Bài Giảng Hệ Thống Thông Tin Quản Lý 2016 - SlideShare

Bài giảng hệ thống thông tin quản lý 2016•14 likes•41,701 viewshung leFollow

Hệ thống thôn tin quản lýRead less

Read more1 of 40Download nowDownloaded 419 times

More Related Content

Bài giảng hệ thống thông tin quản lý 2016

• 1. Prosperity Z Trang 1 BÀI MỞ ĐẦU GIỚI THIỆU VỀ HỌC PHẦN 1. Thời đại công nghệ thông tin Trước những năm 1980, thế giới chưa biết tới khái niệm hệ thống thông tin quản lý. Các nhà quản lý không quan tâm tới việc xử lý các thông tin nhận được, và phân phối những thông tin đó trong doanh nghiệp của họ. Họ chẳng quan tâm tới bản thân thông tin cũng như các lợi ích mà nó mang lại. Việc đầu tư vào hệ thống thông tin trong doanh nghiệp còn là một cái gì đó quá tốn kém và đem lại hiệu quả không cao. Quá trình thông tin giữa các nơi khác nhau trên diện rộng toàn cầu còn chưa đặt ra. Quá trình quản lý và tạo lập các quyết định quan trọng của doanh nghiệp mới chỉ chủ yếu dựa trên việc cân nhắc các hiện tượng nảy sinh trong môi trường kinh doanh một cách trực tiếp, thông qua kinh nghiệm, và bằng trực giác quản lý. Sang những năm 1990, thế giới đã thay đổi nhanh chóng, khiến cho các nhà quản lý không thể bỏ qua vai trò của hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp được nữa. Sự ra đời của các công ty đa quốc gia, sự hội nhập của các công ty nhỏ và vừa để tạo thành các con rồng khổng lồ trong thế giới kinh doanh, sự chuyển biến của nền kinh tế chung toàn cầu từ nền kinh tế công nghiệp theo các ngành nghề thành một nền kinh tế dịch vụ dựa trên cơ sở kiến thức và thông tin đã được tạo ra những thách thức lớn cho doanh nghiệp và việc quản lý chúng. Tất cả những chuyển biến đó đã khiến cho người ta phải suy nghĩ về cách thức sử dụng tri thức theo những phương thức hoàn toàn khác hẳn. Nếu trong những giai đoạn đầu tiên, tri thức được sử dụng để sống, để tồn tại, sau đó, để làm việc, thì thời điểm hiện tại là để tạo ra tri thức mới. Tầm quan trọng của hệ thống thông tin quản lý đã và đang ngày càng gia tăng trong các tổ chức và các doanh nghiệp. Vào đầu những năm 1970, việc sử dụng hệ thống thông tin trong doanh nghiệp chỉ dừng ở mức duy trì các báo cáo hàng ngày, hàng tháng, hàng quý,…Do đó, hệ thống thông tin lúc đó mới chỉ được coi là hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định. Chức năng của nó mới chỉ bó gọn trong mục đích cung cấp các số liệu hỗ trợ cho quá trình đưa ra các quyết định hành động của các nhà quản lý. Vào những năm 1980, sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ máy tính, đặc biệt là của các phần mềm máy tính, đã giúp cho hệ thống thông tin quản lý có cơ hội phát triển mạnh mẽ hơn trong các doanh nghiệp. Vào thời kỳ này, hệ thống thông tin đã bắt đầu vai trò phân tích sự kiện trên các dữ liệu thu thập được và thiết lập được các mô hình quyết định để các nhà quản lý có thể lựa chọn ra phương án tốt nhất để thực hiện. Thuật ngữ hệ thống thông tin quản lý chuyên gia và hệ thống thông tin quản lý hỗ trợ lãnh đạo đã ra đời do những chức năng đó. Ngày nay hệ thống thông tin quản lý chuyên gia vẫn còn có tác dụng trong việc đưa ra một số lời khuyên có giá trị cho các nhà quản lý trong một số hữu hạn các trường hợp cụ thể. Đặc biệt hơn cả là vào cuối thế kỷ 20, một khái niệm mới về hệ thống thông tin ra đời, đó là khái niệm hệ thống thông tin chiến lược. Hệ thống thông tin đã đóng góp một vai trò trực tiếp trong việc điều khiển các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu chiến lược của một doanh nghiệp. Đó cũng đồng thời là trách nhiệm mới của hệ thống thông tin đối với một doanh nghiệp. Trong thời đại công nghệ thông tin tính từ năm 1957 đến nay đã có sự thay đổi to lớn như sau: Nhân công chính là lao động trí thức, quan hệ lao động là con người với con người, công cụ lao động chủ yếu là công nghệ thông tin.
• 2. Prosperity Z Trang 2 2. Đối tượng nội dung nghiên cứu của học phần Đối tượng nghiên cứu học phần là sinh viên các chuyên ngành: Quản trị kinh doanh nhà hàng, Quản trị kinh doanh khách sạn, Quả trị khinh doanh du lịch. Nội dung nghiên cứu học phần là nghiên cứu về các hệ thống thông tin có trong doanh nghiệp, và các thành phần của các hệ thống thông tin. 3. Phương pháp nghiên cứu, học tập học phần Phương pháp nghiên cứu: tham gia đầy đủ các tiết học lý thuyết và thực hành trên lớp, tìm hiểu các tài liệu có liên quan đến hệ thống thông tin quản lý, các báo cáo liên quan đến công nghệ thông tin của các cơ quan có uy tín xuất bản thường niên. 4. Tài liệu học tập và tham khảo Tài liệu tham khảo bao gồm: Hệ thống thông tin quản lý NXB Khoa học và Kỹ thuật, Hệ thống thông tin quản lý NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, giáo trình Marketing, giáo trình Quản trị học.
• 3. Prosperity Z Trang 3 CHƯƠNG I: HỆ THỐNG THÔNG TIN 1. Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin 1.1.Định nghĩa Trước tiên muốn hiểu được định nghĩa về hệ thống thông tin quản lý, ta cần tìm hiểu về thông tin, cơ sở dữ liệu và hệ thống. Tùy thuộc vào mục đích nghiên cứu khác nhau, các nhà khoa học có thể định nghĩa thông tin khác nhau. Chẳng hạn theo nhà nghiên cứu về lý thuyết thông tin Brilen cho rằng “Thông tin là sự ngược của độ bất định(Entropi)”. Nhà khoa học Shanol thì khẳng định “Thông tin là quá trình liên hệ nhằm loại bỏ độ bất định” còn Viện sỹ Nga Gluscôp thì đưa ra định nghĩa: “Thông tin bao gồm tất cả những tri thức mà con người trao đổi với nhau và cả tri thức tồn tại độc lập với con người”. Theo Jame O` Brien “Thông tin là các dữ liệu đã được biến đổi thành dạng dễ hiểu, có ích cho người sử dụng”. Còn trong các hệ thống thông tin quản lý thì thông tin là những dữ liệu được nhập vào hệ thống và đã được xử lý sao cho những dữ liệu được xuất ra chứa đựng những thông tin thực sự có ý nghĩa đối với người sử dụng. +Thông tin trong hệ thống thông tin quản lý có các đặc tính sau: -Độ tin cậy: Độ tin cậy thể hiện độ xác thực và độ chính xác. Thông tin có độ tin cậy thấp sẽ gây cho doanh nghiệp những hậu quả tồi tệ. Chẳng hạn hệ thống lập hóa đơn bán hàng có nhiều sai sót, sẽ gây ra sự phàn nàn từ phía khách hàng. Việc đó sẽ dẫn đến việc giảm số lượng khách hàng và doanh số bán hàng. -Tính đầy đủ: Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng được những đòi hỏi của tình hình thực tế. Điều đó làm hại đến doanh nghiệp. -Tính thích hợp và dễ hiểu: Trong một số trường hợp, nhiều nhà quản lý đã không sử dụng một số báo cáo mặc dù chúng có liên quan tới những hoạt động thuộc trách nhiệm của họ. Nguyên nhân chủ yếu là do chúng chưa thích hợp và khó hiểu. Có thể là có quá nhiều thông tin không thích ứng cho người nhận, thiếu rõ ràng, sử dụng nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa, hoặc sự bố trí chưa hợp lý của các phần từ thông tin. Điều đó dẫn đến hoặc là tổn phí do tạo ra những thông tin không dùng, hoặc là ra quyết định sai vì hiểu sai thông tin. -Tính an toàn: Thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức cũng như vốn và nguyên vật liệu. Hiếm có doanh nghiệp nào mà bất kỳ ai cũng có thể tiếp cận được tới vốn hoặc nguyên vật liệu. Đối với thông tin cũng tương tự như vậy. Thông tin cần được bảo vệ và chỉ những người được quyền mới được phép tiếp cận với thông tin. Sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây ra những thiệt hại lớn cho các tổ chức cũng như cho các doanh nghiệp. -Tính kịp thời: Thông tin cần được gửi tới cho người sử dụng vào đúng lúc cần thiết. +Thời đại thông tin được phân biệt với các thời đại khác bởi năm đặc điểm sau: -Thời đại thông tin xuất hiện do sự xuất hiện của các hoạt động xã hội dựa trên nền tảng thông tin thông qua các hệ thống quản lý và xử lý thông tin. -Kinh doanh trong thời đại thông tin phụ thuộc vào công nghệ thông tin, các hệ thống thông tin quản lý được sử dụng để thực hiện các công việc kinh doanh.
• 4. Prosperity Z Trang 4 -Trong thời đại công nghệ thông tin con người dựa vào các hệ thống thông tin quản lý để tăng năng suất lao động lên nhanh chóng. -Hiệu quả sử dụng công nghệ thông tin xác định sự thành công trong thời đại thông tin bằng cách sử dụng hiệu quả các hệ thống thông tin quản lý. -Trong thời đại công nghệ thông tin, các hệ thống thông tin quản lý từ thô sơ đến hiện đại có mặt trong mọi sản phẩm và dịch vụ. +Dữ liệu là những sự kiện hay những gì quan sát được trong thực tế và chưa hề được biến đổi sửa chữa cho bất cứ một mục đích nào. Dữ liệu có thể có hai dạng: dữ liệu tính toán và dữ liệu đo đếm được. Còn cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu được sắp xếp, mã hóa theo một trật tự hoặc cấu trúc logic nhất định nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho hệ thống thông tin. +Hệ thống: Là một tập hợp gồm các thành phần có mối liên kết mật thiết với nhau tạo thành một chỉnh thể và được điều hành cùng nhau nhằm đạt được cùng một mục đích nào đó. Ví dụ hệ thống thần kinh của con người là một chỉnh thể(hệ thống) phức tạp, não có gần cỡ 100 tỷ nơ ron(tương đương với số ngôi sao của dải ngân hà). Hệ thống thần kinh chằng chịt mối nối các nơ ron, mỗi nơron có khoảng 10 ngàn mối nối để nhận tín hiệu từ các nơron khác chuyển tới. Không còn nghi ngờ gì nữa hệ thống thần kinh của chúng ta là một hệ thống lớn rất phức tạp. +Hệ thống con: Bản thân nó cũng là một hệ thống nhưng là một thành phần của một hệ thống khác. Những hệ thống mà chúng ta xem xét và xây dụng thực chất đều là các hệ thống con nằm trong một hệ thống khác đồng thời cũng chứa các hệ thống con khác thực hiện những phần nhiệm vụ khác nhau của công việc. Việc hiểu được bất cứ một hệ thống đặc biệt nào đó thường đòi hỏi chúng ta phải có được một kiến thức nhất định về hệ thống lớn mà nó phục vụ. Còn trong đời sống thực tế chúng ta ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý các lĩnh vực khoa học và xã hội của đời sống các hệ thống đó được gọi là hệ thống thông tin quản lý. +Hệ thống thông tin quản lý: Là hệ thống chức năng thự hiện việc thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin hỗ trợ việc ra quyết định, điều khiển, phân tích các vấn đề, và hiển thị các vấn đề phức tạp trong một tổ chức hay doanh nghiệp. Hệ thống thông tin có thể bao gồm những thông tin cụ thể và đặc biệt về một con người, về các địa điểm khác nhau, về các sự kiện bên trong một tổ chức hoặc trong một môi trường xung quanh đó. Hệ thống thông tin quản lý không nhất thiết phải cần đến máy tính- mặc dù ngày nay công nghệ thông tin giúp vận hành các hệ thống thông tin hiệu quả hơn nhiều. Hệ thống thông tin thủ công có thể sử dụng giấy và bút, và vẫn được sử dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay. Hệ thống thông tin vi tính(Computer Based Information System) dựa vào công nghệ phần cứng và phần mềm máy tính để xử lý và phổ biến thông tin. Trong giáo trình này chúng ta chỉ đi vào nghiên cứu Hệ thống thông tin vi tính. +Những hoạt động chủ yếu xảy ra trong một quá trình xử lý dữ liệu của một hệ thống thông tin có thể nhóm thành các nhóm chính sau: -Nhập dữ liệu: Hoạt động thu và nhận dữ liệu từ trong một doanh nghiệp hoặc từ môi trường bên ngoài để xử lý trong một hệ thống thông tin.
