Bài 3: Tạo Bài Thuyết Trình Cơ Bản Trong Powerpoint 2010 Phần 1

b1.      Vào ngăn File

b2.      Chọn lệnh New, hộp Available Templates and Themes xuất hiện bên phải

b3.      Chọn My templates

b4.      Chọn một mẫu thiết kế từ danh sách bên dưới và xem hình minh họa phía bên phải cửa sổ.

b5.      Nếu đồng ý với mẫu đang xem thì nhấn nút OK để tạo bài thuyết trình mới theo mẫu này.

b1.      Vào ngăn File

b2.      Chọn lệnh New, hộp Available Templates and Themes xuất hiện bên phải

b3.      Chọn New from Existing

b4.      Hãy tìm đến nơi chứa tập tin trình diễn mẫu và chọn nó.

b5.      Nhấn nút CreateNew để tạo mới bài trình diễn dựa trên tập tin có sẵn.

b1.      Vào ngăn File

b2.      Chọn lệnh Open, hộp thoại Open xuất hiện

b3.      Tại Files of type chọn kiểu tập tin là All Outlines.

b4.      Chọn tập tin Outline mong muốn và chọn Open để mở

Cấu trúc Outline:

Outline là tập tin chỉ chứa văn bản, các slide cách nhau bằng một ký hiệu xuống dòng (Enter). Trên mỗi slide, tựa đề slide viết bình thường và các nội dung trên slide thì phải Tab thụt đầu dòng.

1.      Vào ngăn File

2.      Chọn lệnh Save, hộp Save As xuất hiện

3.      Nhập tên tập tin bài thuyết trình tại hộp File name. Ví dụ bạn đặt tên tập tin là PowerPoint 2010. (Tập tin này sẽ được dùng để thực hành trong các ví dụ sau này của tài liệu).

4.      Chọn loại định dạng tập tin tại Save as type. Ví dụ bạn chọn kiểu tập tin là PowerPoint Presentation (*.pptx).

·           PowerPoint mặc định kiểu tập tin là PowerPoint Presentation (*.pptx), đây là kiểu định dạng dùng cho PowerPoint 2007 và 2010.

·           Chúng ta có thể lưu tập tin theo định dạng PowerPoint 97-2003 Presentation (*.ppt) để các phiên bản PowerPoint 2003 trở về trước có thể mở được bài thuyết trình tạo trên PowerPoint 2010. Tuy nhiên, các hiệu ứng và các kiểu định dạng đặc thù của PowerPoint 2010 sẽ không hoạt động.

5.      Tại hộp Save in, bạn hãy tìm đến thư mục cần lưu tập tin

6.      Nhấn nút Save để lưu

Qui định về đặt tên tập tin:

Tên tập tin có thể dài tới 255 ký tự và bạn có thể dùng tất cả các loại ký tự để đặt tên ngoại trừ các ký tự sau <, >,?, *, /, và \.

Thêm nút lệnh vào QAT:

Để thêm nút Save vào thanh Quick Access Toolbar bạn nhấp trái chuột vào nút Customize Quick Access Toolbar ( ) và chọn nút Save.

b1.      Mở bài thuyết trình muốn lưu sang định dạng khác.

b2.      Vào ngăn File

b3.      Chọn lệnh Save As, hộp Save As xuất hiện

b4.      Tại Save as type, bạn chọn lại kiểu định dạng khác.

b5.      Nhấn nút Save để thực hiện lệnh.

Định dạng

Phần mở rộng

Ghi chú

PowerPoint Presentation

.pptx

Mặc định, chỉ có thể mở bằng PowerPoint 2007 và 2010 (hoặc phải cài thêm phần bổ sung cho các phiên bản củ thì mới mở được). Định dạng tập tin theo chuẩn XML.

PowerPoint Macro-Enabled Presentation

.pptm

Như trên nhưng có cho phép lưu mã Macro và VBA

PowerPoint 97-2003 Presentation

.ppt

Định dạng tương thích ngược với các phiên bản PowerPoint 97, 2000, 2002 (XP), hoặc 2003.

