Biên Bản Bàn Giao Công Việc Cần Có Những Nội Dung Gì?

Đánh giá

Biên bản bàn giao CV là văn bản quan trọng mà NLĐ cần hoàn tất trước khi nghỉ việc, nghỉ thai sản, chuyển công tác… Văn bản đó sẽ giúp mọi việc trong quá tình bàn giao diễn ra nhanh chóng hơn. Cùng Kế Toán Việt Hưng tìm hiểu về biên bản bàn giao công việc mọi doanh nghiệp đều cần nhé!

1. Tầm quan trọng của biên bản bàn giao công việc
2. Yêu cầu cần thiết khi lập mẫu biên bản bàn giao công việc
3. Cách để bàn giao CV hiệu quả

Tầm quan trọng của biên bản bàn giao công việc

Bằng văn bản này, người thực hiện bàn giao có thể hệ thống toàn bộ các tài liệu, CCDC làm việc cũng như công việc mà mình đang đảm nhiệm, đang làm dở hoặc đã lên kế hoạch để người kế nhiệm có thể tiếp nhận một cách dễ dàng.

Người nhận bàn giao công việc sẽ nhận chịu trách nhiệm hoàn thành các công việc và các hồ sơ, tài sản khi nhận bàn giao trong thời gian tiếp sau đó.

Trường hợp công việc được bàn giao mang tính chất đặc thù (như kế toán chẳng hạn) thì biên bản bàn giao công việc còn phải đi kèm với các giấy tờ, biểu mẫu, công cụ dụng cụ, thiết bị có liên quan mà người bàn giao đang phụ trách cất giữ.

Từ đó có thể thấy rằng, mẫu biên bản bàn giao công việc khi nghỉ việc có 3 ý nghĩa lớn với cả người lao động và doanh nghiệp bao gồm:

– Giúp bảo vệ quyền lợi các bên khi đã bàn giao CV

Để tránh gặp 5 trường hợp không mong muốn dưới đây, biên bản bàn giao công việc là loại giấy tờ khá quan trọng khi người lao động quyết định nghỉ việc tại công ty/doanh nghiệp:

+ Bồi thường khi làm thất thoát tài liệu hoặc tài sản doanh nghiệp;

+ Các văn bản hoặc tài liệu quan trọng liên quan đến công việc phụ trách bị xóa bỏ;

+ CC, DC hoặc tài sản chung của doanh nghiệp bị chiếm dụng;

+ Bí mật KD, công nghệ có thể sẽ bị phát tán hoặc rò rỉ ra bên ngoài gây tổn thất nghiêm trọng cho DN;

– Thể hiện được trách nhiệm CV của người bàn giao công việc

Trước khi nghỉ, việc lập biên bản bàn giao công việc đầy đủ còn thể hiện 1 bạn là người có tinh thần trách nhiệm với chính công việc và DN của mình.

Hơn nữa, không phải bất cứ trường hợp nào người kế nhiệm cũng có thể dễ dàng thực hiện công việc được bàn giao từ người cũ, đồng thời họ cũng cần thời gian thích nghi với môi trường và công việc tại doanh nghiệp.

– Thực hiện đúng – đủ quy trình làm việc

Việc bàn giao và hướng dẫn CV cho người kế nhiệm không chỉ thể hiện trách nhiệm của người sẽ bàn giao. Đây còn là 1 yêu cầu cần thiết doanh nghiệp cần có trong quy trình làm việc áp dụng cho bất cứ nhân viên nào.

Quy trình làm việc này cần được thực hiện 1 cách nghiêm túc, đồng thời có sự tham gia đầy đủ của người bàn giao và người sẽ tiếp nhận công việc đó.

Yêu cầu cần thiết khi lập mẫu biên bản bàn giao công việc

Biên bản bàn giao CV phải đảm bảo được 4 thông tin cơ bản sau đây:

– Thời gian và địa điểm tiến hành bàn giao;

– Thông tin về người bàn giao cũng như người nhận bàn giao;

– Nội dung bàn giao CV: CC, DC, tài khoản, tài liệu đã được cấp và tình hình thực hiện công việc (số liệu, hồ sơ, sổ sách, tình trạng, mức độ hoàn thành,…)

– Chữ ký của cả hai bên (nếu cần thiết có thể thêm chữ ký của người làm chứng).

Ngoài ra, để bàn giao CV 1 cách nhanh chóng và thuận tiện hơn, người bàn giao cũng nên soạn sẵn các nội dung mình cần bàn giao và lập kế hoạch để hướng dẫn người kế nhiệm theo 1 quy trình chuẩn.

Tải mẫu biên bản bàn giao công việc tại đây!

Cách để bàn giao CV hiệu quả

1. Cập nhật mô tả công việc

Trước tiên, hãy đảm bảo có 1 bản mô tả CV chính xác để đảm bảo rằng điều này mô tả rõ vai trò của bạn tại doanh nghiệp. Bản mô tả nên bao gồm nhiệm vụ chính, các KPI chính cũng như mục đích của công việc với quá trình phát triển của doanh nghiệp

Sau đó, nghĩ về các kỹ năng mà nhân sự mới sẽ cần để xử lý danh sách các công việc mà bạn sẽ bàn giao lại. Thêm chúng vào phần mô tả công việc, để người kế nhiệm của bạn có thể chịu trách nhiệm các công việc sẽ nhận bàn giao.

