Bộ Chứng Từ Thanh Toán L/C, Cách Check Chứng Từ Không Phải ...

5 / 5 ( 151 bình chọn )

Bộ chứng từ thanh toán L/C được bên bán xuất trình cho ngân hàng phát hành L/C sau khi hoàn thành trách nhiệm giao hàng. Chuẩn bị bộ chứng từ hợp lệ sẽ giúp người xuất khẩu nhận được thanh toán mà không mất thời gian và chi phí tu sửa L/C. Trong bài viết này Trung Tâm Xuất Nhập Khẩu VinaTrain xin chia sẻ tới bạn đọc kiến thức về bộ chứng từ thanh toán L/C gồm những gì, cách kiểm soát rủi ro khi xuất trình và kiểm tra bộ chứng từ thanh toán L/C.

• Bài viết được xem nhiều nhất: Khoá học Xuất nhập khẩu thực tế cho người mới bắt đầu.

Tác giả: Hoàng Văn Châu

Chuyên gia Xuất Nhập Khẩu - Logistics với hơn 15 năm kinh nghiệm. Hiện đang là giảng viên - Quản lý chất lượng đào tạo tại Vinatrain, Tư vấn các vấn đề liên quan hải quan - Logistics

Bộ chứng từ thanh toán L/C là gì?

Khi sử dụng thanh toán L/C có nghĩa là người bán hàng trước khi giao hàng sẽ nhận được thông báo về việc phát hành L/C bởi người mua hàng. Theo quy định này trong L/C thì người bán hàng sẽ có trách nhiệm xuất trình bộ chứng từ theo L/C quy đinh. Ngân hàng phát hành L/C nhận chứng từ sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lệ và quyết định có thanh toán cho người bán hay không.

• Mô Tả Công Việc của Nhân Viên Pricing Logistics, Có Áp Lực Không?
• Các Vị Trí Công Việc Trong Ngành Logistics Mà Bạn CẦN PHẢI BIẾT
• Tại Sao Nhu Cầu Tuyển Dụng Ngành Xuất Nhập Khẩu Lại Tăng Cao Trong Những Năm Gần Đây?
• Mặt Trái Ngành Xuất Nhập Khẩu, Góc Khuất Trong Nghề Bạn Phải Biết!
• Nộp muộn C/O có được hưởng ưu đãi thuế không, Cập nhật mới nhất

Việc trả tiền cho người bán trong thanh toán L/C hoàn toàn độc lập với quyết định của người mua, theo đó phương thức thanh toàn này người bán chỉ cần đáp ứng các quy định trong L/C và xuất trình bộ chứng từ hợp lệ theo quy định của L/C là sẽ nhận được tiền.

Chính vì vây, 3 bên tham gia trong thanh toán L/C bao gồm: Người bán; người mua và ngân hàng phục vụ người bán – người mua đều cần hiểu biết đầy đủ để hạn chế rủi ro khi chuẩn bị, kiểm tra và nhận bộ chứng từ này.

Dựa vào bộ chứng từ các bên liên quan biết được trách nhiệm của từng bên trong giao dịch, hiểu một cách đơn giản là trong mua bán người mua cần chứng từ để nhận tiền, người bán cần tiền thì phải đổi bằng bộ chứng từ.

kết cấu của bộ chứng từ thanh toán L/C bao gồm 2 loại chứng từ chính:

• Chứng từ tài chính: Là những chứng từ có chức năng làm phương tiện thanh toán, được quy định rõ ràng và tương đối thống nhất với nhau. Hầu hết luật của các quốc gia đều quy định chứng từ tài chính bao gồm: Hối phiếu, lệnh phiếu, séc và thẻ thanh toán, chỉ thị nhờ thu…
• Chứng từ thương mại: Là những chứng từ bắt buộc trong bộ chứng từ phải có do người bán gửi cho người mua thể hiện bằng chứng đã giao hàng thanh công, phải có chứng từ thương mại mới được nhận hàng tại cảng đích. các loại chứng từ thương mại cơ bản theo hàng gồm: hợp đồng ngoại thương, hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói hàng hoá, vận đơn ….

