Bài 3 – Hiệu Chỉnh Văn Bản | - Nhóm 7

3.1. Chọn văn bản

Sử dụng thanh công cụ Ribbon

Để lựa chọn văn bản bằng nút lệnh trên thanh công cụ Ribbon

bạn nhấp chọn Tab Home, tìm đến nhóm lệnh Editing. Nhấp chuột chọn Select.

– Select All: Lựa chọn toàn bộ nội dung văn bản.

– Select Objects: Chỉ cho lựa chọn các đối tượng (hình ảnh, đối tượng shape) có trên văn bản.

– Select Text with Similar Formatting: Lựa chọn nội dung văn bản có định dạng giống như văn bản ở vị trí con trỏ hiện thời.

3.2. Sao chép, cắt, dán, xóa văn bản

Sao chép văn bản

Bước 1: Lựa chọn (bôi đen) nội dung văn bản cần sao chép

Bước 2: Tiếp theo thực hiện theo một trong các cách sau đây:

– Nhấn tổ hợp phím Ctrl + C

– Nhấp phải chuột chọn Copy

– Trong Tab Home trên thanh công cụ Ribbon tìm tới nhóm Clipboard chọn nút Copy.

Cắt văn bản

Bước 1: Chọn nội dung văn bản cần cắt (Cut).

Bước 2: Thực hiện theo một trong các cách sau đây:

– Nhấn tổ hợp phím Ctrl + X

– Nhấp phải chuột chọn Cut

– Nhấp chọn Tab Home trên thanh công cụ Ribbon, tìm tới nhóm Clipboard chọn biểu tượng Cut.

Dán văn bản

Bước 1: Nhấp trỏ chuột tới vị trí cần dán văn bản.

Bước 2: Thực hiện theo một trong các cách sau đây:

– Nhấn tổ hợp phím Ctrl + V

– Nhấp phải chuột trong mục Paste Options

+ Keep source formatting: Dán cả nội dung Text và dữ lại định dạng như nguyên gốc.

+ Merge formatting: Dán nội dung Text và hòa chộn định dạng gốc với định dạng của vị trí cần dán.

+ Keep Text Only: Chỉ dán mình nội dung Text, lấy định dạng theo định dạng của vị trí con trỏ hiện thời.

– Nhấp chọn Tab Home trên thanh công cụ Ribbon chọn tới nhóm Clipboard.

+ Chọn biểu tượng Paste: Copy theo mặc định

+ Keep source formatting: Dán cả nội dung Text và dữ lại định dạng như nguyên gốc.

+ Merge formatting: Dán nội dung Text và hòa chộn định dạng gốc với định dạng của vị trí cần dán.

+ Keep Text Only: Chỉ dán mình nội dung Text, lấy định dạng theo định dạng của vị trí con trỏ hiện thời.

– Nhấp chọn Tab Home trên thanh công cụ Ribbon chọn tới nhóm Clipboard.

3.3. Làm việc với đoạn văn bản

Paragraph là một đoạn văn bản được kết thúc bằng phím Enter. Thông thường trong một văn bản ngoài việc bạn phải trình bày Font chữ sao cho đẹp, rõ ràng, dễ hiểu thì việc trình bày Paragraph sẽ làm cho văn bản của bạn trở nên phong phú hơn, đẹp hơn và mang lại sức thuyết phục cao hơn với sự khoa học của văn bản.

Sử dụng thanh công cụ Ribbon

Trên thanh công cụ Ribbon chúng ta quan tâm đến nhóm lệnh Paragraph trong Tab Home.

Để thực hiện căn chỉnh cho một đoạn văn bản trước hết bạn cần nhấp trỏ chuột tới đoạn văn bản đó và thực hiện theo những chỉ dẫn sau đây:

– Căn chữ cho đoạn văn bản:

Chúng ta sử dụng cách lệnh Alignment để căn chữ cho đoạn văn bản ( ).

+ : Căn chữ theo lề trái của văn bản.

