Brief Là Gì? 6 Yếu Tố Tạo Nên Bản Brief Hoàn Hảo - Tino Group

Chúng ta thường hiểu Brief đơn giản là một bản tóm tắt ngắn gọn. Tuy nhiên, trong môi trường làm việc, nhất là các lĩnh vực sáng tạo như thiết kế hay marketing, Brief mang một ý nghĩa sâu sắc hơn. Vậy chính xác Brief là gì? Làm thế nào để xây dựng một Brief hiệu quả? Các yếu tố cơ bản trong Brief là gì? Mời bạn cùng TinoHost tìm hiểu chi tiết về Brief qua bài viết dưới đây ngay nhé!

Brief là gì?

Brief là một loại tài liệu súc tích, ngắn gọn và cung cấp những thông tin cốt lõi mà khách hàng muốn truyền đạt đến các công ty dịch vụ Marketing. Tài liệu này còn giúp các công ty Agency hiểu rõ mong muốn của khách hàng. Dựa vào đó, họ có thể triển khai công việc hiệu quả.

Ngoài ra, Brief còn được dùng để thiết lập nền tảng chung cho các chiến dịch hoặc hoạt động quảng cáo của thương hiệu. Hơn hết, Brief sẽ được dùng để hỗ trợ các bộ phận thực hiện công việc đúng theo yêu cầu. Có thể thấy Brief đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tiến độ và đánh giá hiệu quả của dự án.

2 loại Brief thường sử dụng

Hiện nay, có 2 loại Brief thường được sử dụng trong lĩnh vực Marketing. Mỗi loại Brief đều có những vai trò cũng như cách sử dụng riêng để truyền tải thông tin, tạo cảm hứng cho các chiến dịch sáng tạo.

Creative Brief

Creative Brief là tài liệu nội bộ được sử dụng trong công ty Marketing với mục tiêu phân phối thông tin và truyền động lực cho nhân sự sáng tạo. Loại Brief này giúp đội ngũ hiểu rõ yêu cầu công việc, từ đó phát huy khả năng sáng tạo và làm việc hiệu quả. Nội dung của Creative Brief thường bao gồm:

• Mô tả công việc.
• Mục tiêu của khách hàng.
• Phân tích tác động sản phẩm (SMP).
• Mục tiêu cuối cùng trong chiến dịch.
• Ngân sách cần thiết cho các hoạt động sáng tạo.

Communication Brief

Communication Brief là phiên bản chi tiết hơn của Creative Brief, được các công ty Marketing soạn thảo để cung cấp cho khách hàng. Loại Brief này thường được xây dựng dựa trên mô hình 5W1H (Where, When, Why, Who, How), bao gồm các thông tin liên quan đến thương hiệu, sản phẩm và dịch vụ. Một bản Communication Brief hoàn chỉnh sẽ bao gồm:

• Mục tiêu dự án.
• Thông tin về khách hàng.
• Thương hiệu.
• Mô tả dự án.
• Bối cảnh thị trường.
• Mục tiêu tiếp thị.
• Đối tượng mục tiêu.
• Ngân sách.
• Thời gian thực hiện.

Với tính chi tiết cao, Communication Brief đóng vai trò quan trọng để đảm bảo dự án đạt được kết quả mong đợi.

Điểm danh 9 yếu tố xây dựng một bản Brief hoàn chỉnh

Để đảm bảo chiến dịch được thực hiện hiệu quả, mỗi Brief thường có đủ 9 yếu tố quan trọng sau.

#1. Mục tiêu

Mục tiêu của chiến dịch hoặc dự án là yếu tố cốt lõi cần được xác định rõ ràng. Bạn nên xác định một mục tiêu chính và hai hoặc ba mục tiêu phụ để đảm bảo mọi hoạt động đều hướng đến đích chung. Việc định rõ mục tiêu giúp tạo nền tảng cho kế hoạch hành động, từ đó hướng dẫn các bộ phận thực hiện công việc một cách có hệ thống và đạt hiệu quả cao. Mục tiêu cần thể hiện rõ điều bạn muốn đạt được, ví dụ như tăng doanh số, nâng cao nhận diện thương hiệu hay tiếp cận đối tượng mới.