PDF

.pdf

Lưu dưới định dạng PDF, bạn phải cài thêm PDF and XPS từ trang web Office Online.

XPS

.xps

Tương tự PDF nhưng đây là định dạng của Microsoft. Windows Vista có sẵn trình xem tập tin XPS.

PowerPoint Template

.potx

Tập tin mẫu định dạng (template) của PowerPoint 2007

PowerPoint Macro-Enabled Template

.potm

Như trên nhưng có thể lưu mã Macro và VBA

PowerPoint 97-2003 Template

.pot

Tập tin mẫu định dạng (template) của các phiên bản PowerPoint 97, 2000, 2002 (XP), hoặc 2003.

Office Theme

.thmx

Giống như template, nhưng nó chỉ chứa các thiết lập định dạng (theme) như (fonts, màu sắc, và các hiệu ứng).

PowerPoint Show

.pps, .ppsx

Giống như một tập tin PowerPoint bình thường nhưng mở sẽ ở chế độ Slide Show; rất hữu ích khi phân phối cho người xem.

PowerPoint Macro-Enabled Show

.ppsm

Giống như trên nhưng có thể lưu mã Macro và VBA

PowerPoint 97-2003 Show

.ppt

Định dạng có thể mở trong các phiên bản PowerPoint 97 đến PowerPoint 2003

PowerPoint Add-In

.ppam

Tập tin Add-Ins của PowerPoint có chứa các lệnh tạo thêm bằng VBA.

PowerPoint 97-2003 Add-In

.ppa

Tập tin Add-Ins của PowerPoint có chứa các lệnh tạo thêm bằng VBA và có thể mở trong các phiên bản PowerPoint 97 đến PowerPoint 2003.

Single File Web Page

.mht, .mhtml

Lưu toàn bộ các thành phần của tập tin trình diễn trong một file duy nhất và có thể mở bằng trình duyệt web. Thích hợp khi muốn đưa lên trang web hoặc gửi e-mail

Web Page

.htm, .html

Lưu tập tin dưới định dạng HTML, các hình ảnh sẽ lưu thành các tập tin riêng. Định dạng này thích hợp cho việc đưa lên trang web.

PowerPoint XML Presentation

.xml

Lưu tập tin dưới định dạng XML

Windows Media Video

wmv

Lưu bài thuyết trình sang định dạng video. PowerPoint 2010 có thể lưu sang phim với các mức chất lượng như High Quality (1024x768, 30fps); Medium Quality (640x480, 24fps); và Low Quality (320X240, 15fps).

Định dạng phim WMV có thể chơi trên Windows Media Player và nhiều chương trình phổ biến khác.

GIF (Graphics Interchange Format)

.gif

Hình động, giới hạn trong 256 màu

JPEG (Joint Photographic Experts Group) File Format

.jpg

Hình tĩnh, chất lượng tốt cho web

PNG (Portable Network Graphics) Format

.png

Hình tĩnh, độ phân giải cao, nó bao gồm các ưu điểm của hình GIF và JPG.

TIFF (Tagged Image File Format)

.tif

Hình tĩnh, chất lượng và độ phân giải rất cao

Device Independent Bitmap

.bmp

Hình tĩnh, dùng nhiều trong Windows

Windows Metafile

.wmf

Hình tĩnh, họ định dạng vector vì thế có thể điều chỉnh kích thước mà không làm vỡ hình (không tương thích với máy chạy hệ điều hành Mac).

Enhanced Windows Metafile

.emf

Phiên bản cải tiến của WMF.

Outline/RTF

.rtf

Định dạng toàn văn bản, loại bỏ tất cả các thành phần khác. Chỉ chứa các Text trên slide nằm trong (placeholders) mới được chuyển outline, các Text trong phần Notes không được lưu.

PowerPoint Picture Presentation

.pptx

Lưu bài thuyết trình trong PowerPoint 2010 hoặc 2007 sang định dạng hình sẽ giúp giảm kích thước tập tin. Tuy nhiên, một số thông tin sẽ bị mất.

