Bí Quyết Thiết Kế Phong Bì Thư Bằng Word Chuyên Nghiệp

Ngày nay mặc dù công nghệ thông tin phát triển hiện đại, mọi thông tin trao đổi đều chủ yếu thông qua internet, tuy nhiên bì thư vẫn luôn là thứ mà mọi doanh nghiệp đều cần phải có. Một chiếc bì thư gọn gàng, lịch thiệp sẽ làm cho khách hàng và đối tác cảm nhận được sự chuyên nghiệp của bạn. 

Bao thư chính là dùng để vận chuyển tài liệu mật trong thư. Có nội dung chính bên ngoài đó là người gửi và người nhận. Thiết kế bì thư cũng nằm trong chiến lược marketing của doanh nghiệp.

Hướng dẫn tự tạo file thiết kế phong bì thư bằng word

Dưới đây là các bước hướng dẫn chi tiết cách thiết kế bì thư bằng Word, giúp bạn dễ dàng tự tạo cho mình mẫu phong bì thư đẹp.

Bước 1

Tạo một file mới để thiết kế phong bì thư trên word 2007: Tools > Letters and Mailings, bấm chọn Envelopes and Labels.

Bước 2

Sau khi màn hình máy tính hiện lên bảng “Envelopes and Labels” thì bạn cần nhập địa chỉ bạn muốn thể hiện vào đó.

Trong phần “Envelopes” bạn cần nhập:

• Delivery address là địa chỉ của người nhận bao gồm điền thông tin về người nhận thư.
• Return address là địa chỉ người gửi, ở chỗ này bạn cần điền thông tin về người gửi thư.

Bạn cần chú ý để tránh việc nhập sai địa chỉ vì khi in ra rồi mà phát hiện có sai sót thì bạn sẽ phải làm lại. Như vậy rất tốn thời gian và công sức phải không nào?

Bước 3

Chọn lựa kích thước phong bì cùng với phông chữ. Di chuyển con trỏ chuột chọn “Options”, chọn kiểu chữ và kích thước phong bì mà bạn muốn.

Tuy nhiên bạn cũng cần chú ý khi chọn kích thước của bì thư, vì nếu bạn chọn kích thước không phù hợp với mục đích sử dụng sẽ gây mất cân đối và làm giảm tính thẩm mỹ của chiếc phong bì.

Bước 4

Đây là bước xem trước kết quả “cuối cùng” sau khi hoàn thiện để lựa chọn nếu bạn muốn thay đổi định lại phông chữ cùng với kích thước hay địa chỉ nếu cần thiết. Để thực hiện thao tác xem trước này, bạn chọn vào phần Preview (xem trước) ở bên dưới hộp thoại là được.

Bước 5

Bước chọn hướng in, click chuột chọn vào “Printing Options” để chọn hướng đặt file thiết kế phong bì file word của bạn vào máy in. Đây đơn giản là chọn đặt mặt hướng lên hay hướng xuống, đặt cạnh trên hay đặt cạnh hông vào máy in trước.

Bước 6

Sau khi bấm chuột chọn OK, cửa sổ chính sẽ hiện ra, sau đó nhấn vào mục “Add to Document” để lưu lại chiếc phong bì file word bạn vừa mới tạo. Bây giờ, trên màn màn hình word sẽ hiển thị lên trang 1 là phong bì bạn vừa đã tạo, trang 2 trở đi là phần nội dung thư của bạn.

Bước 7

Đây là bước bạn sẽ điều chỉnh phong bì theo ý muốn. ví dụ như thêm các biểu tượng, hình ảnh hoặc thông điệp bạn muốn thể hiện trên bì thư. 

Ngoài ra bạn cũng có thể download những mẫu phong bì file word đẹp ở trên mạng về. Giúp bạn có thêm ý tưởng tránh được cảm giác đơn điệu và nâng cao tính thẩm mỹ cho chiếc bì thư của bạn.

Bước 8

Hãy chắc chắn rằng khi in bì thư bạn đã đặt phần nắp phong bì úp xuống dưới để tránh tình trạng gây kẹt giấy khi in.

Lưu ý khi in phong bì thư bằng word

Dù cách thiết kế bì thư bằng file word cũng không quá khó để thực hiện, tuy nhiên có một vài điều mà bạn cần đặc biệt chú ý như sau:

• Kích thước phong bì phải là dạng mà Microsoft Word hỗ trợ.
• Không dùng những loại phong bì đặc biệt như có dây, móc hoặc nút thắt, các cạnh không đều nhau, có điểm gấp khác thường.
• Nếu in nhiều phong bì cùng một lúc, hãy tách rời riêng ra trước khi bạn đặt chúng vào máy in.
• Để đảm bảo chất lượng in ấn hãy kiểm tra mực in trước khi thực hiện thao tác này. 

