Cách Bắt đầu Và Kết Thức Một Email Kinh Doanh Chuyên Nghiệp

Hơn 89 tỷ email kinh doanh được gửi mỗi ngày theo thống kê gần đây được xuất bản tại Mashable. Đó là chưa kể hơn 55 tỷ email cá nhân được gửi đi mỗi ngày.

Email là một phần quan trọng trong cách thức chúng ta tiến hành kinh doanh và đối với cuộc sống. Tuy nhiên, ít người biết đúng cách để bắt đầu và kết thúc email kinh doanh chuyên nghiệp để có được kết quả tốt nhất.

Trong bài hướng dẫn này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách tốt nhất để bắt đầu và kết thúc một thư kinh doanh một cách chuyên nghiệp. Tôi cũng sẽ giải thích kiểu email và thảo luận về tầm quan trọng của việc xác định khách hàng mục tiêu của bạn.

1. Biết khách hàng mục tiêu của bạn

Trước khi bạn có thể viết một email bắt đầu và kết thúc có hiệu quả, cần xác định khách hàng mục tiêu cho email của bạn. Khách hàng mục tiêu là những ai đang tiếp cận email của bạn. Nó có thể là một cá nhân cụ thể hoặc một tổ chức.

Ví dụ, một nhà phát triển web viết một email kinh doanh tới một công ty để xem xét nếu họ cần tuyển dụng vị trí phát triển web. Trái lại, một email viết cho bạn của bạn để xem có hay không có vị trí nào cho nhà phát triển web trong công ty, nơi mà họ làm việc có khách hàng mục tiêu của bạn.

Điều quan trọng là biết ai đang tiếp cận email của bạn. Khách hàng mục tiêu của bạn ảnh hưởng đến cách viết email kể cả khi bắt đầu và kết thúc. Dưới đây là hai loại khách hàng mục tiêu phổ biến:

1. khách hàng đã biết với khách hàng chưa biết
2. cá nhân với tổ chức

Khách hàng đã biết với Khách hàng chưa biết

Nó là một ý tưởng tốt để tìm hiểu càng nhiều càng tốt mà bạn có thể tìm hiểu về khách hàng mục tiêu của bạn. Nếu bạn có thể, địa chỉ email của bạn gửi tới một ai đó đã biết bạn trong kinh doanh mà bạn đang viết gửi đi.

Nếu bạn không biết bất cứ ai trong tổ chức, hãy cố gắng tìm hiểu tên và chức vụ của người mà bạn định gửi email tới. Mọi người thường thích trả lời khi được xưng hô trực tiếp.

Có những lần khi bạn có thể cần phải gửi email cho một khách hàng không quen biết.. Ví dụ, bạn có thể trả lời một quảng cáo cho một biểu diễn tự do và quảng cáo không bao gồm tên của một người. Mặc dù nghiên cứu kỹ về công ty nhưng bạn không thể tìm ra ai đã gửi email tới. Trong những trường hợp này, thông thường tốt nhất nên bắt đầu một cách chung chung, nhưng thân thiện hãy mở đầu đại loại như "Xin chào."

Tránh "Gửi đến những ai quan tâm" nghe có vẻ gay gắt và trang trọng.

Khách hàng của bạn cũng ảnh hưởng đến phong cách và văn phong email của bạn. Một email kinh doanh chuyên nghiệp mà bạn gửi cho một người bạn có thể ít trang trọng hơn cá nhân bạn gửi thư đi ít biết hoặc chưa bao giờ gặp.

Cá nhân với Nhóm

Bất cứ khi nào có thể, địa chỉ email của bạn tới một cá nhân. Nhưng có một số trường hợp kinh doanh bạn có thể cần gửi tới một nhóm email. Đây là một vài ví dụ:

• gửi email cho một nhóm khách hàng về những thay đổi trong dịch vụ của họ
• đăng ký nhận email quảng cáo của bạn đến những người đăng kí đã quan tâm 
• gửi email đến một nhóm chuyên nghiệp mà bạn đang làm việc cùng

Tôi chắc rằng bạn có thể nghĩ đến các ví dụ khác áp dụng cho việc kinh doanh của riêng bạn.

Nếu bạn gửi email tới một nhóm, một bức ảnh về đặc điểm chung của nhóm là một ý tưởng hay. Điều đó có thể giúp bạn quyết định xác định địa chỉ email của bạn và sử dụng phong cách nào.

Ví dụ, một email được gửi đến một nhóm luật sư sẽ trang trọng hơn so với một email được gửi đến một nhóm sinh viên đại học.