+ : Căn giữa chữ cho đoạn văn bản, thường sử dụng cho các tiêu đề.

+ : Căn chữ theo lề phải của văn bản

+ : Dàn đề chữ theo khổ giấy của văn bản, thường sử dụng ho các đoạn nội dung của văn bản, với chức năng này văn bản của bạn sẽ được dàn đều không bị thò thụt ở lề trái hay lề phải của văn bản.

– Dãn dòng cho đoạn văn bản: Chúng ta sử dụng lệnh Line Spacing, bằng cách nhấp chuột vào biểu tượng Line Spacing trên thanh công cụ, một danh sách đổ xuống xuất hiện. Chúng ta có thể chọn một trong các mẫu có sẵn hoặc chọn:

+ Add space Before Paragraph: Để thêm khoảng trắng phía trên của đoạn văn bản.

+ Remove Space After Paragraph: Để bớt khoảng trắng phía dưới của đoạn văn bản. Ngoài ra bạn cũng có thể chọn Line Spacing Options… để tùy chỉnh khoảng cách giữa các dòng trong đoạn văn bản. Tuy nhiên cách này sẽ được chúng tôi hướng dẫn kỹ lưỡng hơn ở các phần tiếp theo.

– Căn lề cho cả đoạn văn bản: Chúng ta sử dụng lệnh Indent để căn lề cho cả đoạn văn bản ( ).

+ : Đưa lề toàn bộ đoạn văn bản sang bên trái một bước Tab (Một lần nhấn phím Tab trên bàn phím).

+ : Đưa lề toàn bộ đoạn văn bản sang phải một bước Tab.

Sử dụng hộp thoại Paragraph

Để chỉnh sửa Paragraph cho đoạn văn bản ngoài cách sử dụng các công cụ trên thanh Ribbon bạn còn có thể sử dụng hộp thoại Paragraph. Để bật hộp thoại này bạn nhấp chuột vào biểu tượng mũi tên phía dưới nhóm lệnh Paragraph trên thanh công cụ Ribbon. Hộp thoại Paragraph sẽ xuất hiện như hình dưới đây:

Hộp thoại gồm hai Tab là Indent and spacing và Tab Line and page breaks. ở đây chúng ta quan tâm đến Tab Indent and spacing.

– Alignment: Căn chữ cho đoạn văn bản, nhận 4 giá trị là Left (căn trái), Right (căn phải), Center (căn giữa) và Justified (dàn đều).

– Outline: Dùng để chọn bậc cho đoạn văn bản phục vụ cho việc tạo mục lục tự động. Những đoạn văn bản có Outline từ Level 1 đến Level 9 sẽ có thể là nội dung của mục lục, các đoạn khác có Outline là Body Text sẽ chỉ là nội dung của văn bản.

– Left: Giá trị trong ô này là vị trí về trái của văn bản

– Right: Giá trị trong ô này là vị trí về phải của văn bản

– Special: Thiết lập vị trí dòng đầu của đoạn văn bản, nhận 3 giá trị None (không thay đổi lề dòng đầu đoạn), Firstline (Lùi về bên phải so với nội dung văn bản), Hanging (Lùi về bên trái so với nội dung văn bản). Sau khi chọn hai giá trị First line và Hanging bạn có thể thay đổi khoảng cách trong mục By.

– Before: Khoảng cách giữa đoạn văn bản hiện thời với đoạn văn bản phí trên nó, thông thường chúng ta để giá trị là 6 pt.

– After: Khoảng cách giữa đoạn văn bản hiện thời với đoạn văn bạn phía dưới nó, thông thường chúng ta để giá trị là 6 pt.

– Line Spacing: Khoảng cách giữa các dòng trong đoạn văn bản, thương chúng ta để giá trị Single.

+ Single: Khoảng cách là cách giữa các dòng trong Paragraph là 1 dòng.

+ 1.5 lines: Khoảng cách là cách giữa các dòng trong Paragraph là 1.5 dòng

+ Double: Khoảng cách là cách giữa các dòng trong Paragraph là 2 dòng.

