Các Bước để Xây Dựng Hệ Thống Quản Lý Nhân Viên Hiệu Quả Cho ...

Các doanh nghiệp SME với ngân sách thấp, quy trình làm việc chưa được tối ưu hóa sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong việc áp dụng phần mềm hệ thống quản lý nhân viên hiệu quả. Do đó bài viết này Azza HRM cung cấp các bước giúp doanh nghiệp SME xây dựng hệ thống quản lý nhân viên khoa học hiệu quả nhất.

Bước 1: Đánh giá thực trạng quản lý nhân sự

Đầu tiên, ban lãnh đạo cần rà soát các hoạt động quản lý nhân sự thực tế ở công ty như:

• Hoạt động chấm công tính lương nhân viên
• Hoạt động thu hút -tuyển dụng nhân tài
• Hoạt động đề xuất – xét duyệt
• Quy trình thực hiện công việc
• Hoạt động tạm ứng – thanh toán
• Hoạt động đánh giá nhân viên
• Công tác quản lý tài nguyên nhân sự
• Công tác quản lý hồ sơ nhân viên
• Hoạt động truyền thông nội bộ
• Hoạt động bảo hiểm – thuế

Lưu ý, ban lãnh đạo không chỉ đánh giá quy trình thực tế mà cần phải làm khảo sát nhân sự để đánh giá chính xác hiệu quả quy trình hiện tại ở từng bộ phận. Trong trường hợp doanh nghiệp SME chưa có chuyên môn thẩm định, đánh giá quy trình có thể thuê chuyên gia nhân sự để công tác đánh giá chính xác hơn.

Bước 2: Xây dựng mục tiêu áp dụng phần mềm hệ thống quản lý nhân viên

Sau khi đánh giá và phát hiện thấy những nhược điểm, khiếm khuyết của hệ thống quản trị hiện tại trong tổ chức, ban lãnh đạo cần đặt ra các mục tiêu áp dụng phần mềm kỳ vọng cải tiến. Cơ bản mục tiêu bao gồm:

• Tối ưu quy trình tuyển dụng: bao gồm thu hút ứng viên, phỏng vấn, quản lý hồ sơ ứng viên, đánh giá tỷ lệ tuyển dụng thành công
• Tối ưu quy trình quản lý nhân sự: Quản lý hồ sơ nhân sự, chính sách nhân sự, lương thưởng nhân viên
• Tối ưu quy trình làm việc: Giao việc – nhận việc, trao đổi, đề xuất – phản hồi, sáng tạo, gửi kết quả công việc
• Tối quy trình đánh giá nhân sự: Đánh giá KPI theo doanh số hoặc đầu việc, đánh giá độ chuyên cần, đánh giá cải tiến sáng tạo trong công việc của nhân sự
• Tối ưu quy trình tính lương: Phương thức chấm công, tính lương công, tính lương, trả lương, phản hồi của nhân sự

Đối với tổ chức vừa và nhỏ ngân sách bị giới hạn có thể xem xét ưu tiên các phân hệ quan trọng triển khai trước như: tính lương, quản lý công việc, tuyển dụng, đánh giá nhân viên để tối ưu chi phí. Sau đó sẽ mở rộng các phân hệ tính năng phần mềm sau khi phát sinh nhu cầu quản lý.

Bước 3: Lựa chọn phần mềm phù hợp

Trên thực tế, không phải cứ phần mềm ra đời trước và có mặt trên thị trường lâu năm là phần mềm tốt nhất. Một phần mềm nhân sự tốt là phần mềm phù hợp với tổ chức nhất. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp SME, việc sử dụng phần mềm nhân sự phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí. Cơ bản, một phần mềm nhân sự phù hợp cần phải đáp ứng những tiêu chí sau:

• Phần mềm có kết nối với Cloud không?
• Phần mềm có đầy đủ tính năng sẵn có tổ chức đang cần không?
• Chi phí đầu tư phần mềm là bao nhiêu?
• Phần mềm có cho phép dùng thử không?
• Khả năng bảo mật của phần mềm?
• Phần mềm có tích hợp được với các phần mềm khác trong hệ sinh thái không?
• Khả năng hỗ trợ từ nhà cung cấp

Azza HRM là phần mềm được nhiều tổ chức đánh giá cao bởi đáp ứng được những yêu cầu về chi phí, bảo mật, linh hoạt trong quản lý và hỗ trợ nhiệt tình. Hiện nay Azza HRM cung cấp đầy đủ tất cả phân hệ quản lý nhân sự phù hợp với doanh nghiệp SME. Mời quý doanh nghiệp xem thêm TẠI ĐÂY

Bước 4: Triển khai áp dụng & đào tạo nhân sự sử dụng

Sau khi lựa chọn phần mềm phù hợp, doanh nghiệp áp dụng vào tổ chức và mở các buổi đào tạo nhân sự sử dụng. Nếu không có bước đào tạo nhân sự rất dễ làm sai quy trình, thao tác dẫn đến dữ liệu không thống nhất. Mặt khác, tổ chức cần truyền đạt yêu cầu 100% nhân sự cần thao tác trên phần mềm tránh việc vừa dùng phần mềm vừa sử dụng excel dẫn đến dữ liệu rời rạc làm cho kết quả đánh giá công việc không chính xác.

