BÀI TIỂU LUẬN MÔN TỔ CHỨC SỰ KIỆN | Luuvanlinh

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOÀ BÌNH KHOA: QUAN HỆ CÔNG CHÚNG VÀ TRUYỀN THÔNG ………………….o0o………………….

BÀI KIỂM TRA GIỮA KỲ

MÔN: TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Họ và Tên: Lưu Văn Linh

Ngày sinh : 20/10/1990

Lớp     : PR1-k2

 

 

 

Đề bài:

 

1. Hãy nêu vai trò của hoạt động tổ chức Sự kiện đối với Doanh nghiệp?

2. Làm thế nào để đánh giá là một sự kiện nào đó có thành công hay không? Hãy nêu một ví dụ về một sự kiện thành công hoặc không thành công và giải thích lý do tại sao sự kiện đó thành công hoặc chưa thành công?

 

3. Thông qua việc tìm kiếm thông tin trên Internet hãy lấy ví dụ và phân tích một sự kiện cụ thể để thấy sự cần thiết của việc tạo ra CONCEPT (ý tưởng thể hiện chủ đề xuyên suốt sự kiện) đến sự thành công của sự kiện đó. Gợi ý: sự kiện Cuộc thi Bắn pháo Hoa Đà Nẵng, Festival Cà Phê Buôn Ma Thuật, …

 

Yêu cầu:

Bài tập được sinh viên tìm hiểu và làm tại nhà. Sinh viên nộp bài bằng bản in đánh máy. Sinh viên có thể cùng phân tích một sự kiện. Tuy nhiên, đối với các bài sao chép giống nhau về câu chữ cũng như nội dung, giảng viên sẽ sử dụng hình thức phỏng vấn để đánh giá kiến thức thực sự của các sinh viên đó. Những sinh viên cố tình sao chép sẽ bị phạt điểm.

 

 

4. Hãy lập đề án tổ chức một sự kiện do sinh viên tự lựa chọn.

Trong đó lưu ý trình bày rõ các phần:

Tính khả thi của sự kiện khi đưa vào thực tế

Concept của sự kiện

Tại sao: sự cần thiết, mục đích, ý nghĩa

Ai: Đơn vị tổ chức, phối hợp, bảo trợ, tham gia, VIP

Khi nào: thời gian, tiến độ (timeline)

Ở đâu: địa điểm

Cái gì: Nội dung, hình thức

Hết bao nhiêu tiền: chi phí, tiến độ chi tiền

 

 

 

 

 

ĐỀ ÁN TỔ CHỨC

BUỔI OFFLINE MỪNG SINH NHẬT 5 NĂM GAME “CON ĐƯỜNG TƠ LỤA”

———————

I. Mục đích và ý nghĩa:

Kỷ niệm 5 năm chính thức game có mặt tại việt nam 14/09/2006 – 14/09/2011.

Tăng cường hoạt động, quảng bá game ở ViệtNam.

Đánh giá bước đầu tác động sau 5 năm hoạt động game CON ĐƯỜNG TƠ LỤA tại ViệtNam.

Tạo diễn đàn cho các câu lạc bộ, các game thủ trong nước vừa có một diễn đàn giao lưu chung về sở thích đồng thời đó cũng là một sân chơi bổ ích, lý thú.

Nâng cao nhận thức về việc chơi game điều độ để vừa giải trí vừa làm việc hiệu quả cho người chơi.

II. Mục tiêu:

BUỔI OFFLINE MỪNG SINH NHẬT 5  NĂM GAME “CON ĐƯỜNG TƠ LỤA” mong muốn đạt được những mục tiêu cụ thể sau:

Cung cấp cho các game thủ cái nhìn toàn cảnh về hoạt đông của game 3D có mặt tại ViêtNamtrong 5 năm qua.

Đại diện của một số các câu lạc bộ, các game thủ nêu lên những mong muốn của mình đối với game online CON ĐƯỜNG TƠ LỤA.

Các game thủ của các khu vực nêu lên những vấn đề (ưu và nhược điểm)  khi chơi game.

Thông qua BUỔI OFFLINE nhà phát hành game CON ĐƯỜNG TƠ LỤA sẽ đưa ra những thông tin cụ thể về những vấn đề đang được cộng đồng game quan tâm cũng như các hình thức thay đổi phù hơp nhằm làm hiệu quả hơn.

