9 Phần Mềm Quản Lý Dự án Xây Dựng - Fastwork

Phần mềm quản lý dự án xây dựng ra đời nhằm hợp lý hóa quy trình quản lý dự án, hỗ trợ tổng thầu và đội ngũ của họ làm việc hiệu quả hơn trong suốt quá trình thực thi nhiệm vụ.

Bài viết dưới đây chỉ ra 9 giải pháp phần mềm dành riêng cho doanh nghiệp xây dựng, bạn có thể tham khảo để tìm ra ứng dụng phù hợp!

(Lưu ý: Bài viết giới thiệu tổng quan và đánh giá khách quan các phần mềm (trong và ngoài nước) dựa trên tìm hiểu của người viết. Các phần mềm được giới thiệu không sắp xếp theo thứ hạng. Để biết phần mềm nào phù hợp, doanh nghiệp nên cân nhắc tham khảo bản trải nghiệm.)

Mục lục nội dung:

• Quản lý dự án xây dựng là gì? Phân biệt quản lý dự án xây dựng và quản lý xây dựng?
• Phần mềm quản lý dự án xây dựng và các tính năng nổi bật
• Điểm danh 9 phần mềm quản lý dự án xây dựng nên cân nhắc tham khảo
• Làm thế nào để lựa chọn phần mềm quản lý dự án xây dựng phù hợp?
• 5 gợi ý giúp doanh nghiệp triển khai phần mềm quản lý dự án xây dựng hiệu quả

Quản lý dự án xây dựng là gì? Phân biệt quản lý dự án xây dựng và quản lý xây dựng?

Quản lý dự án xây dựng được hiểu là việc điều phối con người, vật tư, thiết bị để hoàn thành một dự án xây dựng trong phạm vi yêu cầu xác định về mặt chi phí, tiến độ và chất lượng. Nói cách khác, quản lý dự án xây dựng đề cập đến việc giám sát nhiều khía cạnh khác nhau của dự án để đảm bảo tính kịp thời và hiệu quả sử dụng vốn.

Một số nhiệm vụ chính trong quy trình quản lý dự án xây dựng, bao gồm:

• Tạo và quản lý lịch trình dự án
• Ký kết hợp đồng, chỉ đạo thiết kế
• Đàm phán phạm vi công việc, chi phí và tiến độ dự án với nhà thầu
• Quản lý đề xuất, phiếu thu/ phiếu chi
• Giám sát ngân sách dự án và đảm bảo nguồn tài trợ bổ sung từ chủ sở hữu hoặc nhà tài trợ khi cần thiết
• Làm việc với chính quyền địa phương xin giấy phép xây dựng và đáp ứng thời hạn của dự án
• Tổ chức các cuộc họp thảo luận về tiến độ, phát sinh khi triển khai dự án

Vậy ai là người chịu trách nhiệm quản lý một công trình xây dựng? Điều này phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm mức độ phức tạp, quy mô và ngân sách của dự án.

• Trong hầu hết các trường hợp, giám đốc dự án chính là tổng thầu do chủ sở hữu thuê
• Đối với các dự án nhỏ hơn, người quản lý dự án có thể là một cá nhân
• Hoặc chủ sở hữu tự quản lý dự án xây dựng, thường được gọi là chủ sở hữu – nhà phát triển

Về cơ bản, quản lý dự án thường tập trung vào những công việc hậu cần trong quá trình triển khai dự án như quản lý hóa đơn, lập lịch biểu và chủ trì các cuộc họp giữa các bên liên quan.

Quản lý xây dựng đòi hỏi có hiểu biết sâu sắc hơn về quá trình xây dựng. Trách nhiệm của người quản lý xây dựng thường bao gồm việc thuê nhà thầu phụ, đặt hàng vật tư và cho thuê thiết bị.

Đối với các dự án lớn, người quản lý xây dựng và người quản lý dự án thường là các cá nhân hoặc nhóm khác nhau. Tuy nhiên, tùy thuộc vào quy mô dự án và chủ sở hữu, hai vai trò này cũng có thể được đảm nhiệm bởi một nhóm hoặc cá nhân.