2. Chọn Email kiểu trang trọng hoặc không trang trọng

Phong cách bạn sử dụng để viết email ảnh hưởng đến hiệu quả email sẽ như thế nào. Ngoài ra, việc bắt đầu và kết thúc email của bạn sẽ tùy thuộc vào phong cách khác nhau mà bạn lựa chọn.

Hiện có ba điều bạn cần biết về phong cách viết một thư điện tử:

1. Khi sử dụng phong cách trang trọng.
2. Khi sử dụng phong cách không trang trọng.
3. Xem văn phong của bạn.

Hãy nhìn vào vấn đề của mỗi kiểu email.

Kiểu email trang trọng

Cách đây một năm, tất cả những email kinh doanh chuyên nghiệp được gửi bằng cách sử dụng phong cách trang trọng. Bạn có thể đã được dạy để sử dụng một phong cách trang trọng để viết tất cả các email kinh doanh của bạn.

Vấn đề chính với nhiều email chúc mừng trang trọng là chúng có vẻ không tự nhiên.

Chú ý đến những quy ước trong việc sắp xếp mà bạn đang viết. Ngày nay, nhiều tổ chức thích phong cách giản dị, kiểu email không trang trọng ngay cả đối với email kinh doanh chuyên nghiệp.

Kiểu email không trang trọng

Trong khi kiểu email trang trọng được áp dụng nhiều trong doanh nghiệp, thì một vài doanh nghiệp lại thích sử dụng phong cách ít trang trọng hơn. Dưới đây là một số dấu hiệu thích hợp để sử dụng ngôn ngữ ít trang trọng trong email của bạn:

• Tất cả các email bạn nhận được từ các cá nhân trong tổ chức là ít trang trọng. Đặc biệt chú ý số lượng email từ tác giả, chẳng hạn như email được viết từ ông chủ của bạn.
• Người nhận trực tiếp từ bạn là ít trang trọng. Ví dụ, nếu bạn gửi email của bạn tới "Dear Mr. Brown" và ông ta viết lại "Mr. Brown là anh tôi, gọi tôi là Bob", sau đó sử dụng phong cách ít trang trọng hơn.
• Bạn nhận biết rõ người nhận. Nếu bạn viết thư cho một người bạn hoặc một đồng nghiệp biết rõ về bạn, hãy sử dụng tên đầu tiên - họ của người đó. Gửi email với một tiêu đề chẳng hạn như Ms. hoặc Mr. có thể có vẻ ngượng ngịu hoặc không thân thiện.

Xem phong cách của bạn

Một trong những vấn đề lớn nhất với email là người nhận không thể nhìn thấy ngôn ngữ cơ thể của bạn. Điều này có thể gây ra hiểu lầm.

Ví dụ, tôi đã viết những điều mà tôi nghĩ là những email chuyên nghiệp. Tôi đã chọn đúng vấn đề sau khi xác định đúng người nhận và xác định chủ đề tôi muốn trình bày. Tôi đã bị sốc khi một khách hàng của tôi đã viết thư lại và hỏi tôi tại sao đã gửi thư không thân thiện. Tôi đã nghĩ lại cách tôi viết email.

Đối với những email cho khách hàng, tôi thêm một câu thân thiện lúc bắt đầu mỗi email, chẳng hạn như:

• Tôi hy vọng ngày làm việc của bạn sẽ tuyệt vời.
• Tôi tin tưởng tuần của bạn là một khởi đầu tốt.
• Tôi vui mừng để kết nối với bạn một lần nữa.

Những kết quả phản ứng tích cực. Hãy nhớ rằng, bạn nên tránh mở đầu bằng những cụm từ cảm thấy quá cứng nhắc, giống như:

• Tôi hy vọng email này sẽ tốt cho bạn
• Xin được thông báo rằng...
• Email này liên quan đến...

Mục tiêu là để kết nối với người nhận trước khi tập trung vào chủ đề của email bạn.

3. Khởi đầu Email hoàn hảo

Làm thế nào để bắt đầu một email kinh doanh? Bắt đầu email của bạn là việc đầu tiên một người nhận nhìn thấy. Một bắt đầu tốt có nghĩa là bạn để lại một ấn tượng tốt. Một khởi đầu email xấu có nghĩa là email doanh nghiệp của bạn đi thẳng vào thùng rác.

Dưới đây là ba yếu tố của một email khởi đầu tốt :

• dòng chủ đề
• lời chào
• câu đầu tiên

Hãy cùng xem mỗi yếu tố.

Dòng chủ đề

Hầu hết người nhận email đều lướt qua dòng tiêu đề trong hộp thư đến để quyết định những email quan trọng có thể được xử lý sau hoặc đã bị xóa. Nếu bạn muốn email kinh doanh chuyên nghiệp sẽ được đọc, một dòng chủ đề email tốt là rất quan trọng.