II. Phân tích bộ chứng từ trong thanh toán L/C

Tại phần này chúng tôi sẽ phân tích rõ hơn về các chứng từ cần xuất trình trong thanh toán L/C. Những chứng từ này được phát hành theo thoả thuận của 2 bên mua bán. Người mua sẽ dựa vào thủ tục nhập khẩu của mặt hàng tại nước nhập khẩu cần những chứng từ nào sẽ yêu cầu người xuất khẩu phát hành chứng từ đó. Ngoài ra, trong thanh toán L/C người nhập khẩu sẽ chấp nhận những yêu cầu về việc phát hành chứng từ của ngân hàng phục vụ mình để yếu cầu người bán xuất trình đúng với quy định của L/C.

Dưới đây là những phân tích chi tiết về chứng từ thanh toán L/C

1. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Là chứng từ cơ bản do người bán trả tiền yêu cầu người mua trả tiền theo tổng số hàng ghi trên hóa đơn. Nội dung hóa đơn phải thể hiện đặc điểm hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức thanh toán, phương tiện vận tải…

Nhân tiện nói về hóa đơn bạn đọc có thể tham khảo và nhận biết thêm những loại hóa đơn khác như sau:

• Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): không dùng để thanh toán mà thường dùng làm chứng từ để khai hải quan, xin giấy phép xuất khẩu,…
• Hóa đơn tạm tính (Provisional Invoice): dùng để thanh toán sơ bộ tiền hàng trong trường hợp giá mới là giá tạm tính hoặc thanh toán theo từng phần hàng hóa khi đơn hàng giao nhiều lần.
• Hóa đơn chính thức (Final Invoice): trong trường hợp dùng hóa đơn tạm tính thì khi thanh toán cuối cùng người ta dùng đến hóa đơn chính thức.
• Hóa đơn chi tiết (Detail invoice): dùng trong trường hợp có nhiều mặt hàng, chủng loại.

2. Chứng từ vận tải (vận đơn đường biển)

Chứng từ vận tải được cấp từ người vận tải hàng hóa, tùy vào phương thức sẽ có chứng từ khác nhau:

Vận đơn đường biển (Bill of Lading) thường trong thanh toán LC ngân hàng chấp nhận bill gốc ở dạng vận đơn đã xếp trên bill có show chữ “on boat” .Tuy nhiên một số trường hợp doanh nghiệp sử dụng bill surrender và seaway vẫn được ngân hàng chấp nhận với điều kiện người nhập khẩu ký quỹ 100% băng tiền của doanh nghiệp.

3. Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)

Là bảng kê chi tiết hàng hoá được người xuất khẩu phát hành sau khi hoàn thành trách nhiệm đóng gói giao hàng cho người nhập khẩu. Trên phiếu đóng gói chi tiết gồm các nội dung như tên người bán, tên hàng, tên người mua, số hiệu hóa đơn, số thứ tự của kiện hàng, cách đóng gói, số lượng hàng đựng trong kiện, trọng lượng, thể tích của kiện hàng. Đây là bằng chứng xác nhận tình trạng và trọng lượng hàng hóa do 2 bên gửi và nhận hàng để biết rõ bên nào giao thiếu hoặc giao thừa.

4. Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)

Là giấy chứng nhận xuất xứ được phát hành bởi doanh nghiệp xuất khẩu (Tự chứng nhận xuất xứ) và các cơ quan chủ quan được nhà nước quy định có tác dụng chứng nhận xuất xứ và hưởng ưu đãi thuế quan khi nhập khẩu. Tại Việt Nam cơ quan có thẩm quyền cấp C/O ở Việt Nam là Bộ Công Thương; Phòng Thương Mại và Công nghiệp Việt Nam. 