Bí quyết thiết kế phong bì thư ấn tượng

Một mẫu thiết kế bìa thư đẹp có thể tạo nên sự khác biệt trong việc thành công cho thương hiệu của bạn. Từ khâu thiết kế cho đến in ấn thành phẩm hoàn hảo là cả một quá trình.

Đôi khi những họa tiết trên bìa thư sẽ là sự tương tác gây ấn tượng đầu tiên của khách hàng đối với công ty. Hay trong những trường hợp khác nó được dùng để củng cố thương hiệu.

Điều quan trọng là thành phẩm phải đúng với những chi tiết như trong file thiết kế làm nó trở nên thu hút, bắt mắt và đáng nhớ.

Thiết kế đơn giản

Một trong những nguyên tắc quan trọng nhất trong việc thiết kế bì thư hiệu quả là giữ cho file thiết kế càng đơn giản càng tốt. Bản thân của một chiếc bì thư không chỉ chứa nội dung, mà còn để hỗ trợ truyền tải nội dung.

Chức năng chính của một chiếc bì thư là để đựng văn bản, đây mới chính là điều khách hàng quan tâm. Cho nên khi thiết kế bao thư bạn hãy tự hỏi có sự mâu thuẫn nào giữa thiết kế và nội dung của lá thư hay không, nếu có thì hãy đơn giản hóa mẫu thiết kế lại.

Nếu bì thư dành riêng cho thư ký giám đốc điều hành thì bạn nên thêm vào số điện thoại trực tiếp của thư ký đó. Có một số thông tin mà bạn phải thêm vô khi liên lạc với khách hàng, chẳng hạn như số đăng ký kinh doanh, địa chỉ đăng ký, văn phòng đại diện,…

Ngoài những thông tin được yêu cầu, hãy xem xét coi thông tin nào thật sự cần thiết và chọn đúng những chi tiết cần cho chiếc bì thư của bạn.

Các loại giấy in đặc biệt

Ở Việt Nam, loại phong bì phổ biến nhất là loại ngang 12cm dài 22cm, lớn hơn có thể là ngang 25cm và dài 34cm. Còn tùy thuộc vào vật sẽ chứa trong bìa thư mà kích thước sẽ tương tự với nhu cầu với người sử dụng.

Chất liệu phổ biến bạn có thể dùng là Couches, Offset full màu hoặc Conqueror cũng là phương án hay, khối lượng từ 80gr-200gr. Vài loại có bề mặt kết cấu đa dạng, trong khi một số khác có bề mặt mượt và dày. Sử dụng chất liệu giấy phù hợp có thể giúp thiết kế của bạn chuyên nghiệp hơn, tạo ra hiệu ứng thị giác ấn tượng. 

Tuy nhiên sự cần thiết phải đi đôi với ứng dụng thực tế, sẽ không hợp lí khi bạn in ấn giấy với định lượng giấy 320gsm trong khi máy in tại văn phòng không có khả năng xử lý các loại giấy dày có định lượng như vậy..

Nơi in bì thư đẹp uy tín chất lượng

Khi công ty đang muốn xây dựng thương hiệu, đang tìm kiếm đơn vị ấn bì thư uy tín để đảm bảo thương hiệu của bạn luôn được xuất hiện chỉnh chu trước mắt khách hàng. Bạn hiểu được rằng chính bì thư là cầu nối giữa khách hàng và doanh nghiệp.

Một trong những đơn vị thiết kế và in ấn bì thư chuyên nghiệp phải kể đến Công ty Rubic Group. Với đội ngũ cùng các cộng sự vẫn luôn miệt mài sáng tạo ra những bì thư đẹp giúp nhiều thương hiệu Việt nâng tầm ngoại hạng.

Vì chúng tôi hiểu được rằng mọi thông tin bảo mật được gửi đến đối tác thì cần có chiếc bì thư bao bọc cẩn thận. Đó chính là sự tôn trọng và tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong mắt đối tác.

Liên hệ để được biết thêm chi tiết:

CÔNG TY TNHH RUBIC GROUP

>>VP TPHCM : Đường số 12, P. Linh Tây, TP. Thủ Đức, TP HCM >>VP Hà Nội :  299 Trung Kính, Quận Cầu Giấy, TP Hà Nội >>VP Đồng Nai : Số F10, KP 5A, KDC Tân Biên, P. Tân Biên, TP. Biên Hòa, Đồng Nai >>VP Bình Dương : 96/3A Bình Đường 3, An Bình, Dĩ An, Bình Dương >> Hotline : 0937.667.886 – 0898.770.468 >> Email   : info@rubicgroup.com