OpenDocument Presentation

.odp

Lưu tập tin PowerPoint 2010 sang định dạng ODP sẽ giúp chúng ta có thể mở tập tin bằng các trình biên soạn bài thuyết trình khác như là Google Docs và OpenOffice.org Impress. Tất nhiên, bạn có thể dùng PowerPoint 2010 để mở các tập tin .odp. Tuy nhiên, một số thông tin có thể bị mất khi lưu.

PowerPoint 2010 không hỗ trợ các định dạng sau:

Định dạng từ PowerPoint 95 trở về tr

Các tập tin (.ppz) tạo bởi Pack and Go Wizard.

Tính năng mới trong PowerPoint 2010

Khi mở tập tin trong PowerPoint 2010 trong các phiên bản từ PowerPoint 2003 trở về trước

Hình ảnh SmartArt

Chuyển thành hình không cho phép hiệu chỉnh

Đồ thị (trừ Microsoft Graph charts)

Chuyển thành đối tượng OLE có thể hiệu chỉnh, nhưng các đồ thị có thể bị biến dạng đôi chút khi mở lại trên PowerPoint 2010.

Các mẫu slide tự tạo (Slide Layouts)

Chuyển thành multiple masters (nhiều slide master)

Các kiểu đổ bóng

Các kiểu bóng mềm (soft shadows) sẽ chuyển thành các kiểu đổ bóng đơn giản (hard shadows)

Font chữ cho Heading và phần nội dung

Chuyển thành font chữ bình thường

Các hình vẽ (shape), hình ảnh (picture), đối tượng (objects), hiệu ứng hoạt hình, các hiệu ứng mới

§  Hiệu ứng 2-D hoặc 3-D cho văn bản

§  Gradient cho các hình vẽ hoặc văn bản

§  Gạch ngang chữ bằng nét đơn hoặc kép

§  Tô nền bằng gradient, picture, và texture cho văn bản

§  Đỗ bóng,hiệu ứng tương phản, hầu hết các hiệu ứng 3-D

Chuyển thành hình không hiệu chỉnh được trong các phiên bản trước

b1. Mở bài thuyết trình muốn chuyển sang định dạng video.

b2. Vào ngăn File

b3. Chọn lệnh Share

b4. Tại nhóm File Types, chọn Create a Video

b5. Chọn chất lượng video tại hộp xổ xuống phía bên phải cửa sổ Share. Có 3 lựa chọn cho bạn:

Computer & HD Displays: Để tạo video với chất lượng hình ảnh cao nhất và tập tin sẽ có dung lượng lớn nhất. Kiểu kết xuất này có thể dùng để phát trên màn hình máy tính, máy chiếu hoặc các thiết bị hiển thị có độ phân giải cao.

Internet & DVD: Cho chất lượng video ở mức trung bình và tập tin có kích thước vừa phải. Kiểu kết xuất này thích hợp cho việc chia sẽ qua mạng internet hay chép ra đĩa DVD.

Poratble Devices: Xuất ra video có chất lượng thấp nhất và tập tin sẽ có kích thước nhỏ nhất. Loại kết xuất này thích hợp để tải vào các thiết bị di động như Zune, các PDA hay Smart Phone…

b6. Tại Use Recorded Timings and Narrationsbạn có các tùy chọn sau:

Don't Use Recorded Timings and Narrations: Nếu bạn không muốn lồng tiếng và ghi lại các hoạt động của con trỏ laser thì chọn tùy chọn này.

Use Recorded Timings and Narrations: Chỉ cho phép chọn khi bạn đã hoàn tất việc lồng tiếng và các hoạt động của con trỏ laser trong bài thuyết trình. Bạn chọn tùy chọn này nếu muốn video kết xuất có lồng tiếng và các hoạt động của con trỏ laser.

b7. Nhấp nút Create Video, hộp thoại Save As xuất hiện

b8. Đặt tên tập tin, chọn nơi lưu trữ và nhấn nút Save để bắt đầu chuyển đổi.