5. Chứng thư bảo hiểm hàng hoá

Đối với những hợp đồng vận tải bắt buộc có bảo hiểm như CIF hoặc CIP thì người bán cần xuất trình chứng thư bảo hiểm trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu thanh toán LC, chứng từ này sẽ gồm:

• Đơn bảo hiểm (Insurance Policy)
• Giấy chứng nhận bảo hiểm (Certificate of Insurance)

6. Các loại giấy chứng nhận liên quan tới hàng hóa (export permit)

• Giấy chứng nhận số lượng: Chứng từ nhằm xác nhận số lượng hàng hóa được giao.
• Giấy chứng nhận trọng lượng: Dùng để xác nhận trọng lượng hàng hóa được giao và dùng trong mua bán những mặt hàng mà trị giá tính ngay trên cơ sở trọng lượng.
• Giấy chứng nhận chất lượng: là loại chứng từ nhằm xác thực chất lượng của hàng hóa và chứng minh mặt hàng này phù hợp với yêu cầu đã thảo trong hợp đồng.
• Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật/ thực vật (Sanitary/Phytosanitary Certificate)
• Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm (Certificate of Health): do cơ quan có thẩm quyền cấp.

7. Chứng từ đòi tiền người bán

• Hối phiếu, hoặc kỳ phiếu, séc: chứng từ do người xuất khẩu phát hành yêu cầu người mua chấp nhận trả tiền cho người bán đối với trường hợp sử dụng LC trả sau hoăc chiết khấu.

• Cùng tham khảo một bộ chứng từ thanh toán L/C hoàn chỉnh: LC 4DOC2 CONTRACT5BILL

III. Cách kiểm tra bộ chứng từ thanh toán L/C

Chị Nguyễn Thị Loan, Công ty Cổ phần OCM Việt Nam gửi câu hỏi tới ban tư vấn tại VinaTrain như sau:

“Sắp tới bên em có lô hàng nhập khẩu cần thanh toán bằng L/C, sếp chỉ định em làm lô hàng này nhưng là người mới nên em chưa có nhiều kiến thức chuyên môn không biết về bộ chứng từ thanh toán L/C sẽ cần những gì, nhờ trung tâm tư vấn giúp?.”

Câu hỏi của chị Loan sau khi nhận tham vấn từ chuyên gia đào tạo tại VinaTrain chúng tôi xin trả lời như sau:

Kiểm tra bộ chứng từ thanh toán L/C là nghiệp vụ quan trọng yêu cầu người xuất khẩu, ngân hàng phát hành, ngân hàng thông báo và người nhập khẩu phải nắm được để đảm bảo rằng các chứng từ do người xuất khẩu xuất trình tuân thủ đúng các điều kiện của L/C. Ngân hàng phát hành L/C sẽ dựa vào những tiêu chí được ghi chú bởi người nhập khẩu và căn cứ quy định tại L/C sẽ kiểm tra bộ chứng từ cẩn thận trước khi thanh toán cho người thụ hưởng. Dưới đây là các bước cơ bản để kiểm tra bộ chứng từ thanh toán L/C:

•    Kiểm tra tính đầy đủ và đáp ứng của bộ chứng từ: Tức là dựa vào các thông tin quy định trên L/C ngân hàng phát hành L/C sẽ kiểm tra xem bộ chứng từ xuất trình có đầy đủ các đầu chứng từ theo quy định hay không. Nội dung này được quy định tại trường 46A: Document Required. Ngoài ra, bộ chứng từ cần đáp ứng các yêu cầu về thời hạn xuấ trình chứng từ sau khi giao hàng quy định tại trường: 48 Period For Presentation In Days. Ngoài ra, bộ chứng từ cần đáp ứng cac tiêu chí khác như: đơn vị vận chuyển, địa chỉ nhận chứng từ… một số L/C còn quy định bộ chứng từ phải được gửi bởi chính ngân hàng thông báo L/C.
•    Kiểm tra tính nhất quán của chứng từ: Các chứng từ cần có sự liên quan với nhau về thông tin người xuất khẩu, người nhập khẩu, thông tin hàng hoá các yêu cầu của ngân hàng như số L/C cần thể hiện trên tất cả các chứng từ. Chứng từ không mâu thuẫn.
•    Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ: Tính hợp lệ của chứng từ đáp ứng tiêu chí theo quy định của loại chứng từ đó bắt buộc phải có để làm thủ tục hải quan nhập khẩu. Ngoài ra, ngân hàng còn kiểm tra thêm những yêu cầu cần phê chú khi phát hành có được thê hiện trên chứng từ hay không

