Bật Mí Cách Viết Email Xin Việc Bằng Tiếng Anh Chuẩn Nhất!

1. Ích lợi của việc gửi email xin việc 

Không cần nói thì chúng ta cũng biết, với hệ thống phát triển của lĩnh vực công nghệ hiện nay, thì đại đa số mọi ngõ ngách trong cuộc sống của mỗi chúng ta đều bị thay đổi hoàn toàn. Không chỉ các lĩnh vực sinh hoạt cá nhân, mà ngay trong phong cách làm việc giữa các doanh nghiệp cũng tồn tại và len lỏi những yếu tố công nghệ. Nói như thế để giúp bạn đọc hình dung được về lợi ích của việc gửi email xin việc. 

So với những cách truyền thống là gửi CV bản cứng đến nơi tuyển dụng, thì sử dụng email xin việc để ứng tuyển chính là điển hình cho sự nhanh - nhạy của công nghệ ngày nay. Nếu như một bộ hồ sơ xin việc được gửi qua bưu điện ít nhất là phải tốn hết 3 ngày, thì gửi email xin việc chưa đến 3 giây. Đó cũng chính là ưu điểm vượt trội mà phương thức thư điện tử này mang lại. Dù ứng viên có ở cách xa nhà tuyển dụng đến mấy thì cũng không phải quá lo lắng vì gửi hồ sơ ứng tuyển muộn màng hơn những ứng viên khác. 

Xin việc qua email chính là phương thức hợp thời, hiện đại và thể hiện được tính chuyên nghiệp nhất, vừa của nhà tuyển dụng, vừa của ứng viên. Phần lớn, mọi doanh nghiệp ngày nay đều yêu cầu các ứng viên của mình phải gửi trước một bản CV file mềm qua email. Hành động này chủ đích chính là làm cơ sở, căn cứ để các doanh nghiệp tuyển dụng bước đầu có thể thấy được ứng viên đó có phù hợp hay không phù hợp, để xác định hẹn một buổi phỏng vấn trực tiếp chẳng hạn. Nói một cách dễ hiểu hơn, gửi email xin việc chính là “vòng loại trực tiếp” trong toàn bộ quá trình ứng tuyển của bạn với nhà tuyển dụng. Do vậy để tiện lợi nhất hãy chuẩn bị những mẫu CV tiếng anh đẹp nhất và tải mẫu CV đó về máy để bắt tay vào viết email xin việc bằng tiếng anh một cách hiệu quả nhất. Những website tuyển dụng hiện nay cho phép bạn tạo CV bằng ngôn ngữ tiếng anh rất nhanh chóng, tiêu biểu như timviec365.vn. Bạn có thể nghiên cứu về những mẫu sơ yếu lý lịch này, hoàn thiện nội dung trước khi bắt tay vào việc gửi email đến nhà tuyển dụng.

2. Toàn tập cách viết email xin việc bằng tiếng Anh chuẩn nhất

Như vậy, chúng ta đã biết những ích lợi mà phương thức viết email gửi CV mang lại, nhìn chung thì viết email xin việc bằng tiếng Anh hay email xin việc bằng các thứ tiếng khác cũng tương tự giống nhau về bản chất. Sau đây, chúng tôi xin gửi đến bạn đọc cách viết email xin việc bằng tiếng Anh chuẩn nhất!

2.1. Câu chào đầu thư

Tất nhiên, mỗi lá thư tay cần có câu chào và thư điện tử cũng thế. Câu chào đầu tiên trong email xin việc bằng tiếng Anh thể hiện bạn ứng viên nho nhã và lịch sự. Hãy chắc chắn là bạn đã tìm hiểu một cách rõ ràng và cụ thể nhất về những thông tin liên quan đến nhà tuyển dụng của mình. Chọn cú pháp: “Dear + tên của doanh nghiệp bạn ứng tuyển + dấu phẩy, dấu chấm” để sử dụng làm câu chào đầu thư xin việc. Bên cạnh đó, bạn cũng phải chú ý đến giới tính cũng như danh xưng của người đứng đầu bộ phận tuyển dụng, hay người lãnh đạo chính của doanh nghiệp. Các từ như Ms, Mr hay Dr chính là để bạn chọn tương ứng với giới tính của họ sao cho phù hợp nhất. 

Tuy nhiên, nhiều cuộc khảo sát cho thấy, hầu hết các ứng viên khi gửi email xin việc đều không biết rõ danh tính hay tên gọi của những cá nhân phụ trách tuyển dụng. Vì vậy, để linh hoạt hơn trong cách viết câu chào, hãy sử dụng cú pháp cố định an toàn như: “Dear Hiring Manager” hay “Dear + tên doanh nghiệp”,... 