• 5. Prosperity Z Trang 5 -Xử lý thông tin: Quá trình chuyển đổi từ những dữ liệu hỗn hợp bên ngoài thành dạng có ý nghĩa đối với người sử dụng. -Xuất dữ liệu: sự phân phối các thông tin đã được sử lý tới những người hoặc những hoạt động cần sử dụng những thông tin đó. -Lưu trữ thông tin: Các thông tin không chỉ được sử lý để sử dụng ngay tại thời điểm doanh nghiệp thu nhận nó, mà hơn thế, trong tương lai, khi tiến hành phân tích để xây dựng các kế hoạch mới hoặc đưa ra các quyết định có tính hệ thống, cac thông tin cũng là một trong các hoạt động quan trọng của hệ thống thông tin. Các thông tin được lưu trữ thường được tổ chức dưới dạng trường, file, báo cáo và cơ sở dữ liệu. -Thông tin phản hồi: Hệ thống thông tin thường được điều khiển thông qua các thông tin phản hồi. Thông tin phản hồi là những dữ liệu xuất, giúp cho bản thân những nhà điều hành mạng lưới thông tin có thể đánh giá lại và hoàn thiện quá trình thu thập và xử lý dữ liệu mà họ đang thực hiện. +Sơ đồ các chức năng của hệ thống thông tin: Hình 1 1.2.Các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin Hệ thống thông tin quản lý gồm có nhiều bộ phận cấu thành nên, nhưng các hệ thống thông tin quản lý vẫn phải hoạt động tốt và đáp ưng nhu cầu công việc thực tế của các nhà quản lý. Vì vậy nên khi công việc thực tế phát sinh những vấn đề mới cần phải giải quyết thì hệ thống thông tin cũng phải tìm phương pháp để giải quyết các vấn đề đó bằng các thông qua các nhà phân tích và thiết kế hệ thống để nâng cấp hệ thống thông tin cũ nhằm đáp ứng nhu cầu công việc thực tế. Mô hình tổng quát các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin: Hình 2 +Tài nguyên về phần mềm: là tổng thể các chương trình hệ thống, chương trình ứng dụng của hệ thống thông tin.
• 6. Prosperity Z Trang 6 Sơ đồ tài nguyên phần mềm cho hệ thống thông tin: Hình 3 Phân mềm của hệ thống thông tin quản lý gồm: Phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng. -Phần mềm hệ thống là hệ điều hành(Operating System) có vai trò quan trọng. Hệ điều hành được các kỹ sư chia thành hệ điều hành đa chương trình (MultiProgramming), hệ điều hành đa xử lý(MultiProcessing) và hệ điều hành đa nhiệm(MultiTasking). Ngoài ra trong phần mềm hệ thống còn có chương trình dịch- chương trình biến đổi các chương trình biến đổi các chương trình viết bằng ngôn ngữ thuật toán sang ngôn ngữ máy để cho máy hiểu và thực hiện các chương trình. -Phân mềm ứng dụng có phần mềm đa năng, phần mềm chuyên dụng. -Phần mềm đa năng cho phép làm được nhiều chức năng: Hệ soạn thảo văn bản và cho phép chèn các biểu tượng, kẻ các bảng biểu, tính toán đơn giản,… Thiết lập các bảng tính và vẽ các độ thị, xử lý các dữ liệu rất tiện lợi và nhanh chóng. Các bảng tính điện tử như: Excel, Lotus, Quatro…Sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực quản lý là các hệ quản trị cơ sở dữ liệu(Database Management System) như Foxpro, Access,… -Phần mềm chuyên dụng cho phép thực hiện được các công việc quản lý chuyên dụng cho từng ngành nghề riêng biệt như: Phần mềm chuyên dụng cho ngành ngân hàng, phần mềm chuyên dụng dành cho kế toán, phần mềm chuyên dụng dành cho quản trị quản trị doanh nghiệp…. +Tài nguyên về nhân lực: là chủ thể điều hành và sử dụng các hệ thống thông tin quản lý. Sơ đồ tài nguyên về nhận lực của hệ thống thông tin: Hình 4 Tài nguyên nguồn nhân lực gồm hai nhóm: -Nhóm thứ nhất là những người sử dụng hệ thống thông tin trong công việc hàng ngày của mình như các nhà quản lý, kế toán, nhân viên các phòng ban.
• 7. Prosperity Z Trang 7 -Nhóm thứ hai là các phân tích viên hệ thống, lập trình viên, kỹ sư bảo hành máy, tức là những người xây dựng và bảo trì hệ thống thông tin quản lý. Tài nguyên về nhân lực là thành phần rất quan trọng của hệ thống thông tin quản lý vì con người chính là yếu tố quan trọng nhất trọng nhất trong suốt quá trình thiết kế, cài đặt, bảo trì và sử dụng hệ thống. Nếu tài nguyên về nhân lực không được đảm bảo dù hệ thống được thiết kế tốt đến đâu cũng sẽ không mang lại hiệu quả thiết thực trong sản xuất và kinh doanh. Ở đây, các cơ sở ứng dụng hệ thống phải có kế hoạch đào tạo một đội ngũ lao động tri thức, có tay nghề cao. Các thành phần của tài nguyên về nhân lực biểu diễn trong sơ đồ ở trên. Hai nhóm cán bộ có vai trò đặc biệt quan trọng quyết định sự thành bại của hệ thống thông tin quản lý là các cán bộ lãnh đạo và các phân tích viên hệ thống thông tin. Cán bộ lãnh đạo là người đưa ra các quyết định xây dựng hệ thống thông tin quản lý, xét duyệt các phương án thiết kế. Nhưng tổng công trình sư của quá trình này lại là các phân tích viên hệ thống thống thông tin. Chính họ là người có trách nhiệm đưa ra từ các phác thảo đầu tiên của hệ thống thông tin quản lý, thực hiện các phân tích toàn diện mọi mặt của hệ thống thông tin quản lý, đến việc xây dựng mô hình thực thể, mô hình vật lý, thiết kế kỹ thuật cho hệ thống thông tin quản lý. Các phân tích viên phải có các năng lực sau đây: -Năng lực kỹ thuật: Hiểu biết về phần cứng và phần mềm; hiểu biết vai trò của lập trình viên, các công cụ và ngôn ngữ lập trình; hiểu biết về vai trò và tầm quan trọng của các thao tác viên; khả năng đánh giá các phần mềm hệ thống và phần mềm chuyên dụng cho một ứng dụng đặc thù; có khả năng lựa chọn và thực hiện các giải pháp kỹ thuật tối ưu cho các bài toán thực tế. -Kỹ năng giao tiếp: Hiểu biết các vấn đề của người sử dụng và tác động của chúng đối với các bộ phận khác của doanh nghiệp; hiểu rõ các đặc thù của doanh nghiệp; nhận thức được các khó khăn có thể sảy ra; có khả năng xem xét các mục tiêu theo tất cả các góc độ khác nhau, không bị hạn chế trong một quan điểm nào; hiểu biết nhu cầu thông tin trong doanh nghiệp và cơ chế vận hành của các dòng thông tin đó; khả năng giao tiếp với mọi người ở các cương vị khác nhau. -Kỹ năng quản lý: Khả năng quản lý nhóm các phân tích viên hệ thống và các chuyên viên kỹ thuật khác; nhạy cảm với các tác động tài chính; khả năng lập và điều hành kế hoạch phát triển các đề án, kỹ năng quản lý hệ thống(Nắm vững các kỹ thuật phân tích và xử lý thông tin; nắm vững các kỹ thuật thiết kế các hệ thống tin học mới cũng như cải tiến các hệ thống cũ; nắm vững kỹ thuật đưa hệ thống vào sử dụng). +Tài nguyên về phần cứng: là toàn bộ các thiết bị kỹ thuật phục vụ cho việc thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền đạt thông tin. Các thành phần quan trọng nhất của tài nguyên về phần cứng của hệ thống thông tin quản lý là máy tính điện tử, mạng máy tính. Máy tính điện tử là công cụ xử lý thông tin chủ yếu. Máy tính điện tử trong hệ thống thông tin gôm một số loại sau: -Máy tính lớn(Mainframe) là loại máy tính nhiều người dùng, được thiết kế để thỏa mãn các yêu cầu về điện toán của một tổ chức lớn. Máy tính loại này cỡ lớn nhất có thể quản lý hàng ngàn thiết bị đầu cuối để đáp ứng các yêu cầu về kế toán và quản lý thông tin của các tổ chức lớn.
