Báo Cáo A3 (A3 Report) Là Gì ? - Diễn Đàn ISO

Được các nhà quản lý Nhật Bản áp dụng lần đầu tiên tại Toyota. Cho đến ngày nay việc báo cáo A3 (A3 report) trở nên phổ biến mang lại cái nhìn tổng thể nhất vấn đề doanh nghiệp đang phân tích. Trong bài viết này diendaniso.com sẽ cùng đưa bạn đi tìm hiểu về phương pháp A3 và cách tạo một báo cáo A3 chuẩn nhất.

Nội dung

• 1 BÁO CÁO A3 LÀ GÌ?
  • 1.1 Mục đích của báo cáo A3:
• 2 CẤU TRÚC CỦA MỘT BÁO CÁO A3 (A3 REPORT)
  • 2.1 1: Bối cảnh/Vấn đề (Background/Problem Statement):
  • 2.2 2: Tình trạng hiện tại (Current Situation):
  • 2.3 3: Phân tích nguyên nhân gốc (Root Cause Analysis):
  • 2.4 4: Mục tiêu cải tiến (Target Condition):
  • 2.5 5: Kế hoạch hành động (Action Plan):
  • 2.6 6: Xác nhận kết quả (Follow-up/Results):
• 3 TẦM QUAN TRỌNG THỰC HIỆN BÁO CÁO A3
• 4 CÁCH TẠO BÁO CÁO A3 HIỆU QUẢ
• 5 LỢI ÍCH NỔI BẬT CỦA BÁO CÁO A3 TRONG DOANH NGHIỆP
  • 5.1 1. Giải quyết vấn đề có hệ thống
  • 5.2 2. Giao tiếp rõ ràng, trực quan
  • 5.3 3. Khuyến khích tư duy phản biện và cải tiến liên tục
  • 5.4 4. Tăng tính minh bạch và trách nhiệm
  • 5.5 5. Phát triển năng lực cá nhân và đội ngũ

BÁO CÁO A3 LÀ GÌ?

Bất kì một doanh nghiệp nào muốn thành công đều cần lập kế hoạch và phân tích tính hiệu quả của kế hoạch một cách hiệu quả. Trong quá trình này bạn sẽ áp dụng nhiều phương pháp khác nhau để phân tích, định lượng và đánh giá. Tên gọi báo cáo A3 xuất phát từ việc triển khai diễn giải kế hoạch trên một mặt giấy A3. Phương pháp giải quyết vấn đề theo A3 report giúp trình bày thông tin một cách trực quan hơn  dễ hiểu hơn từ đó giúp bạn đưa ra được quyết định một cách nhanh chóng khi lập kế hoạch dự án và lập kế hoạch chiến lược.

Mục đích của báo cáo A3:

• Tóm tắt rõ ràng một vấn đề, nguyên nhân gốc rễ, giải pháp và kế hoạch hành động.
• Tăng cường tư duy logic và khả năng ra quyết định dựa trên dữ liệu.
• Thúc đẩy sự giao tiếp, minh bạch và hợp tác giữa các bộ phận.
• Là công cụ hỗ trợ đào tạo nhân viên về tư duy cải tiến liên tục.

CẤU TRÚC CỦA MỘT BÁO CÁO A3 (A3 REPORT)

Cấu trúc cơ bản của một báo cáo A3 thường bao gồm:

• Bối cảnh/Vấn đề (Background/Problem Statement): Mô tả vấn đề đang tồn tại và lý do cần giải quyết.
• Tình trạng hiện tại (Current Situation): Trình bày dữ liệu, thực trạng và ảnh hưởng của vấn đề.
• Phân tích nguyên nhân gốc (Root Cause Analysis): Xác định nguyên nhân cốt lõi của vấn đề (thường dùng 5 Why hoặc sơ đồ xương cá).
• Mục tiêu cải tiến (Target Condition): Xác định trạng thái mong muốn đạt được.
• Đề xuất giải pháp (Countermeasures): Đưa ra các biện pháp cụ thể để giải quyết nguyên nhân gốc.
• Kế hoạch hành động (Action Plan): Lịch trình, người chịu trách nhiệm và hành động cụ thể.
• Xác nhận kết quả (Follow-up/Results): Kiểm tra hiệu quả của giải pháp và điều chỉnh nếu cần.