+ At Least: Tạo khoảng cách lớn hơn một dòng bằng cách gõ nhập số đo một cách chính xác vào mục At (đơn vị là point).

+ Exactly: Khoảng cách chính xác theo số đã gõ nhập vào mục At (đơn vị là point).

+ Multiple: Khoảng cách tính theo số dòng đax gõ nhập trong mục At (đơn vị là Lines).

Lưu ý: Nếu trong mục Line Spacing mà bạn chọn là Exactly và gõ nhập số quá nhỏ trong mục At bạn sẽ thấy các dòng trong Paragraph là rất nhỏ. Do đó nó sẽ làm các dòng chữ trong Paragraph chạm hoặc đè chồng lên nhau và điều này sẽ khiến bạn không thể đọc được các dòng chữ trong Paragraph đó. Vậy nên

bạn không nên nhập số nhỏ hơn 1.

Sử dụng Menu nhanh

Một tiện ích được cải tiến đáng kể trong các phiên bản từ Office

2007 là sử dụng menu nhanh ngay trên nội dung văn bản. Trước

hết bạn bôi đen đoạn văn bản cần căn chỉnh Paragraph, một menu

mờ mờ xuất hiện phía trên con trỏ chuột, bạn hãy mạnh dạn di

chuyển con trỏ chuột tới vùng đó. Một thanh công cụ sẽ sáng lên

cho bạn thao tác, đây chính là menu nhanh trong Microsoft Office 2013.

Đối với căn chỉnh Paragraph chúng ta quan tâm đến các công cụ Alignment ( ) và Indent ( ), để thao tác bạn chỉ cần nhấp chuột vào các biểu tượng này. Ý nghĩa của chúng tương tự như giải thích ở các phần trước.

3.4. Trình bày ký hiệu đầu đoạn

Để văn bản được trình bày rõ ràng các đề mục và phong phú sinh

động, bạn có thể trình bày văn bản theo kiểu liệt kê. Nghĩa là

trong văn bản sẽ có các gạch đầu dòng, hay các mục 1,2,3…, hay

theo bảng chữ cái a, b, c… Với Microsoft Ofice 2013 nó có thể

nhận các kiểu liệt kê như vậy nhờ vào khả năng nhận biết các ký

hiệu đứng đầu mỗi Paragraph. Bạn có thể lựa chọn kiểu liệt kê

bằng số thứ tự hay bằng các ký hiệu đặc biệt. Chương trình sẽ

cung cấp cho bạn các ký hiệu đặc biệt.

Sử dụng các công cụ trên thanh Ribbon

Chúng ta quan tâm đến các công cụ trong nhóm Paragraph bao

gồm Bullets, Numbering, Multilevel list.

– Bullets: Chọn các biểu tượng làm ký hiệu đầu đoạn văn bản, gồm các bước sau

Bước 1: Chọn những đoạn văn bản cần thiết kế các ký hiệu đầu đoạn.

Bước 2: Nhấp chuột vào nút Bullets trên thanh Ribbon, lưu ý nếu bạn nhấp chuột vào phần chính của nút lệnh thì một biểu tượng mặc định (sử dụng gần đây nhất) sẽ được chọn làm ký hiệu cho đầu các đoạn văn bản. Trong trường hợp muốn thay đổi bạn nhấp chuột vào phần mũi tên bên phải của biểu tượng.

Recently Used Bullets: Biểu tượng sử dụng lần gần nhất và được chọn là biểu tượng mặc định.

Bullet Library: Danh sách các biểu tượng sẵn có

Document Bullets: Biểu tượng đang sử dụng trong đoạn văn bản hiện tại.

Change list level: Thay đổi outsite level cho những đoạn văn bản hiện thời và cùng với nó là thay đổi các biểu tượng đầu đoạn.

