Bạn Biết Gì Về Công Việc Của Trợ Lý Giám đốc – Cánh Tay đắc Lực Của ...

Trợ lý giám đốc được đánh giá là bước khởi đầu tốt cho những ai muốn tiến xa trong ngành quản lý. Vì thế, việc hiểu và nắm rõ được những công việc của trợ lý giám đốc là rất quan trọng giúp bạn không những có thêm được nhiều kinh nghiệm quý giá mà còn có cơ hội thăng tiến cao hơn. Để giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về vị trí này, Hướng nghiệp GPOsẽ chia sẻ những thông tin xoay quanh chủ đề trợ lý giám đốc tại bài viết này.

Trợ lý giám đốc là gì?

Trợ lý giám đốc (Assistant Manager) hay bị hiểu nhầm là “chân chạy vặt” cho các cấp trên nên khi tìm việc làm, đây không phải lựa chọn hàng đầu của nhiều ứng viên. Tuy nhiên, đây lại là một vị trí rất quan trọng, đòi hỏi kiến thức và kỹ năng cao. Trợ lý giám đốc là người hỗ trợ giám đốc trong các công việc hàng ngày. Trong nhiều trường hợp, trợ lý còn là người đại diện cho sếp tham gia một số hoạt động sự kiện. Vì thế họ được coi là “cánh tay phải” đắc lực của các lãnh đạo thuộc C-level.

Mô tả công việc của trợ lý giám đốc

Vẫn còn nhiều người thắc mắc trợ lý giám đốc làm gì. Trợ lý là người được tiếp xúc trực tiếp với các lãnh đạo nên sẽ học hỏi được rất nhiều. Vì thế khi đảm nhận vị trí này, sự cầu tiến cùng với năng lực tốt sẽ là yếu tố hoàn hảo để bạn hoàn thiện bản thân và có những bước tiến xa hơn trong sự nghiệp.

Sau đây là mô tả công việc trợ của trợ lý giám đốc bạn sẽ thường thấy:

• Hỗ trợ giám đốc sắp xếp, theo dõi công việc như lịch họp, lịch hẹn gặp mặt đối tác…
• Tham gia thiết lập mục tiêu và kế hoạch hoạt động cho các phòng ban; điều phối giám sát hoạt động hàng ngày của tổ chức
• Ghi chép các thông tin cần thiết, lập báo cáo định kì
• Giám sát các hoạt động về nhân sự
• Thay mặt giám đốc thông báo tin tức, quyết định
• Tham gia các sự kiện quan trọng khi được uỷ quyền

Như vậy, công việc của trợ lý giám đốc tham gia vào hầu hết mọi khía cạnh của tổ chức. Mục đích công việc của họ là làm sao có thể hỗ trợ cấp trên duy trì trạng thái làm việc tốt và hiệu quả nhất.

Phân biệt công việc của trợ lý giám đốc với thư ký

Nhiều người hiện nay vẫn hiểu lầm và đánh đồng hai vị trí này là một. Đúng là ở nhiều công ty điều đó vẫn được chấp nhận. Tuy nhiên về bản chất, đây là hai vị trí công việc khác nhau. Một thư ký sẽ khó lòng đảm đương được nhiệm vụ của trợ lý giám đốc. Tuy nhiên một người trợ lý lại có thể làm cả hai vai trò.

Nguyên nhân là vì trợ lý giám đốc không chỉ đơn thuần là “giúp việc”. Các assistant manager còn tham gia vào cả công tác góp ý và xây dựng một số nội dung công việc cùng giám đốc. Như đã nói trên, một số trường hợp trợ lý còn phải thay mặt giám đốc khi cần thiết và được uỷ quyền.

Lương của trợ lý giám đốc

Như đa số các ngành nghề khác hiện nay, mức lương của trợ lý giám đốc cũng phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm và năng lực mỗi người. Ở nước ngoài, đây là một vị trí cực kì được trọng dụng. Rất nhiều nơi cần nguồn cung nhân lực cho vị trí trợ lý giám đốc, thậm chí là trợ lý làm việc từ xa. Mức lương cho một assistant manager rơi vào khoảng 400-500 USD/ tháng (khoảng 9tr – 11tr vnd). Thậm chí nếu bạn có khả năng giao tiếp ngoại ngữ tốt, mức lương có thể lên đến 2000 USD/ tháng là rất bình thường.

Tại Việt Nam, mức lương trung bình của trợ lý giám đốc sẽ khoảng 7tr4/ tháng. Mức lương có thể lên đến hơn 20tr/ tháng tuỳ kinh nghiệm và trình độ chuyên môn từng người.

Những ai phù hợp làm công việc của trợ lý giám đốc?

Yêu cầu về trình độ, học vấn đối với công việc của trợ lý giám đốc

Công việc này thường yêu cầu có kinh nghiệm ở vị trí tương đương từ ít nhất 1 đến 2 năm. Nếu không, bạn phải có bằng tốt nghiệp đại học các chuyên ngành liên quan như Quản trị kinh doanh, Quản lý kinh tế, Marketing, Nhân sự… hoặc các ngành liên quan.

Yêu cầu về kỹ năng đối với công việc của trợ lý giám đốc

• Kỹ năng quản lý

Công việc của trợ lý giám đốc gắn liền với hoạt động quản lý của cấp trên. Chính vì thế bạn phải nắm được các kiến thức và kỹ năng về quản lý. Kỹ năng này bao gồm: lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát.

• Kỹ năng giao tiếp

Nên chuẩn bị cho mình ít nhất 1 ngoại ngữ khác ngoài tiếng mẹ đẻ (tiếng Việt). Việc giao tiếp với các đối tác nước ngoài là điều không thể tránh khỏi, đặc biệt khi làm ở các công ty lớn. Bên cạnh đó, cần luyện tập cách giao tiếp rõ ràng, ngắn gọn, đúng trọng tâm. Đặc biệt là tác phong giao tiếp chuyên nghiệp, lịch sự, thu hút.

• Kỹ năng tin học văn phòng

Bên cạnh ngoại ngữ, tin học là chìa khoá thứ 2 để chinh phục bất cứ công việc nào. Với các nhiệm vụ của trợ lý giám đốc, bạn sẽ phải tiếp xúc rất nhiều với các phần mềm máy tính, các thiết bị văn phòng như máy in, máy fax… Vì vậy nếu biết và thành thạo sẽ là thuận lợi lớn cho công việc của bạn.

Yêu cầu về phẩm chất đối với công việc của trợ lý giám đốc

Người yêu thích và phù hợp với công việc trợ lý giám đốc nên có những phẩm chất dưới đây:

• Năng động, hướng ngoại, thích giao tiếp
• Tự tin
• Nhanh nhẹn, linh hoạt
• Chịu được áp lực công việc
• Đúng deadline
• Cẩn thận, ngăn nắp…

Những phẩm chất này liên quan trực tiếp tới công việc của một assistant manager. Từ đó bạn có thể xem mình có thực sự phù hợp hoặc sẵn sàng thay đổi để thích ứng với công việc này không.

Hướng nghiệp GPO hy vọng các bạn đã có những thông tin hữu ích. Nếu các bạn có bất cứ thắc mắc hay cần hỗ trợ tư vấn hướng nghiệp, vui lòng đăng ký thông tin tại đây.

Hà Anh

Theo blog.topcv.vn

Xem thêm bài viết cùng chủ đề

Tìm hiểu về nghề Trợ lý hành chính

Trợ lý kiểm toán - Bước khởi đầu gian truân

Người trẻ chọn nghề: Nên hiểu rõ mình là ai? Biết mình muốn gì? Phải làm như thế nào?