.

cụ thể cách kiểm tra tính hợp lệ của các loại chứng từ này như sau:

1. Soạn thảo và Kiểm tra Hối phiếu (Draft – Bill of Exchange)

• Ban cần nhớ hối phiếu gốc có chữ ký bằng tay của người ký phát trên hối phiếu mới có giá trị thanh toán
• Ngày ký phát hối phiếu phải trùng hoặc sau ngày B/L và trong thời hạn hiệu lực của L/C hay không vì khi giao hàng hoàn tất người bán có quyền phát hành hối phiếu
• Số tiền ký phát trên hối phiếu nằm trong trị giá của L/C và phải bằng 100% trị giá hoá đơn.
• Về thời hạn của hối phiếu cần check xem thời hạn như L/C quy định hay không.  At sight nếu là thanh toán L/C trả ngay hoặc at…days sight nếu là thanh toán L/C có kỳ hạn để biết hối phiếu trả ngay hoặc trả chậm.
• Các thông tin liên quan tới hối phiếu: tên và địa chỉ của người ký phát (drawer), người trả tiền (drawee). Theo UCP 600 – Uniform Customs and Practice for Documentary Credits và ISBP – International Standard Banking Practice, người trả tiền là ngân hàng mở L/C.
• Trên hối phiếu ghi số và ngày L/C
•  Kiểm tra xem hối phiếu đã được ký hậu hay chưa. Trường hợp bộ chứng từ được triết khấu trước khi gửi cho ngân hàng thì mặt sau hối phiếu phải có ký hậu của ngân hàng thông báo hoặc hối phiếu được ký phát theo lệnh của ngân hàng thông báo. Một số lỗi phổ biến cần biết khi kiểm tra hối phiếu bạn cần biết:(Draft – Bill of Exchange): + Hối phiếu thiếu hoặc không chính xác về tên và địa chỉ của các bên có liên quan. + Hối phiếu chưa ký hậu. + Số tiền ghi trên hối phiếu bằng số và bằng chữ không khớp nhau hay không bằng trị giá hoá đơn. + Ngày ký phát hối phiếu quá hạn hiệu lực của L/C. + Số L/C và ngày mở L/C ghi trên hối phiếu không chính xác

2. Kiểm tra Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Khi kiểm tra hóa đơn thương mại trong bộ chứng từ thanh toán L/C cần chuẩn bị những chứng từ:

• Số lương hóa đơn xuất ra có đủ về số bản như yêu cầu khi mở LC
• Các thông tin liên quan tới 2 bên mua bán trên hóa đơn: người bán, người mua (tên công ty, địa chỉ, số điện thoại…) có phù hợp với quy định của L/C
• Trên hóa đơn có chữ ký của người phát hành hóa đơn không (Theo UCP 600, nếu L/C không quy định thêm thì hoá đơn không cần ký tên). Trường hợp hóa đơn được lập từ bên thứ 3 thì chỉ được coi là hợp lệ khi L/C có quy định chấp nhận chứng từ do bên thứ ba lập: commercial invoice issued by third party is acceptable hay third party acceptable.
• Xem mô tả trên hóa đơn có phù hợp quy định L/C yêu cầu không
• Các thông tin thể hiện trên hóa đơn: số lượng, trọng lượng, đơn giá, tổng trị giá, điều kiện cơ sở giao hàng (Incotrems 2010), điều kiện đóng gói và ký mã hiệu hàng hoá có mâu thuẫn với các chứng từ khác như phiếu đóng gói, vận đơn đường biển hoặc vận đơn hàng không…
• Ngoài ra, các thông tin ngân hàng yêu cầu cần ghi trên hóa đơn: số L/C, loại L/C và ngày mở L/C, tên phương tiện vận tải, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, số và ngày lập hoá đơn có phù hợp với L/C và các chứng từ khác hay không?