Chi tiết cụ thể như sau:

1: Bối cảnh/Vấn đề (Background/Problem Statement):

Chủ đề của báo cáo A3 nên được trình bày ngắn gọn và rõ ràng, phản ánh đúng nội dung cốt lõi mà báo cáo muốn giải quyết. Câu hỏi trọng tâm cần được trả lời là: “Chúng ta đang nỗ lực đạt được điều gì?” Ví dụ cụ thể về một chủ đề có thể là: “Rút ngắn thời gian vận chuyển bệnh nhân đến khoa chẩn đoán.”

Bối cảnh: Phần này cung cấp thông tin nền tảng và bối cảnh giúp người đọc hiểu rõ vấn đề đang được đề cập. Ngoài ra, cần nêu rõ sự liên quan giữa vấn đề và các mục tiêu chiến lược hay giá trị cốt lõi của tổ chức.

Ví dụ: Bộ phận vận chuyển thường xuyên bị phàn nàn bởi các khoa chẩn đoán vì việc bệnh nhân đến muộn so với giờ hẹn. Hệ quả là quá trình điều trị bị trì hoãn, nhân viên chẩn đoán không được sử dụng hiệu quả, khu vực chẩn đoán trở nên quá tải và bệnh nhân phải chờ đợi lâu hơn, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dịch vụ y tế.

2: Tình trạng hiện tại (Current Situation):

Phần này trong báo cáo A3 nên mô tả một cách trực quan quy trình đang được thực hiện hiện nay. Một sơ đồ minh họa sẽ giúp làm rõ cách hoạt động thực tế, đồng thời cần được chú thích rõ ràng để bất kỳ ai quen thuộc với quy trình đều có thể hiểu được. Những điểm bất cập chính cần được thể hiện nổi bật – nên đặt chúng vào các biểu tượng như “bong bóng lỗi” để dễ phân biệt với phần còn lại của sơ đồ. Sử dụng bản vẽ tay bằng bút chì thường linh hoạt và hiệu quả nhất, vì dễ chỉnh sửa tại chỗ trong quá trình làm việc nhóm hoặc cải tiến.

3: Phân tích nguyên nhân gốc (Root Cause Analysis):

Bắt đầu bằng việc liệt kê các vấn đề nổi bật nhất trong quy trình. Sau đó, áp dụng phương pháp “5 Why” – liên tục đặt câu hỏi “Tại sao?” để lần theo dấu vết của vấn đề cho đến khi xác định được nguyên nhân gốc rễ. Thông thường, bạn sẽ cần hỏi ít nhất năm lần để đến được cốt lõi của vấn đề. Ghi lại toàn bộ chuỗi câu hỏi và câu trả lời trên biểu mẫu báo cáo A3.

Ví dụ:

Vấn đề: Tình trạng ùn tắc tại các khoa chẩn đoán

Tại sao?

• Vì bệnh nhân đến muộn.
• Tại sao? → Vì người vận chuyển không được thông báo đúng giờ.
• Tại sao? → Vì các thư ký quá bận và thường quên gọi.
• Tại sao? → Vì không có tin nhắn tự động hay giao thức rõ ràng.
• Tại sao? → Vì chưa thiết lập hệ thống tiêu chuẩn cho phân công vận chuyển. Ngoài ra:
• vvv

TƯ VẤN NGAY

4: Mục tiêu cải tiến (Target Condition):

Giống như phần mô tả hiện trạng, sơ đồ của điều kiện mục tiêu cần minh họa rõ quy trình sẽ hoạt động như thế nào sau khi áp dụng các biện pháp cải tiến. Các yếu tố mới hoặc thay đổi nên được dán nhãn đầy đủ để dễ theo dõi. Ngoài ra, cần liệt kê rõ những biện pháp cụ thể sẽ được thực hiện nhằm giải quyết các nguyên nhân gốc rễ đã xác định. Cuối cùng, nhóm thực hiện phải đưa ra dự đoán cụ thể – có thể đo lường được – về kết quả kỳ vọng sau khi áp dụng các thay đổi.