• 8. Prosperity Z Trang 8 -Máy tính nhỏ(Mini Computer) là loại máy tính nhiều người sử dụng, được thiết kế để đáp ứng nhu cầu công việc cho một công ty nhỏ. Loại máy này có thể có khoảng 4 đến 100 người sử dụng một máy tính cùng một lúc. -Máy vi tính(Personal Computer). Là loại máy tính có thể đặt trên bàn làm việc hoặc mang từ phòng này qua phòng khác. Loại máy này được thiết kế theo dạng dùng một người. -Máy trạm(Workstation) là loại máy để bàn chạy các chương trình ứng dụng và đóng vai trò là một điểm để thâm nhập vào mạng với mục đích nhập, xem, in ấn tài liệu…. Máy tính gồm năm bộ phận cơ bản: -Một bộ xử lý trung tâm(CPU-Control Processing Unit). -Bộ nhớ sơ cấp gồm: bộ nhớ chỉ đọc(ROM- Read Only Memory) và bộ nhớ truy cập ngẫu nhiên(RAM-Random Access Memory). -Bộ nhớ thứ cấp gồm đĩa từ, băng từ, đĩa quang…. -Thiết bị đầu vào gồm: bàn phím, nguồn dữ liệu tự động truy cập, chuột, màn hình cảm ứng, thiết bị quét số…. -Thiết bị đầu ra gồm: máy in, máy vẽ, màn hình, âm thanh….. Mạng máy tính(Computer network) hay hệ thống mạng (Network system) là khi có từ hai máy vi tính trở lên kết nối với nhau nhằm để trao đổi thông tin qua lại với nhau và chia sẻ tài nguyên: máy in, máy fax, tệp tin, dữ liệu.... Khi kết nối các máy tính thành mạng người sử dụng hệ thống thông tin quản lý thường dùng những mục đích sau: -Dùng chung các thiết bị ngoại vi phần cứng đắt tiền (máy in, máy Fax…). -Chia sẻ tài nguyên phần mềm, kho dữ liệu, công cụ tiện ích và công viê ̣c. -Trao đổi thông tin giữa các máy tính trong mạng. -Tăng độ tin cậy của hệ thống máy khi các máy tính kết nối thành mạng. -Giảm thiểu chi phí và thời gian đi lại. -Kết nối máy tính để giải các bài toán lớn, khi đó các máy tính sẽ được phân công giải các thuật toán nhỏ của các bài toán lớn. Sơ đồ tài nguyên phần cứng trong hệ thống thông tin: Hình 5 +Tài nguyên về dữ liệu: là gồm các cơ sở dữ liệu quản lý, các mô hình thông qua các quyết định quản lý. Cơ sở dữ liệu(Database) là một thành phần quan trọng trong các hệ thống thông tin quản lý. Cơ sở dữ liệu là tổng thể các dữ liệu đã được thu thập, lựa chọn và tổ chức một cách khoa học theo một cấu trúc xác định giúp cho người sử
• 9. Prosperity Z Trang 9 dụng hệ thống có thể truy cập vào và nhập, sửa, xóa.. các thông tin dễ dàng và thuận tiện. Một số loại tài nguyên dữ liệu: -Cơ sở dữ liệu quản trị nguồn nhân lực. -Cơ sở dữ liệu tài chính. -Cơ sở dữ liệu kế toán -Cơ sở dữ liệu công nghệ -Cơ sở dữ liệu kinh doanh Các kiểu cấu trúc của cơ sở dữ liệu: -Cấu trúc kiểu phân cấp(IMS,Focus) -Cấu trúc kiểu mạng hay Codasyl(IDMS) -Cấu trúc kiểu quan hệ(Ví dụ:Sql server, Orale) Sơ đồ tài nguyên về dữ liệu của hệ thống Hình 6 2. Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức Do có những mục đích khác nhau, các đặc tính và các cấp độ quản lý khác nhau, nên có rất nhiều dạng hệ thống thông tin tồn tại trong một tổ chức. Các dạng hệ thống thông tin quản lý trong tổ chức có thể được phân loại theo các phương thức khác nhau. 2.1.Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra Theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra thì hệ thống thông tin quản lý được chi thành cac loại hệ thống sau: +Hệ thống thông tin xử lý giao dịch( Transaction Processing System TPS): Là hệ thống thông tin cơ bản phục vụ cấp tác nghiệp của doanh nghiệp. TPS là một hệ thống thông tin giúp thi hành và lưu lại những giao dịch thông thường hàng ngày cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Ví dụ: Nhập đơn đặt hàng, đặt phòng khách sạn, bảng lương, lưu hồ sơ nhân viên và vận chuyển vật tư. Chúng trợ giúp chủ yếu cho các hoạt động ở mức tác nghiệp. Những hệ thống thuộc loại này bao gồm: hệ thống trả lương, hệ thống lập đơn hàng, làm hóa đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, cập nhật tài khoản ngân hàng, hệ thống tính thuế phải trả của người nộp thuế, … Hệ thống xử lý giao dich thường đóng vai trò chủ chốt trong hoạt động sản xuất kinh doanh, đến nỗi sự cố của hệ thống thông tin quản lý giao dịch trong vòng ít giờ đồng hồ có thể gây thiệt hại nặng nề cho công ty và còn có thể ảnh hưởng tiêu cực tới các công ty khác. Ví dụ về hệ thống thông tin quản lý quỹ tiền lương, nghĩa là một hệ thống xử lý giao dịch kế toán thông thường có ở hầu hết các công ty. Hệ thống tiền lương giúp
• 10. Prosperity Z Trang 10 giám sát việc thanh toán tiền lương, thường, phúc lợi cho nhân viên. Tệp tin chủ đạo được tập hợp từ những mẫu thông tin rời rac(như họ tên, địa chỉ, hay số hiệu nhân viên .. ) được gọi là các thành tố dữ liệu. Dữ liệu được nhập vào hệ thống, cập nhật các thành tố dữ liệu. Các thành tố dữ liệu trong tệp tin chủ đạo được tổng hợp theo nhiều cách khác nhau để lập ra các báo cáo theo yêu cầu của lãnh đạo và các cơ quan quản lý hay gửi phiếu thanh toán cho nhân viên. Các hệ thống thông tin quản lý giao dịch có thể tạo ra các báo cáo tổng hợp khác nhau từ những thành tố dữ liệu đang lưu trữ. Sơ đồ của hệ thống thông tin quản lý quỹ tiền lương: Hình 7 +Hệ thống thông tin phục vụ quản lý(MIS- Management Information System): Là hệ thống thông tin quản lý phục vụ các hoạt động quản lý của tổ chức. Các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chủ yếu dựa vào các cơ sở dữ liệu được tảo bởi các hệ thống xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Do các hệ thống thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào dữ liệu sản sinh từ các hệ xử lý giao dịch, chất lượng thông tin mà chúng sinh ra phụ thuộc nhiều vào quá trình vận hành của hệ xử lý giao dịch. Thông thường hệ thống chỉ quản lý các sự kiện nội bộ. Hệ thống thông tin phục vụ quản lý chủ yếu phục vụ các chức năng lập kế hoạch giám sát và ra quyết định ở cấp quản lý. Một hệ thống thông tin phục vụ quản lý thông thường chuyển đổi dữ liệu giao dịch từ sản xuất, kế toán thành các tệp tin hệ thống thông tin phục vụ quản lý sử dụng để cung cấp báo cáo cho nhà quản lý. Hệ thống thống thông tin phục vụ quản lý thường phục vụ các nhà quản lý quan tâm tới những kết quả hàng tuần, hàng tháng hàng năm - chứ không phải hoạt động hàng ngày. Hệ thống thông tin phục vụ quản lý cung cấp câu trả lời cho các câu hỏi thông thường đã được định trước và có một quy trình định trước để trả lời chúng. Ví dụ, báo cáo của hệ thống thống thông tin phục vụ quản lý lập danh sách tổng khối lượng đường được sử dụng ở quý này bởi một mạng lưới quán cà phê, hoặc so sánh tổng doanh số hàng năm của một số sản phẩm so với mục tiêu đề ra. Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất, nghiên cứu thông tin thị trường… là những ví dụ về hệ thống thống thông tin phục vụ quản lý. Các hệ thống thống thông tin phục vụ quản lý thường không linh hoạt và ít có khả năng phân tích. Phần lớn các hệ thống thống thông tin phục vụ quản lý sử dụng các
• 11. Prosperity Z Trang 11 kỹ năng đơn giản như tổng kết và so sánh chứ không phải các phương pháp toán học phức tạp hay thuật toán thống kê. Ví dụ về sơ đồ của hệ thống thống thông tin phục vụ quản lý: Hình 8 +Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định(DSS - Decision Support System): Là hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định. Về nguyên tắc, một hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ra. Thêm vào đó, nó còn phải có khả năng mô hình hóa để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp. Đây là một hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình. Quá trình ra quyết định được mô tả là một quy trình gồm ba giai đoạn: Xác định vấn đề. Xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết. Lựa chọn một phương án tối ưu. +Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành(ESS – Executive Support System): Là hệ thống thông tin tạo ra môi trường khai thác thông tin chung chứ không cung cấp bất cứ ứng dụng hay chức năng cụ thể nào. Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành được thiết kế để tổng hợp dữ liệu cả về những sự kiện bên ngoài như các quy định thuế mới hay các động thái của đối thủ cạnh tranh, và cả những thông tin tổng hợp từ hệ thống nội bộ hệ thống thống thông tin phục vụ quản lý và hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định. Hệ thống sang lọc, đúc kết và chỉ ra những dữ liệu chủ chốt, giảm thiểu thời gian và công sức để nắm bắt thông tin hữu ích cho các lãnh đạo. Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành sử dụng phần mềm đồ họa tiên tiến nhất và có thể chuyển tải đồng thời các biểu đồ và dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau tới cấp lãnh đạo. Không giống các loại hệ thống thông tin khác, hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành không được thiết kế riêng cho các vấn đề cụ thể. Thay vào đó, hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành cung cấp các công cụ để tổng hợp dữ liệu, theo dõi, ước lượng các xu thế tùy theo yêu cầu của người sử dụng. Trong khi các hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định có tính phân tích cao, thì hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành ít sử dụng các mô hình phân tích. Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành giúp trả lời các câu hỏi như: Doanh nghiệp nên phát triển lĩnh vực kinh doanh nào ? Các đối thủ canh tranh đang làm gì ? Cần phải sát nhập doanh nghiệp với công ty nào khác để đối phó với những thay đổi bất lợi trên thị trường ? Nên chuyển nhượng công ty con hay bộ phận nào để có tiền cho các vụ sát nhập ? Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành được thiết kế chủ yếu cho cấp lãnh đạo cao nhất. Do đó chúng tập hợp các giao diện đồ họa dễ sử dụng.