Define new bullet…: Định nghĩa một Bullet mới, để thực hiện bạn nhấp chọn mục Define New Bullet… trong hộp thoại đổ xuống, hộp thoại Define New Bullet xuất hiện.

+ Nhấp chọn nút Symbol… nếu muốn thay đổi các biểu tượng. Sau khi chọn xong biểu tượng mới nhấp Ok để hoàn tất.

+ Nhấp chọn nút Picture nếu muốn sử dụng các hình ảnh làm ký hiệu đầu dòng cho đoạn văn bản.

Chúng ta có thể chọn ảnh từ thư mục chứa file ảnh trong máy tinh bằng cách chọn From a file, hoặc có thể chọn ảnh mẫu tìm kiếm từ thư viện ảnh của Office bằng cách chọn Office.com Clip Art, hay có thể tìm trên mạng internet bằng cách chọn Bing Image Search.

– Font: Ngoài việc thay đổi các hình ảnh đại diện bạn còn có thể thay đổi cả Font chữ và khoảng cách giữa ký hiệu đầu đoạn và nội dung đoạn văn bản, bằng cách nhấp chọn nút Font. Sau khi khi thay đổi phù hợp bạn nhấp Ok để hoàn tất. Tiếp tục nhấp ok ở cửa sổ Define New Bullet.

Như vậy là chúng ta đã có một Bullet mới trong danh sách

– Numbering: Khác __________với Bullet sử dụng các hình ảnh, biểu tượng

làm ký hiệu đầu đoạn văn bản, Numbering sử dụng các ký tự liên

tiếp như 1,2,3,… hay I,II,III,… hay a, b, c,… Để sử dụng công cụ

này bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Lựa chọn những đoạn văn bản cần tạo ký hiệu đầu đoạn

Bước 2: Nhấp chuột vào nút Numbering trên thanh Ribbon, lưu ý

nếu bạn nhấp chuột vào phần chính của nút lệnh thì một biểu

tượng mặc định (sử dụng gần đây nhất) sẽ được chọn làm ký hiệu

cho đầu các đoạn văn bản.

+ Trong trường hợp muốn thay đổi bạn nhấp chuột vào phần mũi

tên bên phải của biểu tượng.

+ Trong mục Numbering Library bạn có thể chọn một kiểu bất kỳ để sử dụng làm ký hiệu đầu đoạn văn bản, nếu muốn hủy bỏ bạn chọn mục None.

+ Nếu chưa hài lòng với những mẫu sẵn có bạn cũng có thể tự

thiết kế các mẫu riêng cho mình bằng cách nhấp chọn mục Define New Number Format…

Trong mục Number style bạn chọn một kiểu nhất định hoặc tự định nghĩa một kiểu ở mục Number Format. Chương trình sẽ

hiển thị kết quả ở mục Preview để bạn có thể xem trước. Giả sử chúng ta muốn đánh đầu mục dạng 1.1, 1.2, 1.3,… bạn sẽ

phải sửa lại giá trị trong phần Number Format như sau: Cuối cùng nhấp Ok để hoàn tất. Như vậy một kiểu mới sẽ xuất hiện trong danh sách.

Lưu ý: Bạn cũng có thể thiết lập giá trị bắt đầu cho danh sách liệt kê bằng cách nhấp chọn mục Set Numbering Value… Một hộp thoại sẽ xuất hiện.

Bạn thay đổi giá trị bắt đầu cho danh sách trong mục Set value to, như hình trên danh sách sẽ bắt đầu từ 1.3.

– Muntilevel List: Xét trong một quyển sách chúng ta thấy bố cục có thể có như sau:

Chương 1:

Bài 1:

a.

b.

c.

…

Bài 2:

…

Chương 2:

Bài 1:

a.

b.

c.

