Các Thủ Tục Giấy Tờ Cần Làm Sau Khi Sinh Con ở Nhật

Sau khi sinh con ở Nhật thì có một số thủ tục và giấy tờ cần phải làm cho em bé trong một khoảng thời gian nhất định kể từ ngày em bé ra đời. Trong bài viết này mình sẽ chia sẻ về các thủ tục và giấy tờ này theo kinh nghiệm của bản thân. Đây là trong trường hợp sinh con ở Nhật (Tokyo) khi cả bố và mẹ đều là người nước ngoài. Thời điểm mình làm là tháng 7/2016 nên nếu các bạn làm sau thời điểm này có thể có những thông tin cập nhật mới so với bài viết của mình. Mình chỉ chia sẻ kinh nghiệm ở thời điểm mình làm thực tế thôi nhé.

1. 出生届 (shusshou todoke): Đăng ký khai sinh

• Thời hạn: Phải làm trong vòng 14 ngày sau khi sinh
• Làm ở đâu: Ở quận nơi bạn đăng ký lưu trú (区役所: kuyakusho) hoặc chi nhánh quận (出張所: shucchoujo)
• Người đi đăng ký: Bố hoặc mẹ
• Giấy tờ cần nộp:
  • Giấy chứng sinh của con (出生証明書: shussei shoumeisho): Lấy từ bệnh viện, thường là lấy sau khi xuất viện
  • Con dấu của người đi đăng ký khai sinh cho con (bố hoặc mẹ)
  • Sổ tay mẹ con (母子手帳: boshitechou)
  • Tờ khai đăng ký khai sinh (出生届の用紙): có sẵn tại nơi đến đăng ký, đến nơi mới điền

Sau khi nộp xong các giấy tờ trên thì tên của con bạn sẽ được thêm vào 住民票 (juuminhyou) của nhà bạn. Bạn sẽ nhận được 住民コード (mã lưu trú) của con. Đây là mã số rất quan trọng nên bạn cần giữ cẩn thận và không để lộ cho người ngoài biết. Vài ngày sau bạn sẽ nhận được My Number của con được gửi qua bưu điện về địa chỉ nhà bạn.

Ngay trong ngày đến đăng ký khai sinh, bạn hãy lấy luôn 2 bản  出生届け受理書 (shussei todoke juri sho) là giấy chứng nhận đã thụ lý thủ tục đăng ký khai sinh cho con và 2 bản 住民票 (juuminhyou) có ghi cả tên bố, mẹ và con để sau này làm thủ tục khai sinh cho con tại đại sứ quán và làm visa cho con tại cục xuất nhập cảnh.

2. 乳幼児医療費助成 (nyuuyouji iryouhi josei): Trợ cấp y tế cho trẻ

Đây là thủ tục đăng ký trợ cấp y tế cho con. Con sẽ được cấp giấy khám bệnh miễn phí gọi là 医療券 (iryouken) có thể dùng khi đi khám bệnh tại bệnh viện hay các cơ sở y tế. Giấy này có thể lấy ngay trong cùng ngày cùng nơi đăng ký khai sinh cho con ở trên. Bạn sẽ được hướng dẫn chi tiết khi đến đăng ký khai sinh.

3. 児童手当 (jidou teate): Trợ cấp hàng tháng cho trẻ

Đây là khoản trợ cấp cho trẻ được nhận hàng tháng. Từ khi mới sinh đến 3 tuổi con được nhận 15.000 yen/ tháng. Từ 3 tuổi đến khi đi học tiểu học con được nhận 10.000 yen/ tháng (cho con đầu và con thứ hai), từ con thứ 3 trở đi được nhận 15.000 yen/tháng. Học sinh trung học được nhận 10,000 yen/ tháng.

