Các Thông Số Cho Một Văn Bản Chuẩn Như Thế Nào?

Các thông số cho một văn bản chuẩn như thế nào? 26/03/2021 03:01

Trước kia khi chưa đọc qua bài viết này, chắc hẳn nhiều bạn soạn văn bản theo cảm tính của mình. Tự căn chỉnh làm sao cho hợp mắt mình, nhưng có thể vẫn chưa hợp tiêu chuẩn. Font chữ, cỡ chữ, dãn cách giữa các đoạn văn, dãn cách giữa các dòng trong đoạn văn và thụt vào đầu dòng thông số bao nhiêu là hợp tiêu chuẩn? Kế Toán Đức Minh sẽ hướng dẫn bạn bố trí văn bản được chuẩn nhất nhé!

Bố trí văn bản chuẩn

(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)

(Nghị định 30/2020/NĐ – CP có hiệu lực ngày 05 tháng 03 năm 2020)

• Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính được trình bày trên khổ A4 (210mm x 297mm), đinh hướng theo chiều dài, căn lề chuẩn như sau:

Lề trên: cách mép trên từ 20-25mm; Lề trái: cách mép trái từ 30-35mm;

Lề dưới: cách mép dưới từ 20-25mm; Lề phải: cách mép phải từ 15-20mm.

• Thực hành:

Vào Page Layout trên thanh menu -> Page Setup. Sau khi xuất hiện hộp thoại ta chọn:

+ Tab Margins:

• Trong khung Margins bạn căn lề theo chuẩn: Top: Căn lề trên; Left: Căn lề trái: Botton: Căn lề dưới; Right: Căn lề phải
• Trong khung Orientation chọn Portrait chọn Portrait (khổ giấy đứng)

+ Tab Paper: chọn trong khung Paper Size là A4 bấm OK

Các loại văn bản như giấy tờ giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển có thể được trình bày trên giấy khổ A5 (148mm x 210mm)

Phông chữ trong văn bản phải là các phông chữ Tiếng Việt (Unicode) với kiểu chữ chân phương, bảo đảm tính trang trọng, nghiêm túc của văn bản.

• Phần nội dung được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng có thể lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (Special – First line); khoảng cách giữa các đoạn văn (Spacing) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên.
• Thực hành:

Vào Page Layout -> Paragraph. Sau khi xuất hiện hộp thoại chọn:

+ Tab Indents and Spacing

• Trong khung Indentation: Left: khoảng cách lề thụt đầu dòng; Right: khoảng cách lề phải (cuối dòng)
• Trong khung Spacing: Before: khoảng cách dòng bên trên 1 đoạn văn;
• After: khoảng cách dòng bên dưới 1 đoạn văn; Line spacing: khoảng cách giữa các dòng.

Bước 1:

Bôi đen toàn bộ văn bản (Đặt chuột từ vị trí đầu văn bản kéo chéo xuống phía dưới hoặc giữ tổ hợp phím Ctrl+A. )

• Vào phông chữ , chọn font Times New Roman. Cỡ chữ 13-14.

• Bôi đen chữ VĂN BẢN CHUẨN (Tiêu đề của văn bản)

+ Chọn biểu tượng bên để căn giữa ( Hoặc ấn CTRL+E )

+ Chọn B để chữ IN ĐẬM ( Hoặc ấn CTRL+B)

+ Chọn cỡ chữ 18

• Lưu ý: Khi bôi đen toàn bộ văn bản mà bấm bất kỳ 1 chữ nào trên bàn phím thì tất cả chữ sẽ bị mất hết. ĐỂ LẤY LẠI, giữ CTRL+Z để quay lại (ấn 1 lần)

Bước 2: Căn chỉnh cả trang giấy.

• Vào Page Layout, chọn Page Setup (mũi tên)

+ Tại mục Magin , chọn lề

Ở mục Orientation, chọn Portrait ( hướng giấy đứng) hoặc Lanscape ( hướng giấy ngang)

+ Sang mục Paper / Papersize: Chọn kiểu Letter, chọn A4, ấn Ok.

Bước 3: Định dạng nội dung bên trong văn bản

Bôi đen toàn bộ văn bản cần định dạng (Bỏ phần tiêu đề)

• Home -> Chọn Paragraph.

+ Mục Aligment: chọn Justified (căn đều 2 bên).

+ Mục Special (Thụt dòng đầu tiên): Chọn First line 1-1.27 cm

• Hangging: lề từ dòng thứ 2 trở đi.

+ Before và After: (Khoảng cách trước và sau giữa các đoạn văn) : chọn 6 pt ( pt : tương đương 1 dấu chấm)

+ Mục Line Spacing:

• Cỡ chữ 14: Chọn Multipe 1.15
• Cỡ chữ 13: Chọn 1.5 line

Sau đó bấm OK

Chúc các bạn thành công!

Với mục tiêu “Sự thành công của học viên là niềm tự hào của Đức Minh”, Công ty đào tạo kế toán và tin học Đức Minh là nơi đào tạo kế toán thực tế và tin học văn phòng uy tín và chuyên nghiệp nhất Hà Nội hiện nay. Đức Minh luôn sẵn sàng hỗ trợ hết mình vì học viên, luôn đồng hành cùng học viên trên bước đường đi tới thành công.

Lịch học dạy kèm linh động từ thứ 2 đến thứ 7 hàng tuần cho tất cả các học viên:

Ca 1: Từ 8h -> 11h30 * Ca 2: Từ 13h30 -> 17h * Ca 3: Từ 18h -> 20h

Bảng giá khóa học

TỔ CHỨC THI VÀ CẤP CHỨNG CHỈ CỦA VIỆN KẾ TOÁN ĐỨC MINH

Mọi chi tiết vui lòng liên hệ:

HỌC VIỆN ĐÀO TẠO KẾ TOÁN - TIN HỌC ĐỨC MINH

HÀ NỘI Cơ Sở 1: Tầng 2 - Tòa nhà B6A Nam Trung Yên - đường Nguyễn Chánh – Cầu Giấy HN - 0339.156.806 Cơ Sở 2: P902 tầng 9 tòa Licogi 12 . Số 21 Đại Từ - Đại Kim ( đối diện khu chung cư Eco Lake View) - Hoàng Mai - Hà Nội. ĐT / ZALO: 0342.254.883 Cơ Sở 3: Phòng 504, chung cư H1-3 Thanh Xuân Nam, đầu ngõ 445 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội - 0339.421.606 HỒ CHÍ MINH Cơ Sở 1: 537/41 Nguyễn Oanh, p 17, Gò Vấp, Hồ Chí Minh - 0972 711 886

• Chia sẻ
• Tweet