…

Bài 2:

…

…

Với bố cục như vậy thì các Chương trong Word quy định là cùng một Level và là Level cao nhất, tiếp theo là Bài rồi đến các Mục nhỏ. Để thuận tiện cho người soạn thảo không phải nhớ xem mình đã viết đến bài hay mục nhỏ nào Microsoft Word 2013 cung cấp công cụ Muntilevel List, giúp bạn tự động đánh các đề

mục này. Để thực hiện bạn làm như sau:

Giả sử chúng ta cần trình bày một nội dung văn bản như sau:

Bước 1: Soạn văn bản thô như hình dưới đây:

Bước 2: Bôi đen tiêu đề I và II như hình dưới đây:

Để thực hiện bạn di chuyển con trỏ chuột sang bên trái của dòng chữ “Sách tin học” cho tới khi con trỏ chuột đổi thành hình mũi tên rồi nhấp chọn, toàn bộ nội dung của dòng này sẽ được bôi đen với dòng tiếp theo bạn giữa phím Ctrl là làm tương tự.

Bước 3: Nhấp chuột vào hình mũi tên trỏ xuống trong biểu tượng Multilevel List trên thanh công cụ Ribbon, danh sách xuất hiện bạn nhấp chọn mục phóng to trong hình ảnh dưới đây:

Bước 4: Tương tự như phần I, II bạn chọn các mục chi tiết.

Làm tương tự như bước 3. Kết quả có vẻ không như mong đợi nhưng bạn đừng lo lắng vì đây là các mục thuộc bậc 2 vì vậy bạn cần phải chọn lại bậc cho

chúng, bằng cách nhấp chọn lại biểu tượng Multilevel List. Trong danh sách đổ xuống bạn di chuyển tới mục Change list level rồi chọn mục A. heading 2 ở menu nhanh bên phải.

Bước 5: Bạn căn lề cho phần nội dung như đã hướng dẫn ở phần trước chúng ta sẽ được một trang văn bản trình bày hoàn chỉnh và tốn ít công sức.

3.5. Tùy biến font chữ

Trước hết bạn chọn đoạn văn bản cần tùy biến Font chữ và sử

dụng một trong các công cụ sau đây:

Sử dụng thanh công cụ Ribbon

Để hiệu chỉnh Font bằng công cụ trên thanh Ribbon chúng ta quan tâm đến nhóm lệnh Font.

– Font: Thay đổi Font chữ cho đoạn văn bản được chọn.

– Font Size: Thay đổi cỡ chữ cho đoạn văn bản được chọn

– Grow Font: Tăng cỡ chữ lên 1 đơn vị

– Shrink Font: Giảm cỡ chữ đi một đơn vị

– Change Case: Thay đổi thành kiểu chữ hoa hay chữ thường

Giả sử chúng ta có đoạn văn bản thô như sau:

+ Sentence case: Giữ nguyên như văn bản thô đã soạn thảo

+ Lowercase: Chuyển toàn bộ thành chữ thường

+ Upper case: Chuyển toàn bộ nội dung thành chữ viết hoa

+ Capitalize Each Word: Viết hoa các chữ cái đầu của từ và viết thường các chữ còn lại.

+ Toggle Case: Viết thường các chữ cái đầu của từ và viết hoa các chữ còn lại.

– Clear Forrmatting: Xóa toàn bộ định dạng Font chữ cho đoạn văn bản được chọn

– Bold: Chữ đậm

– Italic: Chữ nghiêng

– Underline: Chữ gạch chân, để thay đổi kiểu gach chân bạn nhấp chọn mũi tên trỏ xuống bên cạch biểu tượng này rồi chọn kiểu gạch chân mà mình cần thiết lập.Nếu như chưa vừa ý với danh sách kiểu gạch chân hiện tại bạn có thể nhấp chọn mục Mỏe Underlines (chi tiết hộp thoại này sẽ được hướng dẫn trong các phần sau). Ngoài ra nếu không vừa ý với mầu đen bạn cũng có thể chọn các mầu khác bằng cách di chuyển chuột tới mục Underline color và chọn mầu tương ứng ở hộp mầu bên phải.