Khoản trợ cấp này sẽ được gửi vào cuối mỗi tháng nên bạn hãy làm thủ tục đăng ký này trước ngày cuối cùng của tháng mà con ra đời thì sẽ được lợi hơn (đặc biệt là đối với các bé sinh gần cuối tháng)

• Thời hạn đăng ký: Trong vòng 15 ngày sau khi sinh
• Làm ở đâu: Ở quận nơi bạn đăng ký lưu trú (区役所: kuyakusho) (Có thể gửi giấy tờ qua bưu điện)
• Người đi đăng ký: Người có thu nhập cao trong gia đình
• Giấy tờ cần nộp:
  • Con dấu của người đi đăng ký
  • Thẻ bảo hiểm của người đi đăng ký (健康保険証: kenkou hokensho)
  • Sổ ngân hàng mang tên người đi đăng ký (普通預金通帳: futsuu yokin tsuuchou)
  • Photo thẻ cư trú 在留カード và giấy thông báo số my number của người đi đăng ký
  • Giấy chứng nhận thu nhập của người đi đăng ký (所得証明書: shotoku shoumeisho): Xin ở 区役所(kuyakusho) hay 市役所(shiyaksho) nơi bạn ở. Trong trường hợp ngày 01/01 của năm hiện hành, bạn chưa chuyển đến nơi ở hiện tại (sống ở tỉnh/ thành phố khác) thì thay vì nộp giấy chứng nhận thu nhập bản phải nộp giấy chứng nhận nộp thuế bản khai chi tiết (課税証明書: kazei shoumeisho) của cả 2 vợ chồng.
  • Giấy yêu cầu chứng nhận trợ cấp cho trẻ (児童手当認定請求書: jidou teate nintei seikyuusho): Có sẵn ở nơi đến đăng ký, đến nơi mới điền

*** Trong trường hợp gửi bưu điện bạn photo thẻ bảo hiểm, sổ ngân hàng, thẻ cư trú, giấy thông báo số my number, giấy chứng nhận thu nhập và giấy yêu cầu chứng nhận (mẫu xem trên trang chủ của địa phương bạn sinh sống) đã điền sẵn và đóng dấu, gửi tới kuyakusho.

*** Trong trường hợp phải nộp 課税証明書 (kazei shoumeisho) thì bạn sẽ phải liên hệ với kuyakusho ở tỉnh/ thành phố bạn ở trước đây và yêu cầu họ gửi giấy này về địa chỉ hiện tại.  Vì thủ tục làm trợ cấp cho con phải hoàn thành trong vòng 15 ngày sau khi sinh nên bạn có thể nộp trước các giấy tờ khác cho kịp thời hạn và nộp kazei shoumeisho sau.

4. 健康保険: Đăng ký làm thẻ bảo hiểm cho con

• Thời hạn: Phải làm trong vòng 1 tháng sau khi em bé ra đời (nên làm sớm để khi đi khám 1 tháng cho con là đã có thẻ bảo hiểm)
• Người đăng ký: Người đi làm có thu nhập trong gia đình. Trong trường hợp cả bố và mẹ đều đi làm thì đăng ký cho con theo bảo hiểm của người có thu nhập cao hơn.
• Thủ tục chi tiết:  Hỏi công ty nơi bạn hoặc vợ/chồng bạn làm việc, sẽ được hướng dẫn cụ thể.

5. Đăng ký khai sinh và làm hộ chiếu cho con tại đại sứ quán/lãnh sự quán Việt Nam tại Nhật

Hai thủ tục này có thể làm trong cùng một ngày và có thể lấy được luôn giấy tờ sau khi nộp (thời gian đợi để lấy giấy tờ phụ thuộc vào số người nộp hồ sơ ngày hôm đó).

Các giấy tờ cần có:

• Tờ khai đăng ký khai sinh (M09.To-khai-dang-ky-khai-sinh.)
• Tờ khai xin cấp hộ chiếu (download mẫu tại đây)
• Một trong hai giấy tờ sau (tuỳ nơi đăng ký sẽ yêu cầu giấy nào, như mình nộp ở ĐSQ ở Tokyo thì chỉ cần giấy thụ lý)
  • Giấy chứng sinh do bệnh viện cấp (出生証明書)
  • Giấy chứng nhận thụ lý thủ tục đăng ký khai sinh đã lấy trước đó tại kuyakusho 出生届け受理書 (shussei todoke juri sho)
• Hộ chiếu của người đi đăng ký (bố hoặc mẹ)
• Photo giấy đăng ký kết hôn (có thể mang bản gốc đi đối chiếu)
• Photo thẻ cư trú (在留カード) của người đi đăng ký
• 2 ảnh 3,5 cm x 4,5 cm chụp thẳng mặt con, mắt mở to