Tóm lại, các nhà quản lý xây dựng có nhiều kiến ​​thức sâu sắc hơn về dự án và thường có kiến ​​thức cụ thể về xây dựng hơn người quản lý dự án – người đảm nhận vai trò quản lý nhiều hơn trong dự án.

Gợi ý đọc thêm: Tổng hợp 101 kiến thức hữu ích về Quản lý dự án xây dựng

Phần mềm quản lý dự án xây dựng và các tính năng nổi bật

Phần mềm quản lý dự án xây dựng là nền tảng công nghệ hỗ trợ các bên tham gia vào dự án xây dựng tìm kiếm, chia sẻ và cập nhật thông tin liên quan đến dự án. Chức năng chung của những công cụ này xử lý các khía cạnh khác nhau của dự án như lập kế hoạch, quản lý hợp đồng, giấy phép, theo dõi tiến độ, chi phí, đảm bảo chất lượng và an toàn lao động của một hoặc nhiều dự án.

Không có một quy chuẩn nào cho các tính năng mà một phần mềm quản lý dự án xây dựng sẽ cung cấp. Nhưng nhìn chung, phần lớn các đơn vị cung cấp phần mềm đều xây dựng dựa trên những tính năng cốt lõi giống nhau, tập trung giải quyết các vấn đề hầu hết doanh nghiệp đang gặp phải.

Lưu trữ & Quản lý Tài liệu

Trong quá trình triển khai dự án xây dựng, nhiều tài liệu được chia sẻ giữa nhà thầu và chủ sở hữu, nhà thầu phụ, nhà cung cấp hoặc các bên liên quan khác. Việc quản lý luồng tài liệu có thể trở nên khó khăn hơn theo cấp số nhân khi các dự án phát triển về mặt quy mô. Các phần mềm quản lý dự án xây dựng giải quyết triệt để vấn đề đó bằng khả năng lưu trữ tập trung không giới hạn các tài liệu, hình ảnh, video được chia sẻ từ tất cả các bên liên quan trong tổ chức.

Doanh nghiệp xây dựng tìm hiểu thêm và đăng ký nhận trải nghiệm miễn phí giải pháp quản lý và lưu trữ toàn bộ tài liệu, hồ sơ trong doanh nghiệp FC Drive. (FastCons Drive giúp doanh nghiệp xây dựng quản lý hiệu quả, sắp xếp & lưu trữ tập trung toàn bộ tài liệu, hồ sơ theo cây thư mục gắn liền với từng dự án thi công cụ thể. Hỗ trợ các tác vụ xem – sửa – điều chỉnh & thao tác trực tiếp trên các file định dạng chuyên biệt của ngành xây dựng như BIM, sketch, bản vẽ…)

Đề xuất

Đề xuất là loại văn bản được sử dụng thường xuyên với số lượng lớn trong doanh nghiệp xây dựng. Mọi đề xuất mua sắm vật tư, giải thu, giải chi, đề nghị thanh toán vật tư,… đều phải gửi email, chờ lãnh đạo xét duyệt sau đó các bộ phận được giao nhiệm vụ mới triển khai thực hiện. Tuy nhiên, thời gian chờ xử lý đề xuất rất lâu ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ triển khai dự án. Việc khởi tạo và phê duyệt đề xuất trực tuyến trên phần mềm sẽ làm giảm thời gian “chờ”, đồng thời tạo không gian lưu trữ tập trung, hỗ trợ tìm kiếm thông tin nhanh chóng khi cần.

Đồng bộ hóa tức thì & từ xa

Điểm nổi bật của phần mềm trực tuyến ứng dụng công nghệ điện toán đám mây là người dùng có thể truy cập từ xa ở hầu hết các thiết bị, miễn là có kết nối internet. Mọi thay đổi, cập nhật liên quan đến công việc đều được gửi thông báo nhanh chóng, tức thời cho tất cả các cá nhân có liên quan.