III. Thời gian: 

 

Từ 18h 00 đến 21h 00 ngày 14/9/2011

IV. Địa điểm:

 

Phương án 1:

hội trường Nhà văn hóa Quận Cầu Giấy, Hà Nội

Phương án 2:

26 Nguyễn Phong Sắc, Cầu Giấy, Hà Nội

V. Thành phần:

 

Thành phần khách mời:

VIP: đại diên Bộ Văn Hoá Thể Thao và Du Lịch

Về phía nhà phát hành game:  Giám đốc nhà phát hành game CON ĐƯỜNG TƠ LỤA, và 10 giám đốc các game online khác.

Về phía khách mời: các câu lạc bộ game, những thanh, thiếu niên trong độ tuổi từ 16 đến 30, đặc biệt là trai.

Về phía khách truyền thông:

+ Truyền hình: VTC, VOV.

+ Báo: Báo Sinh Viên ViệtNam, vnexpress, và một số báo khác…

Tổng số khách mời dự kiến: 500 – 600 khách mời.

VI. Đơn vị Tổ chức:

 

Nhà phát hành game CON ĐƯỜNG TƠ LỤA.

VII. Nội dung chính Chương trình:

BUỔI OFFLINE MỪNG SINH NHẬT 5  NĂM GAME “CON ĐƯỜNG TƠ LỤA”

Thời gian	Hoạt động	Đối tượng
18:00 – 18:30	Đón khách
18:30 – 18:35	Một điệu nhảy sôi động để hâm nóng khán đài.	Nhóm nhảy
18:35 – 18:50	Giới thiệu và Khai mạc	MC
18:50 – 19:00	Phát biểu của nhà phát hành game CON ĐƯỜNG TƠ LỤA. Giới thiệu mục đích và nội dung của chương trình.	Giám đốc
19:00 – 19:05	Bài hát	Ca sĩ
19:05 – 19:25	Nhà phát hành game nói về những thay đổi mới, những tính năng mới thay đổi trong game.	Đại diện nhà phát hành game Con Đường Tơ Lụa.
19:25 – 19:30	Một trò chơi đoán đồ vật ở trong game	Sự tham gia của khán giả
19:30 – 19:55	Tiếp theo sẽ là một trò chơi liên quan đến game Con Đường Tơ Lụa	Khan giả
19:55 – 20:00	Một điệu nhảy nữa do nhóm thể hiện	Nhóm nhảy
20:00 – 20:30	Những trận đấu liên sever, trận chung kết để cuối cùng nhất.	Sự tham gia của các câu lạc bộ được mời tham gia buổi online
20:30 – 20:35	Một ca khúc	Ca sĩ thể hiện
20:35 – 20:40	Phần bốc thăm trúng thưởng ngẫu nhiên dành tặng cho khan giả tới tham dự buổi offline.	MC bốc và công bố luôn
20:40 – 20:50	Trận chung kết liên sever	2 câu lạc bộ
20:50 – 21:00	Tổng kết chương trình và cắt bánh mừng Sinh Nhật	Khách VIP, các giám đốc nhà phát hành game

VIII. Kế hoạch truyền thông cho Sự kiện:

 

Trước khi sự kiện diễn ra:

Đăng phát thông tin về sự kiện trên trang chủ của game CON ĐƯỜNG TƠ LỤA và trên Báo

Khi sự kiện diễn ra:

Mời các báo, đài truyền hình đến đưa tin:

+ Truyền hình: VTC, VOV

+ Báo: Báo Sinh Viên ViệtNam, vnexpress, và một số báo khác…

Sau khi diễn ra sự kiện:

Liên hệ với báo giới để lấy các tin bài.

IX. Dự trù kinh phí:

Tổng chi phí : 250.000.000đ (hai trăm năm mươi triệu đồng) ( bao gồm VAT) bản chi tiết chưa kèm theo.

Câu 1: vai trò của tổ chức sự kiện đối với doanh nghiệp:

Xây dựng/tạo dựng và duy trì hình ảnh, uy tín cho tổ chức.

Xây dựng và quảng bá thương hiệu đối với cộng đồng. PR được đánh giá là phương tiện quan trọng và hiệu quả hàng đầu trong việc định vị và xây dựng thương hiệu cho các tổ chức, cá nhân.

Khuyến khích công chúng tham gia vào các hoạt động của tổ chức, tạo động lực cho nhân viên/thành viên tích cực làm việc, đóng góp vì quyền lợi của tập thể.

Bảo vệ tổ chức trước các cơn khủng hoảng.