Một số lỗi tôi thường gặp khi kiểm tra hóa đơn thương mại (Commercial invoice) bạn cần lưu ý

• Thông tin bên mua bán khác với trên L/C
• Số bản hóa đơn được phát hành không cùng với yêu cầu của L/C
• Thông tin về đơn giá, số tiền, mô tả hàng hóa và điều kiện đóng gói, ký hiệu hàng hóa tại hóa đơn không khớp với nội dung của L/C.
• Số L/C và ngày mở L/C không chính xác hoặc không thể hiện số L/C trên hoá đơn.

3. Kiểm tra vận đơn đường biển (Bill of Lading)

Khi kiểm tra vận đơn vận tải trong bộ chứng từ thanh toán L/C ngân hàng sẽ kiểm tra những thông tin:

• Số bản của vận đơn được xuất trình không đủ theo yêu cầu khi phát hành L/C
• Kiểm tra tính xác thực của vận đơn: Nhà nhập khẩu phải kiểm tra vận đơn có chữ ký của người chuyên chở (hãng tàu / đại lý hãng tàu / Forwarder) hoặc thuyền trưởng của con tàu hoặc người giao nhận và tư cách pháp lý. Nếu chỉ có chữ ký của người vận chuyển, không nêu tư cách pháp lý hoặc không nêu đầy đủ các chi tiết liên quan tư cách pháp lý của người đó thì chứng từ sẽ không được ngân hàng thanh toán.
• Kiểm tra mục người gửi hàng. Thường thì ngân hàng vẫn chấp nhận một chứng từ vận tải có đề cập tới bên thứ 3 mà trong L/C không có đề cập
• Mục người nhận hàng (Consignee): trong L/C có 2 cách quy định như sau: Made out to order blank endorsed( B/L được lập theo lệnh người gửi hàng và ký hậu để trắng). Mục Người nhận hàng trên B/L phải ghi to order và người gửi hàng sẽ ký hậu để trắng ở mặt sau của B/L hoặc Made out to order of Bank. Mục người gửi hàng trên B/L phải ghi To the order of Bank, người gửi hàng (Shipper) không ký hậu. Nếu mục này không ghi chính xác tên ngân hàng thì vận đơn cũng không được chấp nhận.
• Kiểm tra mục thông báo (Notify party): Tại mục này bạn sẽ thấy ghi thông tin người làm đơn xin mở L/C( tức người nhập khẩu)
• Các thông tin về POL – POD có phù hợp với quy định của L/C hay không?
• Kiểm tra điều kiện chuyển tải (Partial shipment): Nếu L/C quy định không cho phép chuyển tải (transhipment prohibited) thì vận đơn sẽ không được thể hiện bằng chứng nào về sự chuyển tải. Trường hợp nếu có chuyền tải, ngân hàng chỉ chấp nhận chứng từ này khi tên cảng chuyển tải, tên tàu và tuyến đường phải được nêu trên cùng một vận đơn.
• Kiểm tra thông tin hàng hóa trên vận đơn có đúng quy định L/C về: tên hàng hoá, ký mã hiệu hàng hoá, số lượng, số kiện hàng hoá, tổng trọng lượng hàng hoá. Đặc biệt, ngân hàng thường chú ý đến mục ký mã hiệu hàng hoá ghi trên thùng hàng, số hiệu container, số seal hoặc số hiệu lô hàng được gửi trên tàu với nội dung L/C và Packing List.
• Loại vận đơn phát hành là gì: Là vận đơn đã xếp hàng (shipped on board B/L) còn loại vận đơn nhận hàng để xếp (received for shipment B/L) không được ngân hàng chấp nhận thanh toán trừ khi có sự chấp nhận của người nhập khẩu.
• Bạn cần để ý mục cước phí vận tải xem phù hợp không hàng hoá nhập khẩu chủ yếu theo điều kiện giao hàng CIF và CFR nên hầu hết các L/C quy định cước phí trả trước (freight prepaid). Trường hợp cước phí trả sau trong L/C nhà nhập khẩu sẽ không chấp nhận.
• Trên B/L phải được xác nhận bằng chữ ký và con dấu đồng thời kiểm tra các thông tin như số L/C và ngày mở, các dẫn chiếu các chứng từ khác như hoá đơn thương mại, hợp đồng…

Một số lỗi thường thấy khi kiểm tra vận đơn trong thanh toán L/C tôi tổng hợp được

• Ngày phát hành vận đơn không hợp lý
• Thông tin về shipper /consignee trên bill khác thông tin và quy định của L/C. Những thay đổi và bổ sung trên vận đơn không có xác nhận của người lập (chữ ký và con dấu). Số và ngày mở L/C trên bill không chính xác.
• Quy định về đóng gói trên vận đơn không phù hợp với quy định của L/C ngoài ra cần kiểm tra về các thông tin như  số container số seal không khớp với chứng từ trên hóa đơn.