Lập nhật ký công trình hàng ngày

Phần mềm giúp lên nhật ký thi công, ghi chép chính xác khối lượng công việc, nhân lực, thiết bị, vật liệu, điều kiện thời tiết khu vực thi công trong ngày. Giúp nhà thầu và chủ sở hữu nắm bắt chính xác tiến độ và những gì xảy ra trong dự án hàng ngày.

Cập nhật chi tiết những thay đổi

Để đảm bảo dự án diễn ra theo đúng kế hoạch ban đầu, mọi thay đổi – ghi chú đều được chia sẻ, thông báo ngay lập tức đến những cá nhân được phân quyền quản trị. Tránh tình trạng nhân sự tự ý thay đổi kế hoạch ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng dự án.

Danh mục công việc cần hoàn tất

Sau khi kết thúc xây dựng, có một số hạng mục nhà thầu vẫn phải giải quyết để đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật của hợp đồng. Phần mềm giúp cụ thể hóa danh sách công việc cần làm, thiết lập rõ các deadline, ngày bắt đầu, ngày kết thúc tránh tình trạng bỏ sót hoặc lãng quên công việc.

Báo cáo

Hầu hết các phần mềm quản lý xây dựng sẽ cung cấp đa dạng các mô hình báo cáo tóm tắt thống kê tình hình triển khai công việc riêng lẻ của từng kế nhân hoặc nhóm dự án. Cấu trúc báo cáo có thể khác nhau, nhưng thường tập trung vào tiến độ, ngân sách và danh mục chi tiêu ở từng hạng mục.

>> Xem thêm: [Infographic] 5 xu hướng thúc đẩy chuyển đổi số kỹ thuật ngành xây dựng

Điểm danh 9 phần mềm quản lý dự án xây dựng nên cân nhắc tham khảo

9 phần mềm được giới thiệu trong bài gồm:

• Buildertrend
• Red Team
• Sage 300 Construction
• Nhà thầu Sage 100
• Autodesk BIM 360
• Plangrid
• Autodesk Constructware
• FastCons (Phần mềm Việt Nam)

1. FastCons (Phần mềm quản lý dự án thi công xây dựng của Việt Nam)

FastCons là phần mềm quản lý dự án thi công xây dựng (một sản phẩm của FastWork.vn). Điểm khác biệt lớn nhất của FastCons so với 8 phần mềm dưới chính là phần mềm quản lý xây dựng giai đoạn thi công, đầu tiên của Việt Nam, gồm các tính năng giải quyết bài toán quản lý trong giai đoạn thi công dự án.

FastCons phù hợp để quản lý doanh nghiệp:

• Thi công dự án xây dựng
• Thi công dự án nội thất
• Thi công dự án cơ điện
• …

Như một hệ sinh thái thu nhỏ, FastCons giúp quản lý thật dễ dàng mọi vấn đề nằm trong dự án xây dựng, thi công công trình trên một nền tảng chung trực tuyến. Với công nghệ Cloud, nhà thầu và các chủ sở hữu có thể điều hành dự án mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị Mobile/Laptop/PC/Tablet!

Xem cách hàng nghìn DN Xây dựng, Nhà thầu đang áp dụng phần mềm FastCons trong quản lý thi công, nhân sự, khách hàng và nhiều hơn thế.

Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý xây dựng FastCons:

• Quản lý dự án thi công trên công trường
• Quản lý tiến độ thi công, cập nhật báo cáo thi công bằng di động
• Quản lý tồn kho vật tư xây dựng và tiêu hao vật tư tại công trình: Hỗ trợ như phần mềm quản lý vật liệu xây dựng, phần mềm quản lý vật tư xây dựng
• Quản lý tài chính công trường thi công. Lập phiếu thu/chi trên di động
• Quản lý đề xuất, hợp đồng nhà thầu thụ, hợp đồng với nhà cung cấp
• Cộng tác real-time
• Lưu trữ không giới hạn tài liệu, hình ảnh, video
• Quản lý phương tiện thi công

Mời Doanh nghiệp Xây dựng tìm hiểu, ĐĂNG KÝ TƯ VẤN NHẬN TRẢI NGHIỆM DEMO FREE PHẦN MỀM FASTCONS!