#2. Thông điệp hoặc từ khóa

Thông điệp và từ khóa chính cần được diễn đạt ngắn gọn và trực tiếp, giúp người đọc hiểu ngay lập tức mục đích của chiến dịch. Các thông điệp này phải phản ánh được tinh thần của dự án và dễ dàng truyền tải qua các kênh truyền thông. Bạn có thể sử dụng những từ khóa mang tính chiến lược sẽ giúp làm nổi bật sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn trong mắt đối tượng mục tiêu, gia tăng khả năng ghi nhớ của người tiêu dùng.

#3. Đối tượng mục tiêu

Xác định rõ đối tượng mục tiêu là bước quan trọng để định hình cách thức và nội dung giao tiếp. Việc cung cấp càng nhiều thông tin chi tiết về đối tượng mục tiêu sẽ giúp các chiến dịch trở nên chính xác và mang tính cá nhân hóa cao hơn. Dữ liệu về tuổi, giới tính, sở thích, hành vi tiêu dùng sẽ giúp tối ưu hóa chiến lược tiếp cận và lựa chọn các kênh truyền thông phù hợp, từ đó tăng hiệu quả của chiến dịch.

#4. Mô tả về công ty

Một yếu tố quan trọng khác là mô tả công ty. Đối với yếu tố này, bạn có thể iới thiệu về công ty, bao gồm các hoạt động, thị trường mà công ty đang phục vụ và thành tựu nổi bật gần đây. Mô tả này cần thể hiện rõ định vị của công ty trên thị trường cũng như giọng điệu giao tiếp chung trong các hoạt động truyền thông. Ngoài ra, bạn nên đề cập đến các sản phẩm/dịch vụ chính, giá trị cốt lõi và lịch sử phát triển của công ty để giúp đối tác có cái nhìn toàn diện hơn.

#5. Yêu cầu hoặc mô tả dự án

Trình bày chi tiết các yêu cầu của dự án, bao gồm: đặc điểm sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn muốn nhấn mạnh trong chiến dịch. Các thông tin này sẽ giúp Agency hiểu rõ hơn về mục đích cụ thể của bạn và tạo nền tảng cho quá trình sáng tạo. Bạn phải đảm bảo mình mô tả dự án đủ chi tiết nhưng vẫn ngắn gọn, tập trung vào những yếu tố quan trọng để giữ bản Brief cô đọng và dễ hiểu.

#6. Hạn chế và yêu cầu pháp lý

Trong một số lĩnh vực như y tế, các chiến dịch truyền thông cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật. Do đó, bạn nên nêu rõ các hạn chế hoặc yêu cầu pháp lý liên quan để đảm bảo chiến dịch được triển khai đúng quy định và tránh các rủi ro pháp lý. Thông tin này cũng giúp các Agency lập kế hoạch phù hợp, tránh vi phạm các tiêu chuẩn ngành.

#7. Thời gian thực hiện chiến dịch

Thiết lập thời gian cụ thể cho từng giai đoạn của chiến dịch để đảm bảo các công việc được hoàn thành đúng tiến độ. Bạn nên chỉ rõ thời gian bắt đầu và kết thúc cũng như các mốc thời gian quan trọng cần hoàn thành. Đây là cách giúp bạn tối ưu hóa nguồn lực và tạo sự linh hoạt trong quá trình điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết.

#8. Nhu cầu đặc biệt

Nếu có yêu cầu đặc biệt như sử dụng một slogan cụ thể hoặc kết hợp với một sự kiện đặc biệt, bạn hãy nêu rõ trong Brief. Những yêu cầu này sẽ giúp Agency hiểu rõ hơn về ý định của bạn và triển khai chiến dịch theo hướng bạn mong muốn. Đồng thời, bạn cũng nên đảm bảo các nhu cầu này được mô tả chi tiết để tránh việc hiểu lầm hoặc sai lệch trong quá trình thực hiện.