Tổ chức sự kiện có vai trò rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Nó góp phần “đánh bóng” cho thương hiệu và sản phẩm của doanh nghiệp. Vậy, muốn biết được vai trò của tổ chức sự kiện quan trọng như thế nào thì trước hết chúng ta cần phải hiểu được Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện bao gồm các hoạt động như: Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới, Lễ động thổ, Lễ khai trương, Lễ khánh thành, Tổ chức cưới hỏi, Sinh nhật, Hội nghị khách hàng, các cuộc thi lớn ( thi Tiếng hát truyền hình, Hội thao…), Hội thảo, Triển lãm tranh ảnh,…Tất cả những hoạt động đó đều có chung một mục đích là nhằm góp phần “đánh bóng” thương hiệu và sản phẩm của công ty.

Những hoạt động tổ chức sự kiện đó ngày càng gia tăng. Hơn nữa lại được các tổ chức cũng như doanh nghiệp trong và ngoài nước đẩy mạnh trong những năm gần đây. Qua đó, chúng ta đã thấy được vai trò quan trọng của nghề Tổ chức sự kiện đối với các tổ chức, đặc biệt là đối với doanh nghiệp lớn như thế nào.

Nói đến Tổ chức sự kiện là nói phương thức giao ngoài, tổ chức các sự kiện của doanh nghiệp, của các tổ chức xã hội, hoặc là sự kết hợp của cả hai. Ở đây không có giới hạn cho việc phát triển công ty thành công ty Tổ chức sự kiện. Điều này hoàn toàn khả thi trong việc tổ chức mọi thể loại sự kiện, từ lễ cưới cho đến một buổi họp chính trị. Một đội Tổ chức sự kiện có thể được sử dụng để tổ chức cho bất kì buổi họp doanh nghiệp nào.

Tổ chức sự kiện có vai trò rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Bởi lẽ, thông qua việc tổ chức sự kiện doanh nghiệp quảng bá được thương hiệu, hình ảnh, sản phẩm ra ngoài thị trường nhằm cạnh tranh với các sản phẩm khác và qua đó để thu lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. Đó là mục đích cuối cùng của doanh nghiệp. Hơn nữa, qua đó doanh nghiệp còn giới thiệu, trưng bày được những sản phẩm mới đến với công chúng, đặc biệt là công chúng mục tiêu.

Tóm lại, khi sự kiện được diễn ra thì công chúng có thể biết đến và có cái nhìn thiện cảm nhất đối với doanh nghiệp đó.

Cụ thể, ta có thể nhận thấy một số vai trò thiết yếu của việc Tổ chức sự kiện đối với doanh nghiệp như sau:

+ Khuyến khích sự hài hòa cùng có lợi giữa công chúng và doanh nghiệp.

+ Công chúng biết đến sự kiện của công ty/doanh nghiệp.

+ Đáp ứng nhu cầu về thông tin của công chúng.

+ Khẳng định thương hiệu của doanh nghiệp.

+ Thu hút được công chúng. Đặc biệt chú trọng là công chúng mục tiêu.

+ Thu hút được giới Truyền thông: Nhà báo, các kênh truyền hình.

+ Giúp tạo dựng, duy trì và phát triển hình ảnh của Công ty/tổ chức.

+ Giúp xây dựng, cải tạo, duy trì mối quan hệ của công ty/tổ chức với các nhóm đối tượng công chúng như: Truyền thông, Nhân viên, Khách hàng, Nhà đầu tư,…

+ Hỗ trợ, dọn đường cho Marketing.

+ Thực hiện nhu cầu sở thích của công chúng.

+ Khuyến khích sự hài hòa giữa toàn thể nhân viên trong công ty với nhau và doanh nghiệp với công chúng.

+ Cung cấp thông tin hữu ích cho khách hàng.

     Câu 2: tiêu chí để đánh giá sự kiện thành công.

Phải lên được bản kế hoạch chi tiết chương trình thực hiện: người chịu trách nhiệm chính cho từng công việc, làm việc gì, tiến độ thực hiện, ngân sách…

Phải dự trù được nhiều phương án ứng phó khi triển khai thực hiện.

Liên hệ các đối tác sẽ cùng làm việc, có thể sử dụng thêm dịch vụ bên ngoài.

Họp kiểm tra tiến độ thường xuyên.

Dành đủ thời gian dự phòng.

Tạo ra sự kiện “ giật gân”

Sự kiện giật gân có tác dụng khiến báo chí đưa tin “kịch tính” hơn và nhiều hơn. Với công chúng, sự kiện giật gân cũng dễ nhớ hơn và giúp xây dựng được hình ảnh thương hiệu ấn tượng hơn.