Sở hữu hệ thống đầy đủ các tính năng chuyên sâu cần có trong một công cụ quản lý xây dựng, FastCons ra đời nhằm giúp các doanh nghiệp Việt tiếp cận và sử dụng nền tảng công nghệ trực tuyến một cách hiệu quả hơn, giải quyết những bất đồng về mặt ngôn ngữ và khó khăn về chi phí so với những phần mềm nước ngoài.  Xem chi tiết: Giới thiệu FastWork Project for Contractors – Phần mềm Quản lý dự án thi công xây dựng ĐẦU TIÊN tại Việt Nam

Ngoài ra, ứng dụng quản lý thi công kết hợp cùng các ứng dụng quản lý dự án, công việc, nhân sự khác của FastWork hỗ trợ hiệu quả hoạt động quản trị vận hành của doanh nghiệp Xây dựng. Bạn có thể tìm hiểu thêm qua video dưới đây.

2. Buildertrend (Phù hợp quản lý dự án xây dựng cá nhân)

Nền tảng Buildertrend không chỉ có khả năng quản lý dự án xây dựng mà còn bao gồm các tính năng mở rộng từ mua bán, quản lý tài chính đến quản lý quan hệ khách hàng.

Buildertrend sử dụng công nghệ điện toán đám mây, có thể truy cập thông qua bất kỳ thiết bị nào có trình duyệt web và các ứng dụng iOS và Android.

Các công cụ quản lý dự án xây dựng của Buildertrend bao gồm nhật ký hàng ngày, danh sách việc cần làm, chức năng lập lịch trình, quản lý cuộc họp, nhắn tin trong nền tảng, lưu trữ tài liệu và ảnh, danh sách việc cần hoàn tất và đánh dấu kế hoạch. Buildertrend thường được sử dụng cho cá nhân vì ít tính cộng tác.

Buildertrend có giao diện dễ dàng, liên tục phát hành các bản cập nhật và cải tiến hỗ trợ người dùng tối đa.

Buildertrend phù hợp với những dự án xây dựng cá nhân, các công trình tu sửa nhà ở với chi phí khoảng 99$ (2 triệu 400 VND/ năm).

3. Red Team (Phần mềm quản lý dự án xây dựng vừa & nhỏ)

RedTeam là một giải pháp quản lý dự án xây dựng trực tuyến dành cho các nhà thầu xây dựng và các công ty xây dựng quy mô vừa và nhỏ.

RedTeam giúp các chuyên gia xây dựng quản lý các mối quan hệ khách hàng hiện tại và tiềm năng, xây dựng ngân sách, tạo đề xuất, tạo ước tính giá thầu, xử lý các đơn đặt hàng thay đổi và quản lý hợp đồng.

Quản trị viên cũng có thể sử dụng RedTeam để theo dõi thiết bị, đề xuất, đệ trình, quản lý nhà thầu phụ và làm việc với các nhà cung cấp. RedTeam thậm chí còn bao gồm một nền tảng cho các nhà thầu phụ, được gọi là TeamPlayer, nơi họ có thể truy cập hoặc cập nhật thông tin dự án, báo cáo các sự cố và chi phí cũng như theo dõi giờ làm việc.

RedTeam có chi phí từ 350$/ tháng (~8.750.000 VND), nghe có vẻ khá cao đối với một doanh nghiệp nhỏ hoặc nhà thầu. Tuy nhiên, RedTeam luôn là top lựa chọn phần mềm quản lý dự án xây dựng tốt nhất cho các doanh nghiệp nhỏ. Bạn có thể tham khảo phần mềm Quản lý được phát triển tại Việt Nam để có giá sử dụng phù hợp hơn.