5: Kế hoạch hành động (Action Plan):

Kế hoạch hành động liệt kê chi tiết các bước cần thực hiện để phát triển và áp dụng các giải pháp cải tiến, nhằm đạt được điều kiện mục tiêu. Mỗi bước cần được gán cho một người chịu trách nhiệm chính cùng với thời hạn hoàn thành rõ ràng. Ngoài ra, có thể bổ sung cột “kết quả mong đợi” cho từng hành động để đảm bảo sự minh bạch và kiểm soát tiến độ.

6: Xác nhận kết quả (Follow-up/Results):

Ở cột bên trái, ghi rõ cách thức đo lường hiệu quả sau khi thay đổi được thực hiện: chỉ số nào sẽ được theo dõi, ai sẽ thực hiện việc đo lường và thời gian cụ thể là khi nào. Phần bên phải được để trống, dành cho việc cập nhật kết quả thực tế sau khi thực hiện theo dõi. Việc này giúp đánh giá hiệu quả của giải pháp và hỗ trợ quá trình cải tiến liên tục.

TẦM QUAN TRỌNG THỰC HIỆN BÁO CÁO A3

Việc phân tích và giải quyết vấn đề thường được các nhà quản lý áp dụng trên nhiều công cụ, biểu đồ và đồ thị cũng như báo cáo. Việc tổng hợp các báo cáo này trên một bảng báo cáo A3 giúp truyền tải thông tin nhất quán và có cái nhìn tổng thể hơn. Báo cáp A3 là một công cụ tuyệt vời cho các nhà quản lý giúp giải quyết vấn đề trong một tổ chức một cách hiệu quả hơn. Cụ thể:

• Cách tiếp cận toàn diện: Mẫu báo cáo A3 giúp đảm bảo mọi khía cạnh của vấn đề – từ bối cảnh ban đầu đến định hướng giải pháp – đều được phân tích và đánh giá kỹ lưỡng.
• Hỗ trợ ra quyết định hiệu quả: Dữ liệu phân tích trong báo cáo giúp các nhóm đưa ra quyết định dựa trên bằng chứng, thay vì cảm tính.
• Mục tiêu rõ ràng, dễ định hướng: Việc xác định mục tiêu cụ thể ngay từ đầu giúp nhóm làm việc tập trung và nhất quán trong suốt quá trình giải quyết vấn đề.
• Khơi dậy tư duy cải tiến: Các phần về cơ hội và đề xuất trong báo cáo khuyến khích suy nghĩ sáng tạo và định hướng tương lai.
• Theo dõi tiến độ và kết quả: Phần theo dõi giúp duy trì trách nhiệm, đồng thời hỗ trợ cải tiến liên tục bằng cách ghi nhận kết quả thực tế.

CÁCH TẠO BÁO CÁO A3 HIỆU QUẢ

Báo cáo A3 được áp dụng tuân theo quy trình PDCA: plan – do – check – act. Chúng tôi xin chia sẻ cho bạn các bước báo cáo A3 dễ hiểu cho bạn.

• Tiến hành xác định vấn đề của bạn một cách thấu đáo. Những nhu cầu cần giải quyết của bạn trong kế hoạch đó.
• Dựa vào quan sát bạn tiến hành vẽ biểu đồ quy trình trạng thái hiện tại mà bạn đang có. Một số ví dụ bạn có thể kể như đến như tỷ lệ giao hàng thành công, tỷ lệ hàng bị lỗi vv.
• Dựa trên quan sát, tạo bản đồ quy trình trạng thái hiện tại. Sau đó định lượng vấn đề. Ví dụ: bạn có thể đếm số lần xảy ra lỗi, tỷ lệ giao hàng không thành công, v.v.
• Bước tiếp theo chính là việc xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Bạn có thể áp dụng những công cụ như sơ đồ 5 WHYS hay biểu đồ xương cá cùng với nhóm của mình để áp dụng.