David Masters có lời khuyên tuyệt vời hiệu suất những dòng chủ đề: 

• Email Marketing Cách viết dòng chủ đề hay cho Email Marketing của bạn David Masters

Những điểm quyết định dòng chủ đề hay liên quan đến khách hàng, Những điểm quyết định dòng chủ đề hay liên quan đến khách hàng đã được cá nhân hóa. Ngoài ra, dòng tiêu đề cố gắng quá khó để lấy sự chú ý của người đọc, vấn đề thường thất bại. Dấu chấm phẩy không tương đương với tỷ lệ mở cao hơn . Và không bao giờ gửi một email với một chủ đề trống. Nhiều hệ thống email sắp xếp thư với dòng trống vào thư mục Spam folder.

Lời chào

Lời chào của một email là email được gửi đến. Trong email trang trọng hơn, ở phía trước bằng từ "Dear."

Một số ví dụ mở email kinh doanh bao trang trọng gồm:

• Dear Sir
• Dear Madam
• Dear Mr. Brown
• Dear Ms. Lopez
• Gửi đến những ai quan tâm
• Dear Dr. Smith

"Dear Sir" và "Dear Madam" được sử dụng một mình có thể gây khó chịu nếu bạn không biết cho dù bạn đang viết cho một người đàn ông hoặc một người phụ nữ. Hãy thử "Dear Sir hoặc Madam" nếu bạn muốn sử dụng lời chào này.

"Xin chào," trong khi thư ít trang trọng, nó cũng giống như thường xuyên để bắt đầu một email khi bạn không nắm được tên người nhận.

Khi viết cho những người đó ở một vị trí của tác giả hoặc lớn tuổi hơn mình bắt đầu email với "Dear Ms. Lopez," hoặc "Dear Dr. Smith." Chẳng hạn, "Dear Ms. Lopez," or "Dear Dr. Smith."  sẽ là một cách nghiêm túc cho một sinh viên bắt đầu gửi email đến một giáo sư đại học. Tránh sử dụng “Miss” hoặc “Mrs.”  vì tình trạng hôn nhân thường không liên quan.

Khi sử dụng họ hay tên một người nên luôn luôn kiểm tra chính tả. Một tên sai chính tả sẽ để lại một ấn tượng xấu.

Nếu một công ty khuyến khích những email không trang trọng, có thể thích hợp để bắt đầu một email với từ đơn giản như "Xin chào." Nếu bạn biết họ của người đó thì thêm vào. Chẳng hạn, "Xin chào John".

Dù vậy, hãy cẩn thận. Trong khi lời chào không trang trọng được cảm nhận như thân thiện hơn, nhưng có thể quá bình thường.. Nếu bạn không chắc chắn, tốt hơn trong lời chào của email nên sử dụng một chút trang trọng.

Có rất nhiều điều được xem là không trang trọng cho một email kinh doanh. Hầu hết các chuyên gia đồng ý rằng từ viết tắt chưa bao giờ là cách tốt nhất để bắt đầu hoặc kết thúc một email kinh doanh. Dưới đây là một số ví dụ về nội dung chào hỏi trong nội dung thư bạn không nên sử dụng trong một thư điện tử kinh doanh chuyên nghiệp:

• Ê
• Yo
• có gì mới không hay khỏe không
• ?  (Mở đầu một email với một dấu chấm hỏi)

Câu đầu tiên

Câu đầu tiên của email xác định liệu người nhận sẽ tiếp tục đọc. Câu đầu tiên tốt là cách bắt đầu một thư điện tử chuyên nghiệp. Tôi không thể bắt đầu kể cho bạn biết bao nhiêu email tôi đã xóa bởi vì dòng đầu tiên nói với tôi, họ không viết thư kinh doanh cho tôi.

Dưới đây là một số ví dụ về những dầu mở đầu không hay và cách khắc phục chúng:

• "Bạn không biết tôi, nhưng..." Chỉ ra điều tôi không biết bạn không cần thiết. Thay vì vậy hãy đề cập vấn đề chính. "Hôm nay tôi viết thư mời bạn tham dự hội nghị thường niên vào ngày 5 tháng 7".

• "Tên tôi là Lisa Lopez và tôi là ..." Bắt đầu một email theo cách này để viết email về bạn. Thay vì vậy, hãy thử một một câu hỏi quan tâm đến người đọc. "Bạn có biết rằng 50% tất cả người Mỹ không có bất kỳ tiền tiết kiệm hưu trí?" Giới thiệu về bản thân bạn sau khi bạn đã nhận được sự chú ý của người đọc.