4. Sage 300 Construction (Phần mềm quản lý Xây dựng và Bất động sản tốt cho Doanh nghiệp lớn)

Sage 300 Construction and Real Estate, từng được gọi là Timberline, là một phần mềm quản lý dự án xây dựng mạnh mẽ được thiết kế đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp lớn sử dụng quy trình công việc phức tạp và quản lý các dự án xây dựng quy mô lớn.

Sage 300 Construction and Real Estate (viết tắt là Sage 300 CRE) là một giải pháp tại chỗ, được cài đặt trên máy chủ của công ty trung tâm, nhân viên được phân quyền truy cập từ các máy trạm được cấp phép.

Các Module chính của Sage 300 CRE bao gồm kế toán, ước tính ngân sách, chi phí công việc, tính lương, quản lý nhà thầu phụ, quản lý dự án, quản lý tài sản, quản lý tài liệu và quản lý dịch vụ.

Chi phí Sage 300 CRE khá linh hoạt, có thể mua lẻ tính năng tùy theo nhu cầu doanh nghiệp. Tuy nhiên, Sage 300 CRE được đánh giá là phần mềm chuyên sâu đòi hỏi quá trình đào tạo bài bản, phù hợp với những doanh nghiệp lớn. Khá phức tạp và đôi khi còn gây rắc rối thêm cho những doanh nghiệp nhỏ với những dự án quy mô nhỏ.

5. Nhà thầu Sage 100 (Giải pháp tiền đề tốt nhất)

Sage 100 Contractor là một trong hai công cụ quản lý dự án xây dựng mà Sage cung cấp. Nó chủ yếu dành cho các nhà thầu và các công ty xây dựng nhỏ, được thiết kế để theo dõi và quản lý tất cả các bộ phận chính của doanh nghiệp xây dựng, bao gồm kế toán, quản lý dự án, ước tính ngân sách.

Sage 100 Contractor cũng là giải pháp tại chỗ tương tự như Sage 300 CRE, cung cấp một số tính năng chính bao gồm: theo dõi thu chi, sổ cái tổng hợp, quản lý hàng tồn kho, quản lý dịch vụ, chi phí / ước tính công việc, mua hàng và lập hóa đơn.

Chi phí Sage 100 Contractor được tính theo số Module doanh nghiệp bạn sử dụng, ước tính khoảng từ 115$/ tháng (~2.875.000 VNĐ/ tháng).

6. Autodesk BIM 360 (Tốt nhất cho các dự án xây dựng và nhóm lớn)

Autodesk là một công ty có tiếng cung cấp đa dạng các công cụ hỗ trợ các kỹ sư, kiến ​​trúc sư, nhà thiết kế, nhà thầu và các chuyên gia xây dựng khác.

BIM 360 là một công cụ “quản lý xây dựng” dựa trên nền tảng điện toán đám mây, được thiết kế nhằm giúp các chuyên gia xây dựng quản lý toàn bộ vòng đời của dự án trên một nền tảng duy nhất.

Dễ dàng truy cập trên bất kỳ thiết bị nào có trình duyệt web – phần mềm lý tưởng hỗ trợ cộng tác và chia sẻ thông tin nhanh chóng.

Các Module chính của BIM 360 bao gồm:

• Điều phối – hỗ trợ xác định và giải quyết các vấn đề giữa các bộ phận liên quan cùng tham gia vào dự án
• Hình ảnh hóa thay đổi – trực quan hóa các thay đổi giữa các phiên bản khác nhau của kế hoạch dự án
• Phân quyền chuyên sâu: Nhằm bảo mật các thông tin được chia sẻ, chỉ có những cá nhân được phân quyền mới có thể xem.
• Kiểm soát tiến độ chặt chẽ: Theo sát việc thực hiện kế hoạch và quản lý hiệu quả chất lượng triển khai dự án.
• Cộng tác toàn diện: cho phép người dùng chia sẻ kế hoạch, gửi nhận xét, đề xuất chỉnh sửa và nắm bắt các thay đổi trong thời gian thực.
• Quản lý công việc – tính năng này được sử dụng để xác định, theo dõi xuyên suốt quá trình triển khai dự án, nhận biết nhanh chóng phát sinh để xử lý kịp thời.
• Quản lý chất lượng – một công cụ được tạo ra để tiêu chuẩn hóa quy trình công việc, quản lý và đo lường chất lượng.
• Đề xuất: Module này được sử dụng để tạo, quản lý, phân phối và phê duyệt các đề xuất.
• An toàn: Phân quyền chuyên sâu, bảo mật thông tin tuyệt đối.