#9. Ngân sách

Xác định rõ ngân sách cho chiến dịch sẽ giúp các Agency lập kế hoạch phù hợp với khả năng tài chính của bạn. Nêu rõ ngân sách từ đầu cũng giúp tránh việc nhận được các đề xuất không khả thi. Ngân sách thường bao gồm cả chi phí cho các kênh truyền thông, sản xuất nội dung và các khoản phí bổ sung khác, giúp kiểm soát chi tiêu hiệu quả.

9 bước viết Brief “bất bại”

Nếu đang có một ý tưởng tuyệt vời cho chiến dịch Marketing của mình, bạn có thể hiện thực hóa ý của mình qua 9 bước sau đây.

Bước 1: Xác định mục đích của dự án

Bước đầu tiên là thảo luận với các lãnh đạo và những người liên quan về mục đích của chiến dịch. Hãy xác định rõ những gì bạn muốn đạt được, chẳng hạn như tăng nhận diện thương hiệu, thu hút thêm lưu lượng truy cập website, tăng doanh số hoặc thúc đẩy giới thiệu khách hàng. Ví dụ, nếu mục tiêu là tăng doanh số bán hàng, hãy xác định rõ chiến dịch nhằm thúc đẩy khách hàng tiềm năng mua sản phẩm mới của công ty trong vòng ba tháng tới.

Bước 2: Thu thập ý kiến từ các thành viên chủ chốt

Trước khi tạo Brief, bạn nên lấy ý kiến từ các bộ phận và thành viên liên quan để có cái nhìn toàn diện và đa dạng hơn. Một cuộc họp ban đầu sẽ giúp xác định những vấn đề cần giải quyết và chia sẻ ý tưởng. Ví dụ, khi tạo Brief cho chiến dịch quảng bá sản phẩm mới, hãy tham khảo ý kiến của phòng kinh doanh về phản hồi từ khách hàng và phòng sản xuất về tính năng nổi bật của sản phẩm.

Bước 3: Đặt mục tiêu rõ ràng

Mục tiêu cần được thiết lập sao cho cụ thể, có thể đo lường được, thách thức nhưng khả thi. Điều này sẽ giúp nhóm đánh giá hiệu quả của chiến dịch. Ví dụ, bạn có thể đặt mục tiêu tăng lưu lượng truy cập website lên 20% trong ba tháng hoặc đạt 1.500 lượt tương tác trên mạng xã hội trong vòng sáu tuần. Hãy đảm bảo mục tiêu này có thể theo dõi và đo lường để đánh giá hiệu quả.

Bước 4: Xác định đối tượng mục tiêu

Xác định rõ đối tượng mục tiêu sẽ giúp bạn hiểu những chiến lược và hoạt động nào phù hợp với thị trường của mình. Nghiên cứu thị trường, khảo sát hoặc nhóm tập trung cũng là cách giúp bạn thu hẹp đối tượng mục tiêu theo các danh mục cụ thể, như tuổi, giới tính, thu nhập hoặc sở thích. Ví dụ, nếu chiến dịch nhắm vào người dùng từ 18-25 tuổi, bạn hãy tập trung vào các kênh truyền thông xã hội phổ biến như Instagram hoặc TikTok.

Bước 5: Phác thảo chiến lược chiến dịch

Chiến lược, chiến dịch trong Brief cần mô tả cách bạn sẽ đạt được các mục tiêu đã đề ra. Thông thường, các chiến lược này bao gồm các yếu tố như chủ đề chung của chiến dịch, kênh tiếp thị sử dụng (email, mạng xã hội, quảng cáo truyền hình) và các hoạt động truyền thông khác. Ví dụ, nếu mục tiêu là tăng nhận diện thương hiệu, chiến lược của bạn có thể bao gồm việc thực hiện một chiến dịch quảng cáo đa kênh trên truyền hình và mạng xã hội.