Thay đổi thời gian chuyển slide:

Thời gian chuyển slide mặc định là 5 giây. Thay đổi giá trị mặc định này hãy điều chỉnh tại Seconds to spend on each slide trong cửa sổ Create a Video.

1.      Mở bài thuyết trình muốn chuyển sang định dạng PDF/XPS.

2.      Vào File

3.      Chọnlệnh Share

4.      Tại nhóm File Types chọn Create PDF/XPS Document

5.      Nhấn nút Create a PDF/XPS, hộp thoại Publish as PDF or XPS xuất hiện

6.      Nhập tên bài thuyết trình vào hộp File name

·         Nếu chọn Open file after publishing thì tập tin PDF/XPS sau khi chuyển sẽ được mở lên.

·         Tại Optimize for có hai lựa chọn:

§  Standard: khi muốn phát hành trực tuyến với chất lượng cao về hình ảnh hoặc dùng cho việc in ấn(kích thước tập tin lớn).

§  Minimum size: dùng cho việc đọc trực tuyến là chủ yếu vì khi in ra các hình sẽ bị mờ (kích thước tập tin nhỏ).

7.      Nhấn nút Option để thiết lập thêm các tùy chọn:

·         Tại Range: chọn các slide cần chuyển đổi hoặc có thể chọn từ custom show mà bạn đã tạo trước đó trong bài thuyết trình.

·         Tại Publish options: chọn hình thức mà slide sẽ in ra trên giấy như kiểu handout, slide, notes pages hoặc là outline. Ngoài ra còn có các tùy chọn khác như kẽ khung cho slide, in các slide bị ẩn, in các thông tin chú thích hay thông tin chỉnh sửa…

·         Tại Include non-printing information:

ü  Chọn Document properties thì các thuộc tính của tập tin Powerpoint sẽ chuyển sang thành thuộc tính của tập tin PDF/XPS.

ü  Chọn Document structure tags for accessibility: đưa các thông tin về cấu trúc sang tập tin PDF/XPS.

·         PDF options: tùy chọn về tính tương thích với tiêu chuẩn ISO và qui định cách chuyển văn bản thành dạng chữ bipmap (làm tăng kích thước tập tin) nếu các font không thể nhúng vào tập tin PDF được.

8.      Nhấn nút OK sau khi thiết lập xong các tùy chọn và đóng cửa sổ Options

9.      Nhấn nút Publish để bắt đầu chuyển đổi.

1.      Vào ngăn File

2.      Chọn Options, hộp thoại PowerPoint Options xuất hiện

3.      Chọn Save từ danh mục bên trái cửa sổ

4.      Tại Save files in this format bạn chọn kiểu định dạng mặc định từ hộp xổ xuống kế bên.

5.      Nhấn OK hoàn tất việc thiết lập. Kể từ thời điểm này các tập tin mới tạo khi được lưu sẽ mặc định chọn kiểu định dạng tập tin này.

1.      Vào ngăn File

2.      Chọn Options, hộp thoại PowerPoint Options xuất hiện

3.      Chọn Save từ danh mục bên trái cửa sổ

4.      Chọn Save AutoRecover information every minutes và thiết lập lại khoảng thời gian mà PowerPoint sẽ thực hiện lệnh lưu trữ.

5.      Nhấn OK hoàn tất việc thiết lập.

1.      Vào ngăn File

2.      Chọn Options, hộp thoại PowerPoint Options xuất hiện

3.      Chọn Save từ danh mục bên trái cửa sổ

4.      Tại Default file location nhập vào đường dẫn đến thư mục cần lưu trữ mặc định.

5.      Nhấn OK hoàn tất việc thiết lập.

1.      Vào ngăn File

2.      Chọn Options, hộp thoại PowerPoint Options xuất hiện

3.      Chọn Save từ danh mục bên trái cửa sổ

4.      Chọn Embed font in the file và chọn tiếp Embed all characters để cho phép những người khác có thể hiệu chỉnh với những font đặc biệt trong bài thuyết trình.

5.      Nhấn OK hoàn tất việc thiết lập.