[8 Bước] Xây Dựng Hệ Thống Quản Lý Chất Lượng Cần Biết

Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng là quy trình vô cùng quan trọng trong 1 doanh nghiệp. Tổ chức đó có phát triển, có quản lý tốt, có cải thiện được hiệu quả kinh doanh, có tạo dựng được hình ảnh thương hiệu hay không? Điều đó phụ thuộc rất lớn vào quy trình xây dựng hệ thống quản lý chất lượng và áp dụng hệ thống đó vào doanh nghiệp của chính bạn.

1. Tìm hiểu về hệ thống quản lý chất lượng

Hệ thống quản lý chất lượng (viết tắt bởi QMS - Quality management system) là một hệ thống gồm các quá trình, thủ tục và trách nhiệm để đạt được các chính sách và mục tiêu chất lượng. Hệ thống quản lý chất lượng giúp điều phối và chỉ đạo các hoạt động của tổ chức để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và quy định cũng như cải thiện hiệu lực và hiệu quả của tổ chức một cách liên tục.

ISO 9001 chính là tiêu chuẩn mô tả đầy đủ cho hệ thống quản lý chất lượng. Thông tin thêm: ISO 9001:2015 là phiên bản mới nhất về hệ thống quản lý chất lượng do Tổ chức ISO quốc tế ban hành. Doanh nghiệp có thể tìm hiểu phiên bản phiên bản mới nhất tại đây.

QMS - Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001

✍ Xem thêm: 7 Nguyên tắc cần biết trong hệ thống quản lý chất lượng

2. Hướng dẫn xây dựng hệ thống quản lý chất lượng

Với xu thế hội nhập ngày càng mở, việc các doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản lý chất lượng không còn xa lạ gì nữa ngay cả đối với các tổ chức vừa và nhỏ cũng đang áp dụng thành công tiêu chuẩn ISO 9001 này.

Dưới đây, Vinacontrol CE hướng dẫn các bước xây dựng hệ thống quản lý chất lượng

Bước 1: Hiểu về ISO 9001 và xác định phạm vi áp dụng

Đầu tiên, trước khi bắt tay vào việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO là phải thấy được ý nghĩa trong việc duy trì và phát triển tổ chức. Lãnh đạo doanh nghiệp cần định hướng cho các hoạt động của hệ thống, xác định mục tiêu và phạm vi áp dụng để hỗ trợ cho các hoạt động quản lý của mình đem lại lợi ích thiết thực cho tổ chức.

Bước 2: Lập ban chỉ đạo thực hiện dự án ISO

Việc áp dụng ISO có thể xem như là một dự án lớn, vì vậy doanh nghiệp cần tổ chức điều hành dự án sao cho hiệu quả. Nên có một ban chỉ đạo ISO tại doanh nghiệp, bao gồm đại diện lãnh đạo và đại diện của các bộ phận nằm trong phạm vi áp dụng ISO. Cần bổ nhiệm đại diện của lãnh đạo về chất lượng để lãnh đạo trong việc chỉ đạo áp dụng hệ thống quản lý ISO và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về các hoạt động.

Bước 3: Đánh giá thực trạng của doanh nghiệp

Đây là bước thực hiện xem xét kỹ lưỡng thực trạng của doanh nghiệp để đối chiếu với các yêu cầu trong tiêu chuẩn ISO, xác định xem yêu cầu nào không áp dụng, những hoạt động nào tổ chức đã có, mức độ đáp ứng đến đâu và các hoạt động nào chưa có để từ đó xây dựng nên kế hoạch chi tiết để thực hiện. Sau khi đánh giá thực trạng, công ty có thể xác định được những gì cần thay đổi và bổ sung để hệ thống chất lượng phù hợp.

Giấy chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng

Bước 4: Xây dựng văn bản hệ thống quản lý chất lượng ISO

Thực hiện những thay đổi hoặc bổ sung đã xác định trong đánh giá thực trạng để hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO. Cần xây dựng và hoàn chỉnh tài liệu theo yêu cầu của tiêu chuẩn, ví dụ:

• Xây dựng sổ tay chất lượng.
• Lập thành văn bản tất cả các quá trình và thủ tục liên quan.
• Xây dựng các hướng dẫn công việc, quy chế, quy định cần thiết.

Một điều quan trọng mà tất cả các doanh nghiệp thiếu sót khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng đó là:

• Định dạng và chuẩn hóa cấu trúc hệ thống tài liệu sẽ giúp cho việc lưu trữ, tiếp cận và sử dụng thuận tiện hơn.
• Đánh giá rủi ro và lợi ích các hoạt động để lên danh mục các công việc cần biên soạn tài liệu để kiểm soát, điều này giúp cho tối giản hóa hệ thống tài liệu vừa đủ để sử dụng, không dư và cũng không thiếu nhưng vẫn kiểm soát hết tất cả những rủi ro của doanh nghiệp.