*** Lưu ý: Nếu làm khai sinh ở quận trước và sau đó mới làm trên ĐSQ thì sẽ không nhận được giấy khai sinh mà chỉ nhận được bản trích lục khai sinh thôi các bạn nhé. Bản trích lục về giá trị tương đương như giấy khai sinh nhưng mình nghe nhiều người nói nếu dùng trích lục thì sau này về VN làm các thủ tục cho con có thể gặp khó khăn. Mình thì không biết điều này nên lúc trước nhà mình cũng làm theo trình tự như mình viết ở trên là xin ở quận trước sau đó mới xin ở ĐSQ và kết quả là cũng chỉ nhận được trích lục. Bạn muốn nhận đc bản gốc giấy khai sinh thì hãy làm khai sinh cho con trên ĐSQ trước. Tuy nhiên có 1 vấn đề là làm khai sinh ở quận và ở ĐSQ đều cần giấy chứng sinh gốc do bệnh viện cấp và họ thu không trả lại luôn, nên nếu muốn làm ở ĐSQ trước thì bạn cần phải xin 2 bản chứng sinh ở bệnh viện mới được (ĐSQ thu luôn giấy chứng sinh nên nếu chỉ có 1 bản thì không thể làm thủ tục trên quận được nữa). Có nhiều viện không đồng ý cấp 2 bản gốc giấy chứng sinh đâu nên bạn hãy tìm cách thảo luận với bệnh viện nhé. Một điểm nữa là nếu lên ĐSQ làm giấy khai sinh trước thì nhớ mang theo thẻ 住民票 (juuminhyou) bản có tên của cả 2 vợ chồng (lấy ở kuyakusho hoặc shiyakusho).

*** Cập nhật: Cách làm hộ chiếu và giấy khai sinh gốc tại ĐSQ qua bưu điện.

6. Xin tư cách lưu trú (visa) cho con tại cục xuất nhập cảnh

• Thời hạn đăng ký: Trong vòng 1 tháng sau khi sinh
• Các giấy tờ cần nộp:
  • Đơn xin tư cách lưu trú không cần dán ảnh (download tại đây)
  • Giấy chứng nhận thụ lý thủ tục đăng ký khai sinh đã lấy trước đó tại kuyakusho 出生届け受理書 (shussei todoke juri sho)
  • Phiếu công dân (住民票) bản ghi thông tin của bố, mẹ và con
  • Hộ chiếu của con (nếu chưa làm xong có thể nộp sau)
  • Thẻ cư trú 在留カード và hộ chiếu của bố và mẹ
  • Giấy chứng nhận làm việc của người đi đăng ký 在職証明書 (zaishoku shoumeisho) xin ở công ty
  • Giấy chứng nhận nộp thuế  納税証明書 (nouzei shoumeisho) và  課税証明書 (kazei shoumeisho) của người đi đăng ký

*** Cục xuất nhập cảnh thường rất đông (đặc biệt ở Tokyo) nên để làm xong giấy tờ nhanh thì nên đến sớm trước thời gian bắt đầu làm việc (9h sáng). Phí xin tư cách lưu trú thông thường là 4000 yen nhưng con đầu được miễn phí.

Trên đây là các thủ tục giấy tờ nói chung áp dụng cho tất cả các con sinh ở Nhật. Ngoài ra thì các mẹ đi làm sẽ có thêm trợ cấp sinh con và nuôi con (đăng ký ở công ty). Tuỳ nơi bạn sống tại Nhật con cũng có thể được nhận thêm trợ cấp từ quân (Ví dụ trường hợp của mình được nhận thêm 13,000 yen/ tháng từ quận mình đang sống).  Đây là các thủ tục giấy tờ theo kinh nghiệm của mình sau khi sinh con tại Tokyo. Các bạn đã sinh ở Nhật (ngoài Tokyo) mà có thêm những trải nghiệm khác thì có thể chia sẻ để mình bổ sung cho đầy đủ nhé.

Xin vui lòng không đăng lại nội dung trên trang này nếu không được phép của chúng tôi.