Bước 4: Hạch Toán Chi Phí Lương, đảm Bảo Số Liệu Về Tiền Lương đúng

Bước 4.1: Hạch toán chi phí lương

• Mục đích: Hạch toán chi phí lương để chi phí lương của doanh nghiệp được hạch toán đầy đủ, xác định chi phí lương, chi phí bảo hiểm cuối kỳ.
• Thực hiện:

1. Cuối tháng, kế toán dựa vào bảng lương theo dõi trên Sala hoặc ngoài excel để hạch toán tổng chi phí lương trên phần mềm AMIS.VN – Kế toán 2. Vào menu Nghiệp vụ\ Tổng hợp\ Chứng từ nghiệp vụ khác, hạch toán Nợ TK 622, 6271, 6411, 6421/ Có TK 334, 338,…

Bước 4.2: Kiểm tra, đối chiếu số dư cuối kỳ bảo hiểm trên sổ cái tài khoản với thông báo của cơ quan bảo hiểm, Số dư cuối kỳ của TK Phải trả người lao động (TK 334)

• Mục đích:
  • Đảm bảo hạch toán đủ chi phí lương tất các tháng của doanh nghiệp và khớp với bảng lương của doanh nghiệp.
  • Đảm bảo hạch toán đúng và đủ các bút toán trả lương cho người lao động trong doanh nghiệp, tránh trường hợp ghi nhận thiếu bút toán trả lương dẫn tới nợ lương nhân viên trên sổ sách.
  • Đảm bảo khớp số liệu các khoản bảo hiểm giữa sổ chi tiết tài khoản Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp với thông báo của cơ quan bảo hiểm.

• Thực hiện:

1. Kiểm tra đối chiếu Số phát sinh của TK 334 với các bảng lương của doanh nghiệp trong kỳ, kiểm tra số dư của tài khoản 334 để kiểm tra bất thường có thể xảy ra như:

• Trên sổ cái tài khoản 334 có dư Nợ: Trường hợp này xảy ra khi đơn vị hạch toán thừa bút toán trả lương cụ thể:
  • Nếu đơn vị thực hiện theo dõi chi tiết lương cán bộ trên phần mềm AMIS.VN – Kế toán thì hiện nay phần mềm không cho phép đơn vị thực hiện trả lương lớn hơn số lương phải trả người lao động trong kỳ.
  • Nếu đơn vị không thực hiện theo dõi chi phí lương cán bộ trên phầm mềm mà tự hạch toán bút toán trả lương thì trường hợp trả thừa tiền lương có thể xảy ra. Doanh nghiệp kiểm tra các chứng từ trả lương xem có chứng từ nào hạch toán hai lần hoặc đã hạch toán nhưng quên không ghi sổ sau đó lại hạch toán thêm một chứng từ khác dẫn tới việc số dư cuối kỳ trên sổ Cái TK Phải trả người lao động (TK 334) dư Nợ.

• Kiểm tra tổng số phát sinh bên Có sổ Cái TK 334 Phải trả người lao động xem có khớp với tổng số lương trên các bảng thanh toán tiền lương trong kỳ của doanh nghiệp. Đảm bảo doanh nghiệp hạch toán đầy đủ chi phí lương trong kỳ.

2. Đối chiếu BHXH, BHYT, BHTN trên sổ Cái tài khoản 3382, 3383, 3384, 3386, thông báo của cơ quan bảo hiểm, cơ quan công đoàn nơi đơn vị trực thuộc (cấp quận, huyện, thành phố) để kiểm tra bất thường có thể xảy ra như:

• Sổ chi tiết tài khoản BHXH, BHYT, BHTN và sổ Cái tài khoản Phải trả phải nộp khác (TK 338) lệch số với thông báo của cơ quan bảo hiểm do:
  • Doanh nghiệp nộp tiền BH sau ngày cơ quan BH chốt sổ để lập thông báo. Trường hợp này thì sang tháng sau doanh nghiệp kiểm tra thông báo sẽ thấy số tiền đã nộp được ghi nhận.
• Doanh nghiệp ghi sai số tài khoản của cơ quan BH trường hợp này doanh nghiệp cần lập truy soát tại kho bạc hoặc làm điều chỉnh nộp tiền
• Doanh nghiệp nộp chậm tiền BH nhưng chưa tính vào nộp lãi. Doanh nghiệp cần bổ sung khoản phạt chậm nộp tiền BH

• Sổ chi tiết tài khoản KPCĐ và sổ Cái tài khoản Phải trả phải nộp khác (TK 338) lệch số với thông báo của cơ quan công đoàn đơn vị trực thuộc do:
  • Đơn vị đã nộp kinh phí công đoàn nhưng nộp chưa đúng thời gian quy định hoặc do đơn ghi sai số tài khoản của cơ quan công đoàn trường hợp này doanh nghiệp cần lập truy soát tại kho bạc, ngân hàng hoặc làm điều chỉnh nộp tiền.