Bước 6: Liệt kê các sản phẩm đầu ra cần thiết

Brief cần có danh sách chi tiết các sản phẩm đầu ra phải hoàn thành trong dự án, như ảnh chụp website, tagline chiến dịch, tài liệu quảng cáo, hình ảnh và video cho mạng xã hội, nội dung trang web và thông cáo báo chí. Ví dụ, nếu chiến dịch tập trung vào việc quảng bá sản phẩm mới, các sản phẩm đầu ra có thể bao gồm video giới thiệu sản phẩm, bài viết blog và hình ảnh sản phẩm để chia sẻ trên các nền tảng truyền thông.

Bước 7: Xác minh thông tin bắt buộc

Hãy đảm bảo các thông tin bắt buộc như logo, các tuyên bố từ chối trách nhiệm, số điện thoại hoặc thông tin bản quyền được bao gồm trong tài liệu quảng cáo. Để tránh sai sót, bạn hãy tham khảo các yêu cầu từ bộ phận pháp lý hoặc nhân sự. Ví dụ, nếu chiến dịch liên quan đến lĩnh vực y tế, bạn cần tuân thủ các yêu cầu pháp luật về quảng cáo sản phẩm dược phẩm.

Bước 8: Xem xét thời gian thực hiện

Xác định thời gian thực hiện cụ thể cho dự án để giúp các bộ phận liên quan sắp xếp công việc. Dù thời hạn có thể thay đổi, nhưng việc sở hữu một kế hoạch với thời gian ước lượng sẽ giúp đảm bảo tiến độ và tối ưu hóa hiệu suất làm việc. Ví dụ, nếu đặt thời hạn sáu tuần để hoàn thành chiến dịch, bạn hãy phân bổ thời gian cho từng giai đoạn cụ thể như lên ý tưởng, thiết kế và triển khai.

Bước 9: Xác nhận ngân sách

Xác định ngân sách với các lãnh đạo và bộ phận tài chính để đảm bảo chiến dịch nằm trong khả năng chi trả. Đồng thời, bạn hãy cung cấp ước tính chi phí cho từng phần của chiến dịch, từ sản xuất nội dung đến quảng cáo trả phí. Ví dụ, nếu tổng ngân sách là 50 triệu đồng, bạn hãy chia ngân sách thành các khoản như 20 triệu cho sản xuất nội dung và 30 triệu cho quảng cáo trực tuyến.

Xây dựng Brief hiệu quả là bước đầu tiên giúp bạn đảm bảo chiến dịch Marketing thành công. Với 9 bước thực hiện và 9 yếu tố cần có trong một Brief, TinoHost hy vọng bài viết trên sẽ là nguồn tham khảo hữu ích đối với bạn. Hãy tiếp tục theo dõi TinoHost để đón đọc những bài viết hay và hữu ích khác bạn nhé!

Những câu hỏi thường gặp

Ai là người chịu trách nhiệm viết Brief?

Thông thường, các nhân viên Marketing hoặc quản lý dự án của công ty chịu trách nhiệm viết Brief. Tuy nhiên, các thông tin trong Brief sẽ được thu thập từ nhiều bộ phận và nhân sự liên quan.

Brief có quan trọng đối với các chiến dịch nhỏ không?

Tất nhiên là có! Ngay cả với các chiến dịch nhỏ, Brief vẫn quan trọng vì giúp xác định rõ mục tiêu và đảm bảo các thành viên đều hiểu và thực hiện đúng hướng.

Cần viết Brief dài bao nhiêu?

Brief thường ngắn gọn, không nên dài quá hai trang giấy, đảm bảo các thông tin cần thiết được truyền đạt rõ ràng mà không quá chi tiết.

Brief có thể thay đổi trong quá trình thực hiện không?

Câu trả lời là: “Có!”. Brief có thể được điều chỉnh nếu phát sinh các yêu cầu mới hoặc thay đổi từ phía khách hàng.