Giá của BIM 360 phụ thuộc vào quy mô dự án và các Module doanh nghiệp sử dụng. Do mức giá khá cao, đòi hỏi sự cộng tác – phối hợp giữa nhiều nhóm, phòng ban, BIM 360 được đánh giá là phần mềm quản lý xây dựng tốt nhất cho các dự án và các nhóm lớn.

7. Plangrid

Plangrid là một giải pháp quản lý dự án xây dựng phổ biến nhận được đánh giá rất tốt từ người dùng trên web.

Phần mềm Plangrid có thể truy cập được từ bất kỳ thiết bị nào có trình duyệt web. Đối với người dùng Windows, Android và iOS, Plangrid có các ứng dụng tùy chỉnh cho từng nền tảng.

Plangrid được thiết kế cho nhiều đối tượng khách hàng, bao gồm tổng thầu, nhà thầu phụ, chủ sở hữu và nhà thiết kế. Cung cấp các giải pháp cho các ngành xây dựng cụ thể, bao gồm thương mại, dân dụng nặng, công nghiệp, chăm sóc sức khỏe và giáo dục.

Plangrid sở hữu bộ tính năng toàn diện nhất mà một phần mềm quản lý dự án xây dựng cung cấp, bao gồm – quản lý tài liệu, theo dõi tiến độ và báo cáo. Các tính năng tiêu biểu như quản lý đề xuất, danh sách công việc cần hoàn tất và báo cáo công việc hiện trường.

Chi phí sử dụng Plangrid được tính theo quy mô và độ phức tạp của dự án, định giá theo số lượng “trang tính” sử dụng hàng tháng (trong đó một trang tính là kế hoạch dự án PDF)

• $ 49 mỗi tháng cho 550 Sheets ($ 39 mỗi tháng nếu thanh toán hàng năm)
• $ 69 mỗi tháng cho 5.000 Sheets ($ 59 mỗi tháng nếu thanh toán hàng năm)
• 139$ mỗi tháng không giới hạn trang tính (119$ mỗi tháng nếu thanh toán hàng năm)

8. Phần mềm quản lý dự án xây dựng Autodesk Constructware

Trong khi BIM 360 bao gồm hệ thống tính năng chuyên sâu trong quản lý dự án bao gồm cả quá trình thiết kế thì Constructware tập trung vào việc quản lý chi phí và lịch trình của dự án từ đầu đến cuối.

Người dùng dễ dàng truy cập Constructware thông qua trình duyệt web từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet ổn định. Nó là một công cụ cộng tác được sử dụng bởi bất kỳ ai liên quan đến dự án, bao gồm chủ sở hữu, kiến ​​trúc sư, người quản lý dự án, nhà thầu và nhà thầu phụ.

Constructware cung cấp hầu hết các tính năng quản lý dự án xây dựng cần thiết, chẳng hạn như báo cáo chi phí, theo dõi đơn đặt hàng và những thay đổi. Nền tảng trực tuyến giúp các nhóm quản lý và chia sẻ tài liệu dễ dàng hơn.

9. Procore (Phần mềm quản lý dự án xây dựng tổng thể)

Procore là một trong những sản phẩm phần mềm quản lý dự án xây dựng hoàn thiện và phổ biến nhất trên thị trường. Cùng với quản lý dự án, Procore cung cấp dịch vụ quản lý chất lượng và an toàn lao động hiện trường cũng như phần mềm quản lý tài chính.