4. Kiểm tra Chứng từ bảo hiểm (Insurance policy / Insurance certificate)

Những thông tin trên bảo hiểm về: tên tàu, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng có phù hợp với L/C không?. Cần kiểm soát những đơn vị giám định tổn thất và nơi khiếu nại, bồi thườn phải phù hợp với quy định của L/C. Thanh toán L/C phải quy định rõ phí bảo hiểm đã được thanh toán hay chưa?

Khi kiểm tra chứng thư bảo hiểm cần xem những thông tin sau:

• Số lượng chứng thư bảo hiểm đã phát hành có phù hợp vơi quy định L/C
• Chứng từ bảo hiểm có được ký xác nhận của người có trách nhiệm hay không?
• Số tiền bảo hiểm cho lô hàng như thế nào vì L/C quy định gia trị báo hiểm 110% giá trị trên hóa đơn vậy bạn cần phải đối chiếu chứng từ trên hóa đơn thương mại với quy định của L/C.
• Thông tin về người hưởng bảo hiểm có trùng với quy định tại L/C không, việc chuyển nhượng quyền bảo hiểm hàng hóa có hợp lệ hay không?

Tên và địa chỉ của người được bảo hiểm phải là nhà xuất khẩu (người thụ hưởng) và việc chuyển nhượng quyền bảo hiểm hàng hoá cho nhà nhập khẩu phải được thể hiện bằng hình thức ký hậu để trắng (blank endorsed) tương tự như trên vân đơn vận tải.

Ngày phát hành chứng thư bảo hiểm phải được lập trước hoặc trùng với ngày B/L,ngân hàng sẽ không thanh toán cho bộ chứng từ nếu ngày phát hành chứng thư bảo hiểm sau ngày on broad.  Ngoài ra cần kiểm tra việc mô tả hàng hóa có thể chung chung nhưng không được mâu thuẫn với L/C.

Thông thường trong L/C quy định điều kiện bảo hiểm mọi rủi ro (all risks), rủi ro chiến tranh (war risk), rủi ro đình công (strike risk)… Thực tế khi kiểm tra chứng từ bảo hiểm VinaTrain thấy có những lỗi phổ biến như sau:

• Số bản bảo hiểm được xuất trình không đúng quy định L/C
• Các thông tin liên quan giữa người bán và người mua không đúng
• Trên chứng từ bảo hiểm không ký hậu quyền sở hữu bảo hiểm hàng hoá cho nhà nhập khẩu.
• Thông tin hàng hóa trên chứng từ bảo hiểm khác với yêu cầu trên L/C
• Trên bảo hiểm không thể hiện đầy đuể các điều kiện bảo hiểm
• Không show những tổ chức giám định hàng hoá hoăc nơi khiếu nại, bồi thường theo quy định L/C.

5. Soạn thảo và Kiểm tra Phiếu đóng gói (Packing list)

Phiếu đóng gói hàng hoá là chứng từ bắt buộc có trong bộ chứng từ thanh toán L/C. Thông tin trên phiếu đóng gói hàng hoá sẽ phải khớp với các mô tả về hàng hoá trên L/C tại trường 45A: Description of good. Các thông tin về người xuất khẩu, nhập khẩu cần khớp với thông tin trên L/C. Những phê chú về nội dung của L/C cần khớp thông tin 

Những sai lầm thường gặp khi kiểm tra phiếu đóng gói hàng hóa

• Không nêu hoặc nêu không chính xác điều kiện đóng gói theo quy định trên L/C.
• Thông tin về các bên lliên quan không đầy đủ và chính xác.
• Số lượng trên chứng từ packing list khác với chứng từ L/C yêu cầu

6. Kiểm tra Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Original – C/O)

Giấy chứng nhận xuất xứ là chứng từ thường có trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Khi kiểm tra chứng nhận xuất xứ cần lưu ý các thông tin: Loại form C/O đúng không, các tiêu chí cần show trên C/O có đáp ứng tiêu chí trên chứng từ đáp ứng yêu cầu hưởng ưu đãi khi nhập khẩu.

