Bật Mí Cách Viết Email Gửi Báo Cáo Cho Sếp Chuyên Nghiệp - JobsGO

4.5/5 - (1 vote)

Đừng để bản báo cáo kỳ công của bạn bị ngó lơ chỉ vì tiêu đề thiếu chuyên nghiệp hay nội dung quá rườm rà. Một email gửi báo cáo chuẩn chỉnh không chỉ giúp sếp nắm bắt nhanh thông tin mà còn khẳng định tư duy làm việc logic của bạn. Tham khảo ngay cách viết email gửi báo cáo cho sếp chuyên nghiệp giúp bạn ghi điểm tuyệt đối trong mắt cấp trên nhé.

Xem nhanh nội dung

• 1. Tại sao cần chỉn chu trong email gửi báo cáo cho sếp?
• 2. Cách viết email báo cáo gửi sếp chuyên nghiệp
  • 2.1. Ghi điểm ngay từ tiêu đề
  • 2.2. Mở đầu bằng lời chào trang trọng
  • 2.3. Phần thân “đúng” và “đủ”
  • 2.4. Chuyên nghiệp ngay ở chữ ký
  • 2.5. Cẩn trọng từ những yếu tố nhỏ nhất
• 3. Tham khảo mẫu viết email báo cáo công việc
  • 3.1. Mẫu báo cáo công việc định kỳ (tuần/tháng)
  • 3.2. Mẫu báo cáo kết quả dự án/chiến dịch
  • 3.3. Mẫu báo cáo khẩn cấp/phát sinh vấn đề

1. Tại sao cần chỉn chu trong email gửi báo cáo cho sếp?

Việc gửi báo cáo không đơn thuần là chuyển giao dữ liệu, mà là cơ hội vàng để bạn khẳng định phong cách làm việc chuyên nghiệp và tư duy nhạy bén trước cấp trên. Một email được đầu tư chỉn chu chính là “bản hồ sơ năng lực” gián tiếp giúp bạn xây dựng niềm tin và sự tín nhiệm tuyệt đối từ sếp.

• Thể hiện thái độ chuyên nghiệp: Một email có cấu trúc rõ ràng, không lỗi chính tả cho thấy bạn là người cẩn thận, nghiêm túc và tôn trọng công việc cũng như người nhận.
• Tiết kiệm thời gian cho lãnh đạo: Sếp thường rất bận rộn; việc bạn tóm tắt các số liệu quan trọng ngay trong nội dung email giúp họ nắm bắt nhanh tình hình mà không cần mở file đính kèm nếu không cần thiết.
• Khẳng định năng lực phân tích: Cách bạn chọn lọc thông tin để đưa vào email thể hiện khả năng quan sát bao quát và tư duy biết ưu tiên việc quan trọng.
• Xây dựng thương hiệu cá nhân: Những email chất lượng lặp đi lặp lại sẽ tạo nên ấn tượng về một nhân sự đáng tin cậy, từ đó mở ra nhiều cơ hội thăng tiến và được giao những trọng trách lớn hơn.
• Hạn chế hiểu lầm không đáng có: Trình bày mạch lạc giúp thông tin truyền tải chính xác, tránh việc sếp hiểu sai số liệu hoặc bỏ lỡ các kiến nghị, đề xuất quan trọng của bạn.

Tại sao cần chỉn chu trong email gửi báo cáo cho sếp?

2. Cách viết email báo cáo gửi sếp chuyên nghiệp

Để biến một email thông báo thông thường thành một bản tóm tắt giá trị, bạn cần tuân thủ cấu trúc logic giúp sếp nắm bắt thông tin chỉ trong 30 giây. Dưới đây là bộ khung chuẩn chỉnh giúp bạn trình bày email báo cáo chuyên nghiệp, mạch lạc và tạo ấn tượng tốt nhất.

2.1. Ghi điểm ngay từ tiêu đề

Tiêu đề là phần đầu tiên của email mà người nhận nhìn thấy, cũng chính là yếu tố tiên quyết gây chú ý với sếp của bạn. Thông thường, người cấp trên sẽ luôn nhận được rất nhiều email trong ngày. Hãy chú ý đến cách viết email chuyên nghiệp để đảm bảo rằng tiêu đề ngắn gọn, rõ ràng và dễ hiểu, giúp người nhận nhanh chóng nắm bắt nội dung chính mà bạn muốn truyền đạt. Để tránh bị trôi, tiêu đề bạn cần đảm bảo các nguyên tắc sau:

• Nên viết ngắn gọn, dễ hiểu và không quá 10 từ, ưu tiên đặt các thông tin quan trọng lên đầu.
• Đảm bảo tiêu đề thật đơn giản, cụ thể và trọng tâm, có thể sử dụng các ký tự như – ; /; […] để ngăn cách và làm nổi bật các thông tin quan trọng.
• Dùng các ký hiệu: Trả lời; Khẩn cấp; Thông báo;.. để giúp người đọc nhận dạng nhanh về bản chất email của bạn.