Việc làm biên phiên dịch tiếng anh

2.2. Đoạn mở đầu trong thư

Sau câu chào đầu thư thì đoạn mở đầu trong thư cũng quan trọng không kém. Ở phần này, sẽ còn tùy thuộc vào sự am hiểu cũng như kiến thức thông tin của bạn về vị trí công việc bạn đang ứng tuyển. Chỉ cần viết tứ 1 đến 2 câu, sử dụng ngữ pháp đơn giản dễ hiểu nhất để trình bày lý do bạn viết email này, cách mà bạn tiếp cận được với thông tin đăng tuyển của doanh nghiệp. Chẳng hạn như: I’m writing to you with + ....

2.3. Phần nội dung chính 

Phần nội dung chính cũng là phần quan trọng nhất trong email xin việc bằng tiếng Anh. Bạn chỉ cần chuẩn bị từ 2 đến 3 đoạn văn nhỏ để giới thiệu bản thân trong CV cũng như làm nổi bật được các kỹ năng, kinh nghiệm phù hợp với các yêu cầu mà nhà tuyển dụng đang cần. 

Những luận điểm có thể liệt kê ra như là quá trình công tác và trình độ học vấn trong CV của bạn (from my CV,...); kinh nghiệm làm việc trong CV (I’m working for,...); các kỹ năng trong CV (I have skill,...). Còn lại, hãy nói về một chút điểm nổi bật trong những hoạt động cộng đồng hay dự án chuyên môn mà bạn đã tham gia và sở hữu. Nhìn chung, phần nội dung trong email xin việc, bạn nên tóm gọn mọi yếu tố lại để thành một yếu tố thuyết phục được doanh nghiệp chọn bạn nhất. Ví như bằng đại học của bạn đúng với trình độ chuyên môn mà công việc đang sử dụng, hay kỹ năng giao tiếp giúp bạn thu hút được khách hàng, hay bạn đã có một số dự án cá nhân về thành lập một website điện tử cho riêng mình,...

Tuy nhiên, bạn nên sắp xếp thông tin trong CV một cách logic, hợp lý, không nên kể lể quá nhiều, dài dòng, bởi xin việc bằng tiếng Anh rất dễ khiến bạn bị sử dụng sai các câu từ, từ vựng không hợp với bối cảnh hay ngữ pháp phức tạp quá, gây sự khó hiểu,... Chỉ nên gói gọn từ 1 đến 2 đoạn ngắn. Cố gắng giải quyết được các luận điểm đưa ra như: nguyên nhân nào khiến tôi nghĩ mình là một ứng viên tiềm năng cho công việc này? Tôi có những kinh nghiệm gì để áp dụng cho công việc? Vì sao tôi chọn doanh nghiệp của bạn?,...

Thư xin việc

>> Xem thêm:

• Khai phá cách viết kinh nghiệm làm việc trong CV tiếng Anh
• Hướng dẫn cách trình bày mục tiêu nghề nghiệp bằng tiếng Anh một cách chi tiết nhất.

2.4. Đoạn kết thúc thư

Phần cuối của email xin việc cũng là lúc bạn tổng kết mọi vấn đề và chỉ ra những bước tiếp theo cụ thể để bạn có thể thành công trong việc ứng tuyển cho vị trí công việc này. Đoạn kết nên trả lời được những vấn đề sau:

+ Dùng một câu nói để thể hiện được lý do bạn là ứng viên tiềm năng nhất cho vị trí công việc mà doanh nghiệp đang tuyển dụng.

+ Nói về những bước bạn sẽ thực hiện tiếp theo, chẳng hạn như mong muốn của bạn là sau thư này sẽ nhận được phản hồi cho một cuộc gặp gỡ phỏng vấn trực tiếp.

+ Viết rõ ràng cách mà nhà tuyển dụng có thể liên hệ được với bạn, như số điện thoại cá nhân hay địa chỉ hòm thư điện tử. 

+ Chúng ta đang viết email gửi CV bằng tiếng Anh, nên đừng quên nói về hồ sơ ứng viên của bạn, bao gồm CV hay sơ yếu lý lịch, những cơ sở rõ ràng hơn để nhà tuyển dụng có thể đối chiếu. Hãy có một cách viết CV tiếng anh chuẩn và chất nhất làm nổi bật hồ sơ của chính bạn. Từ đó kết hợp với cách gửi email hiệu quả bạn sẽ có một khởi đầu hoàn hảo nhất trên hành trình tìm việc. 

+ Câu cảm ơn để thể hiện sự tôn trọng và lịch sự. 

2.5. Câu cuối và chữ ký

“Sincerely” hay “Best wish” chính là những cách phổ biến để bạn sử dụng cho câu cuối của mình. Bên cạnh đó, nếu bạn không kịp đặt chữ kỹ riêng cho email cá nhân, bạn có thể viết tên gọi đầy đủ của mình vào phần cuối nội dung của email. 

Việc làm giáo viên tiếng anh

>> Xem thêm: Trình bày trình độ tiếng Anh trong CV

3. Bạn cần lưu ý những điểm gì khi viết email xin việc bằng tiếng Anh

- Về hình thức: email xin việc bằng tiếng Anh phải được căn lề trái cho toàn bộ nội dung bên trong. Nên sử dụng một phông chữ đồng nhất, lời khuyên cho bạn là sử dụng phông chữ Time New Roman, kích cỡ chữ không nên quá to cũng như quá nhỏ, khoảng cỡ 13 - 14 là được, không dùng cách đoạn và chỉ nên cách giữa các dòng 1,5. 