Bước 5: Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO

Công ty cần áp dụng hệ thống đã thiết lập để chứng minh hiệu lực và hiệu quả của hệ thống. Trong bước này cần thực hiện các hoạt động sau:

• Phổ biến cho tất cả mọi cán bộ công nhân viên trong công ty nhận thức về ISO;
• Hướng dẫn cho cán bộ công nhân viên thực hiện theo các quy trình, thủ tục đã được viết ra;
• Phân rõ trách nhiệm ai sử dụng tài liệu nào và thực hiện theo đúng chức năng nhiệm vụ mà thủ tục đã mô tả;
• Tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ về sự phù hợp của hệ thống và đề ra các hoạt động khắc phục đối với sự không phù hợp;
• Tổ chức họp xem xét của lãnh đạo về kết quả xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO.

Bước 6: Đánh giá nội bộ và chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận

Việc chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận bao gồm các bước sau:

• Đánh giá trước chứng nhận: Đánh giá trước chứng nhận nhằm xác định xem hệ thống của công ty đã phù hợp với tiêu chuẩn chưa và có được thực hiện một cách hiệu quả không, xác định các vấn đề còn tồn tại để khắc phục. Việc đánh giá trước chứng nhận có thể do chính công ty thực hiện hoặc do tổ chức bên ngoài thực hiện;
• Lựa chọn tổ chức chứng nhận: Tổ chức chứng nhận (hay còn gọi là bên đánh giá độc lập thứ ba) là tổ chức được công nhận cho việc thực hiện đánh giá và cấp chứng nhận phù hợp với tiêu chuẩn ISO. Số lượng các tổ chức công nhận càng lớn càng chứng tỏ mức độ uy tín và tính thừa nhận quốc tế của Tổ chức chứng nhận.

Bước 7: Tiến hành đánh giá chứng nhận

Công ty sẽ lựa chọn một tổ chức chứng nhận có uy tín nhằm đảm bảo một hệ thống hoạt động hiệu quả, mang lại giá trị gia tăng thực sự. Sau đó, tổ chức chứng nhận đã được lựa chọn tiến hành đánh giá chứng nhận chính thức hệ thống của công ty.

Bước 8: Duy trì hệ thống sau khi chứng nhận

Ở giai đoạn này cần tiến hành khắc phục các vấn đề còn tồn tại được phát hiện qua quá trình đánh giá chứng nhận và tiếp tục thực hiện các hoạt động khắc phục theo yêu cầu của tiêu chuẩn để duy trì và cải tiến không ngừng hệ thống quản lý của công ty.

Vinacontrol CE tư vấn cấp xây dựng hệ thống quản lý chất lượng cho doanh nghiệp

3. Lợi ích khi xây dựng thành công hệ thống quản lý chất lượng

Có thể nói, hệ thống quản lý chất lượng không chỉ mang lại lợi ích cho các doanh nghiệp lớn mà còn đem lại lợi ích cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên toàn quốc, tạo điều kiện cho doanh nghiệp mở rộng cơ hội kinh doanh trên thị trường.

Vinacontrol CE tự hào là 1 tổ chức tư vấn, đánh giá áp dụng hệ thống quản lý chất lượng hàng đầu tại Việt Nam. Với gần 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực, Vinacontrol CE đã tư vấn thành công cho hơn +1000 doanh nghiệp, trường hoc, khối cơ quan trên cả nước.

• Với thương hiệu Vinacontrol hơn 65 năm bề dày lịch sử lâu đời nhất trong ngành giám định, chứng nhận. Chứng chỉ của Vinacontrol khẳng định thêm uy tín và giá trị của giấy chứng nhận;
• Đội ngũ chuyên gia có trình độ, chuyên môn cao cũng như nhiều kinh nghiệm tư vấn, chứng nhận cho khách hàng;
• Luôn tận tâm giải đáp các thắc mắc của doanh nghiệp xung quanh các vấn đề pháp lý;
• Hệ thống văn phòng trải khắp cả nước sẵn sàng phục vụ khách hàng mọi lúc mọi nơi trên khắp vùng miền;
• Hồ sơ đơn giản, thời gian cấp chứng chỉ ngắn;
• Chi phí chứng nhận hợp lý, tiết kiệm cho doanh nghiệp.

✍ Xem thêm : 12 lợi ích doanh nghiệp nhận được khi xây dựng QMS

Hãy liên hệ ngay với, Vinacontrrol CE qua hotline 1800.6083 hoặc email vnce@vnce.vn để được tư vấn cụ thể nhất.