Procore chủ yếu dành cho các nhà thầu chung, nhà quản lý xây dựng, nhà thầu phụ và chủ sở hữu. Nền tảng Procore được cung cấp dưới dạng ứng dụng trực tuyến (dựa trên đám mây) dành cho máy tính để bàn, các thiết bị thông minh như điện thoại di động, máy tính bảng sử dụng hệ điều hành IOS, Android và Windows. Hỗ trợ công tác nhanh chóng, thuận tiện mọi lúc mọi nơi.

Các tính năng Procore cung cấp bao gồm: Đặt giá thầu, nhật ký hàng ngày, bản vẽ thiết kế, cuộc họp, ảnh dự án, danh sách việc cần hoàn tất, đề xuất, lập lịch trình, thông số kỹ thuật của dự án, đệ trình, thẻ thời gian và cộng tác realtime.

Hơn một nửa số giám đốc, kỹ sư dự án và quản lý dự án cho biết họ tiết kiệm được hơn 5h/ tuần nhờ Procore. Hơn 76% người dùng nói rằng 1 dự án kéo dài 6 tháng có thể hoàn thành trước 3 ngày, góp phần cải thiện đáng kể lợi nhuận doanh nghiệp.

Tuy nhiên, chi phí Procore khá cao – được khuyên dùng cho những doanh nghiệp có doanh thu 5 triệu đô la mỗi năm trở lên.

Làm thế nào để lựa chọn phần mềm quản lý dự án xây dựng phù hợp?

Để doanh nghiệp xây dựng lựa chọn phần mềm quản lý dự án xây dựng công trình phù hợp nhất, dưới đây chúng tôi gợi ý bạn tham khảo một số tiêu chí qua các câu hỏi? Dựa trên nhu cầu mong muốn cũng như ngân sách, doanh nghiệp đưa ra câu trả lời để tìm được phần mềm phù hợp.

1. Nhu cầu quan trọng nhất khi doanh nghiệp muốn triển khai phần mềm quản lý dự án xây dựng là gì? Qua thực tế triển khai phần mềm quản lý dự án cho doanh nghiệp xây dựng, chúng tôi nhận thấy, cùng ở trong lĩnh vực xây dựng, nhưng nhu cầu cốt lõi của các doanh nghiệp không giống nhau. Có doanh nghiệp chỉ cần quản lý cơ bản đề xuất vật tư, có doanh nghiệp sẽ cần quản lý chấm công giữa văn phòng và công trường, nhiều doanh nghiệp sẽ cần quản lý tổng thể từ nhân sự, dự án đến khách hàng… Với các nhu cầu khác nhau, không phải phần mềm quản lý dự án xây dựng nào cũng có thể đáp ứng được. Vì vậy, để lựa chọn được phần mềm vừa vặn, doanh nghiệp nên xác định cụ thể nhu cầu quản lý là gì, nhu cầu là quan trọng nhất.Khi xác định chính xác nhu cầu, doanh nghiệp sẽ tìm và triển khai phần mềm hiệu quả hơn.
2. Doanh nghiệp cần triển khai phần mềm Cloud (dữ liệu đám mây) hay phần mềm On-premises (phần mềm cài đặt và chạy trên máy tính)?Loại phần mềm sẽ triển khai ảnh hưởng đến ngân sách cũng như cách thức sử dụng, tính năng của phần mềm. Doanh nghiệp nên tìm hiểu chi tiết 2 loại phần mềm này và xác định doanh nghiệp phù hợp với phần mềm nào. Hiện nay, phần mềm Cloud được nhiều doanh nghiệp lựa chọn bởi tính realtime, chi phí triển khai nhỏ,…
3. Kế hoạch, mục tiêu cụ thể khi triển khai phần mềm: Xác định kế hoạch cụ thể, mục tiêu cần đạt được khi triển khai phần mềm quản lý dự án xây dựng công trình, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa thời gian tìm kiếm và nhất quán trong quá trình triển khai phần mềm.