• 12. Prosperity Z Trang 12 +Hệ thống thông tin chuyên gia(Expert System - ES): Là những hệ thống cơ sở trí tuệ nhân tạo, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Hệ thống chuyên gia được hình thành bởi một cơ sở trí tuệ và một hệ động cơ suy diễn. Có thể xem lĩnh vực hệ thống chuyên gia như mở rộng của những hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặc như một cơ sở tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặc như một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ. +Hệ thống cung cấp tri thức(KWS - Knowledge Working System) và hệ thống tự động hóa văn phòng(OAS - Office Automated System): là hệ thống phục nhu cầu ở cấp chuyên gia của doanh nghiệp. Hệ thống cung cấp tri thức hỗ trợ lao động tri thức còn hệ thống tự động hóa văn phòng giúp ích cho lao động dữ liệu(mặc dù chúng cũng được sử dụng rộng rãi bởi lao động trí thức). Lao động tri thức(Knowledge worker): là những nhân công có trình độ cao và thường thuộc những ngành nghề được thừa nhận như: kỹ sư, bác sĩ, luật sư và các nhà khoa học. Công việc của họ bao gồm tạo ra thông tin và kiến thức mới. Ví dụ về Hệ thống cung cấp tri thức có thể là hệ thống hỗ trợ thiết kế kiến trúc hay cơ khí, hệ thống phân tích chứng khoán, hệ thống phát triển phần mềm… Các hệ thống tự động hóa văn phòng là những ứng dụng được thiết kế nhằm hỗ trợ các công việc phối hợp và liên lạc trong văn phòng. Hệ thống văn phòng liên kết các lao động tri thức, các đơn vị, và các bộ phận chức năng. Hệ thống này giúp liên hệ với khách hàng, nhà cung cấp và các tổ chức khác ở bên ngoài công ty, và phục vụ như một kho xử lý thông tin và kiến thức. Các hệ thống tự động hóa văn phòng giúp quản lý văn bản thông qua chức năng xử lý văn bản, chế bản điện tử, nhận diện văn bản và quản lý tập tin; giúp quản lý thời gian biểu qua chức năng lịch điện tử; và giúp liên lạc thông qua thư điện tử, hay các chức năng truyền giọng nói và hình ảnh qua mạng. +Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh(Information System for Competitive Advantage): Là hệ thống thông tin được sử dụng nhằm trợ giúp chiến lược. Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh được thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp, cũng có thể là một tổ chức khác của cùng lĩnh vực kinh doanh… Nếu những hệ thống thông tin được xác định trước đây có mục đích trợ giúp hoạt động quản lý của một tổ chức hoặc doanh nghiệp thì hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh là những công cụ thực hiện các ý đồ chiến lược. Chúng cho phép tổ chức thành thành công trong việc đối đầu với các lực lượng cạnh tranh thể hiện qua khách hàng và nhà cung cấp. 2.2. Phân loại theo lĩnh vực và mức độ ra quyết định Hệ thống thông tin trong các tổ chức được phân loại theo lĩnh vực và mức độ ra quyết định gồm các hệ thống sau: +Hệ thống thông tin quản lý sản xuất: Được thiết kế bằng máy tính và điều khiển quá trình sản xuất của doanh nghiệp với sự trơ giúp của các hệ thống máy móc. Hệ thống thông tin sản xuất giúp cho các tổ chức, doanh nghiệp có thể quản lý, xây dựng các kế hoạch sản xuất ngắn và dài hạn được chính xác và nhanh với các chi phí sản xuất thấp nhất và đạt được hiệu quả kinh tế cao nhất. Hệ thống thông tin quản lý sản xuất có một số chức năng cơ bản sau:
• 13. Prosperity Z Trang 13 -Quản lý nguyên vật liệu sản xuất. -Lập kế hoạch về nhu cầu nguyên vật liệu. -Kiểm soát quá trình sản xuất. -Mua hàng và nhận hàng hóa. +Hệ thống thông tin quản lý Marketing: Được thiết kế nhằm đảm nhiệm các chức năng quản lý việc tìm hiểu các nhu cầu hiện tại và tương lai của khách hàng giúp cho các doanh nghiệp đó có hướng phát triển thị trường, thương hiệu, sản phẩm phù hợp nhất với nhu cầu của tình hình thực tế. Hệ thống thông tin quản lý Marketing có một số chức năng sau: -Lập kế hoạch quảng cáo và khuếch trương các sản phẩm hàng hóa ra thị trường. -Quản lý các bộ phận Marketing. -Nghiên cứu thị trường. -Quản lý sản phẩm để xây dựng kế hoạch quảng cáo các sản phẩm đó. -Quản lý việc bán hàng. -Quản lý việc đặt hàng của khách hàng. +Hệ thống thông tin quản lý tài chính: Được thiết kế nhằm đảm nhiệm các chức năng quản lý tài chính trong các doanh nghiệp và tổ trức giúp cho các nhà điều hành có thể biết rõ được tình hình tài chính của doanh nghiệp mình trước khi quyết định đầu tư hoặc tái cơ cấu lại doanh nghiệp cũng như chủ đông trong việc điều hành. Hệ thống thông tin quản lý tài chính một số chức năng sau: -Quản lý ngân sách của doanh nghiệp -Quản lý vốn của doanh nghiệp -Quản lý tài chính(các nguồn thu, chi) cho doanh nghiệp -Ddự báo và phân tích được tình hình tài chính cho doanh nghiệp. -Quản lý danh sách và các nguồn vốn đầu tư của doanh nghiệp. +Hệ thống thông tin quản lý kế toán: Là hệ thống thông tin đảm nhiệm các công việc kế toán cho một doanh nghiệp giúp cho các nhà quản lý có thể lập được các kế hoạch tài chính cho doanh nghiệp một cách dễ dàng và nhanh chóng thông qua các thông tin mà hệ thống thông tin quản lý kế toán cung cấp. Hệ thống thông tin quản lý kế toán có một số chức năng cơ bản sau: -Kế toán các khoản phải trả của doanh nghiệp. -Thực hiện nhiệm vụ kiểm toán. -Lập danh sách các khoản phải trả. -Lập kế hoạch ngân sách. -Thực hiện lập các biểu báo cáo kế toán chi phí. -Lập biểu danh sách trả lương và thực hiện kế toán thuế cho doanh nghiệp. +Hệ thống thông tin quản lý nguồn nhân lực: là hệ thống thông tin được thiết kế nhằm đảm nhiệm một số chức năng cơ bản sau: Thực hiện việc lập kế hoạch bồi dưỡng kỹ năng cho nguồn nhân lực của doanh nghiệp, quản lý dữ liệu về nguồn nhân lực, lập kế hoạch dự báo nguồn nhân lực cho doanh nghiệp, phân tích nhu cầu đào tạo và phát triển nguồn nhân lực cho doanh nghiệp. 2.3. Phân loại theo cấp ứng dụng Hệ thống thông tin quản lý trong một tổ chức, doanh nghiệp có thể được chi theo cấp ứng dụng gồm các hệ thống sau: +Hệ thống thông tin cấp tác nghiệp: Trợ giúp các cấp quản lý bậc thấp như trưởng nhóm, quản đốc… trong việc theo dõi các hoạt động và giao dịch cơ bản của doanh
• 14. Prosperity Z Trang 14 nghiệp như bán hàng, hóa đơn, tiền mặt, tiền lương, phe duyệt vay nợ và lưu thông nguyên vật liệu trong nhà máy. Mục đích chính của hệ thống ở cấp này là để trả lời các câu hỏi thông thường và giám sát lưu lượng giao dịch trong doanh nghiệp. Còn bao nhiêu sản phẩm tồn kho ? Anh X đã lĩnh lương chưa ? Để trả lời các câu hỏi dạng này, thông tin thường phải chính xác, cập nhật thường xuyên, và dễ sử dụng. Ví dụ về hệ thống thông tin thuộc loại này bao gồm: hệ thống lưu các tài khoản rút tiền khỏi tài khoản ngân hàng từ một máy rút tiền tự động(ATM), hoặc hệ thống theo dõi giờ làm việc của công nhân tại nhà máy. +Hệ thống thông tin cấp chuyên gia: Cung cấp kiến thức và dữ liệu cho những người nghiên cứu trong một tổ chức. Mục đích của hệ thống này là giúp đỡ các doanh nghiệp phát triển các kiến thức mới, thiết kế sản phẩm, phân phối thông tin, và xử lý các công việc hàng ngày trong doanh nghiệp. +Hệ thống thông tin cấp chiến thuật: Được thiết kế nhằm hỗ trợ điều khiển, quản lý, tạo quyết định, và tiến hành các hoạt động của các nhà quản lý cấp trung gian. Quan trọng là hệ thống cần giúp các nhà quản lý đánh giá được tình trạng làm việc xem có đang trong tình trạng tốt hay không. Ở cấp này, các thông tin cung cấp chủ yếu thông qua các báo cáo hàng tháng, hàng quý, hàng năm … Các hệ thống thông tin quản lý cấp chiến thuật thường cung cấp báo cáo định kỳ hơn là thông tin về các hoạt động. Ví dụ là hệ thống thông tin quản lý công tác phí báo cáo toàn bộ chi phí đi lại, ăn ở, tiếp khách của nhân viên các phòng ban của công ty, đánh dấu những trường hợp mà chi phí thực vượt quá ngân quỹ. Một hệ thống thông tin quản lý cấp chiến thuật hỗ trợ cho các quyết định bất thường. Chúng thường giải quyết các vấn đề ít có cấu trúc hơn, nhưng yêu cầu về thông tin cũng ít rõ rang hơn. Các hệ thống loại này thường trả lời câu hỏi dạng “nếu – thì”: Nếu chúng ta tăng đôi doanh số bán ra vào tháng 12 thì sẽ ảnh hưởng tới lịch trình sản xuất như thế nào ? Nếu hoạt động của nhà máy bị định lại 6 tháng thì điều gì sẽ xảy ra với việc thu hồi vốn đầu tư ? Trả lời những câu hỏi này đòi hỏi nhiều dữ liệu từ bên ngoài doanh nghiệp cũng như dữ liệu nội bộ không dễ truy cập được từ các hệ thống thông tin quản lý tác nghiệp thông thường. +Hệ thống thông tin cấp chiến lược: Giúp các nhà quản lý cấp cao xử lý và đưa ra các hướng chiến lược cũng như các xu hướng phát triển lâu dài. Mục tiêu của hệ thống thông tin quản lý cấp chiến lược là giúp doanh nghiệp có khả năng thích ứng tốt nhất vỡi những thay đổi trong môi trường. Những câu hỏi họ đặt ra tương tự như: Doanh nghiệp cần tuyển them bao nhiêu nhân công trong vòng 5 năm tới ? Xu hướng giá thành nguyên liệu đầu vào về lâu dài sẽ là gì, và công ty sẽ chịu mức chi phí nào ? Nếu sản xuất sản phẩm nào trong 5 năm tới ? 3. Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin Hệ thống thông tin quản lý được mô tả dưới dạng các mô hình biểu diễn hệ thống thông tin nhằm các mục đích sau: +Mô hình hóa để dễ hiểu: Hình thành một hình ảnh xác thực và giản lược về hệ thống thông tin quản lý được tìm hiểu. Không thể nói rằng hiểu về một hệ thống thông tin quản lý mà hệ thống đó chưa có mô hình, ngược lại, biết vận dụng các loại mô hình, ta sẽ nhận thức được các vấn đề nhanh dễ dàng và nhanh chóng hơn. +Mô hình hóa để trao đổi: Vì mô hình biểu diễn các hệ thống thông tin là dễ hiểu nên nó được sử dụng như một ngôn ngữ chung để trao đổi giữa người cùng quan tâm tới một vấn đề hay một hệ thống thông tin quản lý nói chung.
• 15. Prosperity Z Trang 15 +Mô hình để hoàn chỉnh: Nhờ sự minh bạch của mô hình hóa mà ta dễ dàng nhận thấy hệ thống đã phù hợp với nhu cầu chưa, có chặt chẽ, có đầy đủ không, nhờ đó mà có thể hoàn thiện thêm. Hơn nữa, mô hình còn giúp ta kiểm định, mô phỏng, thực hiện. Một mô hình biểu diễn hệ thống thông tin quản lý tốt phải có các đặc điểm sau: dễ đọc, dễ hiểu, dễ trao đổi, xác thực, đầy đủ, dễ thực hiện. Trong hệ thống thông tin quản lý thường có một số mô hình biểu diễn thông tin sau: +Mô hình vật lý: Mô hình này diễn tả hệ thống thông tin cần phải rõ rang cae mục đích và cách thực hiện các quá trình xử lý thông tin của hệ thống thông tin quản lý. Nói cách khác là khi mô tả hệ thống thông tin quản lý ở mô hình vật lý cần phải diễn tả các chức năng của hệ thống được thiết kế “để làm gì ?” và “làm như thể nào ?” thể hiện các khía cạnh “dùng phương pháp gì ?”… Trong giai đoạn khảo sát sơ bộ một hệ thống thông tin quản lý có sẵn, các nhà phân tích thiết kế hệ thống phải ghi nhận nguyên những gì đang diễn ra trong thực tế mà hệ thống đó đang đảm nhiệm. Vậy lúc đó phải diễn tả hệ thống ở dạng vật lý. Trong mô hình vật lý thì gồm có hai mô hình: Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống. Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xẩy ra. Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? ở đâu? và Khi nào ? Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật. Mô hình giải đáp câu hỏi: Như thế nào? +Mô hình logic: mô tả hệ thống làm gì. Mô hình này trả lời câu hỏi “Cái gì?” và “Để làm gì?”. Nó không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý. Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình logic là kết quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là góc nhìn sử dụng, mô hình vật lý trong là của góc nhìn kỹ thuật. Mỗi mô hình biểu diễn thông tin có độ ổn định khác nhau, mô hình logic ổn định nhất còn mô hình vật lý trong là biến đổi nhất. Mô hình logic chỉ diễn tả mục đích, bản chất và quá trình xử lý mà bỏ qua các yếu tố thực hiện,cài đặt, phương tiện, thời gian… Để phanh phui bản chất, nói rõ sự thật bất hợp lý của hệ thống thông tin quản lý thì các nhà phân tích thiết kế hệ thống phải diễn tả các chức năng của hệ thống thông tin bằng mô hình diễn tả logic. +Mô hình diễn tả đại thể, tổng quát: Diễn tả chức năng chính của hệ thống là đảm nhiệm xử lý thông tin trong lĩnh vực nào đó của hệ thống thông tin quản lý mà không diễn tả được các chức năng nhỏ bên trong của hệ thống và không diễn tả được các thông tin vào ra của các chức năng nhỏ bên trong hệ thống. +Mô hình diễn tả chi tiết, cụ thể: Diễn tả được đầy đủ các chức năng nhỏ của hệ thống và các thông tin đầu vào, đầu ra, thông tin được xử lý trong toàn hệ thống thông tin quản lý.