Ví dụ:

• Biên bản họp [20/05/2026].
• Hợp đồng mua bán ngày 10/05/2026.
• Ngân sách quảng cáo tháng 5/2026,…

Những điều nên và không nên khi viết email gửi báo cáo cho sếp phần mở đầu

2.2. Mở đầu bằng lời chào trang trọng

Không như email gửi bạn bè hay đồng nghiệp thông thường, nội dung email gửi sếp sẽ đề cao tính chuyên nghiệp, trang trọng. Bạn cần đảm bảo trau chuốt ngay từ lời chào vì đó chính là yếu tố giúp bạn gây ấn tượng hay mất thiện cảm với sếp.

Với lời chào, tùy vào tính cách của người lãnh đạo, bạn có thể tham khảo một số cách mở đầu email như:

• “Kính gửi anh/ chị [tên lãnh đạo]”.
• “Dear Mr/Ms [tên lãnh đạo]”.
• “Kính gửi anh/ chị [tên lãnh đạo] – [chức vụ + tên doanh nghiệp].

*Lưu ý: Không để lời chào dẫn vào phần thân email, không sử dụng biệt danh hoặc chỉ họ/ tên trong lời chào email

2.3. Phần thân “đúng” và “đủ”

Với thân email, bạn nên tuân thủ theo một khuôn mẫu nhất định. Ở phần thân, cách viết email gửi báo cáo cho sếp mà JobsGo gợi ý cho bạn như sau:

• Đầu tiên, bạn nên giới thiệu bản thân (nếu sếp chưa biết đến bạn) và trình bày lý do gửi mail.
• Tiếp đến, bạn trình bày báo cáo một cách ngắn gọn và rõ ràng nhất có thể, chỉ nói những gì được yêu cầu, tránh những thông tin không liên quan.
• Nếu trong báo cáo có vấn đề cần phê duyệt/ giải đáp, bạn nên nhắc ở cuối phần thân và kết thúc bằng một câu hỏi như: “Hy vọng sớm nhận được phản hồi từ anh/ chị”; hoặc “Mong chờ được sự giải đáp từ anh/chị”. Đừng quên đính kèm các tệp tài liệu liên quan và đặt tên từng tệp cho dễ phân biệt nhé!

2.4. Chuyên nghiệp ngay ở chữ ký

Chữ ký là phần nội dung xuất hiện cuối cùng trong email của bạn. Về cơ bản, nó không phải phần cốt yếu trong email nên rất hay bị bỏ qua. Tuy nhiên, trong môi trường công sở, bạn nhất định phải cẩn thận nội dung này để gây ấn tượng với cấp trên và cả đồng nghiệp.

Mẫu chữ ký nên bắt đầu bằng “Trân trọng”, “Cảm ơn”,“Regards“.. và sau đó là họ tên, chức vụ và thông tin liên hệ của người viết.

Khi viết email gửi báo cáo cho sếp, bạn cũng cần để tâm cả đến các yếu tố cá nhân như chữ ký

2.5. Cẩn trọng từ những yếu tố nhỏ nhất

Một số lưu ý bạn nên cẩn trọng trong cách viết email gửi báo cáo cho sếp là:

• Hãy đảm bảo có một email chuyên nghiệp. Nếu không được cung cấp sẵn email từ doanh nghiệp, bạn nên tạo mới email chưa thông tin về tên tuổi bạn cùng tên doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp bạn ghi điểm là một nhân viên gương mẫu đấy!
• Không trình bài dài dòng, lan man hay sử dụng những cấu trúc cấu trúc câu khó hiểu. Nếu cảm thấy vấn đề không tiện nói trên email, bạn nên trao đổi và hẹn cấp trên một buổi nói chuyện trực tiếp để giải quyết vấn đề
• Ở phần người nhận, bạn cần đảm bảo đã nhập chính xác địa chỉ email của cấp trên. Sau đó bạn có thể cân nhắc và gửi đến các phòng ban/ cá nhân liên quan bằng hai tính năng đặt ngay góc phải của dòng này là Cc và Bcc:
• Chọn Cc: Khi bạn muốn gửi đến những cá nhân khác và họ có thể xem danh sách người gửi.
• Chọn Bcc: Khi bạn không muốn những người nhận biết danh sách bạn gửi nhưng vẫn có được bản sao email gửi sếp.

Tùy từng trường hợp mà bạn có thể chọn tính năng gửi phù hợp. Tuy nhiên, nếu muốn báo cáo thông tin được minh bạch, rõ ràng, hãy ưu tiên chọn Cc nhé!