2. Chuẩn bị thông tin công việc

Đảm bảo nhân viên mới có thông tin chi tiết về vai trò cụ thể tại doanh nghiệp. Những thông tin này do người bàn giao công việc biên soạn và gửi lại cho người kế nhiệm.

Thông tin này nên bao gồm:

+ 1 danh sách các giới hạn công việc cần thiết mà người kế nhiệm cần phải đáp ứng.

+ Chi tiết các CV hàng ngày.

+ Thông tin về tất cả các dự án hiện tại mà người kế nhiệm bạn sẽ chịu trách nhiệm. Điều này sẽ bao gồm các mục tiêu của dự án cũng như kết quả mong đợi, tất cả các bên liên quan, tiến độ hiện tại, ngày dự kiến sẽ hoàn thành.

+ Danh sách các KH và địa chỉ liên hệ, kèm theo các yêu cầu chi tiết và những lý do quan trọng nhất của KH khi sử dụng sản phẩm/dịch vụ của bạn.

+ Chi tiết liên lạc của các đồng nghiệp cùng ghi chú rõ về trách nhiệm của họ với công việc mà bạn đã từng đảm nhiệm.

+ Những lưu ý về bất kỳ vấn đề nào có thể xảy ra và cách mà bạn đã giải quyết chúng trong quá khứ, từ đó người kế nhiệm sẽ có sự tiếp thu hoặc tìm cách giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng hơn.

+ Chi tiết về các giao dịch, phiếu giảm giá hoặc HĐ với nhà cung cấp, bất kỳ điều khoản nào mà doanh nghiệp của bạn cần có với họ.

+ Thông tin bổ sung về những người mà người kế nhiệm sẽ quản lý.

+ Lưu ý về các quy trình, file thông tin đăng nhập cụ thể mà người nhận bàn giao sẽ cần.

3. Lên kế hoạch cho tuần làm việc đầu tiên của nhân viên mới

Hãy chắc chắn rằng nhân viên mới của bạn có 1 sự khởi đầu suôn sẻ nhất. Điều này sẽ giúp họ đáp ứng kỳ vọng tốt hơn. Cung cấp những thông tin cơ bản về doanh nghiệp để nhân sự mới có cái nhìn tổng quan nhất về cả doanh nghiệp lẫn công việc mà họ sẽ gắn bó trong thời gian tới.

Biên soạn bộ tài liệu hữu ích, như sổ tay DN, mô tả CV, danh sách vai trò của đồng nghiệp… tất cả các thông tin này đều hữu ích cho cả nhân sư mà bạn chuẩn bị bàn giao công việc, và cả với chính nhân viên đang làm trong doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại,.

4. Hướng dẫn trực tiếp từ người bàn giao

Nếu có thể, hãy để cho nhân viên mới theo người tiền nhiệm trong thời gian 1 vài ngày. Khuyến khích người đó thực hiện 1 số CV để học cách làm quen với CV; điều này sẽ giúp họ áp dụng kỹ năng mới vào ngữ cảnh cụ thể để sử dụng nó sau này. Trong suốt quá trình thực hiện bàn giao cho người mới, hãy chỉ dẫn tận tâm, hướng dẫn tận tình để người kế nhiệm hoàn thành tốt nhất các công việc được giao. Và cũng chỉ khi đó, việc bàn giao của bạn mới có thể diễn ra nhanh chóng.

5. Chia sẻ thông tin đội nhóm

Chia sẻ các thông tin liên quan đến đội nhóm – người cùng “chiến đấu” trong suốt quá trình gắn bó lâu dài. Từ đó tạo nên sự gắn kết, việc xử lý công việc cũng trơn tru hơn, nhanh chóng và dễ dàng hơn rất nhiều. Và việc này cũng làm cho quá trình bàn giao công việc của bạn thuận lợi hơn.

Với các thông tin được chia sẻ trên đây, hi vọng đều là những gì bạn đang cần tìm kiếm. Sau khi đọc bài viết, bạn đã hiểu rõ hơn về tính chất cũng như những lưu ý cần – đủ khi làm biên bản bàn giao công việc chưa?

Cập nhật thêm nhiều mẫu văn bản hỗ trợ cho quá trình làm việc của bạn tại doanh nghiệp trong phần Tài liệu của website nhé!  Hoặc liên hệ với chúng tôi để chia sẻ những thông tin, văn bản bạn cần qua fanpage, hotline, chúng tôi chắc chắn sẽ giúp bạn giải quyết các khúc mắc và hoàn thành công việc nhanh chóng hơn.

BÀI LIÊN QUAN:Những điều bạn cần biết về chứng chỉ hành nghề kế toán năm 2019Phân loại về chứng từ kế toánQuy định doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ mới nhấtTop 8+ các công cụ hỗ trợ kế toán xử lý nghiệp vụHọc chứng chỉ hành nghề kế toán: Những thắc mắc thường gặp 0 0 Bình chọnBình chọn