5 gợi ý giúp doanh nghiệp triển khai phần mềm quản lý dự án xây dựng hiệu quả

Chọn người quản lý dự án phù hợp: Người tốt nhất sẽ là người không chỉ hiểu giải pháp phần mềm và tính năng mà còn hiểu rõ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, hiểu nhu cầu sử dụng phần mềm của các phòng ban. Người quản lý dự án phần mềm xây dựng nên liên lạc với nhà cung cấp công cụ và giúp nhóm nội bộ giải đáp các thắc mắc và giải quyết vấn đề. 

Trong quá trình triển khai phần mềm cho nhiều doanh nghiệp xây dựng, chúng tôi đã nhận thấy, nếu nhiều nhân sự tham gia vào việc quyết định cách thức triển khai phần mềm với những ý kiến khác nhau. Doanh nghiệp sẽ cần nhiều thời gian để lựa chọn ra phương án phù hợp nhất. Vì vậy, doanh nghiệp nên đánh giá và chọn 1 nhân sự có kinh nghiệm và trách nhiệm để quản lý dự án triển khai phần mềm.

Chọn thời điểm phù hợp để triển khai: Để chọn được thời điểm phù hợp để triển khai, doanh nghiệp cần lên lộ trình và kế hoạch cụ thể dựa trên nhu cầu, mong muốn triển khai và thực tế sức khỏe của doanh nghiệp.

Hiểu rõ nhu cầu của doanh nghiệp và triển khai theo từng giai đoạn: Doanh nghiệp quy mô vừa và lớn, để triển khai thành công phần mềm vào quản lý dự xây dựng, cần nhiều nỗ lực từ BLĐ và đội ngũ. Doanh nghiệp cần hiểu rõ nhu cầu và chia nhỏ hoạt động triển khai theo từng giai đoạn, dựa trên phương pháp Agile. Doanh nghiệp có thể triển khai từng phần tính năng của phần mềm hoặc triển khai theo từng bộ phận. Khi từng giai đoạn, từng phần được triển khai hiệu quả, hoạt động triển khai chung sẽ được tối ưu.

Thống nhất quy định về sử dụng phần mềm và tuân thủ quy định đó: Khi triển khai phần mềm cho doanh nghiệp xây dựng, chúng tôi nhận thấy thực trạng – rất khó để nhân sự chuyển đổi và duy trì sử dụng phần mềm nếu doanh nghiệp không có khung quy định, quy trình sử dụng.

Việc áp dụng quy trình mới trong hoạt động làm việc hàng ngày, có thể gặp nhiều khó khăn với nhân viên hiện tại do thói quen làm việc đã hình thành. Sau khi triển khai phần mềm mới, cần dành thời gian để đánh giá cách thức nhân viên sử dụng và điều chỉnh nếu cần thiết. Trao đổi với nhân viên để hiểu lý do họ không sử dụng phần mềm theo hướng dẫn, có thể do nhu cầu hoặc mong đợi khác biệt, hoặc do chưa nắm rõ cách sử dụng. Hiệu quả sử dụng phần mềm trong công việc hàng ngày đóng vai trò quan trọng cho sự thành công của việc triển khai.

Hãy nhất quán

Là đơn vị đi đầu trong cung cấp các giải pháp CNTT hỗ trợ quản trị & điều hành doanh nghiệp, FastWork tự hào đã đồng hành thành công cùng hơn 3500+ khách hàng với những doanh nghiệp xây dựng tiêu biểu tại Việt Nam như: T&T Group, DELTA, ACEFIC 5, FACCO, Xây dựng Quê Hương (Tập đoàn Phú Cường), Tân Cảng số 1, XCONS, BISCONS, DAIVIETCONS, Thép Tân Khánh, Thịnh Cường…. Quý doanh nghiệp đang quan tâm đến bộ giải pháp quản lý dự án Xây dựng FastWork hay giải pháp quản lý thi công vui lòng liên hệ Hotline 0983 089 715 hoặc điền thông tin vào Form đăng ký dưới đây! Đăng ký tư vấn