Những sự kiện giật gân thường gắn với chữ NHẤT: lớn nhất, đông nhất, cao nhất, nhiều nhất…

+ Túi thân thiện với môi trường to nhất ViệtNam

+ Bánh chưng lớn nhất ViệtNam

1. Event này dành cho ai?

Nghiên cứu khách tham dự là ai? Họ mong muốn, suy nghĩ, yêu thích cái gì? Thói quen, địa vị xã hội của họ ra sao? Nên nhớ, mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những vị khách mà sự kiện đó thu hút được, kể cả những khách hàng tiềm năng.

Cần phải lên kế hoạch chi tiết cho những hoạt động của sự kiện, nhằm thu hút đông đảo đối tượng cần hướng tới. Đồng thời hạn chế những đối tượng không có tiềm năng, để chúng ta có thể làm việc tập trung và có hiệu quả hơn.

Sự kiện có quy mô tầm cỡ đến đâu và có ấn tượng đến đâu cũng sẽ trở thành vô nghĩa nếu xác định sai đối tượng mục tiêu.

2. Tại sao phải tổ chức event này?

Khi làm ra sản phẩm, doanh nghiệp phải biết tại sao lại làm ra nó, phải xác định rõ về cơ cấu sản phẩm là gì. Không đơn giản là cứ để tền củ công ty lên từng sản phẩm, mà phải tạo ra sức sống cho sản phẩm đó, để sản phẩm đó có được sự chiêm ngưỡng của ngời tiêu dùng.

Khi tổ chức sự kiện cũng vậy, phải đặt mục tiêu cụ thể:

Tại sao phải tổ chức sự kiện này? Tổ chức để làm gì?

Tổ chức như thế nào?

Nhu cầu của khách hàng?

Làm sao để thu hút người tham dự quan tâm?

Kế hoạch và ngân sách là những căn cứ để chúng ta đánh giá hiệu quả công việc. Mặc dù thường được thực hiện nhất trong khi làm PR, nhưng tổ chức sự kiện lại không được chú trọng và đầu tư đúng mức. Vì thế khó lòng “cân, đo” được những kết quả mà hoạt động này mang lại cho danh tiến của công ty, nếu không đặt ra trước những mục tiêu cần hướng đến. Đặt ra mục tiêu cho hoạt động tổ chức sự kiện là một công việc không hề đơn giản nhưng rất cần thiết.

3. Điều gì để lại dấu ấn khó phai?

Ý tưởng: Ý tưởng là ưu tiên số 1 và là cốt lõi dẫn đến sự thành công. Trong một event, sự thán phục, ngưỡng mộ của khách hàng mục tiêu then chốt, là công việc mà người làm event luôn phải sáng tạo, tìm tòi, học hỏi.

Thông điệp: Thông điệp mà bạn muốn truyền tải đến khách hàng mục tiêu phải thật đơn giản, dễ đi vào tiềm thức của họ nhất. Từ đó họ sẽ ra quyết định chọn lựa thương hiệu của bạn khi mua hàng.

Kế hoạch truyền thông cho sự kiện: Phải đưa ra hình thức quảng bá mà công chúng dễ nhận thấy nhất, thu hút nhất cả trước, trong và sau sự kiện.

4. Tạo được tiếng vang!

Một sự kiện gây được tiếng vang, không chỉ là sự kiện “hoành tráng mà còn phải biết chăm chút đến từng chi tiết nhỏ. Rất nhiều trường hợp, chính những tiểu tiết đã phá hỏng công sức đầu tư cho toàn bộ sự kiện. Làm sao để khán giả khi chứng kiến sự kiện phải thốt lên “WOW” một cách thán phục và duy trì được sự thán phục ấy suốt thời gian tổ chức đòi hỏi một kỳ công thật sự.

Điều kiện tiên quyết: SÁNG TẠO (duy nhất, đầu tiên, độc quyền, đứng nhất)  để tạo ra lợi thế khác biệt, thu hút khán giả.

Ví dụ về một sự kiện thành công  như sự kiện “Đại Lễ 1000 Năm Thăng Long Hà Nội”.

Sự kiện này thành công là nhờ công tác chuẩn bị của cuộc thi rất  chu đáo từ công tác chỉ đạo, tuyên truyền, vận động tài trợ, tổ chức phục vụ, đón khách, tiếp khách, vệ sinh môi trường, thi công khán đài bảo đảm an toàn… Đặc biệt là vấn đề phân luồng giao thông trong 10 ngày, từ 01 đến 10/10/2010, bảo đảm an ninh trật tự, vệ sinh, phục vụ lễ tân ở các khán đài cũng được chú trọng.  Khâu tổ chức của sự kiện chào mừng đại lễ được chuẩn bị rất bài bản.