• 16. Prosperity Z Trang 16 4. Tầm quan trọng của hệ thống thông tin hoạt động tốt Hệ thống thông tin quản lý hoạt động tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp có được những ưu thế cạnh tranh mà họ mong muốn. Hệ thống thông tin quản lý có thể đóng vai trò chiến lược trong doanh nghiệp. Thời kỳ những năm 1950 các doanh nghiệp chủ yếu sử dụng hệ thống thông tin quản lý để giảm chi phí cho các công việc giấy tờ thông thường, hệ thống thông tin ngày nay đã được các doanh nghiệp sử dụng tốt ở mọi cấp quản lý, không chỉ đóng vai trò là cung cấp báo cáo liên tục chính xác, mà hơn thế các hệ thống thông tin đã thực sự trở thành một công cụ, vũ khí chiến lược để doanh nghiệp đó dành ưu thế cạnh tranh trên thị trường nhờ những thế mạnh sẵn có. Những ảnh hưởng quan trọng của hệ thống thông tin quản lý giúp các doanh nghiệp có được những ưu thế cạnh tranh mà họ muốn: +Đầu tư vào công nghệ thông tin giúp quá trình điều hành của doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn. Thông qua đó, doanh nghiệp có khả năng cắt giảm chi phí, tăng chất lượng sản phẩm, và hoàn thiện quá trình phân phối sản phẩm dịch vụ của mình. Hiện nay, nhiều nhà máy sản xuất ô tô đã sử dụng công nghệ sản xuất có hỗ trợ của máy tính để điều khiển quá trình sản xuất và kiểm tra chất lượng sản phẩm. Việc phân phối ô tô và phụ tùng thay thế, cũng như việc chi trả của khách hàng, và thông tin về bán hàng hay về tình hình tài chính giữa các vùng khác nhau đều sử dụng mạng viễn thông. Nhờ phương thức đó, doanh nghiệp đã hoạt động hiệu quả hơn rất nhiều và đồng thời cũng giảm được chi phí ở mức lớn nhất có thể. Nhìn chung, phương thức sử dụng hệ thống thông tin quản lý phù hợp với các doanh nghiệp có chiến lược giảm chi phí sản xuất. +Xây dựng hệ thống thông tin giúp các doanh nghiệp có được ưu thế cạnh tranh bằng cách xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với người mua hàng và những người cung cấp nguyên vật liệu. Phần lớn các công ty viễn thông đều rất chú trọng hoạt động này. Họ khuyến khích khách hàng qua việc mua bán và cung cấp các dịch vụ viễn thông có chất lượng tốt nhất và tốc độ truyền tin nhanh nhất. +Một số tác dụng khác của hệ thống thông tin là khuyến khích các hoạt động sang tạo trong doanh nghiệp. Đó là quá trình phát triển sản phẩm mới, dịch vụ mới và các quá trình sản xuất hoặc hoạt động mới trong doanh nghiệp. Việc này có thể tạo ra các cơ hội kinh doanh hoặc các thị trường mới cho doanh nghiệp. +Hệ thống thông tin quản lý tạo thành các chi phí chuyển đổi trong trong mối quan hệ giữa doanh nghiệp với khách hàng hoặc người cung cấp các hệ thống thông tin quản lý. Điều đó có nghĩa là, khách hàng hoặc người cung cấp hàng bị gắn chặt vào các thay đổi công nghệ bên tỏng doanh nghiệp, và họ sẽ phải chịu những chi phí đáng kể về thời gian, tiền bạc, và cả sự không thuận tiện nếu họ chuyển sang sử dụng hoặc cung cấp sản phẩm cho một doanh nghiệp khác. Việc các hãng hàng không đầu tư xây dựng hệ thống thông tin quản lý trong hãng một cách hoàn hảo và do đó trợ giúp cho hệ thống đặt vé tự động của mình chính là một biểu hiện cho việc đầu tư vào hệ thống thông tin đã đem lại ưu thế cạnh tranh cho các hãng này. +Khi có hệ thống thông tin hoạt động tốt còn giúp tạo ra một số hoạt động mới cho doanh nghiệp: -Tổ chức ảo: Các tổ chức kiểu này không thực sự tồn tại ở dạng vật chất. Chúng được tạo thành dựa trên thảo thuận giữa các đối tác khác nhau. Một nhóm các cá nhân sẽ sử dụng các bảng tin trên máy tính để truyền đạt thông tin, trao đổi các ý kiến với
• 17. Prosperity Z Trang 17 nhau. Dạng hoạt động này thường tồn tại trong các tổ chức khoa học. Các thành viên có thể tổ chức các cuộc hội thảo hàng kỳ với các thỏa thuận được trao đổi thông qua hệ thống thư điện tử. -Tổ chức theo thỏa thuận: Có một số tổ chức được hình thành thông qua các thỏa thuận và việc truyền thông điện tử. Trong đó, các tổ chức sử dụng hệ thống truyền tin để tạo ra những kho hàng ảo, cho việc lưu trữ hàng hóa. Nhờ đó, một doanh nghiệp cung cấp hoa tươi như dịch vụ chuyển hoa của bưu điện có thể cung cấp hoa tươi cho khách hàng ở bất cứ đâu và ở bất cứ thời điểm nào. Các tổ chức truyền thông với các bộ phận cấu thành điện tử: Dạng tổ chức này rất quen thuộc với các doanh nghiệp. Nó chỉ thay thế một số phòng ban của doanh nghiệp bằng cơ cấu truyền thông điện tử. Sử dụng các thiết bị truyền thông điện tử hỗ trợ cho các tổ chức theo tổ chức truyền thống đòi hỏi người quản lý luôn phải đặt ra câu hỏi liệu công nghệ thông tin có khả năng thay thế hoàn toàn cho thành phần đó của tổ chức hay không. -Liên kết tổ chức: Đây là dạng tổ chức được thành lập giữa các khách hàng và những nhà cung cấp. Các khách hàng lớn thường gửi đơn hàng theo lịch trình kinh doanh của họ và đòi hỏi các nhà cung cấp nhỏ phải cung cấp cho họ như thể đó là một thành viên của tổ chức mẹ. Các doanh nghiệp sản xuất ô tô thường thiết lập những mối quan hệ như vậy. 5. Lợi ích kinh tế của hệ thống thông tin 5.1. Giá trị của một thông tin quản lý Giá trị của một thông tin của một tổ chức, doanh nghiệp tạo ra thông tin để bán thì tổ chức đó có thể tính giá trị của thông tin theo các khoản chi phí để tạo ra thông tin đó: Giá trị thông tin =∑ các khoản chi phí tạo ra thông tin Tuy nhiên cách tính giá trị thông tin như trên là không phù hợp với hiện nay khi các nhà quản lý cho rằng các thông tin mà hệ thống thông tin quản lý tạo ra nhằm tạo điều kiện cho việc ra quyết định. Các chuyên gia khi đánh giá giá trị của thông tin mà hệ thống thông tin đưa ra thì phải xem xét xem thông tin đó đóng góp như thế nào vào việc ra quyết định và kết quả thực hiện của doanh nghiệp sau khi thực hiện quyết định trên. Phải xem xét giá trị thông tin như sau: Đầu tiên là giá trị thông tin được đánh giá thông qua tác động của nó đối với những quyết định của tổ chức, doanh nghiệp khi sử dụng thông tin đó để xem xét ra quyết định. Sau đó xem xét cách thực hiện quyết định của tổ chức, doanh nghiệp được đánh giá thông qua việc đối chiếu với mục tiêu mà tổ chức, doanh nghiệp đó ấn đã ấn định. Theo cách tính như vậy thì giá trị thông tin là lợi ích thu được khi nhận được của thông tin khi hệ thống thông tin quản lý tạo ra và nhằm thay đổi phương án ra quyết định. Như vậy đối với các nhà quản lý thì có them một thông tin hữu ích thì dựa vào thông tin đó để lựa chọn phương án tốt hơn do đó sẽ có lợi ích sinh ra từ việc thay đổi phương án ra quyết định. Trong doanh nghiệp có ba dạng thông tin chủ yếu được các hệ thống thống thông tin quản lý tạo ra: +Thông tin chiến lược: Thông tin chiến lược có liên quan tới những chính sách lâu dài của một doanh nghiệp. Nó là mối quan tâm chủ yếu của các nhà quản lý cấp cao. Đối với một chính phủ, thông tin chiến lược bao gồm những nghiên cứu về dân cư, những nguồn lực có giá trị đối với quốc gia, số liệu thống kê về cán cân thu chi va
• 18. Prosperity Z Trang 18 đầu tư nước ngoài… Đối với doanh nghiệp, nó bao gồm những thông tin về tiềm năng của thị trường và cách thức thâm nhập thị trường, chi phí cho nguyên vật liệu, việc phát sinh sản phẩm, những thay đổi về năng xuất lao động, các công nghệ mới phát sinh. Về bản chất, thông tin chiến lược là những thông tin liên quan đến việc lập kế hoạch lâu dài, thiết lập dự án, và đưa ra những cơ sở dự báo cho sự phát triển tương lai. Phần lớn các thông tin chiến lược đều xuất phát từ những sự kiện hoặc những nguồn dữ liệu không có từ những quá trình xử lý thông tin trên máy tính. +Thông tin chiến thật: Là những thông tin sử dụng cho mục tiêu ngắn hạn(một tháng, một năm), và thường là mối quan tâm của các phòng ban. Đó là những thông tin từ kết quả phân tích số liệu bán hàng và dự báo bán hàng, đánh giá dòng tiền dự án, yêu cầu nguồn lực cho sản xuất, và các báo cáo tài chính hàng năm. Dạng thông tin này thường xuất phát từ những dữ liệu của các hoạt động hàng ngày. Do đó, nó đòi hỏi quá trình xử lý thông tin hợp lý và chính xác. Trong việc lập kế hoạch hành động chiến thuật, cần phải kết hợp nhiều thông tin từ các nguồn khác nhau khi đưa ra quyết định. +Thông tin điều hành: Là những thông tin thường được sử dụng cho những công việc ngắn hạn diễn ra trong vài ngày hoặc thậm chí vài giờ ở một phòng ban nào đó. Nó bao gồm thông tin về số lượng chứng khoán mà doanh nghiệp đang có trong tay, về lượng đơn đặt hàng, về tiến độ công việc,… Thông tin điều hành, về bản chất, được rút ra một cách nhanh chóng từ dữ liệu về các hoạt động. Nó đòi hỏi những hoạt động thu thập dữ liệu gấp rút. Nó có ít người sử dụng hơn là các thông tin chiến thuật, nhưng lại có những yêu cầu đặc biệt hơn so với các thông tin chiến thuật. 5.2. Tính giá trị của hệ thống thông tin quản lý Để tính giá trị cho một hệ thống thông tin quản lý các nhà quản lý và xây dựng hệ thống thường sử dụng hai phương pháp sau: +Phương pháp tính giá trị hệ thống thông tin quản lý dựa vào lợi ích tránh rủi ro: Giá trị của một hệ thống thông tin quản lý thể hiện bằng tập hợp những thông tin rủi ro mà hệ thống thông tin đó có thể đưa ra cho tổ chức, doanh nghiệp để doanh nghiệp hay tổ chức sử dụng hệ thống thông tin đó có thể dựa vào đó để dự đoán được, và những thuận lợi mà tổ chức đó có được nhờ hệ thống thông tin quản lý sau khi tránh những rủi ro có thể gặp phải. Gọi A1,A2,A3,… An là những thiệt hại của các rủi ro Gọi P1,P2,P3,..Pn là xác xuất xảy ra các rủi ro. Gọi R1,R2,R3,…,Rn là tỷ lệ giảm bới rủi ro nhờ hệ thống thông tin. Gọi C1,C2,C3,…,Cn là tỷ lệ tăng cơ hội nhờ hệ thống thông tin Gọi Ri là tỷ lệ tận dụng cơ hội i ; Gọi Pi là xác xuất xảy ra rủi ro i Ta có lợi ích tránh rủi ro là: Pr = 1 * * n Ai Pi Ri Gọi A1,A2,A3,… An là những cơ hội kinh doanh. Gọi P1,P2,P3,..Pn là xác xuất xảy ra các cơ hội kinh doanh. Gọi C1,C2,C3,…,Cn là tỷ lệ tăng cơ hội kinh doanh Gọi Ci là lợi ích tận dụng cơ hội i. ; Gọi Pi là xác xuất xảy ra cơ hội i Ta có lợi ích tận dụng các cơ hội của hệ thống thông tin: Pc = 1 * * n Ci Pi Ri Theo cách tính toán trên giá trị của hệ thống thông tin là: Pr + Pc
