Các Cách Sắp Xếp Thứ Tự Trong Excel (tăng, Giảm, Nhiều điều Kiện)

Nội Dung

• 1 Cách sắp xếp thứ tự trong Excel theo hướng tăng dần, giảm dần
  • • 1.0.1 Dùng tính năng lọc Sort
    • 1.0.2 Dùng Filter
    • 1.0.3 Dùng hàm SORT
    • 1.0.4 Cách sắp xếp thứ tự trong Excel (nhiều điều kiện)
    • 1.0.5 Làm Thế Nào Để Sắp Xếp Dữ Liệu Từ Trái Sang Phải Trong Bảng Tổng Hợp?

Cách sắp xếp thứ tự trong Excel theo hướng tăng dần, giảm dần

Dùng tính năng lọc Sort

Bạn đang có một bảng gồm rất nhiều số liệu, nhiệm vụ là phải sắp xếp sao theo thứ tự tăng, giảm dần. Không phải ngồi kiểm tra lại từng số, so sánh để sắp xếp, như vậy vừa mất thời gian, sai sót có thể xảy ra mà hiệu quả đem lại không cao. Chỉ cần thực hiện tính năng lọc, sắp xếp thứ tự trong Excel sau, chỉ mất chưa đầy 30 giây, bảng sẽ được liệt kê theo ý muốn của bạn:

• Bước 1: Chọn bảng chứa dữ liệu cần lọc để bắt đầu tiến trình. Vì trong bảng thông thường các dữ liệu sẽ liên quan đến nhau, nếu bạn chỉ chọn cột cần lọc thì kết quả sau khi sử dụng tính năng sẽ bị sai lệch. Trong trường hợp nếu chỉ có 1 cột duy nhất thì chọn cột đó là được.

• Bước 2: Sử dụng tính năng sắp xếp trong Excel. Lúc này, bạn chọn Tab Data ở thanh công cụ, nhấp chuột vào Sort. Lúc này, hộp thoại Sort sẽ hiển thị.
• Bước 3: Trong hộp thoại, chọn Sort by là cột cần sắp xếp các giá trị tăng hay giảm dần. Trong Sort On chọn Cell Vallues.
• Bước 4: Trong mục Order: chọn Smallest to Largest để sắp xếp theo thứ tự tăng dần hoặc Largest to Smallest để sắp xếp thứ tự trong Excel giảm dần.
• Bước 5: Nhấn chọn Ok để hoàn tất việc sắp xếp trong Excel

Dùng Filter

• Bước 1: Chọn bảng cần sắp xếp tăng hay giảm dần dữ liệu.
• Bước 2: Trong Tab Data, nhấn chọn Filter
• Bước 3: Dòng đầu tiên trong bảng sẽ hiển thị dấu mũi tên trong mỗi ô. Tại đây, bạn muốn lọc cột nào thì chọn ô chứa dấu mũi tên của của cột đó.

• Bước 4: Chọn lệnh Smallest to Largest để sắp xếp dữ liệu theo hướng tăng dần hay Largest to Smallest để sắp xếp theo hướng giảm dần.

Với 3 bước đơn giản trê, bạn đã có một bảng dữ liệu sắp xếp theo ý muốn rồi.

Dùng hàm SORT

Nếu ngại việc dùng công cụ lọc, bạn cũng có thể sử dụng hàm sắp xếp trong Excel – hàm SORT.

Cú pháp của hàm: “ =SORT(array,[sort_index],[sort_order],[by_col])”

Trong đó:

• array: Mảng dữ liệu cần sắp xếp
• sort_index: Số cột, dòng làm điều kiện đối chiếu
• sort_order: Thứ tự lọc dữ liệu giảm hoặc tăng dần
• by_col: Lựa chọn sắp xếp dữ liệu theo hàng hay cột

Cách sắp xếp thứ tự trong Excel (nhiều điều kiện)

Với những bảng biểu sắp xếp tăng giảm cơ bản, bạn có thể thực hiện như trên. Tuy nhiên, nếu dữ liệu chúng ta lọc cần nhiều điều kiện hơn thì sao, liệu có khó hay không? Cùng xem các bước sau để tìm ra cầu trả lời là dễ hay khó nhé!