Lập và kiểm tra Nội dung chính của C/O cần xem kỹ các thông tin sau:

• Tên, địa chỉ người gửi hàng, người nhận hàng, người được thông báo có đúng theo quy định của L/C?
• Chi tiết về vận tải: nước đi, nước đến, tên PTVT (tên tàu, số chuyến), số B/L… có phù hợp với B/L hoặc AWB ?
• Nước sản xuất hàng hóa các thông tin khác liên quan tới: tên hàng, quy cách hàng, số lượng, trọng lượng, ký mã hiệu… phải đồng nhất với các chứng từ khác.
• Số và ngày invoice trên C/O cần trùng với số và ngày của invocie
• Tuân thủ đầy đủ các quy tắc về tiêu chí xuất xứ (WO, CC, CTH, RVC …%)
• Trên C/O có giấy chứng nhận xuất xứ theo yêu cầu của L/C.
• Thông tin xác nhận của đơn vị xin cấp C/O
• Số L/C có được thể trên vận đơn không

7. Soạn thảo và kiểm tra các chứng từ liên quan khác

Một số chứng từ khác bạn cần kiêm tra khi kiểm tra bộ chứng từ L/C thanh toán như sau:

• Giấy chứng nhận kiểm nghiệm (Analysis Certificate / Report).
• Giấy chứng nhận hun trùng / khử trùng (Fumigation Certificate).
• Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Certificate of phytosanitary).
• Giấy chứng nhận kiểm dịch sản phẩm động vật (Animal product sanitary inspection certificate)
• Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary certificate – Health certificate).
• Giấy chứng nhận chất lượng và số lượng (Certificate of quality and quantity)
• Giấy chứng nhận chất lượng (Certificate of Quality).

Những chứng từ này thường không bắt buộc phải có trong bộ chứng từ. Khi kiểm tra chứng từ này bạn cần lưu ý:

• Ngày nhận chứng từ phải nằm trong thời hạn của L/C, kèm theo xác nhận của người nhận chuyển bộ chứng từ.
• Những thông tin về điện, fax thông báo giao hàng: thời hạn thông báo phải phù hợp với quy định của L/C.

Quyền của ngân hàng khi kiểm tra bộ chứng từ thanh toán L/C

Chấp nhận hoặc từ chối bộ chứng từ

• Nếu phát hiện bất kỳ sai sót hoặc thiếu sót nào trong bộ chứng từ, ngân hàng có quyền từ chối thanh toán hoặc yêu cầu sửa chữa.
• Các lỗi phổ biến có thể bao gồm: thông tin trên chứng từ không khớp, thiếu chứng từ, ngày tháng sai, hoặc chứng từ quá hạn.

Tạm kết:

Để chuẩn bị bộ chứng từ thanh toán L/C người bán cần lưu ý:

Để hạn chế việc ngân hàng từ chối thanh toán vì bộ chứng từ không hợp lệ người xuất khẩu nên lựa chọn ngân hàng thông báo phục vụ mình có nghiệp vụ tốt để tham vấn được giúp doanh nghiệp những sai xót thường gặp khi xuất trình chứng từ.

Ngoài ra, Thời gian xuất trình bộ chứng từ thanh toán L/C cần có khoảng thời gian hợp lý để tránh tình trạng thời gian quá ngắn người bán không kịp chuẩn bị chứng từ.

Cần thoả thuận rõ ràng với người nhập khẩu về tính hợp lệ các loại chứng từ cần xuất trình trên L/C tránh tính trạng phát sinh thêm người xuất khẩu không cung cấp được.