• 19. Prosperity Z Trang 19 +Phương pháp tính giá trị hệ thống thông tin quản lý theo chuyên gia: Hệ thống thông tin quản lý mang lại lợi ích đó là lợi ích trực tiếp và lợi ích gián tiếp. Lợi ích trực tiếp của một hệ thống thông tin quản lý chiếm từ 5% đến 20% kết quả hoạt động kinh doanh. Cụ thể thì tùy thuộc vào tổ chức hoặc doanh nghiệp tiến hành sử dụng trong thực nghiệm Lợi ích gián tiếp là lợi ích không cân đong đo đếm được chính xác. Ví dụ như tăng uy tín của doanh nghiêp, chúng ta không tính mà ước lượng nên trong đánh giá, tính toán không nên đánh giá thấp và cũng đừng cố gắng tìm cách thu được chính xác giá trị gián tiếp. Có thể dựa vào ý kiến đánh giá tốt hay xấu của các chuyên gia để ước lượng lợi ích gián tiếp theo cách tính sau: Nếu là lợi ích trực tiếp của hệ thống thông tin năm thứ i thì lợi ích gián tiếp Pg(i) sẽ là: Pg(i)= A*Pt(i)*M. Trong đó A là tỷ lệ phần trăm của Pg(i) đối với Pt(i) theo kinh nghiệm của nhiều tổ chức thì A nằm trong khoảng(0,3 đến 0,5). M là hệ số chất lượng của hệ thống thông tin quản lý theo đánh giá của các chuyên gia. M=1: nếu có trên 90% chuyên gia đánh giá hệ thống thông tin đó tốt. M=0,5 nếu có từ 50% đến 90% chuyên gia đánh giá hệ thống thông tin đó tốt. M=0 nếu có dưới 50% số chuyên gia đánh giá hệ thống thông tin đó tốt. 6. Chi phí cho hệ thống thống thông tin 6.1.Chi phí cố định Chi phí cố định trong một hệ thống thông tin là các khoản chi phí được dùng để xây dựng và lắp đặt, bảo trì bảo dưỡng, mua trang thiết bị phục vụ cho hệ thống thông tin. Gồm các khoản chi phí sau: +Chi phí phân tích thiết kế hệ thống(Cpt): là toàn bộ các khoản chi phí từ khi tìm hiểu, nghiên cứu, lựa chọn, thuê các nhà phân tích thiết kế hệ thống thông tin cho doanh nghiệp đến khi có được một hệ thống thông tin hoàn chỉnh được thiết kế trên giấy tờ. +Chi phí xây dựng hệ thống(Cxd): là toàn bộ các khoản kinh phí để thực hiện việc xây dựng và lắp đặt thành công hệ thống từ thử nghiêm đến hoàn thành đưa hệ thống vào sử dụng +Chi phí mua máy tính, trang thiết bị phục vụ cho hệ thống(Ctb): bao gồm toàn bộ các máy móc, trang thiết bị cũng như các văn phòng phẩm phục vụ cho hệ thống thông tin hoạt động. +Chi phí cài đặt hệ thống(Ccđ): là toàn bộ các khoản chi phí như thuê vận chyển trang thiết bị, thuê nhân viên kỹ thuật lắp đặt phần cứng, cài đặt phần mềm, chạy thử hệ thống và đào tạo cho nhân viên kỹ năng sử dụng hệ thống. +Các khoản cố định khác(Ccđ): Ngoài ra tùy từng hệ thống thông tin riêng biệt thường có các khoản chi phí cố định khác, ví dụ chi phí cố định update phần mềm, mua phần mềm hỗ trợ bổ sung theo địch kỳ bắt buộc… Tổng chi phí cố định: ∑Cpcđ= Cpt+ Cxd+ Ctb+ Ccđ = Ccđ 6.2.Chi phí biến đổi Chi phí biến đổi là những khoản chi để khai thác, vận hành hệ thống thông tin, chi phí biến đổi bao gồm các khoản chi thường xuyên và chi đột xuất trong thời gian khai
• 20. Prosperity Z Trang 20 thác hệ thống thông tin. Đây là chi phí theo thời gian vì vậy sẽ được tính theo thời kỳ(thông thường tính theo năm) bao gồm các khoản chi phí sau: +Chi phí cho nguồn nhân lực(Cnl): là toàn bộ chi phí chi trả cho nguồn nhận lực tham ra vào việc vận hành hệ thống thông tin được tính theo quý hoặc theo năm. +Chi phí cho thông tin đầu vào(Ctt): gồm toàn bộ chi phí cho việc thu thập thông tin cho hệ thống như giá cả, nhu cầu thị trường, nguồn hàng, chi phí vận tải, chính sách… để giải các bài toán kinh tế, xây dựng quy trình sản xuất, xây dựng bán hàng giúp doanh nghiệp có những chiến lược kinh doanh phù hợp với thực tế. +Chi phí cho văn phòng phẩm(Cvp): gồm toàn bộ các chi phí mua sắm trang thiết bị văn phòng phục vụ cho hệ thống thông tin hoạt động. +Chi phí cho năng lượng, truyền thông(Cnt): là chi phí chi trả cho tiền điện, tiền thê đường chuyền mạng, đăng quảng cáo, thuê băng thông, tên miền, và duy trì hoạt động của website.. +Chi phí biến động khác(Cbd): Ngoài ra còn có khác khoản chi phí bất thường để phục vụ cho hệ thống thông tin như thay thế trang thiết bị, sửa chữa máy móc… Tổng chi phí biến đổi: ∑Cpbđ= Cnl+ Ctt+ Cvp+ Cnt+ Cbd 7. Đánh giá hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin Đánh giá hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin quản lý được tính theo các loại đầu tư khác nhau. Gọi n là số năm sử dụng hệ thống thông tin và các khoản kinh tế đầu tư cho hệ thống thông tin theo thời gian tương lai được tính thì tổng chi phí là: ∑Cp=∑Cpcđ(1+lãi xuất)n + ∑Cpbđi(1+lãi xuất)(n-i) Các khoản kinh tế mang lại từ hệ thống thông tin được tính như sau: ∑Ln=∑lni(1+lãi xuất)n-i + Ln(n) Khi xây dựng các hệ thống thông tin quản lý cần xác định được tính khả dụng của hệ thống thông tin về mặt kinh tế sao cho: ∑Ln > ∑Cp 7.1. Phương pháp phân tích điểm cân bằng chi phí Phương pháp phân tích điểm cân bằng chi phí so sánh chi phí cho việc dùng hệ thống cũ với việc dùng hệ thống mới. Điểm cân bằng là điểm mà tại đó chi phí cho hệ thống thông tin mới bằng chi phí cho hệ thống cũ. Tại các nước phát triển hệ thống thông tin chỉ tồn tại từ 3 năm đến 5 năm, tại Việt Nam các hệ thống thông tin thường được sử dụng từ 4 đến 10 năm. Ví dụ về biểu đồ hệ thống thông tin mới và cũ theo thời gian và chi phí: 7.2. Phương pháp phân tích tiền dư
• 21. Prosperity Z Trang 21 Phương pháp phân tích tiền dư là phương pháp doanh nghiệp xem xét mối liên hệ giữa chi phí tích lũy và lợi ích tích lũy. Huệ quả của chi phí tích lũy và lợi ích tích lũy chính là tiền dư trong kỳ, nếu tổng số các giá trị tiền dư ước lượng là dương thì việc đầu tư của doanh nghiệp là thành công. Ví dụ về một hệ thống thông tin tính theo phương pháp tiền dư: Kỳ hạn Tiền dư Hệ số ước lượng Tiền dư ước lượng 1 -100000 0,877 -87,700 2 -80000 0,769 -61,520 3 50000 0,675 33,750 4 131000 0,692 77,552 5 150000 0,519 77,850 Tổng 39,932 7.3. Phương pháp kinh nghiệm Phương pháp kinh nghiệm dựa vào ý kiến của doanh nghiệp, của các chuyên gia, những người có kinh nghiệm sử dụng và khai thác các hệ thống thông tin quản lý hoặc các nhà phân tích thiết kế hệ thống để đánh giá giá trị của hệ thống thông tin quản lý. Khi các các quản lý dử dụng phương pháp kinh nghiệm để đánh giá hệ thống thông tin dựa vào các thông tin thu thập được từ các hệ thống khác cũng như hệ thống của chính họ và dựa vào những kinh nghiệm của các nhà quản lý để đánh giá hiệu quả của hệ thống thông tin quản lý. 7.4. Phương pháp so sánh Phương pháp so sánh là phương pháp mang hệ thống thông tin cần xem xét đi so sánh với các hệ thông tin tương tự hoặc một hệ thống thông tin được chọn làm mẫu. Mục đích của phương pháp này là doanh nghiệp có một hệ thống thông tin gọi là A1 và một hệ thống thông tin chuẩn gọi là A0 thì có hai câu hỏi đặt ra là: Giá trị của hệ thống A0 là gì ?, và hệ thống A0 có giá trị sử dụng như thế nào so với hệ thống A1 một mà doanh nghiệp đang sử dụng về khía cạnh kinh tế cũng như tính năng. Cách tiếp cận hệ thống bằng phương pháp so sánh có thể sử dụng để xác định phương án khả thi nhất, và đảm bảo cho hệ thống đang được xem xét có được lý do để chứng minh cho các khoản chi phí dành cho hệ thống thông tin quản lý. CHƯƠNG II: CƠ SỞ DỮ LIỆU
• 22. Prosperity Z Trang 22 1. Một số khái niệm của cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu là một đơn vị tích hợp các dữ liệu chọn lọc chứa trong một bộ nhớ và có khả năng truy cập trực tiếp đến các thành phần khác nhau dựa trên sự phân tán thông tin được quản lý bằng các phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu chuyên biệt, các phần mềm này được gọi là hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Dữ liệu là những sự kiện thực tế được tổ chức và lưu lại trong máy tính. Trường là một nhóm ký tự được sử dụng để làm tiêu đề cho một nhóm các dữ kiện được lưu lại. Biểu ghi là một tập hợp các trường được liên kết lại với nhau liên quan tới một người, một nơi chốn, một sự vật hoặc một sự kiện nào đó. Tệp là một hoặc nhiều các biểu ghi được ghi theo cùng một tiêu chuẩn thống nhất nghĩa là được tổ chức theo cùng một số trường nhất định. Ví dụ các hệ quản trị cơ sở dữ liệu như: Microsoft Office Access, Microsoft SQL Server, IBM DB2, Oracle MySQL… 1.1.Thực thể(Entry) Thực thể là các đối tượng mà các nhà quản lý muốn quản lý và lưu trữ thông tin về đối tượng trên hệ thống thông tin quản lý. Ví dụ về một số đối tượng mà nhà quản lý trong doanh nghiệp muốn quản lý: Nhân viên, khách hàng, máy móc thiết bị… Muốn quản lý tốt các thực thể trong hệ thống thông tin các nhà quản lý cần trao đổi với các nhà phân tích thiết kế hệ thống thông tin và các nhà xây dựng hệ thống thông tin để hiểu rõ các thực thể cần quản lý, vì có thể có nhiều thực thể cùng loại, và cũng có thực thể thuộc nhiều loại. Ví dụ như có nhiều thực thể là khách hàng, và cũng có nhiều khách hàng vừa là khách hàng vừa là nhà cung cấp. Nên trong hệ thống thông tin cấn phân tích rõ tất cả các thông tin về một thực thể để giúp việc quản lý thực thể được logic và khoa học không xảy ra tình trạng quản lý chồng chéo. 1.2.Trường dữ liệu(Filed) Trường dữ liệu(Filed) hay là cột dữ liệu(Column) nằm trong bảng dữ liệu. Trong một bảng dữ liệu không thể có hai cột dữ liệu trùng tên nhau. Trên mỗi cột dữ liệu chỉ lưu các dữ liệu cùng loại. Thứ tự cột trước sau của cột trong bảng dữ liệu là không quan trọng. Các thuộc tính cơ sở của một trường gồm: Tên trường(Field name), kiểu dữ liệu(Data Type), độ rộng của dữ liệu(Filed size). Ví dụ 1: Ta có bảng Nhân viên dùng để lưu trữ thông tin về nhân viên, trong vảng có hai trường lưu trữ thông tin: Trường Mã Nhân Viên: Lưu trữ thông tin về mã nhân viên, Trường Tên Nhân viên: Lưu trữ thông tin về tên nhân viên Ví dụ 2: Ta có bảng gồm hai cột Mã nhân viên và Tên môn học gồm các thuộc tính cơ sở như sau 1.3.Bản ghi(Record)
• 23. Prosperity Z Trang 23 Bản ghi là gồm toàn bộ các thông tin liên quan đến một đối tượng cần quản quản lý. Trong cùng một bảng không thể có hai bản ghi trùng lặp nhau về thông tin lưu trữ. Thứ tự trước sau giữa các bản ghi trong bảng là không quan trọng. Ví dụ: Thông tin về một nhân viên của công ty: 1.4.Bảng(Table) Bảng dữ liệu là nơi lưu trữ thông tin về đối tượng cần quản lý. Bảng dữ liệu gồm nhiều dòng và nhiều cột. Trong một bảng dữ liệu cần phải có ít nhất một trường dữ liệu. Ví dụ để lưu trữ thông tin 5 thông về 5 nhân viên ta cần 5 dòng và 5 cột: 1.5.Khóa chính(Primary Key) Khóa chính(Primary key) là một hoặc nhiều trường trong cùng một bảng mà dữ liệu tại các cột này bắt buộc phải có(không được để trống) và đồng thời phải duy nhất không được phép trùng lặp(tính duy nhất của dữ liệu). Hơn thế nữa, giá trị dữ liệu của khóa chính được xác định duy nhất các giá trị của các trường khác trong cùng một dòng. 1.6.Khóa ngoại Là một hoặc nhiều trường trong một bảng mà các trường này là khóa chính của một bảng khác. Do đó dữ liệu tại các cột này bắt buộc phải tồn tại ở trong một bảng khác(tính tồn tại dữ liệu). Ví dụ ta có bảng cơ sở dữ liệu sau: Trong đó: Bảng NHÂN VIÊN có cột Mã Nhân Viên là khóa chính. Thông thường trong mô hình quan hệ, để viết gọn, chúng ta có thể viết bảng theo cú pháp sau: (Mã Nhân Viên, Tên Nhân Viên). Các cột được gạch dưới trong bảng chính là khóa chính của bảng. Để thể hiện một phụ thuộc hàm trong bảng NHÂN VIÊN chúng ta có thể viết: Mã Nhân Viên -> Tên Nhân Viên. Bảng PHÒNG BAN có cột Mã phòng ban là khóa chính khi đó sẽ thể hiện: Phòng ban(Mã phòng ban, Tên phòng ban, Trưởng phòng ban). Bảng LƯƠNG THÁNG có cột Mã nhân viên vừa là khóa chính và là khóa ngoại.