Điển hình như việc thành phố kiên quyết chỉ đạo không cho xe có trọng tải lớn vào khu vực nội thành trong giờ cao điểm, vì vậy đã tránh được tình trạng lộn xộn, tắc nghẽn giao thông, thể hiện tính chuyên nghiệp rất rõ trong khâu tổ chức. Không có tình trạng đánh nhau trong những nơi có sự kiện diễn ra thể hiện sự văn minh của con người.

Cuộc thi cũng thể hiện sự quan tâm của lãnh đạo thành phố, sự tự hào, phấn khởi của người hà thành nói riêng và những người ngoại tỉnh trên cả nước nói chung về Đại Lễ 1000 Năm Thăng Long!

Thời tiết trong những ngày diễn ra Đại Lễ 1000 Năm Thăng Long cũng khá tốt. Công tác chỉ đạo xây dựng khán đài, chương trình nghệ thuật trước, trong ngày đại lễ chính cũng được chuẩn bị khá công phu. Mỗi một ngày khán giả được thưởng thức một món ăn tinh thần mới. chỉ đạo các khách sạn phục vụ du khách bằng các tour, góp phần vào thành công chung.

Câu 3: sự cần thiết của việc tạo ra CONCEPT

 

Concept được định nghĩ là Ý tưởng chủ đạo (Main Idea, core idea), tức là ý tưởng đi xuyên suốt trong chương trình, từ phong cách trang trí, set up cho tới các hoạt động đều xoay quanh việc làm nổi bật Concept của chương trình. Từ Concept, người ta phát triển tiếp những nhánh ý tưởng nhỏ khác như ý tưởng về thiết kế, ý tưởng về xây dựng hoạt động giải trí, ý tưởng về quà tặng… nhưng phải đảm bảo những ý tưởng đó làm tôn lên Concept.

Chúng ta có thể hiểu nôm na rằng Concept là xương sống, các ý tưởng con là những xương sườn, Concept thì phải thông qua những gì diễn ra ở Event làm cho người tham dự cảm nhận được nó.

Trong sự kiện  bắn pháo hoa ở Đà Nẵng. Concept ý tưởng xuyên suốt của sự kiên là “Lung linh sông Hàn” gói gọn trong 4 phần: Lung linh biển rộng – Lung linh bóng dáng những công trình – Lung linh chân dung người Đà Nẵng và Lung linh sông Hàn tất cả gắn liền với thiên nhiên, cảnh quan và con người Đà Nẵng.

UBNDTP Đà Nẵng đã công bố danh sách 4 đội pháo hoa quốc tế tham dự Cuộc thi Bắn pháo hoa Quốc tế Đà Nẵng năm 2011 gồm những đội Anh, Hàn Quốc, Ý và Việt Nam. Các đội đã có những màn trình diễn đẹp mắt và để lại trong lòng khán giả những hình ảnh đáng nhớ nhờ vào việc các đội đã bám sát vào chủ đề là Lung linh sông Hàn.

Cuộc thi đã phắc hoạ toàn thể vẻ đẹp của sông Hàn cũng như sự phát triển ngày một lớn mạnh của Đà Nẵng.

Cuộc thi bắn pháo hoa trên cho thấy Concept của sự kiên đã suyên suốt và làm nổi bật được nội dung mang tên “Lung linh sông Hàn”, nó khiến khán giả thấy được vẻ đẹp của Lung linh biển rộng – Lung linh bóng dáng những công trình – Lung linh chân dung người Đà Nẵng và Lung linh sông Hàn tất cả gắn liền với thiên nhiên, cảnh quan và con người Đà Nẵng.

Với những hoạt động chuẩn bị cho sự kiện được diễn ra. Trú trọng nhiều vấn đề quan tâm đến từng chi tiết nhỏ nhất đã tạo lên sự thành công cho sự kiện.

Các chương trình các hoạt động phù trợ ăn khớp với nhau trong công tác chỉ đạo. Các vấn đề chuẩn bị cho sự kiện cũng nhanh và ăn khớp với nhau như: khách mời: VIP, khách tham quan,….

Giấy mời, thư mời tài trợ, địa điểm,… cho đến những rủi ro và những  phương án dự phòng cũng được lên kế hoạch một cách chi tiết.

Mọi cuộc trình diễn pháo hoa luôn bám sát chủ đề gây ấn tượng sâu sắc cho người xem đó là một sự kiện thành công nhờ vào Concept vừa mới lạ, lại vừa có ý tưởng độc đáo. Chính nó giống như kim chỉ nam định hướng cho việc triển khai sự kiện của chúng ta.

Chia sẻ:

• Twitter
• Facebook

Thích Đang tải...

Có liên quan