• Bước 1: Trong Tab Data, chọn tính năng Sort để bắt đầu
• Bước 2: Đọc kỹ, tìm hiểu phần điều kiện dữ liệu cũng như chức năng trong bảng Sort.

Bảng Sort bao gồm các chức năng chính sau:

• Add Level: Ở mục này, bạn có thể tạo thêm các cấp độ sắp xếp khác nhau. Đối tượng có thể được phân chia theo nhiều cấp độ khác nhau.
• Delete Level: Xóa cấp độ được chọn
• Sort by: Các cột cần sắp xếp theo yêu cầu

• Sort On: Chứa các trường sắp xếp, đó có thể là màu sắc, phông chữ hay giá trị…
• Order: Thứ tự sắp xếp trong Excel (tăng hay giảm dần)
• My data has headers: Trong trường hợp bảng dữ liệu cần được lọc đã có tiêu đề thì nên tích vào ô trống này.
• Bước 3: Ứng dụng vào bảng Excel

Làm Thế Nào Để Sắp Xếp Dữ Liệu Từ Trái Sang Phải Trong Bảng Tổng Hợp?

Trong bảng tổng hợp, chúng ta có thể dễ dàng sắp xếp dữ liệu trong một cột từ lớn nhất đến nhỏ nhất hoặc nhỏ nhất đến lớn nhất. Bạn đã bao giờ cố gắng sắp xếp dữ liệu từ trái sang phải của một hàng trong bảng tổng hợp chưa?

1. Chọn một ô bất kỳ trong dải ô mà bạn muốn sắp xếp.

2. Trên tab Dữ liệu, trong nhóm Sắp xếp & Lọc, hãy bấm Sắp xếp.

3. Trong hộp thoại Sắp xếp, bấm vào Tùy chọn.

4. Trong hộp thoại Tùy chọn Sắp xếp, bên dưới Hướng, hãy bấm Sắp xếp từ trái sang phải, rồi bấm OK.

5. Bên dưới Hàng, trong hộp Sắp xếp theo, chọn hàng mà bạn muốn sắp xếp. Hàng này thường là hàng 1 nếu bạn muốn sắp xếp theo hàng tiêu đề.

6. Mẹo: Nếu hàng tiêu đề của bạn là văn bản nhưng bạn muốn sắp xếp cột theo số, bạn có thể thêm một hàng mới ở trên dải dữ liệu của mình, rồi thêm số theo thứ tự bạn muốn.

7. Để sắp xếp theo giá trị, hãy chọn một trong các tùy chọn từ danh sách thả xuống Thứ tự:

1. 1. Đối với giá trị văn bản, hãy chọn A đến Z hoặc Z đến A.
   2. Đối với giá trị số, hãy chọn Nhỏ nhất đến Lớn nhất hoặc Lớn nhất đến Nhỏ nhất.
   3. Đối với giá trị ngày hoặc thời gian, hãy chọn Cũ nhất đến Mới nhất hoặc Mới nhất đến Cũ nhất.

      8. Để sắp xếp theo màu ô, màu phông hoặc biểu tượng ô, hãy làm như sau:

      1. Dưới Sắp xếp Dựa trên, hãy chọn Màu Ô, Màu Phông hoặc Biểu tượng Ô.
      2. Bên dưới Thứ tự, chọn màu ô, màu phông chữ hoặc biểu tượng ô, rồi chọn Ở bên Trái hoặc Ở bên Phải.

Lưu ý: Khi bạn sắp xếp các hàng vốn là một phần của đại cương trang tính, Excel sẽ sắp xếp các nhóm ở mức cao nhất (mức 1) sao cho các hàng hoặc cột chi tiết luôn ở gần nhau, ngay cả khi hàng hoặc cột chi tiết bị ẩn.