• 24. Prosperity Z Trang 24 Lương tháng(Mã nhân viên, Lương cơ bản, Phụ cấp, Mức lương). Mã nhân viên -> Lương cơ bản, Phụ cấp, Mức lương. 2. Những hoạt động chính của cơ sở dữ liệu Những hoạt động chính của cơ sở dữ liệu là việc thông qua các hệ quản trị cơ sở dữ liệu, hoặc các phần mềm quản lý hệ thống thông tin chuyên dụng để tiến hành việc cập nhật, truy vấn, lập báo cáo cơ sở dữ liệu cho các hệ thống thông tin. 2.1.Cập nhật dữ liệu Cập nhật cơ sở dữ liệu là việc nhập, sửa, xóa dữ liệu trong cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý thông qua các hệ quản trị dữ liệu, hoặc các phần mềm quản lý hệ thống thông tin chuyên dụng. Một số hệ quản trị cơ sở dữ liệu như: Access, Sql Server, DB2, Oracle,… Có hai cách để cập nhật dữ liệu cho các cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý: +Cách của người sử dụng bình thường là việc truy cập trực tiếp vào bản ghi dữ liệu đó trong hệ thống(cách này không an toàn cho hệ thống thông tin quản lý). +Cách của các nhà quản trị viên chuyên nghiệp là thông qua các câu lệnh truy vấn cơ sở dữ liệu. 2.2.Truy vấn dữ liệu Truy vấn cơ sở dữ liệu trong hệ quản trị cơ sở dữ liệu gồm có các loại truy vấn sau: +Truy vấn lựa chọn(Select Query): Là truy vấn lựa chọn rút trích dữ liệu trên một số cột hoặc nhiều bảng thỏa theo một điều kiện nào đó hoặc có thể tạo ra các cột tính toán từ dữ liệu trong bảng, nhóm dữ liệu trên các bảng có tính chất thống kê tổng hợp(Summary). +Truy vấn tạo bảng(Make- Table Query): Là truy vấn thực hiện việc rút trích dữ liệu của một hoặc nhiều bảng khác nhau và có thể phải thỏa một điều kiện đưa ra, sau đó sao chép kết quả thực hiện ra một bảng khác có cấu trúc và dữ liệu là những cột đã rút trích từ các bảng khác. +Truy vấn cập nhật(Update Query): Là truy vấn thực hiên việc sửa đổi đồng loạt các giá trị cho các cột trên nhiều dòng khác nhau trong bảng. Nếu trong quan hệ một- nhiều, chúng ta có chọn quy tắc ràng buộc tự động cập nhật các cột quan hệ(Cascade Update Related Fields) thì khi sửa đổi theo giá trị mới bên nhánh nhiều. Ngược lại thì chúng ta không thể sửa đổi được dữ liệu bên nhánh một nếu trong quan hệ ta không chọn quy tắc ràng buộc tự động cập nhật các cột quan hệ(Cascade Update Related Fields). +Truy vấn thêm(Append Query): Là truy vấn thực hiện việc them dữ liệu mới từ một bảng khác vào trong cuối một bảng, hoặc thêm chỉ một dòng dữ liệu mới vào cuối một bảng. +Truy vấn xóa(Delete Query): Là truy vấn thực hiện việc xóa một hoặc nhiều dòng dữ liệu trong các bảng phải thỏa mãn điều kiện muốn xóa. Nếu trong quan hệ một- nhiều, ta chọn qui tắc ràng buộc tự động xóa các dòng lệnh(Cascade Delete Related Records) thì khi xóa dữ liệu bên nhánh một tự động Hệ quản trị cơ sở dữ liệu sẽ xóa toàn bộ dữ liệu có quan hệ bên nhánh nhiều, ngược lại thì chúng ta không thể xóa dòng bên nhánh một nếu đã có dữ liệu bên nhánh nhiều khi chưa chọn quy tắc ràng buộc tự động xóa các dòng quan hệ.
• 25. Prosperity Z Trang 25 +Truy vấn chéo(Crosstab Query): là truy vấn thực hiện việc tạo các báo cáo có tính chất thống kê, thể hiện các dòng dữ liệu lưu trữ tỏng bảng thành các cột khi hiển thị ra ngoài. 2.3.Lập các báo cáo từ cơ sở dữ liệu Việc lập báo cáo từ cơ sở dữ liệu người sử dụng hệ thống thông tin quản lý có thể đưa thông tin dữ liệu từ bên ngoài vào các bảng trong một số ứng dụng. Tuy nhiên khi có yêu cầu, thì các thông tin này phải được tổng hợp và sắp xếp lại theo một thứ tự nào đó để có thể in ra màn hình hoặc máy in cho người dùng xem. Những công cụ lập báo cáo sẽ giúp chúng ta thực hiện công việc này được dễ dàng hơn. Việc lập báo cáo cần phải cơ cơ sở dữ liệu nguồn. Lập báo cáo thông qua các phần mềm hỗ trợ, phần mềm hỗ trợ việc lập báo cáo thông dụng hiện nay là Crystal Report. Crystal Report có thể hỗ trợ việc lập báo cáo từ cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ quản trị cơ sở dữ liệu như: Sysbase, IBM DB2, Ingres, Microsoft Access, Microsoft SQL Server, MySQL, Interbase và Oracle. Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu cũng có công cụ hỗ trợ lập báo cáo nhưng công cụ tích hợp đó chỉ phù hợp với những hệ thống thông tin nhỏ và công cụ đó không có tính linh hoạt như những phần mềm chuyên dụng để viết báo cáo. Các thành phần của một báo cáo: Ví dụ về một báo cáo đã được lập:
• 26. Prosperity Z Trang 26 2.4.Cấu trúc tệp và mô hình dữ liệu Cấu trúc tệp: Những ứng dụng ban đầu của hệ thống thông tin quản lý mà chúng ta nhận thấy đầu tiên đó là các ứng dụng cho những người làm công việc thư ký và hạch toán sổ sách trong một doanh nghiệp. Những ứng dụng này chủ yếu tập chung vào việc thực hiện việc đặt hàng, xuất hàng, lập kế hoạch làm việc, lập bảng trả lương hàng tháng,… tất cả những thông tin phục vụ cho những ứng dụng này, trước đây, được ghi vào sổ sách với thứ tự xác định để giúp những người sử dụng có khả năng lập báo cáo hoặc các bản tổng hợp tình hình một cách nhanh nhất có thể. Ngày nay, khi khả năng công nghệ thông tin với việc sử dụng máy tính đã trở nên phổ biến, tất cả những thông tin, dữ liệu này bắt đầu được hệ thống lại và ghi dưới dạng các tệp dữ liệu trong máy tính. Các dạng tệp này cùng với một số các chương trình phần mềm trợ giúp, giúp cho người sử dụng có khả năng tạo báo cáo chính xác và nhanh chóng. Hơn nữa, việc tổ chức các tệp một cách khoa học sẽ giúp cho việc tạo các cơ sở dữ liệu và các chương trình phân tích và tổng hợp dữ liệu từ những tệp chứa dữ liệu có sẵn đó trở nên rõ ràng và hiệu quả hơn. Mô hình cơ sở dữ liệu: là một tập hợp các cấu trúc logic được sử dụng để diễn tả cấu trúc dữ liệu và các mối quan hệ dữ liệu được tìm thấy trong một cơ sở dữ liệu. Mô hình quan hệ dữ liệu một – một: là mối quan hệ duy nhất tồn tại giữa hai thực thể. Từ thực thể này chỉ có thể có duy nhất một đường dẫn tới thực thể kia và ngược lại. Ví dụ, một người chỉ có một số chứng minh thư và một số chứng minh thư chỉ tương ứng với một người. Mô hình quan hệ một-nhiều: là mô hình quan hệ mà từ một gốc có thể chỉ tới nhiều điểm mới, nhưng mỗi điểm chỉ có một gốc duy nhất. Những mối quan hệ dạng này thường gặp rất nhiều trong các tổ chức doanh nghiệp. Ví dụ, một khách hàng có rất nhiều lần mua hàng với doanh nghiệp, vì vậy, trong hồ sơ lưu trữ tồn tại rất nhiều hóa đơn thanh toán của khách hàng này. Tuy nhiên, ngược lại, mỗi hóa đơn lại chỉ liên quan tới một khách hàng duy nhất của doanh nghiệp. Mô hình quan hệ nhiều-nhiều: là mô hình quan hệ mà cả gốc và ngọn đều có quan hệ đa phương. Từ một gốc, có thể có nhiều ngọn khác nhau, và ngược lại, từ một ngọn, có thể có nhiều điểm gốc dẫn tơi nó. Ví dụ, trong một trường học một sinh viên có thể học nhiều môn học khác nhau, nhưng ngược lại một môn học lại có rất nhiều sinh viên theo học nó. Những mối quan hệ kiểu nhiều nhiều trong thực tế để có thể áp dụng vào hệ thống thông tin quản lý thì thường phải tách thành các mối quan hệ một- một, hoặc một – nhiều. 3. Một số kỹ thuật hiện đại thiết kế và sử dụng cơ sở dữ liệu 3.1.Cơ sở dữ liệu và kỹ thuật Client/Server Kỹ thuật liên kết cơ sở dữ liệu kiểu chủ khách(Server/Client) ra đời từ những năm 1990, đó là phương pháp chia sẻ thông tin trên mạng theo cách chia sẻ các chức năng sử dụng và khai thác phần mềm thành hai phần riêng biệt. Máy khách(Client) sử dụng mạng để truy cập, lấy dữ liệu, và xử lý dữ liệu trên máy trạm với các công cụ máy tính thông thường. Máy chủ(Server) hoạt động thường là một máy tính lớn được sử dụng chủ yếu để lưu trữ, khôi phục và bảo vệ dữ liệu cho hệ thống thông tin quản lý.