Bước 5: Đánh giá hiệu quả hệ thống quản lý nhân viên

Sau khi triển khai phần mềm được 2 tháng, 4 tháng, nửa năm, doanh nghiệp cần có hoạt động đánh giá hiệu quả triển khai. Cụ thể tiêu chí đánh giá:

• Chi phí văn phòng, chi phí nhân sự, chi phí khác sau khi áp dụng giảm bao nhiêu % so với chi phí trước đó
• Chi phí tiết kiệm/ chi phí áp dụng phần mềm theo tháng/quý/năm
• Thời gian làm việc nhân sự cải tiến như thế nào?
• Thời gian chết của nhân sự giảm bao nhiêu %?
• Mức độ hài lòng của nhân viên thông qua khảo sát
• Khả năng quản lý – lưu trữ dữ liệu: linh hoạt, bảo mật?
• Thao tác tra cứu thông tin trên phần mềm nhanh và chính xác không?

Nếu không có công tác đánh giá này, rất có thể các doanh nghiệp sẽ không nhận thấy việc áp dụng phần mềm đã thay đổi mô hình quản lý và làm việc tổ chức như thế nào? mang lại lợi ích gì? Bên cạnh đó, công tác đánh giá sẽ giúp tổ chức phát hiện những mặt hạn chế đang tồn tại trong hệ thống quản lý nhân viên và tìm phương pháp giải quyết kịp thời.

Bước 6: Hoàn thiện bộ máy quản lý

Sau khi đánh giá kết quả áp dụng phần mềm quản lý nhân sự trong tổ chức, ban lãnh đạo cần có các hoạt động hoàn thiện bộ máy quản lý nhân sự theo mô hình quản trị mới. Bao gồm:

• Điều chỉnh những vấn đề còn tồn tại khi áp dụng phần mềm: lỗi hệ thống, hỗ trợ từ nhà cung cấp, thiếu trường thông tin, nhân sự chưa biết cách sử dụng,…
• Đào tạo nhân viên về các kỹ năng làm việc: làm việc nhóm, kỹ năng giao tiếp, ngoại ngữ, lên kế hoạch, kỹ năng tìm kiếm tài liệu,…
• Hoàn thiện quy trình nội bộ trong từng phòng ban
• Hoàn thiện quy trình làm việc liên phòng ban
• Tự động hóa toàn bộ quy trình thủ công

Như vậy, Doanh nghiệp SME đã có thể hoàn thiện bộ máy quản lý nhân sự một các tối ưu thông qua 6 bước trên. Việc áp dụng phần mềm nhân sự là xu thế tất yếu, bởi vậy các doanh nghiệp nên tìm hiểu và áp dụng sớm để mang lại hiệu quả cao.

Azza HRM là phần mềm chuyên về quản lý nhân sự đã có gần 10 năm hoạt động triển khai giải pháp số cho các doanh nghiệp lớn nhỏ. Azza HRM theo đuổi mô hình hoạt động may đo, nhận thay đổi các cấu tạo phân hệ theo yêu cầu của khách hàng trên phần mềm sao cho phù hợp với mô hình quản lý của doanh nghiệp. Với 12 phân hệ nổi trội dưới đây Azza cam kết mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng:

• Azza File: quản lý hồ sơ nhân sự khoa học
• Azza Time: quản lý thời gian chấm công nhân viên
• Azza Payroll: tính lương & thuế
• Azza Insurance: bảo hiểm
• Azza News: tin tức và truyền thông nội bộ
• Azza Request: quản lý đề xuất và phê duyệt
• Azza Work: quản lý công việc
• Azza Meal: quản lý suất ăn nhân viên
• Azza Check-in: quản lý chấm công
• Azza E-Hiring: quản lý quy trình tuyển dụng
• Azza Training: quản lý đào tạo nhân sự
• Azza Appraisal: quản lý hiệu suất KPI

Hy vọng bài viết sẽ mang lại kiến thức giá trị cho quý doanh nghiệp về cách xây dựng hệ thống quản lý nhân viên hiệu quả. Hãy theo dõi Azza HRM để đón đọc thêm nhiều kiến thức bổ ích về quản trị nhân sự.

Mọi thông tin hợp tác xin liên hệ hotline : O94.775.8886 hoặc tham khảo thêm về: Phần mềm quản lý nhân sự AZZA HRM và xem thêm các bài khác về giải pháp quản lý nhân sự