Khi viết cho một ai đó mà bạn không biết nhưng lại có mối quan hệ, bạn phải chú ý tới mối quan hệ đó. Ví dụ, bạn có thể nói "Tôi rất thích trình bày của bạn về tính khả năng sử dụng vào hội nghị cuối tháng [sắp xếp tên]" hoặc "Tôi đã đọc bài viết của bạn trên [chủ đề] trong ấn bản phẩm XYZ."

Thận trọng, đừng giả vờ có mối quan hệ khi mà không có. Nếu bạn không để ý phần bài trình bày của người nhận hoặc đã không đọc bài viết của họ, sẽ dễ dàng làm cho họ dễ phát hiện ra. Là một người viết, tôi thường nhận được email từ những người đọc bài viết của tôi, nhưng chỉ tiếp tục thảo luận với chúng rõ ràng rằng khi nhìn vào tiêu đề.

4. Cách kết thức một Email

Bạn đã bao giờ nhận được kết thúc của một email và cảm thấy không chắc chắn về cách kết thúc nó không? Bạn không ngoại lệ. Việc kết thúc của email cũng rất quan trọng. Đó là một trong những lý do Envato Market có hàng tá những mẫu chữ ký email chuyên nghiệp bao gồm tất cả các yếu tố của một kết thúc tốt email. Dưới đây là một ví dụ từ black email signature template:

Tôi sực nhớ một vài năm trước bởi một khách hàng gửi email cho tôi với dòng chữ "Love Ya." Tôi vừa hoàn thành một khối lượng công việc rất lớn cho anh ta, nhưng tôi không thực sự biết anh rõ ta. Anh ta biết ơn tôi về việc làm của tôi trong một thông báo ngắn, nhưng việc kết thúc quá quen thuộc như vậy làm tôi không thoải mái vào thời điểm đó.

Dưới đây là một vài cách hay để kết thúc một email:

• Từ kết thúc. Như tôi đã minh họa ở trên, những từ cuối cùng của bạn tới người đọc là quan trọng. Nếu chúng quá quen thuộc hoặc không trang trọng, bạn có thể làm cho người đọc không thoải mái. “Best” hoặc “Best Wishes”  là những từ nên được cân nhắc một cách kết thúc an toàn cho một email kinh doanh.
• Chữ ký. Trừ khi bạn biết rõ người nhận, hãy sử dụng họ và tên của bạn. Nếu biết rõ người nhận và email kinh doanh có thể là không trang trọng, có thể sử dụng họ.
• Chức vụ và công ty (nếu có). Trong một email kinh doanh trang trọng mà bạn viết dựa trên danh nghĩa của công ty bao gồm chức vụ và tên bạn làm việc cho công ty đó.
• Thông tin liên lạc. Bao gồm không chỉ địa chỉ email của bạn mà còn các phương tiện liên lạc với bạn, chẳng hạn như mạng xã hội hoặc số điện thoại. Nếu đây là một yêu cầu thông tin việc làm, bao gồm các thông tin của bạn trên LinkedIn.
• Liên kết đến trang web kinh doanh của bạn (nếu có). Nếu bạn có một trang web kinh doanh, một liên kết trong chữ ký email của bạn có thể là quan trọng.
• Hình ảnh (tùy chọn). Nó được chấp nhận bao gồm hình ảnh với chữ ký của bạn, nhưng đừng bao giờ thay thế tên của bạn với một hình ảnh. Một số hệ thống thư điện tử sẽ không hiển thị hình ảnh. Trong những hệ thống thư điện tử này, nếu bạn không gửi văn bản đến người nhận, họ sẽ không biết ai gửi thư đến.

Như với phần mở đầu của email, thuật ngữ viết tắt không được chấp nhận trong một email thương mại. Dưới đây là một vài ví dụ kết thúc để tránh:

• CYA (viết tắt see you [later] - hẹn gặp lại sau)
• L8R - Later (Sau đó)

Tìm hiểu thêm về Email

Bạn có thể tạo một email kinh doanh bắt đầu và kết thúc một các hiệu quả. Tóm lại, những gì chúng ta đã học là bắt đầu và kết thúc một email kinh doanh bằng:

• xác định khách hàng mục tiêu của bạn
• chọn đúng phong cách email
• để ý đến cách mở đầu câu chuyện
• kết thúc đúng vấn đề

Tìm hiểu thêm về viết email chuyên nghiệp trong hướng dẫn bao quát:

• Writing Cách viết Email rõ ràng và chuyên nghiệp David Masters

Hoặc xem Hướng dẫn học (loạt bài hướng dẫn) về: Viết Email kinh doanh hiệu quả.