• 27. Prosperity Z Trang 27 Quá trình xử lý dữ liệu theo kỹ thuật chủ khách đòi hỏi: Máy chủ và máy khách phải có khả năng truyền thông cho nhau. Máy khách chủ động tạo kết nối, tạo các thiết lập đường truyền tới máy chủ Máy chủ phải có đủ các dữ liệu và dịch vụ nhằm đáp ứng được nhu cầu của máy khách và đồng thời có khả năng giao quyền tới máy khách. Máy chủ chịu trách nhiệm giải quyết các xung đột giữa các máy khách trên đường truyền. Quá trình xử lý dữ liệu và truyền tải dữ liệu được điều khiển bằng các phần mềm ứng dụng được chia sẻ giữa máy chủ và máy khách. 3.2.Cơ sở dữ liệu hướng đối tượng Cơ sở dữ liệu hướng đối tượng được sử dụng trong kỹ thuật lập trình hướng đối tượng. Đối tượng là tập hợp gồm dữ liệu và các thao tác thực hiện trên đối tượng đó. Cơ sở dữ liệu hướng đối tượng xử lý các bảng, các truy vấn và các đối tượng. Khả năng Mô đun hóa và việc sử dụng lại nhanh và dễ dàng các đối tượng xuất hiện trong tổ chức giúp giảm thời gian và tiền bạc cho việc sử dụng cơ sở dữ liệu. Tuy nhiên cơ sở dữ liệu hướng đối tượng đầy đủ theo nghĩa của nó thì còn đang trong giai đoạn thử nghiệm. Cơ sở dữ liệu hướng đối tượng đòi hỏi sự khác biệt trong việc viết Code cho các chương trình của hệ thống thông tin quản lý. Mặc dù cơ sở dữ liệu hướng đối tượng có rất nhiều lợi thế nhưng vẫn không có được nhiều thành công. Về mặt lý thuyết đây là những điều rất ấn tượng tuy nhiên trong thực tế vẫn chưa được các chuyên gia lập trình hệ thống và các nhà phân tích thiết kế hệ thống sử dụng rộng rãi. 3.3.Liên kết ứng dụng Website với cơ sở dữ liệu tổ chức Việc liên kết ứng dụng Website với cơ sở dữ liệu trong các tổ chức doanh nghiệp giúp phần quản lý được hiệu quả hơn là một xu thế cho các hệ thống thông tin quản lý hiện nay vì: Các phần mềm trình duyệt website rất dễ sử dụng đối với mọi người. Giao diện Website không đòi hỏi cơ sở dữ liệu nội bộ thay đổi, có hiệu quả và ít tốn kém hơn nhiều so với tái thiết lập hệ thống cũ để tăng khả năng truy cập. Ngoài ra, ưu điểm nổi bật của công nghệ website là khả năng tái tự động các ứng dụng từ máy chủ. Ưu điển của mô hình này hơn hẳn các mô hình trên và có khả năng triển khai rộng thông qua mạng Internet. Trong đường chuyền mạng internet ta có thể thiết lập mạng riêng ảo cho doanh nghiệp. Kỹ thuật cơ bản là việc lấy nội dung từ cơ sở dữ liệu được đặt trên máy chủ và hiển thị trên trang website thông qua trình duyệt website. Căn cứ vào thẩm quyền truy nhập, trang website sẽ hiển thị các thông tin cần thiết đối với từng người sử dụng, mật mã, cũng như giới hạn quền sửa, gửi báo cáo, phân tích, tổng hợp báo cáo, đồng thời các nhà quản trị mạng có thể giám sát chặt chẽ việc truy cập cũng như gửi báo cáo tới các địa chỉ. Truy cập cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp thông qua website tạo ra nhiều hiệu quả và cơ hội, thậm chí còn có thể làm thay đổi phương thức kinh doanh. Một số công ty đã thiết lập những công việc kinh doanh mới dựa trên khả năng truy cập các cơ sở dữ liệu lớn thông qua website.
• 28. Prosperity Z Trang 28 Một số khác sử dụng công nghệ website để nhân viên có thể thất tổng thể thông tin về doanh nghiệp. Ở Việt Nam có một số tổ chức cũng đã ứng dụng hiệu quả công nghệ này. Từ đó giảm bớt chi phí nhân công, cũng như thuận tiện trong việc điều hành và quản lý. Từ đó có các biện pháp quản lý hiệu quả, nhanh chóng đưa ra quyết định điều hành phù hợp với tình hình thực tế.
• 29. Prosperity Z Trang 29 CHƯƠNG III: CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP 1. Hệ thống thông tin Marketing(MIS Marketing Information System) Mục tiêu của hệ thống thông tin Marketing nhằm thỏa mãn nhu cầu và ý muốn khách hàng và hệ thống thông tin Marketing có các chức năng cơ bản: +Xác định khách hàng hiện tại. +Xác định khách hàng tương lai. +Xác định nhu cầu khách hàng. +Lập kế hoạch phát triển sản phẩm và dịch vụ để đáp ứng nhu cầu khách hàng. +Định giá sản phẩm và dịch vụ. +Xúc tiến bán hàng. +Phân phối sản phẩm và dịch vụ đến khách hàng Quy trình hoạt động của hệ thống thông tin Marketing gồm 7 công đoạn theo một vòng tròn khép kính: +Quản trị cơ sở dữ liệu. +Thu thập các thông tin marketing. + Xác định cơ hội để tung hàng hóa ra thị trường. + Triển khai bán hàng. + Giám đốc Marketing xác lập kế hoạch tiêu thụ hàng hóa. + Giám đốc kinh doanh đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh. + Đánh giá lợi nhuận thu được. Sơ đồ của hệ thống thông tin marketing: Hệ thống thông tin Marketing trong một doanh nghiệp có một vai trò rất quan trọng nhất là trong nền kinh tế thị trường vì chức năng kinh tế của hệ thống thông tin quản lý là lập kế hoạch, mở rộng thị trường cho một sản phẩm, phát triển sản phẩm mới và thị trường mới để có thể phục vụ khách hàng hiện tại và tương lai một cách tốt nhất. Việc phát triển hệ thống thông tin quản lý Marketing nhằm nối kết các thông tin từ các hoạt động marketing khác nhau. Mô hình hoạt động của một hệ thống thông tin Marketing: Vai trò của hệ thống thông tin quản lý marketing là đánh giá những thông tin cần thiết cho các nhà quản lý , phân phối các thông tin một cách kịp thời tới các nhà quản
• 30. Prosperity Z Trang 30 lý marketing. Các doanh nghiệp thường sử dụng hệ thống thông tin quản lý marketing và bán hàng cho việc lên kế hoạch sản xuất, định giá cho sản phẩm, thiết kế các chiến dịch quản cáo, các chiến dịch khuyến mại, dự báo thị trường tiềm năng cho các sản phẩm mới và cũ, và xác định các kênh phân phối hàng hóa cho doanh nghiệp. Một số công thức tính toán nhằm phân tích sự biến động của giá cả và lượng hàng hóa tiêu thụ trên thị trường bằng phương pháp chỉ số: + Tính toán chỉ số tổng hợp giá cả: CSG=∑GKG*HBC/ ∑GBC*HBC 1.1.Các hệ thống thông tin Marketing tác nghiệp 1.1.1. Hệ thống thông tin bán hàng Hệ thống thông tin quản lý bán hàng giúp cho các nhân viên bán hàng các hoạt động bán hàng như xác định khách hàng tiềm năng, tạo mối quan hệ với khách hàng, bán hàng trọn gói và theo dõi bán hàng. Có rất nhiều hệ thống thông tin quản lý có chức năng hỗ trợ cho nhân viên bán hàng. Các nhà quản lý bán hàng cần phải lập kế hoạch, kiểm soát, và cung cấp các hoạt động hỗ trợ cho những nhân viên bán hàng trong tổ chức của họ. Trong phân lớn các doanh nghiệp, hệ thống máy tính tạo ra các báo cáo về bán hàng cùng việc phân loại hàng hóa bán theo từng loại, theo từng dạng khách hàng, theo từng người bán hàng và từng khu vực bán hàng. Những báo cáo này nhằm hỗ trợ cho những nhà quản lý marketing và người bán hàng. Việc phân tích các con số bán hàng mới chỉ là một mặt của việc sử dụng máy tính trong quản lý bán hàng và hỗ trợ bán hàng. Hệ thống thông tin bán hàng trên máy tính còn cung cấp những cơ sở cho việc tự động hóa việc bán hàng. Ở nhiều doanh nghiệp, lực lượng bán hàng được hỗ trợ với các máy tính xách tay, giúp họ có khả năng bán được nhiều hàng hơn, đồng thời tăng khả năng phân tích các thông tin bán hàng một cách nhanh chóng và đầy đủ hơn. Việc đó còn cho phép các nhà quản lý bán hàng và marketing tăng cường khả năng hỗ trợ của họ đối với người bán hàng. Hệ thống thông tin bán hàng gồm các hệ thống nhỏ sau: +Hệ thống thông tin khách hàng tương lai: Các nguồn thông tin phục vụ cho việc xác định các khách hàng tương lại có thể xây dựng từ các mẩu tin trên báo chí, danh bạ điện thoại, phiếu thăm dò khách hàng, hoặc từ các nhà cung cấp. Khi tệp các khách hàng tương lai được lưu trữ trên đĩa từ, thì các nhân viên bán hàng sẽ dễ tìm ra và tổng hợp thông tin về họ. Như vậy đầu ra của hệ thống thông tin khách hàng tương lai có thể gồm các danh mục khách hàng theo địa điểm, theo loại sản phẩm, theo doanh thu gộp hoặc theo các chỉ tiêu khác có tầm quan trọng đối với lực lượng bán hàng. Các cơ sở dữ liệu trực tuyến (Online) cũng là nguồn thông tin về khách hàng tương lai. Hệ thống thông tin khách hàng tương lai có chức năng quan trọng nhất là xác định khách hàng tương lai của doanh nghiệp sẽ là ai ? Việc xác định khách hàng tương lai là công việc tốn nhiều thời gian và công sức và các ngồn thông tin rất đa dạng và khác nhau. Dựa trên cơ sở các thông tin được hệ thống thông tin khách hàng tương lai phân tích ra danh sách khách hàng tương lai để doanh nghiệp có những chiến lược phát triển sao cho phù hợp với tình hình kinh tế thị trường hiện nay. +Hệ thống thông tin liên hệ khách hàng: Cung cấp thông tin cho bộ phận bán hàng về các khách hàng, về sở thích của họ đối với các sản phẩm vè dịch vụ và số liệu về quá trình mua hàng của họ trong quá khứ. Khi thông tin đã được lưu trữ trên đĩa từ, các nhân viên bán hàng có thể dễ dàng xác định được tất cả những khách hàng ưu

Download