• Một khi áp dụng được những nguyên nhân gốc rễ đó bước này bạn tiến hành đưa ra những biện pháp nhằm cải thiện những quy trình và xác định rõ ràng những hành động bạn cần thực hiện để phân công ra những nhiệm vụ cho nhân viên của bạn cũng như ấn định ngày hết hạn.
• Bước này bạn tiến hành tạo mẫu kế hoạch triển khai bao gồm các bước cần thực hiện để áp dụng thay đổi. Cũng nêu rõ các vai trò trách nhiệm và chi phí liên quan.
• Đo lường kết quả để xem liệu bạn có thành công trong việc đạt được mục tiêu của mình không. Nếu vẫn cần thay đổi, hãy áp dụng lại chúng và tinh chỉnh quy trình nếu cần.

Có thể nói việc áp dụng báo cáo A3 là một phương pháp hiệu quả nhanh gọn và trực quan giúp ban lãnh đạo đưa ra được quyết định nhanh và chính xác hơn. Chỉ bằng một tờ A3 bạn sẽ xác định được vấn đề, phân tích nguyên nhân gốc rễ và đưa ra những hành động khắc phục nhanh chóng. Không chỉ dừng lại ở đó hiện tại phương pháp báo cáo A3 đã ứng dụng sang những dịch vụ khác như sản xuất cho đến sức khỏe vv.

>> Business Intelligence (BI) là gì? Vai trò của BI trong Doanh Nghiệp

LỢI ÍCH NỔI BẬT CỦA BÁO CÁO A3 TRONG DOANH NGHIỆP

Hiện nay việc các doanh nghiệp có tiến hành áp dụng báo cáo A3 sẽ mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số lợi ích nổi bật của báo cáo A3 trong doanh nghiệp:

1. Giải quyết vấn đề có hệ thống

A3 giúp các nhóm đi theo một quy trình logic – từ xác định vấn đề, phân tích nguyên nhân gốc, đến đề xuất giải pháp và theo dõi kết quả – đảm bảo không bỏ sót bước nào quan trọng.

2. Giao tiếp rõ ràng, trực quan

Báo cáo A3 được trình bày trên một trang giấy (khổ A3) nên buộc người viết phải ngắn gọn, súc tích và trực quan. Điều này giúp mọi người dễ dàng nắm bắt thông tin và trao đổi hiệu quả hơn.

3. Khuyến khích tư duy phản biện và cải tiến liên tục

Việc phân tích nguyên nhân và đưa ra giải pháp đòi hỏi sự quan sát kỹ lưỡng, đặt câu hỏi “tại sao?” liên tục – từ đó tạo nền tảng cho văn hóa cải tiến trong tổ chức.

4. Tăng tính minh bạch và trách nhiệm

Khi từng bước đều được ghi nhận rõ ràng, mọi người trong nhóm sẽ có cái nhìn chung, biết ai đang làm gì, tiến độ đến đâu, và có thể cùng nhau chịu trách nhiệm về kết quả.

5. Phát triển năng lực cá nhân và đội ngũ

Quá trình xây dựng báo cáo A3 giúp nhân viên phát triển kỹ năng phân tích, giải quyết vấn đề, làm việc nhóm và truyền đạt thông tin – những năng lực thiết yếu trong môi trường làm việc hiện đại.

NHẬN BỘ TÀI LIỆU

Có thể thấy được Báo cáo A3 là công cụ quản lý hiệu quả giúp doanh nghiệp giải quyết vấn đề một cách có hệ thống và minh bạch. Với cách trình bày trực quan, logic và tập trung vào dữ liệu, A3 thúc đẩy tư duy phản biện, tinh thần cải tiến liên tục và giao tiếp rõ ràng giữa các bộ phận. Việc áp dụng báo cáo A3 không chỉ giúp xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề mà còn xây dựng văn hóa làm việc dựa trên thực tiễn, minh bạch và hiệu quả. Nhờ đó, doanh nghiệp nâng cao hiệu suất, tối ưu hóa quy trình và hướng đến phát triển bền vững. A3 chính là cầu nối giữa chiến lược và hành động thực tiễn trong tổ chức.