– StrikeThrought: Chữ gạch ngang

– SubScript: Đánh chỉ số dưới cho chữ (ví dụ X2)

– SuperScript: Đánh chỉ số trên cho chữ (Ví dụ X2)

– Text Effect: Chữ ứng dụng, để thiết lập chữ ứng dụng bạn nhấp chọn biểu tượng này trong nhóm lệnh Font.

Danh sách đổ xuống bạn chọn tới kiểu chữ ứng dụng cần thiết lập. Ngoài ra nếu chưa vừa ý bạn có thể thay đổi các tham số như bóng đổ, đường viền,… ở các mục bến dưới.

– Text Highlight Color: Thay đổi mầu nền cho chữ, nếu nhấp chọn biểu tượng này chương trình sẽ tự động lấy mầu đang hiển thị làm mầu nền cho chữ trong đoạn văn bản đã chọn. Để thay đổi mầu bạn nhấp chọn mũi tên bên phải biểu tượng này, hộp màu xuất hiện bạn có thể lựa chọn các mầu khác có trong bản màu.

Trong trường hợp muốn xóa mầu nền bạn chọn No Color.

– Font Color: Mầu chữ, tương tự như mầu nền bạn nhấp chọn biểu tượng này để thiết lập mầu hiện tại cho chữ trong đoạn văn bản đã chọn, ngoài ra có thể chọn các mầu khác bằng cách nhấp chuột vào biểu tượng mũi tên trỏ xuống bên phải biểu tượng này.

Sử dụng hộp thoại Font

Để tùy biến Font chữ bằng cách sử dụng hộp thoại Font bạn nhấp chọn biểu tượng Font phía dưới nhóm lệnh Font.

Trong hộp thoại này chúng ta quan tâm đến Tab Font

– Font: Danh sách Font chữ hệ thống, bạn có thể chọn một loại Font chữ bất kỳ trong danh sách này.

– Font style: Kiểu chữ, trong danh sách có 4 giá trị:

+ Regular: Bình thường

+ Italic: Chữ nghiêng

+ Bold: Chữ đậm

+ Bold Italic: Chữ đậm nghiêng.

Sử dụng Menu nhanh

Như đã nói ở các phần trước từ phiên bản 2007 Microsoft Word đã bổ xung một tính năng khá tiện lợi là trang bị thêm menu nhanh ngay trên màn hình soạn thảo. Bạn cũng có thể sử dụng menu này để hiệu chỉnh Font chữ cho văn bản. Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn đoạn văn bản cần hiệu chỉnh Font chữ

Bước 2: Di chuyển lên menu nhanh phía trên

– Font: Thay đổi Font chữ cho đoạn văn bản được chọn.

– Font Size: Thay đổi cỡ chữ cho đoạn văn bản được chọn

– Grow Font: Tăng cỡ chữ lên 1 đơn vị

– Shrink Font: Giảm cỡ chữ đi một đơn vị

– Bold: Chữ đậm

– Italic: Chữ nghiêng

– Underline: Chữ gạch chân

– Alignment: Căn lề văn bản, để thay đổi các dạng Alignment bạn nhấp chọn liên tục biểu tượng này.

– Text Highlight Color: Thay đổi mầu nền cho chữ, nếu nhấp chọn biểu tượng này chương trình sẽ tự động lấy mầu đang hiển thị làm mầu nền cho chữ trong đoạn văn bản đã chọn. Để thay đổi mầu bạn nhấp chọn mũi tên bên phải biểu tượng này, hộp màu xuất hiện bạn có thể lựa chọn các mầu khác có trong bản màu.

Trong trường hợp muốn xóa mầu nền bạn chọn No Color.

– Font Color: Mầu chữ, tương tự như mầu nền bạn nhấp chọn biểu tượng này để thiết lập mầu hiện tại cho chữ trong đoạn văn bản đã chọn, ngoài ra có thể chọn các mầu khác bằng cách nhấp chuột vào biểu tượng mũi tên trỏ xuống bên phải biểu tượng này.

Share this:

• X
• Facebook

Like Loading...