD	1 tiếng	02-BM/OKR/1/0
Cập nhật tiến độ OKRs toàn công ty từng tuần	Bản tiến độ OKRs gửi toàn công ty	OKRs Facilitator	Chậm nhất là 2 ngày sau phiên họp của BOD	1 tiếng
Cập nhật tình trạng OKRs trên file theo dõi Company OKRs online và bản cứng Đảm bảo các bộ phận/phòng ban/division/team cập nhật tình trạng OKRs online và bản cứng	OKRs Facilitator	Chậm nhất là 2 ngày sau phiên họp của BOD	15 phút

=> Xem thêm: OKRs Check-in hàng tuần và OKRs check-in giữa quý

Bước 7. Rà soát OKRs giữa quý

Hoạt động này là để đánh giá khả năng hoàn thành OKRs quý thông qua tình trạng triển khai hiện tại và thảo luận các hoạt động thực hiện trong nửa quý còn lại để đạt được OKRs quý. 

STT	Hoạt động	Sản phẩm	Người chịu trách nhiệm	Thời gian bắt đầu	Thời gian thực hiện	Tài liệu hướng dẫn/ Biểu mẫu
Chuẩn bị logistics cho phiên Rà soát OKRs giữa quý và Retrospective OKRs giữa quý: add lịch calendar, book phòng, chuẩn bị văn phòng phẩm.	OKRs Facilitator	Tuần thứ 6 của quý
Tổ chức phiên Rà soát và Retrospective OKRs giữa quý của từng bộ phận/phòng ban/division/team – Cập nhật tình trạng OKRs nửa quý đầu và các KR của công ty do bộ phận phụ trách – Thảo luận sâu về cách thức triển khai hoặc thay đổi (nếu cần thiết) để đạt được OKRs cuối quý, cập nhật issue nếu có. Thành phần: OKRs Master, toàn bộ nhân viên của bộ phận Lưu ý: Hoạt động rà soát của từng bộ phận/phòng ban/division/team phải được đảm bảo thực hiện trước, cập nhật đầy đủ con số, vấn đề trước khi diễn ra rà soát của công ty OKRs Master có trách nhiệm điều hành phiên rà soát của bộ phận/phòng ban/division/team và cập nhật tình trạng OKRs, issue lên file của bộ phận. OKRs Falicitator không bắt buộc phải tham gia tất cả các phiên rà soát nhưng phải đảm bảo việc các bộ phận/phòng ban/division/team cập nhật đầy đủ các con số, issue đúng hạn.	Báo cáo OKRs giữa quý của bộ phận	Trưởng bộ phận	Tuần thứ 7 của quý	2 tiếng	03-BM/OKR/1/0
Tổ chức phiên Rà soát OKRs giữa quý của công ty – Cập nhật tình trạng Company OKRs nửa quý đầu cho toàn bộ nhân viên – Thảo luận sâu về cách thức triển khai hoặc thay đổi (nếu cần thiết) để đạt được OKRs cuối quý, cập nhật issue nếu có. Thành phần: OKRs Master, BOD, OKRs Facilitator	Báo cáo OKRs giữa quý công ty bao gồm: từng KR và tình hình triển khai OKRs của công ty	OKRs Master và OKRs Facilitator làm báo cáo	Tuần thứ 7 của Quý	1 tiếng	04-BM/OKR/1/0
Tổ chức phiên Retrospective Company OKRs giữa quý Thành phần: OKRs Master, BOD, OKRs Facilitator	Báo cáo OKRs giữa quý công ty bao gồm: từng KR và tình hình triển khai OKRs của công ty	OKRs Master OKRs Facilitator làm báo cáo	Tuần thứ 7 của Quý	1 tiếng	04-BM/OKR/1/0
Cập nhật hoạt động rà soát OKRs của Công ty bao gồm các thay đổi (nếu có) và ưu tiên trong nửa quý còn lại để toàn thể nhân viên được biết.	Bản báo cáo OKRs gửi toàn công ty	OKRs Facilitator	Chậm nhất là 2 ngày sau phiên họp của BOD	1 tiếng

Bước 8. Review OKRs cuối quý

Hoạt động review cuối quý cho phép xác định vị trí của bộ phận/công ty. Bộ phận/Công ty tiến hành chấm điểm các KR đã được hoàn thành, những KR bị bỏ qua/ chưa được hoàn thành, những điều dẫn đến thành công và thất bại của bộ phận/công ty.

STT	Hoạt động	Sản phẩm	Người chịu trách nhiệm	Thời gian bắt đầu	Thời gian thực hiện	Tài liệu hướng dẫn/ Biểu mẫu
1.	Chuẩn bị logistics cho phiên Review OKRs cuối quý – Gửi invite phiên review OKRs cuối quý cho toàn bộ công ty, bao gồm: thời gian, địa điểm – Chuẩn bị báo cáo số liệu OKRs các cấp	Báo cáo số liệu Department OKRs và Company OKRs	OKRs Facilitator	Tuần cuối cùng của quý
Tổ chức phiên Review OKRs cuối quý – Trình bày và thảo luận về các kết quả đã hoàn thành/chưa hoàn thành. – Thảo luận về cách thức vận hành, cộng tác và tìm kiếm cải tiến	Biên bản phiên Review OKRs cuối quý	OKRs Master: TGĐ OKRs Facilitator	Ngày cuối cùng của quý	2 tiếng	04-BM/OKR/1/0

Bước 9. Lưu trữ

Mọi văn bản liên quan đến hoạt động OKRs của công ty phải được lưu trữ để truy xuất khi có yêu cầu.

• Quyền truy xuất hoàn toàn: BOD có quyền truy xuất hoàn toàn các dữ liệu của tất cả các phòng ban, bộ phận. 
• Quyền truy xuất từng phần: Tất cả các nhân viên chỉ có quyền truy xuất biên bản check-in, review và retrospective của bộ phận của mình.

TT	Tên hồ sơ	Mã biểu mẫu	Người lập	Nơi lưu trữ	Thời hạn lưu giữ (năm)	Mức độ quan trọng
OKRs Quý	01-BM/OKR/ 1/0	OKRs Master, OKRs Facilitator, Trưởng các bộ phận	Google Drive	3 năm	Quan trọng
Biên bản check-in OKRs	02-BM/OKR/1/0	Trưởng bộ phận		1 năm	Cao
Biên bản review và retrospective OKRs giữa quý bộ phận	03-BM/OKR/1/0	Trưởng bộ phận		1 năm	Trung bình
Biên bản review và retrospective OKRs giữa quý công ty	04-BM/OKR/ 1/0	OKRs Facilitator		1 năm	Cao

Bài viết liên quan:

• Các lỗi thường gặp khi triển khai OKR