Bộ Phận Reservation Trong Khách Sạn Làm Công Việc Gì?

Reservation Là Gì?

Trong hoạt động kinh doanh khách sạn, Reservation là bộ phận đặt phòng, đảm nhận nhiệm vụ chính là tiếp nhận và xử lý các yêu cầu đặt phòng của khách đặt trực tiếp, khách qua trung gian… Bộ phận đặt phòng trực thuộc khối Tiền sảnh/ Lễ tân, hoạt động dưới sự quản lý của Giám đốc lễ tân khách sạn.

3 Điều Cần Biết Về Reservation Trong Khách Sạn

+ Tổ chức nhân sự bộ phận Reservation trong khách sạn

Thông thường, tổ chức nhân sự bộ phận Reservation trong khách sạn sẽ gồm 3 vị trí công việc sau:

• Tổ trưởng đặt phòng: chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động của bộ phận.
• Giám sát đặt phòng: hỗ trợ tổ trưởng đặt phòng, giám sát hoạt động của bộ phận.
• Nhân viên đặt phòng: trực tiếp thực hiện việc tiếp nhận, xử lý các yêu cầu đặt phòng của khách.

Tùy thuộc vào quy mô – số lượng phòng mà mỗi khách sạn sẽ có nhu cầu tuyển dụng số lượng nhân viên cho bộ phận này khác nhau.

+ Nhiệm vụ bộ phận Reservation trong khách sạn

Bộ phận Reservation trong khách sạn đảm nhận các nhiệm vụ sau đây:

• Tiếp nhận và xử lý yêu cầu đặt phòng cho khách lẻ – khách đoàn từ khách đặt trực tiếp (Qua các kênh khác nhau: website, điện thoại, email, fax…), khách qua trung gian, khách hàng thường xuyên…
• Áp dụng các kỹ năng bán hàng Upselling để khuyến khích, thuyết phục khách đặt phòng với mức giá cao hơn và sử dụng các dịch vụ để đem về nhiều doanh thu cho khách sạn.
• Xử lý các yêu cầu sửa đổi thông tin – hủy đặt phòng của khách.
• Xử lý các phàn nàn của khách đặt phòng.
• Hằng ngày tổng hợp danh sách khách dự kiến đến, chuyển cho nhân viên lễ tân để chuẩn bị đón tiếp khách. Đặc biệt với khách VIP cần phải có thông báo sớm để triển khai công tác chuẩn bị kỹ càng, chu đáo.
• Cập nhật, quản lý hồ sơ đặt phòng của khách. Lọc các thông tin quan trọng trong hồ sơ khách hàng, để triển khai các dịch vụ cá nhân hóa của khách sạn.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan triển khai các chương trình Marketing, PR của khách sạn.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của cấp trên.