- Về nội dung: email xin việc bằng tiếng Anh cần có nội dung bao gồm đầy đủ cả 4 3 phần chính, mở đầu thư, nội dung thư và kết thư. 

- Chú ý về cách đặt tiêu đề cho email, tiêu đề phải có họ tên và vị trí bạn đang ứng tuyển. Đồng thời, bạn cũng cần để ý đặt tên file CV chuẩn.

- Địa chỉ email người nhận: đây cũng chính là điều các ứng viên thường xuyên lơ là, thậm chí gửi email đã lâu rồi nhưng chưa nhận được phản hồi. Bởi địa chỉ email người nhận bạn viết không đúng, thiếu ký tự, sai ký tự,... 

- Nên sử dụng các ngữ pháp thông dụng, như 3 thì đơn giản thường dùng nhất trong tiếng Anh, đó là: hiện tại đơn, quá khứ đơn và tương lai đơn. Vì như bạn sẽ áp dụng thì quá khứ đơn cho việc thể hiện kinh nghiệm làm việc, hay áp dụng thì tương lai đơn để thể hiện những mục tiêu trong tương lai của bạn. 

- Hãy chắc chắn từ vựng của bạn ổn, bạn nên tham khảo và sử dụng từ vựng tiếng Anh mang tính chuyên ngành, không nên sử dụng những từ vựng chung chung. Đôi khi, trong tiếng Anh, chỉ cần bạn sử dụng sai từ, sai bối cảnh, nghĩa của những từ bạn muốn nói sẽ dễ bị hiểu lầm ngay.

- Đừng sai chính tả: tiếng Việt sai chính tả còn dễ được chấp nhận chứ tiếng Anh thì không. Chẳng hạn như, người tuyển dụng bạn không phải là người Việt Nam mà là người nước ngoài, thì nếu bạn viết ngôn ngữ của họ sai chính tả, thứ nhất họ sẽ không hiểu bạn đang truyền tải cái gì, thứ hai, bạn sẽ trông kém tinh tế và chuyên nghiệp hơn trong mắt họ đấy. 

>> Xem thêm: Các lỗi chính tả trong CV thường gặp

4. Gợi ý một số từ vựng và thư xin việc bằng tiếng Anh

4.1. Một số từ vựng để viết email xin việc bằng tiếng Anh

Dưới đây Timviec365.vn gửi đến bạn những từ vựng chuyên ngành xin việc hay được sử dụng phổ biến nhất:

- Quảng cáo tuyển dụng/ bảng công việc: Job advertisement/ Job board

- Đơn/ thư xin việc : Cover Letter

- Sau đó có thể được hẹn phỏng vấn: To be shortlisted

- Phòng/bộ phận nhân sự: HR department

- Quản lý/ người đứng đầu bộ phận nhân sự: Hiring manager

- Lãnh đạo/Sếp: Supervisor

- Kỹ năng giao tiếp: Interpersonal skills

- Buổi phỏng vấn xin việc: An in-person or face-to-face interview

- Kỹ năng phân tích: Analytical nature skills

- Làm việc năng suất/chăm chỉ: Work well/ Work hard

- Nhiều trách nhiệm hơn: more responsibility 

- Nhà tuyển dụng: Recruiter

- CV xin việc: Curriculum Vitae

- Ưu điểm, thế mạnh: Strengths 

- Tự tin: self-confident

Việc làm trưởng phòng nhân sự

>> Xem thêm: Download mẫu CV tiếng Anh đẹp file word

4.2. Bài mẫu về cách viết email xin việc bằng tiếng Anh

The HR Department,

HUNG HA Payment JSC

Dear Hiring Manager,

I know your recruitment information from website Timviec365.vn with sales position. I am very interested in applying for this position.

I am a fresh graduate and I don't have much experience. However, I communicate well and have confidence in my appearance. I can work hard and withstand high pressure.

I graduated in business administration major, I worked to sell goods at supermarkets.

Please find enclosed my CV. My CV provides up-to-date information on my background and qualifications.

I hope to hearing from you,

Thanks,

Best,

Ha Linh

Việc viết email xin việc khi ứng tuyển vào các công ty, tổ chức nước ngoài đòi hỏi ở bạn sự cẩn thận và kỹ càng nhất. Ngoài cách viết email xin việc bằng tiếng Anh đã hướng dẫn chi tiết ở trên. Bạn cũng có thể sử dụng các bản CV hay đơn xin việc bằng tiếng Anh trên Timviec365.vn để đỡ mất công sức và thời gian. Timviec365.vn luôn cho phép bạn sử dụng một cách miễn phí các biểu mẫu, việc đơn giản nhất bạn cần làm đó là sử dụng những thông tin của mình để điều chỉnh sao cho phù hợp thôi. Chúc các bạn thành công với một email xin việc bằng tiếng Anh. Trân trọng!