3. Tham khảo mẫu viết email báo cáo công việc

Việc tham khảo các mẫu email soạn sẵn sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chuyên nghiệp trong mọi tình huống giao tiếp. Dưới đây là 3 mẫu email báo cáo phổ biến, được chuẩn hóa cấu trúc để bạn có thể áp dụng ngay vào công việc thực tế:

3.1. Mẫu báo cáo công việc định kỳ (tuần/tháng)

(Phù hợp cho nhân viên văn phòng, nhân sự, marketing báo cáo tiến độ đều đặn)

Tiêu đề: [BÁO CÁO TUẦN] – [Tên bộ phận] – [Tên nhân viên] – Tuần [Số thứ tự] Nội dung: Kính gửi Anh/Chị [Tên sếp], Em xin phép gửi báo cáo tổng kết công việc tuần qua và kế hoạch triển khai tuần tới của bộ phận [Tên bộ phận]: Kết quả nổi bật: Hoàn thành [Nhiệm vụ A] sớm 1 ngày so với tiến độ. Đạt được [Con số/KPI] (Tăng X% so với tuần trước). Vấn đề tồn đọng: Dự án [Tên dự án] đang bị chậm do thiếu dữ liệu từ phía đối tác. Giải pháp: Em đã gửi email nhắc nhở và sẽ gọi điện trực tiếp vào sáng mai để giải quyết dứt điểm. Kế hoạch tuần tới: Tập trung hoàn thiện [Nhiệm vụ B] và chuẩn bị tài liệu cho buổi họp quý. Em có đính kèm file chi tiết phía dưới. Rất mong nhận được ý kiến chỉ đạo của Anh/Chị để em triển khai công việc hiệu quả hơn. Trân trọng, [Tên của bạn]

3.2. Mẫu báo cáo kết quả dự án/chiến dịch

(Dùng khi kết thúc một giai đoạn hoặc hoàn thành một sự kiện, chiến dịch quan trọng)

Tiêu đề: [BÁO CÁO TỔNG KẾT] – Chiến dịch [Tên chiến dịch] – [Tháng/Năm] Nội dung: Dear Anh/Chị [Tên sếp], Chiến dịch [Tên chiến dịch] đã kết thúc thành công tốt đẹp. Em xin tóm tắt các chỉ số quan trọng nhất đạt được như sau: KPI đạt được: [Con số cụ thể] (Vượt X% mục tiêu đề ra). Ngân sách: Sử dụng [Số tiền], tiết kiệm được [Số tiền] nhờ tối ưu hóa quy trình [Tên quy trình]. Bài học kinh nghiệm: Hệ thống phản hồi khách hàng hoạt động rất tốt, tuy nhiên cần cải thiện thời gian xử lý đơn hàng trong khung giờ cao điểm. Báo cáo phân tích chuyên sâu và hình ảnh thực tế đã được em cập nhật trong file đính kèm. Anh/Chị vui lòng xem qua và cho em biết nếu cần làm rõ bất kỳ số liệu nào. Cảm ơn Anh/Chị, [Tên của bạn]

3.3. Mẫu báo cáo khẩn cấp/phát sinh vấn đề

(Dùng khi có sự cố cần báo cáo ngay lập tức kèm theo phương án xử lý)

Tiêu đề: [BÁO CÁO KHẨN] – Vấn đề phát sinh tại [Tên dự án/Sự việc] – [Ngày] Nội dung: Kính gửi Anh/Chị [Tên sếp], Em viết email này để báo cáo nhanh về sự cố [Tên sự cố] vừa phát sinh tại [Địa điểm/Dự án] vào lúc [Giờ]. Tình trạng hiện tại: [Mô tả ngắn gọn thiệt hại hoặc ảnh hưởng]. Nguyên nhân sơ bộ: Do [Nêu nguyên nhân chính]. Hành động đã xử lý: Em đã cho tạm dừng [Hệ thống/Công việc] và phối hợp với bên [Bộ phận liên quan] để khắc phục tạm thời. Đề xuất: Em kiến nghị chúng ta cần [Giải pháp đề xuất] để tránh tái diễn. Em sẽ tiếp tục theo dõi sát sao và cập nhật tình hình cho Anh/Chị sau mỗi 2 tiếng. Anh/Chị có yêu cầu chỉ đạo thêm gì cho trường hợp này không ạ? Trân trọng, [Tên của bạn]

Học cách viết email gửi báo cáo cho sếp chuyên nghiệp, bạn không chỉ đảm bảo được hiệu quả công việc mà còn phần nào thể hiện sự tôn trọng với cấp trên. Hãy nâng tầm giá trị bạn thân ngay từ những yếu tố đơn giản này nhé. JobsGO chúc bạn có được một ngày làm việc hiệu quả và cũng đừng quên truy cập jobsgo.vn hàng ngày để biết thêm nhiều thông tin hữu ích.

Câu hỏi thường gặp

1. Nên gửi báo cáo vào thời điểm nào trong ngày?

Nên gửi vào cuối ngày làm việc hoặc đầu giờ sáng (tùy thói quen của sếp) để báo cáo luôn nằm ở vị trí dễ thấy trong hộp thư.

2. Định dạng file đính kèm như thế nào là chuyên nghiệp?

Nên ưu tiên định dạng PDF để tránh lỗi hiển thị và đặt tên file đồng nhất với tiêu đề email để thể hiện sự chỉn chu.

3. Có nên dùng biểu tượng cảm xúc (emoji) trong email báo cáo không?

Hạn chế tối đa việc dùng emoji trừ khi văn hóa công ty cực kỳ cởi mở và mối quan hệ giữa bạn với sếp rất thân thiết; ưu tiên sự chuyên nghiệp.

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)