Với người mua: Ngoài việc rà soát tính hợp lệ của bộ chứng từ để hạn chế rủi ro cần có phương án kiểm soát quá trình đóng gói hàng hoá để tránh tình trạng người ban giao hàng chất lượng không tốt. Ngoài ra, trong quá trình thanh toán người mua được khuyên nên giữ lại một % nhất định giá trị hàng để kiểm soát tình trạng hàng đúng như mô tả sẽ hoàn trả.

Trên đây là những lưu ý bạn cần để ý khi kiểm tra bộ chứng từ thanh toán L/C người xuất khẩu và nhập khẩu cần kiểm tra kỹ để hạn chế những  nhược điểm đáng tiếc xảy ra.

Nếu doanh nghiệp lần đầu mở bộ chứng từ thanh toán L/C nên nhờ sự trợ giúp của các công ty chuyên hoạt động dịch vụ xuất nhập khẩu nói chung, giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiến độ công việc được hoàn thành nhanh hơn.

Hy vọng, bài viết bộ chứng từ trong thanh toán L/C do trung tâm xuất nhập khẩu VinaTrain chia sẻ sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn biết cách chuẩn bị khi có nhu cầu mở L/C. Nội dung này có trong chương trình đào tạo tại khóa học xuất nhập khẩu thực tế do VinaTrain tổ chức. Bạn đọc quan tâm có thể tham khảo lịch khai giảng được cập nhật tại website của trung tâm VinaTrain.

Để nhận thêm nhiều tài liệu và kiến thức về xuất nhập khẩu thực tế hãy tham gia ngay nhóm tự học xuất nhập khẩu online cùng VinaTrain, đã có hơn 11.000 thành viên tham gia nhóm tự học này nhận được hỗ trợ từ VinaTrain.

• Bài viết liên quan: Chiết khấu chứng từ và xác nhận chứng từ trong thanh toán quốc tế

 

Thanh Hương – Tổng hợp

_____________________________________________________________

HỆ THỐNG ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ THỰC TẾ VINATRAIN

• Chi nhánh Hồ Chí Minh: 45 Đường Thạch Thị Thanh,Phường Tân Định, Quận 1
• Chi nhánh Hà Nội: 185 Nguyễn Ngọc Vũ, Cầu Giấy, Hà Nội
• Văn phòng Hà Nội: CT1-A, Khu đô thị XaLa, Phường Phúc La, Quận Hà Đông, Hà Nội
• Hotline tư vấn đào tạo: 0964.237.168
• Hotline tư vấn dịch vụ: 0931.705.774
• Gmail: vinatrain.edu.vn@gmail.com

Mục lục nội dung

• 0.1 Tác giả: Hoàng Văn Châu
• 1 Bộ chứng từ thanh toán L/C là gì?
• 2 II. Phân tích bộ chứng từ trong thanh toán L/C
  • 2.1 1. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
  • 2.2 2. Chứng từ vận tải (vận đơn đường biển)
  • 2.3 3. Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
  • 2.4 4. Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
  • 2.5 5. Chứng thư bảo hiểm hàng hoá
  • 2.6 6. Các loại giấy chứng nhận liên quan tới hàng hóa (export permit)
  • 2.7 7. Chứng từ đòi tiền người bán
• 3 III. Cách kiểm tra bộ chứng từ thanh toán L/C
  • 3.1 1. Soạn thảo và Kiểm tra Hối phiếu (Draft – Bill of Exchange)
  • 3.2 2. Kiểm tra Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
  • 3.3 3. Kiểm tra vận đơn đường biển (Bill of Lading)
  • 3.4 4. Kiểm tra Chứng từ bảo hiểm (Insurance policy / Insurance certificate)
  • 3.5 5. Soạn thảo và Kiểm tra Phiếu đóng gói (Packing list)
  • 3.6 6. Kiểm tra Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Original – C/O)
  • 3.7 7. Soạn thảo và kiểm tra các chứng từ liên quan khác
• 4 Quyền của ngân hàng khi kiểm tra bộ chứng từ thanh toán L/C
  • • 4.0.1 Chấp nhận hoặc từ chối bộ chứng từ